CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH
2.2.4. Hoạt động quản trị hàng tồn kho
a. Theo dõi khoản mục hàng tồn kho tại công ty
Khoản mục hàng tồn kho chiếm tỉ lệ khá thấp (khoảng 1/5 trong tổng vốn luân chuyển). Tuy nhiên, giá trị hàng tồn kho đang có xu hướng ngày càng tăng.
Bảng 2.12. Đánh giá tình hình quản trị hàng tồn kho
Chỉ số ĐVT 2010 2011 2012 2013 2014
Hàng tồn kho Triệu đồng 36.569 79.943 81.880 82.508 82.403 Vòng quay HTK Vòng/năm 24,40 13,67 15,05 16,91 18,57 Kỳ chuyển hóa
HTK Ngày 14,76 26,33 23,92 21,29 19,39
Tỉ lệ HTK so với
doanh thu Lần 3,90% 7,05% 6,12% 5,44% 4,96%
(Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo tài chính công ty) Vòng quay hàng tồn kho giảm mạnh từ năm 2010 sang năm 2011, và tăng lên từ sau năm 2011 với tốc độ bình quân là 8% mỗi năm. Tỉ lệ hàng tồn kho so với doanh thu có xu hướng giảm dần.
b. Nội dung công tác quản trị hàng tồn kho - Nguồn hàng
Mặt hàng xăng dầu: Nguồn hàng xăng dầu từ tập đoàn, được trung chuyển chủ yếu qua kho cảng Xăng dầu Sông Gianh. Kho cảng Xăng dầu Sông Gianh là cảng thủy nội địa cấp III, trực thuộc công ty Xăng dầu Quảng Bình.
Hiện nay, tổng dung tích chứa của kho cảng 15000 m3.
Nguồn cung cấp các mặt hàng khác, bao gồm gas và dầu mỡ nhờn: Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng và Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.
- Kế hoạch đặt mua hàng
Căn cứ dự báo nhu cầu sản lượng xuất bán của tháng tiếp theo, công ty lập đơn mua hàng cho từng mặt hàng theo tháng chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng.
Trong tháng, căn cứ vào thị trường, dự báo nhu cầu và khả năng bán hàng, công ty được quyền bổ sung đơn mua hàng với tập đoàn vào bất kì thời điểm nào trong tháng. Tập đoàn chỉ chấp nhận đơn mua hàng bổ sung của công ty với điều kiện cân đối được nguồn và theo mức giá thị trường tại thời điểm đơn mua hàng bổ sung được phê duyệt.
Mức tồn kho xăng dầu tại các cửa hàng trong thời điểm bình thường là 30%, thì các cửa hàng phải đăng kí hàng về công ty để có kế hoạch nhập hàng.
Các trường hợp bão lụt yêu cầu duy trì tồn kho thấp nhất là 70%.
- Công tác quản lí chất lượng hàng hóa
Quy định tại Quy chế quản lý chất lượng xăng dầu theo quyết định số 1926/PLXQB-QĐ ngày 01/09/2014 của Công ty Xăng dầu Quảng Bình.
Công tác quản lí chất lượng tại kho Sông Gianh Quản lí chất lượng xăng dầu tại kho cảng
Một số quy định: Thứ nhất là thường xuyên kiểm tra tình trạng bể, kiểm tra độ kín, khít của các van, đặc biệt là các van chặn giữa các bể, đề phòng xăng dầu rò rỉ hoặc bị lẫn làm thay đổi chất lượng xăng dầu trong bể. Thứ hai là không để xăng dầu bị nhiễm bẩn, lẫn nước, lẫn tạp chất. Các bể chứa và đường ống công nghệ đảm bảo sạch. Mọi trường hợp dồn vét bể phải yêu cầu nhân viên hóa nghiệm tại kho cảng lấy mẫu, phân tích đầy đủ, lưu mẫu, cấp phiếu kết quả chất lượng. Thứ ba là phải có hệ thống hồ sơ theo dõi kiểm soát chặt chẽ chất lượng xăng dầu trong mọi trường hợp. Tại kho cảng phải định kỳ súc rửa bể.
Quản lý chất lượng khi xuất hàng: Trước khi xuất hàng cần kiểm tra tình trạng kỹ thuật của xi-téc, xi-téc phải đảm bảo tiêu chuẩn quy định của nhà nước (tiêu chuẩn DLVN 05:2011). Kiểm tra độ sạch của xi-téc theo quy định về quản lý chất lượng (xi-téc không có cặn, bẩn, nước…). Trước khi xuất cần lấy mẫu hóa nghiệm, nếu đảm bảo đạt chất lượng mới được xuất.
Quản lý chất lượng khi nhập hàng: Việc quản lý chất lượng khi nhập hàng tại kho cảng thực hiện theo những quy định sau: Thứ nhất là trước khi nhập hàng kho phải tiến hành giám định số lượng và chất lượng hàng còn lại trong bể. Thứ hai là trong thời gian tiếp nhận hàng hóa phải tổ chức theo dõi, kiểm tra nhằm phát hiện kịp thời việc chất lượng hàng hóa thay đổi không phù hợp
với kết quả kiểm tra ban đầu. Thứ ba là sau khi tiếp nhận xăng dầu vào bể chứa phải đảm bảo đủ thời gian lắng tách, lấy mẫu xăng dầu, lập hồ sơ theo dõi chất lượng của từng bể chứa, từng lô hàng.
Quản lí chất lượng xăng dầu tại cửa hàng
Hàng ngày, cửa hàng có trách nhiệm tự đo tính để kiểm tra hàng hóa tồn kho thực tế so với tồn kho sổ sách nhằm phát hiện kịp thời hiện tượng rò rỉ dẫn đến thất thoát hàng hóa hoặc hàng hóa bị kém, mất phẩm chất và báo cáo kịp thời về công ty để xử lí.
Trước khi nhập hàng cần phải chuẩn bị các điều kiện sau: Đo hàng tồn dưới bể, kiểm tra dung tích trống dưới bể; chuẩn bị đẩy đủ các thiết bị và dụng cụ phòng cháy chữa cháy tại khu vực nhập hàng; kiểm tra hóa đơn, phiếu kết quả thử nghiệm mẫu (nếu có); kiểm tra tình trạng niêm phong, kẹp chì; kiểm tra chất lượng xăng dầu và nước tự do trong xi-téc; đo nhiệt độ, đo tấm mức, tính toán lượng hàng thừa thiếu với lái xe.
Tại kho hàng của cửa hàng cũng tiến hành súc rửa bể chứa theo định kì.
- Quản lí hao hụt xăng dầu
Hao hụt xuất hiện trong các công đoạn sau: Hao hụt khi nhập; hao hụt khi xuất xuất; vận chuyển bằng đường bộ, đường thủy, đường ống; hao hụt trong pha chế và hao hụt trong súc rửa. Phần khái niệm, cách tính lượng hao hụt thực tế và cách tính định mức hao hụt được tổng hợp ở Phụ lục 9.
Định mức hao hụt được thực hiện tại công ty theo như Quyết định số 501/PLX-QĐ-HĐQT ngày 20/09/2012 của Hội đồng quản trị Tập đoàn xăng dầu Việt Nam. Định mức hao hụt sẽ được quy định cụ thể ở từng công đoạn với từng mặt hàng cụ thể và phương tiện vận chuyển khác nhau. Bảng định mức hao hụt được thể hiện ở Phụ lục 10.
Các biện pháp quản lý, kiểm soát hao hụt xăng dầu ở công ty hiện nay Bảo đảm bể chứa theo quy định. Chôn ngầm bể chứa, phun nước làm mát.
Thực hiện tốt công tác thống kê theo dõi số lượng xăng dầu. Từ đó phát hiện những sự thay đổi về số lượng xăng dầu phục vụ tốt cho công tác bảo đảm xăng dầu luôn có đủ lượng theo quy định.
Khi nhập hàng, xuất hàng, tồn trữ, súc vét bể thực hiện đúng theo như quy trình do công ty quy định, nhẳm đảm bảo đúng quy trình công nghệ, giảm lượng hao hụt xăng dầu khi thực hiện.
- Hệ thống thông tin máy tính trong kiểm soát hàng tồn kho
Kể từ ngày 01/12/2013, toàn bộ cửa hàng công ty đều triển khai ứng dụng phần mềm Golive Egas. Lượng hàng nhập xuất tồn kho được cập nhật tự động trên phần mềm quản lí cửa hàng Egas đồng bộ trên toàn tập đoàn, được theo dõi đến từng cột bơm, từng thời điểm bán hàng và tồn kho của từng cửa hàng.
c. Đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho
Ưu điểm: Việc quản lý, kiểm soát hàng tồn kho trong khi vận chuyển, bảo quản đã thực hiện theo các quy trình, quy định hợp lý, khoa học phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và sản phẩm.
Nhược điểm: Công tác dự báo nhu cầu tiêu thụ chưa sát với thực tế. Công việc này hiện nay chỉ do phòng kinh doanh thực hiện, chưa có sự phối hợp.