CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI DOANH NGHIỆP
1.2. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN
1.2.3. Quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho hay hàng tích trữ được định nghĩa là vật liệu tích lũy được lưu trữ trong một hệ thống chuyển đổi [12, tr. 342].
b. Mục tiêu của quản trị hàng tồn kho
Hai mục tiêu của quản trị hàng tồn kho là: Để đảm bảo có sẵn hàng tồn kho cần thiết để duy trì hoạt động, nhưng phải kiểm soát các chi phí đặt hàng và vận chuyển hàng tồn kho đến mức thấp nhất có thể.
c. Các quyết định trong quản trị hàng tồn kho
Trong công tác quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị cần đưa ra ba quyết định cơ bản, đó là:
- Đặt hàng bao nhiêu? Mỗi lần cần bổ sung một khối lượng hàng như thế nào?
- Khi nào cần đặt hàng? Tại thời điểm nào, hoặc mức hàng dự trữ là bao nhiêu thì cần đặt hàng, thứ tự hàng được đặt?
- Làm thế nào để kiểm soát hệ thống? Những quy định, thủ tục nào cần được thiết lập để hỗ trợ trong việc kiểm soát hàng tồn kho? Làm thế nào để lưu trữ thông tin hàng tồn kho?
d. Các kỹ thuật quản trị hàng tồn kho
Kỹ thuật quản trị hàng tồn kho được giới thiệu kỹ lưỡng trong môn học quản trị sản xuất. Tuy nhiên, kể từ khi các nhà quản trị tài chính có trách nhiệm vừa tăng nguồn vốn để duy trì tồn kho, vừa có trách nhiệm về khả năng sinh lợi chung của doanh nghiệp, vì thế cần phải xem xét các khía cạnh tài chính của quản trị tồn kho.
- Kỹ thuật phân loại ABC trong kiểm soát hàng tồn kho
Kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp thành 3 nhóm: A, B, C, căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị dự trữ hàng năm với số lượng chủng loại hàng. Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đồng dự trữ với lượng dự trữ hàng năm. Số lượng chủng loại hàng là số các loại hàng dự trữ của doanh nghiệp trong năm.
Việc phân nhóm hàng dự trữ là cơ sở để đề ra các chính sách kiểm soát riêng biệt từng loại hàng dự trữ. Trong công tác quản trị hàng dự trữ, kỹ thuật phân tích ABC có các tác dụng sau: Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A, sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật, dự báo nhu cầu dự trữ cẩn thận hơn so với nhóm C, do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.
- Hệ thống quản lý kho đúng thời hạn (Just – in – time, viết tắt là JIT) Một cách tiếp cận để kiểm soát hàng tồn kho được gọi là hệ thống đúng thời hạn (JIT) được phát triển bởi các công ty Nhật Bản nhưng hiện nay đang được sử dụng trên toàn thế giới. Toyota là một ví dụ điển hình của hệ thống JIT.
Hệ thống quản lý kho Just-in-Time là một cách tiếp cận hiện đại để quản lý dựa vào hàng tồn kho. Mục tiêu của JIT là để giảm thiểu hàng tồn kho, do đó tối đa hóa vòng quay. Mục tiêu cơ bản của JIT là có hàng tồn kho chỉ đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất ngay lập tức. Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sẽ sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí.
Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất với mức độ sản xuất đều và cố định. Việc sử dụng mô hình JIT đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào do thiếu hụt đầu vào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà sản xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản xuất.
- Thuê ngoài
Một phát triển quan trọng liên quan đến hàng tồn kho là thuê ngoài. Đây là cách mua các bộ phận hợp thành chứ không tự làm chúng. Hoạt động mua ngoài thường được kết hợp với hệ thống Just – in – time để giảm mức hàng tồn kho. Việc thuê ngoài có nhiều lợi ích, bao gồm việc có thể giảm chi phí khi mua ngoài so với tự sản xuất, do tác động của chuyên môn hóa và tính kinh tế theo quy mô.
- Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity, viết tắt EOQ) Mô hình tồn kho EOQ là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, do ông Ford. W. Harris đề xuất từ năm 1915, nhưng cho đến ngày nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng.
Khi sử dụng mô hình này, phải tuân theo các giả định sau:
Nhu cầu vật tư trong 1 năm được biết trước và ổn định
Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận hàng) không thay đổi và phải biết trước được
Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng
Toàn bộ số lượng đặt mua hàng được nhận cùng một thời điểm
Không có chiết khấu theo số lượng.
Chỉ tính chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho
Với các giả định trên, có hai loại chi phí biến đổi liên quan đến hàng tồn kho là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng. Các loại chi phí thiếu hụt và chi phí mua hàng không tính đến.
Chi phí lưu kho tăng lên khi tăng hàng tồn kho, bao gồm: Chi phí kho (chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho như giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh…); chi phí thuế lệ phí và bảo hiểm hàng tồn kho; chi phí hao, mất mát, hư hỏng.
Chi phí đặt hàng giảm xuống khi tồn kho tăng, bao gồm: Phí tổn trong việc tìm kiếm nguồn, chi phí giao dịch, ký kết hợp đồng, chi phí môi giới, chi phí chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa đến kho của doanh nghiệp.
Chi phí đặt hàng sẽ giảm nếu sản lượng một đơn hàng tăng lên, số lượng đơn hàng mỗi năm giảm, và ngược lại chi phí lưu kho tăng khi sản lượng một đơn hàng tăng. Mục tiêu của mô hình EOQ là nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho. Vì vậy, chúng ta phải xác định nên đặt hàng ở mức sản lượng nào để tổng chi phí về tồn kho thấp nhất.
Để quá trình phân tích đơn giản hơn, ta quy ước các ký hiệu như sau:
Q: Lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng (quy mô đơn hàng) D: Nhu cầu tiêu thụ hàng hóa hàng năm
C0: Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng Ch: Chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa
Hình 1.4. Mô hình chi phí theo EOQ
(Nguồn: Sách: Operations Managemen, Slack, Chambers và Johnston) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
Chi phí đặt hàng hàng năm = số đơn hàng mỗi năm x chi phí mỗi đơn hàng
= D x C0
Q
Với I là mức tồn kho bình quân, Imax là mức tồn kho tối đa, Imin là mức tồn kho tối thiểu, ta có:
I= Imax + Imin
= Q
Với Imin = 0 theo giả định
2 2
Chi phí lưu kho hàng năm = Mức tồn kho trung bình x Phí lưu kho trên mỗi đơn vị = Q
x Ch
2
Xác định lượng đặt hàng tối ưu: Lượng đặt hàng kinh tế được xác định tại điểm có chi phí đặt hàng bằng chi phí lưu kho
𝐷
𝑄 𝑥 𝐶0 = 𝑄 2 𝑥 𝐶ℎ
=> 2𝐷𝐶0 = 𝑄2𝐶ℎ
=> 𝑄 = √2𝐷𝐶0 𝐶ℎ Vậy 𝐸𝑂𝑄 = √2𝐷𝐶𝐶 0
ℎ
Mô hình EOQ mở rộng
Mô hình EOQ dựa trên một số giả định. Tuy nhiên trong thực tế ứng dụng mô hình hàng tồn kho, một vài giả định khó có thể đạt được trên thực tế, vì vậy cần phải thực tiễn hóa bằng cách loại bỏ dần các giả thiết. Bao gồm như xác định thời điểm đặt hàng lại khi thời gian giao nhận hàng hóa khác 0, xác định lượng dự trữ tồn kho an toàn trước những rủi ro, xác định lại độ lớn đơn hàng tối ưu khi có chiết khấu theo số lượng,
Xác định thời điểm đặt hàng lại (Reorder Point, viết tắt ROP)
Mô hình EOQ giả định doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàng trong kho hết (về đến 0) thì mới tiền hành đặt hàng lại và sẽ nhận được hàng ngay tức khắc.
Tuy nhiên trong thực tế giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Do đó, quyết định đến khi nào đặt hàng lại được xác định như sau:
𝑅𝑂𝑃 = 𝑑 𝑥 𝐿 = 𝐷
360 𝑥 𝐿 Với L là thời gian vận chuyển đơn hàng.
D là nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trong năm.