CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH
2.2.2. Hoạt động quản trị tiền mặt
Kỳ chuyển hóa tiền mặt đại diện cho số ngày tiền mặt của một công ty vẫn còn nằm trong hoạt động kinh doanh. Nó cũng là một công cụ để đánh giá một công ty quản lý vốn của mình như thế nào.
- 5.000.000 10.000.000 15.000.000 20.000.000 25.000.000 30.000.000 35.000.000 40.000.000 45.000.000
2010 2011 2012 2013 2014
CƠ CẤU VỐN LUÂN CHUYỂN
Tiền và các khoản tương đương tiền
Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn
Các khoản phải thu ngắn hạn Hàng tồn kho
Tài sản ngắn hạn khác Tổng TSNH
Bảng 2.6. Kỳ luân chuyển tiền mặt của công ty
Chỉ tiêu ĐVT 2010 2011 2012 2013 2014 Số vòng quay HTK vòng/năm 24,40 13,67 15,05 16,91 18,57 Số ngày tồn kho ngày 14,76 26,33 23,92 21,29 19,39 Số vòng quay KPT vòng/năm 42,57 55,35 61,93 96,34 114,20 Số ngày thu tiền ngày 8,46 6,50 5,81 3,74 3,15 Số ngày trả tiền ngày 5,22 3,94 1,62 2,43 1,96 Chu kì kinh doanh ngày 23,21 32,84 29,73 25,03 22,54 Kỳ luân chuyển tiền mặt ngày 17,99 28,89 28,11 22,60 20,58
(Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo tài chính của Công ty) Trong thời gian qua, chu kỳ chuyển hóa tiền mặt của công ty có xu hướng khá ổn định. Năm 2010 kỳ luân chuyển tiền mặt là 17,99 ngày, đến năm 2011, thông số này đã tăng lên ở mức 28,89 ngày. Trong giai đoạn 2011 đến 2014, kỳ luân chuyển tiền mặt của công ty có xu hướng giảm nhẹ, do số ngày thu tiền và số ngày tồn kho giảm xuống.
b. Theo dõi khoản mục tiền mặt tại công ty
Bảng 2.7. Cơ cấu khoản mục tiền và tương đương tiền (ĐVT: triệu đồng)
2010 2011 2012 2013 2014
Số tiền
Tỉ lệ (%)
Số tiền
Tỉ lệ (%)
Số tiền
Tỉ lệ (%)
Số tiền
Tỉ lệ (%)
Số tiền
Tỉ lệ (%) Tiền
mặt 653 93,9 2.895 95,4 1.000 96,6 1.329 97,5 1.640 68,5 TGNH 43 6,1 139 4,6 35 3,4 33 2,4 753 31,4 Tổng 696 100 3.034 100 1.035 100 1.362 100 2.393 100
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
Hình 2.14. Cơ cấu khoản mục tiền và khoản tương đương tiền
Công ty dự trữ lượng tiền mặt nhỏ, khoảng dưới 10% so với tổng tài sản lưu động. Tiền mặt của công ty có xu hướng tăng lên trong những năm qua, với tốc độ khá chậm. Xét về cơ cấu ta thấy, lượng tiền mặt chiếm tỉ lệ rất lớn, khoảng trên 90% tổng lượng tiền, và có xu hướng tăng nhẹ. Đây chủ yếu là lượng tiền mà công ty đang tồn trữ tại các cửa hàng xăng dầu.
c. Nội dung công tác quản trị tiền mặt
- Kiểm soát lượng tiền mặt tồn quỹ tại công ty và các cửa hàng
Tiền mặt tại quỹ
Lượng tiền mặt tại quỹ của công ty chủ yếu là lượng tiền bán hàng mà công ty thu từ các cửa hàng trong thời gian ngân hàng không làm việc. Công ty kiểm soát chặt chẽ lượng tiền này và tiến hành nộp vào tài khoản ngân hàng vào giờ làm việc của ngân hàng.
Tiền mặt tại các cửa hàng:
Công tác bảo quản tiền mặt tồn quỹ phải đảm bảo an toàn. Trường hợp khách hàng nộp tiền sau giờ chuyển tiền tiền hàng, có tồn quỹ tiền mặt lớn hơn
2010 2011 2012 2013 2014
Tiền gửi ngân hàng 6% 5% 3% 2% 31%
Tiền mặt 94% 95% 97% 98% 69%
Tỉ lệ tăng tiền mặt 1 4,43 1,53 2,04 2,51
Tỉ lệ tăng tiền gửi 1 3,27 0,82 0,78 17,70
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
CƠ CẤU KHOẢN MỤC TIỀN
20 triệu đồng thì trưởng cửa hàng phải tăng cường thêm cán bộ trực gác đảm bảo an toàn tuyệt đối số tiền tại quỹ cửa hàng.
- Kiểm soát chu trình lưu thông ngân quỹ
Kiểm soát thu tiền tại cửa hàng
Cửa hàng trưởng là người chịu trách nhiệm toàn diện về quản lý, kiểm soát việc thu nộp tiền bán hàng tại cửa hàng. Việc thu tiền bán hàng từ các ca bán hàng, nộp tiền bán hàng cho công ty (hoặc ngân hàng) đều phải lập phiếu thu, chi theo đúng thời điểm, có chữ ký xác nhận của người giao, người nhận trên phiếu thu, chi hoặc bảng kê thu, nộp kèm theo. Tại các cửa hàng có trang bị đầy đủ các thiết bị, công cụ đủ tiêu chuẩn để phục vụ quản lý, thu nộp tiền an toàn và chính xác như két, máy soi tiền.
Để hỗ trợ và nâng cao hiệu quả công tác bán hàng thu tiền tại cửa hàng, công ty đã triển khai hệ thống thanh toán Thẻ xăng dầu Flexicard tại một số cửa hàng xăng dầu trên địa bàn tỉnh từ năm 2014. Đó chủ yếu là các cửa hàng trên tuyến quốc lộ 1A như: CHXD Lương Ninh, Quảng Ninh, Hồng Thủy 1, Hồng Thủy 2, Hưng Thủy... Việc sử dụng thẻ sẽ làm giảm lượng tiền mặt cho CHXD khi bán xăng dầu thanh toán bằng thẻ F-Card.
Kiểm soát chu trình lưu thông ngân quỹ từ các cửa hàng về công ty:
Đối với tiền bán hàng từ ngày thứ hai đến thứ sáu và sáng thứ 7 hàng tuần: Công ty giao trách nhiệm cho trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm cân đối tiền hàng bán trong ca cho đến thời điểm đi nộp tiền, và nộp hết tiền bán hàng vào tài khoản của công ty tại các ngân hàng công ty có mở tài khoản giao dịch đã quy định cho các đơn vị cơ sở vào buổi chiều trước 17 giờ hằng ngày.
Đối với chiều thứ 7 và ngày chủ nhật: Trưởng đơn vị nộp tiền về quỹ công ty tại phòng Kế toán – tài chính. Sau khi hoàn thành việc nộp tiền tại ngân hàng hoặc công ty thì mang giấy nộp tiền về để cân đối tiền bán hàng báo cáo công ty theo quy định.
- Công tác hoạch định ngân sách ngân quỹ tại công ty
Công ty không thực hiện hoạt động xây dựng kế hoạch ngân sách ngân quỹ hằng năm. Điều này thực hiện ở tất cả các công ty xăng dầu của tập đoàn, là phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty. Điều này được giải thích như sau:
Thứ nhất với đặc thù hoạt động kinh doanh xăng dầu của công ty, căn cứ vào kế hoạch sản lượng đặt hàng của công ty hàng tháng, tập đoàn sẽ chuyển hàng về kho cảng của công ty. Lượng hàng này, công ty sẽ ghi nhận là hàng gửi của tập đoàn. Công ty có trách nhiệm quản lý chất lượng và hao hụt của hàng hóa. Khi bán được hàng, công ty mới ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán. Vì vậy, đây coi như là nguồn vốn tập đoàn cho công ty mượn trong chu kỳ kinh doanh. Công ty không cần phải dự trữ tiền mặt để đáp ứng nhu cầu mua hàng và chi trả các chi phí khác.
Thứ hai là chi phí công ty thực hiện theo định mức trên mỗi lít xăng dầu do tập đoàn phân bổ. Hằng năm công ty sẽ xây dựng định mức chi phí kinh doanh trên mỗi lít xăng dầu (bao gồm tất cả chi phí liên quan như chi phí tiền lương, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí bảo quản, vận chuyển, chi phí sửa chữa…).
Do đó, việc hoạch định ngân sách ngân quỹ của công ty là không cần thiết.
d. Đánh giá hoạt động quản trị tiền mặt
Ưu điểm: Công ty đã xây dựng được một hệ thống quản lý và kiểm soát tiền mặt khá chặt chẽ, phù hợp với thực tế kinh doanh của công ty.
Hạn chế: Việc thực hiện quản lý tiền mặt của công ty có một số hạn chế, đó là: Công ty quy định giờ phải nộp tiền bán hàng của các CHXD vào tài khoản ngân hàng của công ty là trước giờ làm việc của ngân hàng (17 giờ hằng ngày). Tuy nhiên, có nhiều trường hợp các CHXD sẽ nộp tiền sớm vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều, điều này sẽ làm cho lượng tiền mặt tồn quỹ ở các
CHXD từ giờ nộp tiền đến giờ nộp tiền của ngày hôm sau sẽ tăng lên. Công ty chưa kiểm soát được điều này. Cùng với đó, việc ngày thứ 7 và chủ nhật, ngân hàng không làm việc, nên công ty giữ tiền bán hàng tại quỹ của công ty, điều này cũng làm tăng lượng tiền mặt tồn quỹ.