CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Các khái niệm căn bản và các khái niệm nghiên cứu được sử dụng trong đề tài
2.1.1. Hệ thống thông tin.
Theo Gelinas và cộng sự (2011), định nghĩa Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống do con người tạo ra bao gồm: các thành phần dựa trên máy tính và các thành phần thủ công để thu thập, lưu trữ, quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra cho người dùng (Gelinas và cộng sự, 2011). Chức năng của một hệ thống thông tin:
Đầu vào: là các nội dung cần thiết để thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu. Các nội dung này được gọi là dữ liệu vì nó chưa có ý nghĩa đối với người sử dụng.
Xử lý: là các quá trình, các bộ phận thực hiện hoạt động xử lý cá dữ liệu đầu vào đã thu thập như: ghi chép, xác nhận, tính toán, tổng hợp, phân tích…nhằm mục đích biến đổi dữ liệu thành thông tin cung cấp cho người sử dụng.
Lưu trữ: là lưu trữ các nội dung đầu vào (dữ liệu) hoặc thông tin được tạo từ việc xử lý dữ liệu. Mục đích của lưu trữ là phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau.
Đầu ra: là những nội dung thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống dành cho người sử dụng. Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý và có ý nghĩa đối với người sử dụng nó, giúp ích họ ra quyết định phù hợp. Đầu ra của hệ thống này có thể là đầu vào của hệ thống kế tiếp trong chuỗi xử lý.
Người dùng: là những người sử dụng thông tin của hệ thống.
2.1.2. Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT).
Vì HTTTKT là một hệ thống con đặc biệt của hệ thống thông tin quản trị (Gelinas và cộng sự, 2011). Nên HTTTKT cũng thể hiện đầy đủ các đặc tính của một hệ thống thông tin (Susanto, 2013). HTTTKT sẽ thực hiện các hoạt động như: thu thập, ghi chép dữ liệu đầu vào, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng
ra quyết định phù hợp (Romney và Steinbart, 2015). Theo Romney và Steinbart (2015) HTTTKT trên nền tảng máy tính gồm các thành phần sau:
o Người sử dụng hệ thống: gồm hai nhóm
• Người sử dụng trực tiếp và vận hành hệ thống: các nhân viên kế toán thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin; người vận hành hệ thống: quản trị hệ thống, quản trị dữ liệu…
• Người sử dụng gián tiếp: là những người sử dụng các thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán , như các nhà quản lý, khách hàng, ngân hàng, nhà đầu tư….
o Các thủ tục và quy định trong việc thu thập và xử lý dữ liệu.
o Dữ liệu về doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: là những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình kinh doanh của tổ chức.
o Phần mềm xử lý dữ liệu là những phần mềm kế toán hoặc ERP, có chức năng xử lý dữ liệu.
o Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: máy tính, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị truyền thông mạng.
o Kiểm soát nội bộ và các biện pháp an ninh: có chức năng bảo vệ dữ liệu của HTTTKT, giúp cho hệ thống vận hành ổn định
2.1.3. Chất lượng hệ thống thông tin kế toán
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng HTTTKT:
Theo Zigurs và Buckland (1998) chất lượng HTTTKT phụ thuộc vào sự hữu ích của thông tin cung cấp cho người ra quyết định để thực hiện các nghiệp vụ, các báo cáo quản trị, dự toán ngân sách và hoạt động tổ chức. Theo Susanto (2013) lại cho rằng:
một HTTTKT được cho là có chất lượng khi HTTTKT được tích hợp từ nhiều yếu tố liên quan để có thể tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng. Các yếu tố ấy gồm: phần mềm, phần cứng, con người, thủ tục, mạng truyền thông.
Mặt khác, HTTTKT là một hệ thống con đặc biệt của hệ thống thông tin quản trị (Gelinas và cộng sự, 2011). Nên HTTTKT cũng thể hiện đầy đủ các đặc tính của một
hệ thống thông tin (Susanto, 2013).Tuy nhiên, có những mô hình hệ thống thông tin thành công lại đo lường chất lượng hệ thống thông tin qua các đặc tính chất lượng của hệ thống (Gable và cộng sự, 2003).
Do đó, trong đề tài nghiên cứu này tác giả sẽ xem xét chất lượng hệ thống thông tin kế toán theo quan điểm: Chất lượng hệ thống được đánh giá thông qua các đặc tính chất lượng (DeLone và McLean, 2016). Theo đó, chất lượng hệ thống thông tin kế toán được đánh giá thông qua các đặc tính: dễ sử dụng, dễ dàng tìm hiểu và học hỏi, linh hoạt,có những tính năng và chức năng cần thiết, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của người sử dụng, có độ tin cậy cao, có khả năng tích hợp với các hệ thống khác, dễ dàng thực hiện nhiệm vụ.
2.1.4. Nhận thức tính tương thích công việc (PWC)
Theo lý thuyết khuếch tán công nghệ của Roger (1983), có năm thuộc tính ảnh hưởng đến việc chấp nhận sự đổi mới công nghệ: lợi thế tương đối, tính tương thích, độ phức tạp, khả năng quan sát và khả năng dùng thử.
Tính tương thích được định nghĩa là mức độ mà một sự đổi mới được coi là phù hợp với các giá trị hiện có, kinh nghiệm trong quá khứ và nhu cầu của những người chấp nhận tiềm năng (Roger, 1983).
Moore và Benbasat (1991) đã kiểm tra thêm và xác định các thang đo để đo lường các đặc điểm nhận thức về đổi mới trong nghiên cứu khuếch tán công nghệ của Rogers.
Một số nhà nghiên cứu đã chứng minh rằng: tính tương thích là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thái độ của người dùng cuối trong việc áp dụng hặc sử dụng công nghệ thông tin mới (Agarwal và Prasad, 1997; Karahanna và cộng sự, 1999; Moore và Benbasat, 1991).
Sun và cộng sự (2009) khả năng tương thích công việc là nhận thức về sự phù hợp giữa CNTT và công việc, điều này thúc đẩy nhân viên sử dụng hệ thống, bất kể sự phù hợp thực tế.
Trong nghiên cứu này tác giả kế thừa định nghĩa tính tương thích công việc của Roger (1983). Theo đó, nhận thức tính tương thích công việc là nhận thức tính tương thích công việc giữa nhiệm vụ kế toán với HTTTKT, là mức độ mà HTTTKT được coi là phù hợp với các giá trị hiện có, kinh nghiệm trong quá khứ và nhu cầu của người sử dụng trực tiếp HTTTKT.
2.1.5. Nhận thức tính hữu dụng HTTTKT (PU).
Nhận thức tính hữu dụng: mức độ mà người sử dụng tin rằng việc áp dụng công nghệ sẽ nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc của mình (Davis, 1989). Là một trong hai nhân tố quan trọng nhất niềm tin quan trọng nhất tác động tới việc sử dụng công nghệ (Davis, 1989). Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả sẽ kế thừa và vận dụng định nghĩa “ nhận thức tính hữu dụng” của Davis (1989) cho khái niệm nhận thức tính hữu dụng hệ thống thông tin kế toán. Theo đó, nhận thức tính hữu dụng HTTTKT được hiểu mức độ mà người sử dụng HTTTKT tin rằng việc áp dụng HTTTKT sẽ nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc của mình.
2.1.6. Nhận thức tính dễ sử dụng HTTTKT (PEOU).
Theo Davis (1989), nhận thức tính dễ sử dụng là: : mức độ người sử dụng công nghệ tin rằng việc áp dụng công nghệ sẽ không quá khó khăn, phức tạp, không cần sự nỗ lực nhiều hay đơn giản là tính dễ sử dụng, dễ áp dụng công nghệ đó trong quá trình làm việc của mình. Nhận thức tính dễ sử dụng là một trong hai nhân tố quan trọng tác động tới việc sử dụng công nghệ (Davis, 1989). Trong nghiên cứu này, khái niệm nhận biết tính dễ sử dụng HTTTKT sẽ kế thừa dựa trên mô hình chấp nhận công nghệ TAM (Davis, 1989). Theo đó, nhận thức tính dễ sử dụng HTTTKT được hiểu là: mức độ người sử dụng HTTTKT tin rằng việc áp dụng HTTTKT sẽ không quá khó khăn, phức tạp, không cần sự nỗ lực nhiều để có thể sử dụng HTTTKT trong quá trình thực hiện công việc của mình.
2.1.7. Hành vi sử dụng HTTTKT
Theo DeLone và McLean (2003), sử dụng hệ thống thông tin là hành vi người sử dụng thao tác với hệ thống thông tin trong quá trình tác nghiệp ở mức độ thường xuyên, lặp đi lặp lại và dự kiến sẽ tiếp tục sử dụng trong tương lai.
Theo mô hình hệ thống thông tin thành công cập nhật mới nhất của DeLone và McLean (2016), sử dụng hệ thống thông tin là mức độ và cách thức con người sử dụng các tính năng của hệ thống thông tin như: số lần sử dụng, tần suất sử dụng, bản chất sử dụng, tính thích hợp của việc sử dụng, mức độ sử dụng, mục đích sử dụng Vận dụng ý nghĩa sử dụng hệ thống thông tin của DeLone và McLean (2016), trong nghiên cứu này xác định hành vi sử dụng hệ thống thông tin kế toán là mức độ và cách thức của nhân viên kế toán sử dụng các tính năng của HTTTKT như: số lần sử dụng, tần suất sử dụng, bản chất sử dụng, tính thích hợp của việc sử dụng, mức độ sử dụng, mục đích sử dụng. Trong nghiên cứu này, tác giả xem xét hành vi sử dụng HTTTKT của người sử dụng trực tiếp một cách tự nguyện tức người sử dụng tự khám phá các tính năng của HTTTKT để phục vụ công việc của mình.