CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI DOANH NGHIỆP
1.2. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN
1.2.2. Quản trị khoản phải thu
Khoản phải thu là giá trị của tất cả các hàng hóa và dịch vụ mà khách hàng còn nợ công ty khi mua hàng.
Hoạt động quản trị khoản phải thu bao gồm việc xây dựng một chính sách tín dụng, và một hệ thống giám sát các khoản phải thu.
b. Mục tiêu của quản trị khoản phải thu
Hình 1.3. Sơ đồ phân tích mục tiêu của quản trị khoản phải thu
Việc quyết định bán chịu hàng hóa sẽ làm gia tăng lượng bán. Ngoài lợi ích đó, việc bán hàng tín dụng làm tăng tốc độ chuyển hóa hàng tồn kho, tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Tuy nhiên, khi bán hàng tín dụng sẽ xuất hiện khoản phải thu. Khoản phải thu vừa có cả chi phí trực tiếp vừa có cả chi phí gián tiếp. Tăng bán hàng tín dụng sẽ làm tăng khối lượng công việc cũng như chi phí cho bán hàng, quản lý khoản phải thu, thu nợ. Ngoài ra, bán hàng tín dụng làm tăng tích lũy khoản phải thu, do vậy nó buộc công ty phải tìm nguồn tài trợ, việc tìm nguồn tài trợ sẽ tốn chi phí. Khoản phải thu còn tiềm ẩn rủi ro, đó là rủi ro do trả nợ không đúng hạn và rủi ro mất mát khoản phải thu.
Để quyết định về các chính sách quản trị khoản phải thu như thế nào, công ty cần xem xét, so sánh giữa lợi nhuận gia tăng và chi phí gia tăng khi quyết định chính sách tín dụng.
c. Chính sách tín dụng
Đây là yếu tố quyết định tình hình khoản phải thu của công ty.
Nó bao gồm 4 biến số: Tiêu chuẩn tín dụng; thời hạn tín dụng; chiết khấu nhờ trả sớm; chính sách thu hồi nợ.
- Tiêu chuẩn tín dụng
Đề cập đến sức mạnh tài chính cần thiết để khách hàng có thể được chấp nhận mua tín dụng. Có nghĩa là những khách hàng nào có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn có thể chấp nhận được thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng theo thể thức tín dụng thương mại.
- Thời hạn tín dụng
Là thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán. Ví dụ nếu điều kiện bán hàng là “2/10 net 60” thì thời hạn bán hàng tín dụng là 60 ngày.
Khi mở rộng thời hạn bán hàng, công ty phải xem xét sự đánh đổi hay bù trừ giữa lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm.
- Chiết khấu nhờ trả sớm
Là việc giảm giá bán hàng hóa nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền sớm cho công ty. Được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và bằng cách mở rộng chiết khấu, công ty giảm mức đầu tư vào khoản phải thu và các chi phí liên quan.
Chiết khấu nhờ trả sớm bao gồm phần trăm chiết khấu và thời hạn trả trước để nhận được chiết khấu tiền mặt.
- Chính sách thu hồi nợ
Được đo lường bằng mức độ chặt chẽ hay lỏng lẻo của công ty trong nỗ lực thu hồi các hợp đồng trả chậm.
Thủ tục thu hồi nợ bao gồm trình tự hợp lý cho các giải pháp mà công ty áp dụng như điện thoại, thư tín, viếng thăm cá nhân, hoạt động luật pháp. Phần Phụ lục 7 trình bày ví dụ về các thủ tục thu nợ mà công ty có thể áp dụng.
d. Các công cụ theo dõi khoản phải thu
Phần này sẽ xem xét các công cụ thường sử dụng để theo dõi, kiểm soát các khoản phải thu.
- Kỳ thu tiền bình quân (Days Sales Outstanding, viết tắt là DSO)
Kỳ thu tiền bình quân là một thước đo thời gian bình quân mà khách hàng trả cho khoản mua tín dụng của họ, hay đó là thời gian bình quân mà các khoản phải thu của công ty có thể chuyển thành tiền. DSO của công ty thường được so sánh với trung bình ngành.
DSO được tính theo công thức như sau:
DSO =
Khoản phải thu bình quân x 360 Doanh số bán hàng
- Biểu thời gian theo dõi khoản phải thu (Aging Schedules)
Một biểu thời gian theo dõi các khoản phải thu thể hiện các khoản phải thu của công ty theo thời gian.
Ví dụ minh họa về biểu thời gian theo dõi khoản phải thu thể hiện ở Phụ lục 8.
Phương pháp phân tích này có tác dụng rất hiệu quả khi theo dõi khoản phải thu, khi các khoản phải thu được xem xét dưới góc độ sự biến động về mặt thời gian, cung cấp cho các nhà quản trị sự phân bố về tuổi của các khoản bán chịu.