CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH
2.2.3. Hoạt động quản trị khoản phải thu
a. Theo dõi khoản mục khoản phải thu của công ty - Về cơ cấu khoản phải thu
Bảng 2.8. Cơ cấu khoản phải thu ngắn hạn (ĐVT: triệu đồng)
2010 2011 2012 2013 2014
Số tiền
Tỉ lệ (%)
Số tiền
Tỉ lệ (%)
Số tiền
Tỉ lệ (%)
Số tiền
Tỉ lệ (%)
Số tiền
Tỉ lệ (%) PTKH 22.029 89,7 20.483 61,3 21.597 64,1 15.749 54 15.749 53,6 Trả
trước cho người bán
289 1,2 2.067 6,2 2.618 7,8 4.435 15 4.435 15,1
Phải thu nội bộ ngắn hạn
1.802 7,3 - 0,0 - 0,0 - 0 - 0,0
Khoản phải thu khác
434 1,8 10.847 32,5 9.503 28,2 9.174 31 9.174 31,2
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
Trong các khoản phải thu ngắn hạn, thì khoản phải thu khách hàng chiếm tỉ trọng cao nhất, nhìn chung chiếm trên 50% tổng khoản phải thu ngắn hạn.
Tuy nhiên, tỉ lệ khoản phải thu khách hàng trên tổng khoản phải thu ngắn hạn có xu hướng giảm dần với tốc độ bình quân là 10% mỗi năm. Năm 2010 là 89,7% nhưng đến năm 2014 chỉ còn 53,6%.
Khoản trả trước người bán chiếm một tỉ lệ rất nhỏ trong tổng khoản phải thu ngắn hạn. Tuy nhiên, tỉ lệ này đang có chiều hướng tăng lên.
- Phân tích tình hình nợ phải thu khách hàng.
Trong tổng vốn luân chuyển của công ty, khoản phải thu chiếm tỉ trọng lớn nhất, chiếm khoảng 3/4 tổng vốn luân chuyển.
Bảng 2.9. Phân tích tình hình nợ phải thu khách hàng
Chỉ số ĐVT 2010 2011 2012 2013 2014
Khoản phải thu khách hàng
Triệu
đồng 22029 20483 21597 15749 14544 Vòng quay KPT Vòng/
năm 43 55 62 96 114
Kỳ thu tiền bình quân Ngày 8,46 6,50 5,81 3,74 3,15 Tỉ lệ KPT so với doanh
thu Lần 0,0235 0,0181 0,0161 0,0104 0,0088 (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) Công ty đang kiểm soát khoản phải thu của mình khá chặt chẽ. Thông số kỳ thu tiền bình quân của công ty đang giảm khá nhanh. Năm 2010 là 8,46 ngày, đến năm 2014 thông số này giảm xuống hơn một nửa là 3,15 ngày. Trong đó, điều quan trọng là tỉ lệ khoản phải thu trên doanh thu của công ty cũng đang ở mức tốt. Thông số này giảm bình quân với tốc độ 18% mỗi năm. Công ty có xu hướng kiểm soát chặt chẽ chính sách tín dụng trong bán hàng.
Phân tích biểu thời gian thu khoản phải thu (tuổi khoản phải thu)
Bảng 2.10. Phân tích về tuổi khoản phải thu của công ty
(ĐVT: triệu đồng)
Năm
TỔNG SỐ (công nợ phải thu vào
31/12)
TRONG ĐÓ
Công nợ luân chuyển
Công nợ phải thu
quá hạn từ 6 tháng đến dưới
1 năm
Công nợ phải thu quá hạn từ 1 năm
đến 2 năm
Công nợ phải thu
quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Công nợ phải
thu quá hạn trên 3
năm
Công nợ không có khả năng thu hồi
2010 22.029 14.327 1.064 793 578 5.267 - 2011 20.483 13.585 1.129 800 759 4.210 -
2012 21.597 14.889 998 701 983 4.026 -
2013 15.749 10.016 821 627 619 3.666 -
2014 14.544 9.285 792 745 823 2.899 -
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) Trong cấu trúc tuổi công nợ khách hàng của công ty, công nợ phải thu quá hạn trờn 3 năm chiếm tỉ lệ cao, khoảng gần ẳ tổng cụng nợ phải thu. Tuy nhiờn, trong giai đoạn từ 2010 đến 2014, tỉ lệ này có xu hướng giảm dần, năm 2010 chiếm 23,9% đến năm 2014 còn 19,9%. Sự gia tăng lên chủ yếu trong cấu trúc tuổi của khoản phải thu khách hàng đó là tỉ lệ công nợ phải thu quá hạn từ 2 đến 3 năm. Tuy nhiên công nợ quá hạn từ 2 đến 3 năm chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ.
Chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng công nợ đó chính là công nợ luân chuyển trong chu kỳ kinh doanh. Tỉ lệ này chiếm đến hơn 60%, có xu hướng giảm nhẹ trong những năm gần đây.
b. Nội dung công tác quản trị khoản phải thu
- Chính sách công nợ đối với các đại lí bán lẻ xăng dầu của công ty
Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu theo quy định tại Nghị định số 83/2014/NĐ-CP ngày 03/09/2014 của Chính phủ và được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu đang còn hiệu lực. Các đại lý phải ký hợp đồng với công ty và đăng ký sản lượng xăng dầu bán ra thực hiện bình quân từ 10 m3/tháng trở lên.
Chính sách công nợ Mức dư nợ tiền hàng
Đối với các đại lý có sản lượng thực hiện bình quân năm trước đạt trên 20 m3/tháng và trên 65% sản lượng đăng ký trong hợp đồng:
Đại lý được dư nợ giá trị tiền hàng thực nhận của mỗi lần nhận hàng trong thời gian tối đa là 7 ngày.
Ngày cuối tháng (từ tháng 1 đến tháng 11) đại lý được nợ tối đa 25% giá trị tiền hàng thực nhận trong tháng.
Mức dư nợ tiền hàng từ ngày 25/12 đến ngày 31/12 của năm phải bằng 0.
Đến ngày 25/12 các đại lý phải thanh toán dứt điểm 100% số nợ tiền hàng của công ty. Đại lý mua hàng từ ngày 25/12 đến 31/12 phải thanh toán 100% giá trị tiền hàng trước khi nhận hàng.
Đối với các đại lý còn lại: Thanh toán 100% giá trị tiền hàng trước khi nhận hàng. Trường hợp đại lý có thư bảo lãnh thanh toán của ngân hàng trước khi ký kết hợp đồng thì công ty sẽ áp dụng chính sách công nợ nêu trên. Trước khi bảo lãnh ngân hàng hết hiệu lực ít nhất 5 ngày đại lý phải thanh toán số tiền dư nợ cho công ty.
Quản lí mức dư nợ
Trường hợp đại lý phát sinh nợ của lô hàng vượt quá thời gian nợ quy định (7 ngày) mà chưa thanh toán thì kể từ ngày thứ 8 (kể từ ngày nhận lô hàng) đại
lý phải thanh toán lãi suất bằng lãi suất cho vay quá hạn của Ngân hàng Đầu tư
& Phát triển Quảng Bình (áp dụng tại thời điểm phát sinh nợ) cho toàn bộ số nợ của lô hàng vượt quá thời gian quy định.
Trường hợp đại lý vượt quá 3 ngày nợ so với số ngày quy định được nợ (7 ngày) thì công ty ngừng cung cấp hàng đồng thời yêu cầu đại lý thanh toán toàn bộ số nợ và lãi vượt định mức mới cấp hàng tiếp theo.
- Chính sách công nợ đối với khách hàng tiêu thụ trực tiếp xăng dầu
Chính sách công nợ đối với khách hàng công nghiệp, xây dựng, vận tải Đối tượng khách hàng: Công ty chỉ ký kết hợp đồng mua bán xăng dầu với các khách hàng công nghiệp, xây dựng, giao thông, vận tải…mua xăng dầu của công ty có sản lượng tiêu thụ mỗi tháng từ 7m3 trở lên.
Mức dư nợ tiền hàng và thời hạn nợ
Công ty chỉ giải quyết mức dư nợ tiền hàng đối với những đối tượng khách hàng mua xăng dầu với sản lượng 7m3 xăng dầu mỗi tháng trở lên:
Khách hàng được dư nợ giá trị tiền hàng thực nhận của mỗi lần nhận hàng trong thời gian tối đa là 12 ngày. Kể từ ngày thứ 13 trở đi lô hàng khách hàng đã nhận trong thời gian 12 ngày trước đó phải được thanh toán toàn bộ giá trị tiền hàng (không còn dư nợ).
Ngày cuối tháng khách hàng (từ tháng 1 đến tháng 11) khách hàng được nợ tối đa 20% giá trị tiền hàng thực nhận trong tháng đó.
Mức dư nợ tiền hàng từ ngày 25/12 đến 31/12 bằng 0. Đến ngày 25/12 khách hàng phải thanh toán dứt điểm 100% số tiền hàng còn nợ của công ty, mức dư nợ tiền hàng từ ngày 25/12 bằng 0, khách hàng mua hàng từ ngày 25/12 đến 31/12 phải thanh toán 100% giá trị tiền hàng.
Đối với khách hàng mới phát sinh, khách hàng đã nhiều lần dây dưa công nợ hoặc khách hàng ngoài địa bàn có sản lượng không lớn (mua hàng dưới 20m3 mỗi tháng) công ty áp dụng chính sách bán hàng giá lẻ và thu tiền ngay.
Trường hợp nợ tiền hàng thì phải có bảo lãnh, ký quỹ, thế chấp tài sản, số tiền bảo lãnh, ký quỹ, thế chấp tài sản bằng giá trị tiền mua hàng cao nhất trong mỗi tháng, cuối tháng phải thanh toán 100% giá trị tiền hàng còn nợ trong tháng (số dư công nợ cuối tháng bằng 0).
Chính sách áp dụng đối với khách hàng hành chính sự nghiệp
Đối tượng khách hàng: Khách hàng có nhu cầu mua xăng dầu tiêu dùng trực tiếp phục vụ cho công tác của đơn vị, bao gồm: UBND tỉnh, Tỉnh ủy, Công an tỉnh, BCH Quân sự tỉnh; UBND, Huyện ủy các huyện, thành phố; các sở, ban ngành và các đơn vị hành chính sự nghiệp khác.
Mức dư nợ tiền hàng và thời hạn nợ
Công ty không hạn chế số xăng dầu tiêu thụ cho các đối tượng khách hàng hành chính sự nghiệp (theo đăng ký của khách hàng).
Mức dư nợ tiền hàng tối đa những ngày trong tháng bằng giá trị tiền hàng khách hàng thực mua trong tháng; mức dư nợ tiền hàng ngày cuối tháng bằng 0.
Mức dư nợ tiền hàng quy định tối đa đối với từng khách hàng được tính theo sản lượng đăng ký trên hợp đồng và giá bán xăng dầu hiện hành của công ty tháng đầu tiên của năm để tính mức dư nợ tiền hàng cho khách hàng ký hợp đồng ổn định trong năm.
Chính sách bán hàng Diêzen cho khách hàng vận tải đường dài qua quốc lộ 1A, đường Hồ Chí Minh
Đối tượng khách hàng: Khách hàng là chủ phương tiện vận tải đường dài đăng ký mua dầu Diezen ổn định tại các cửa hàng xăng dầu của công ty, có bảo lãnh của ngân hàng.
Mức dư nợ tiền hàng và thời hạn nợ: Công ty chỉ giải quyết bán hàng chậm thanh toán tiền hàng phát sinh trong tháng với mức dư nợ tối đa bằng số tiền được ngân hàng bảo lãnh, cuối tháng không còn dư nợ tiền hàng
Các trường hợp không có bảo lãnh ngân hàng, công ty sẽ xem xét cụ thể từng trường hợp để giải quyết.
- Chính sách công nợ đối với mặt hàng dầu mỡ nhờn
Các khách hàng bán lẻ, đại lý và khách hàng bán buôn công ty giải quyết mức dư nợ tiền mua DMN bình quân luân chuyển 30 ngày, cứ 10 ngày các đơn vị thực hiện kiểm soát, đôn đốc thu tiền 01 lần vào các ngày 10, 20 và đến ngày 30 khách hàng phải thanh toán dứt điểm tiền hàng đang còn nợ công ty.
Mức dư nợ tiền hàng DMN: Mức dư nợ tối đa những ngày trong tháng bằng 70% giá trị tiền hàng và mức dư nợ tối đa ngày cuối tháng bằng 40% giá trị tiền hàng của khách hàng thực mua trong mỗi tháng của cửa hàng và mức dư nợ ngày cuối năm bằng 10% giá trị tiền hàng của khách hàng thực mua trong tháng 12 của năm.
Đối với các hộ rửa xe, hộ kinh doanh có sản lượng mua dầu lon, hộp lớn hơn 48 lon (loại nhỏ hơn hoặc bằng 1 lít); hoặc 3 hộp (loại 4 lít). Công ty căn cứ vào uy tín của khách hàng gắn với người quản lý để giải quyết cho cửa hàng gửi hàng, cứ 10 ngày các hộ rửa xe, hộ kinh doanh thanh toán tiền hàng một lần; công ty giải quyết cho mức dư nợ tiền hàng bằng số hàng tồn kho chưa bán được của hộ rửa xe, hộ kinh doanh có sản lượng lớn hơn 48 lon (loại nhỏ hơn hoặc bằng 1 lít); hoặc 3 hộp (loại 4 lít). Trường hợp này trưởng các cửa hàng liên hệ khách hàng lập đề xuất trình lãnh đạo công ty giải quyết từng khách hàng cụ thể.
- Chính sách công nợ đối với mặt hàng Gas
Mức dư nợ tiền hàng: Mức dư nợ được xác định theo khung sản lượng gas đại lý, khách hàng bán buôn, khách hàng tiêu dùng trực tiếp thực tế mua của công ty. Căn cứ vào sản lượng gas tiêu thụ của từng đại lý, khách hàng bán buôn, khách hàng tiêu dùng trực tiếp bình quân mỗi tháng để xác lập khung sản lượng gas tiêu thụ cho từng hộ đại lý, khách hàng bán buôn, khách hàng tiêu dùng trực tiếp trong năm. Công ty ban hành chính sách kinh doanh gas từ ngày 01/01/2013, quy định mức dư nợ tối đa cho khách hàng cụ thể như sau:
Bảng 2.11. Mức dư nợ tối đa đối với mặt hàng Gas
(ĐVT: triệu đồng) STT Khung sản lượng mua hàng
bình quân mỗi tháng
Mức dư nợ tối đa ngày trong tháng
Mức dư nợ tối đa ngày cuối tháng
1 Từ 60 kg đến 100 kg 1.500.000 700.000
2 Từ 101 kg đến 150 kg 2.000.000 1.000.000 3 Từ 151 kg đến 175 kg 3.500.000 2.000.000 4 Từ 176 kg đến 300 kg 4.500.000 2.500.000 5 Từ 301 kg đến 400 kg 5.300.000 3.000.000 6 Từ 401 kg đến 500 kg 6.500.000 3.500.000 7 Từ 501 kg đến 600 kg 7.500.000 4.500.000 8 Từ 601 kg đến 700 kg 8.500.000 5.500.000 9 Từ 701 kg đến 850 kg 10.500.000 8.000.000 10 Từ 851 kg đến 1000 kg 12.500.000 9.500.000 11 Từ 1001 kg đến 1250 kg 14.000.000 10.500.000 12 Từ 1251 kg đến 1500 kg 15.500.000 12.000.000
13 Lớn hơn 1500 kg 17500000 13.500.000
14 Đạt 2000 kg 21.500.000 16.500.000
15 Trên 2000 kg Cứ 1% sản lượng tăng so với mức 2000 kg thì mức dư nợ tăng lên 1,2%.
(Nguồn: Chính sách kinh doanh Gas, phòng Kinh doanh)
Mức dư nợ vỏ bình gas: Khách hàng được duy trì mức dư nợ luân chuyển và ổn định theo sản lượng đăng ký trên hợp đồng để xác định mức dư nợ vỏ bình gas tối đa là 50% giá trị vỏ bình.
- Chính sách thu hồi nợ, giải quyết nợ xấu
Trong phạm vi quyền hạn của mình, các đơn vị cơ sở (CHXD, gas, DMN, trung tâm kinh doanh gas – DMN và văn phòng công ty) sẽ gửi đối chiếu công
nợ có xác nhận của công ty đến các đối tượng khách hàng thuộc phạm vi quản lý công nợ của đơn vị mình, trong đó có tính thêm phần tiền lãi phát sinh công nợ như trong hợp đồng kèm theo thư yêu cầu thanh toán. Bản đối chiếu công nợ được gửi vào tháng liền kề khi phát sinh công nợ khó đòi. Đối với các đối tượng khách hàng ở tại địa bàn tỉnh Quảng Bình, các đơn vị phải cử người trực tiếp đối chiếu và xác nhận công nợ; đối với các đối tượng khách hàng ở ngoài địa bàn tỉnh Quảng Bình, các đơn vị có thể cử người đi trực tiếp đối chiếu và xác nhận công nợ hoặc lập thủ tục biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ kèm theo công văn đề nghị xác nhận công nợ gửi bằng đường bưu điện và phải gửi sớm không được để chậm trễ thời gian quy định.
Sau 3 tháng các trường hợp nợ khó đòi sau khi đã đàm phán vẫn không thu hồi được, công ty sẽ làm đơn gửi Tòa án nhân dân Thành phố Đồng Hới (trong các hợp đồng kinh tế nơi xử lí đều ghi là Tòa án nhân dân Thành phố Đồng Hới).
c. Đánh giá hoạt động quản trị khoản phải thu
Ưu điểm: Vòng quay khoản phải thu của công ty đang tăng lên. Cùng với đó tỉ lệ khoản phải thu trên doanh thu đang giảm dần. Công ty đang kiểm soát khoản phải thu về mặt số lượng là khá tốt.
Nhược điểm: Mặc dù công ty không có xuất hiện công nợ không thu hồi được, nhưng công ty đang duy trì tỉ lệ công nợ có thời hạn trên 3 năm khá cao.
Điều này đặt ra vấn đề là cần phải xem xét lại chính sách thu hồi nợ của công ty và các biện pháp thúc đẩy thanh toán sớm để hạn chế nợ quá hạn lâu ngày.