- Mô hình tổ chức hoạt động còn chưa được phù hợp với quy mô hiện nay của doanh nghiệp. Quyền lực tập trung chủ yếu vào một người chủ chốt dẫn đến sự quá tải trong công tác quản lý, việc ra quyết định còn mang tính cá nhân, cục bộ và nhiều khi chưa sát thực tế. Các cán bộ đứng đầu của các phòng ban cũng vì thế mà chưa phát huy hết năng lực sáng tạo và tính nhiệt huyết trong công tác quản lý. - Trình độ, kinh nghiệm quản lý của cấp lãnh đạo còn hạn chế do phần lớn đội ngũ cán bộ này đi lên từ chuyên môn kỹ thuật, chưa được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực quản lý chung dẫn đến nhiều khi chưa thực hiện đúng quy trình quản lý từ việc hoạch định, ra quyết định, thực hiện kiểm tra, kiểm soát. Hơn nữa việc thiếu cán bộ quản lý so với khối lượng các công trình mà công ty thực hiện cũng dẫn đến sự lõng lẽo trong khâu quản lý.
- Công tác quản lý chi phí vật liệu được công ty chú trọng quan tâm, kiểm soát song vẫn còn một số tồn tại sau:
Công tác dự trù khối lượng vật liệu, lập kế hoạch cung ứng vật liệu còn chưa được tính toán chính xác, việc thực hiện không theo kế hoạch thường xuyên xẩy ra và
chưa có sự kiểm soát chặt chẽ dẫn đến tình trạng cung cấp vật tư trên công trường lúc thừa, lúc thiếu, vật liệu thường mua đột xuất trên công trường do thiếu vật liệu, vật liệu không đúng chủng loại hay vật liệu không phù hợp với thực tế thi công công trình. Mặt khác tính toán kế hoạch mua vật liệu không chính xác dẫn đến tính trạng khó khăn trong dự trữ vật tư do kho bãi không đáp ứng đủ, chi phí bảo quản vật liệu vì thế tăng lên.
Việc mua, định giá vật liệu còn nhiều bất cập, việc vận chuyển vật liệu hầu như chưa tính toán đến phương án vận chuyển hợp lý làm tăng chi phí vận chuyển vật liệu đến hiện trường. Tình trạng kế hoạch mua vật liệu nhiều khi không đáp ứng được tiến độ công trình dẫn đến vật liệu phải mua gấp rút, phân tán cho nhiều bộ phân, cá nhân nên khó khăn trong công tác kiểm soát, chi phí mua vật liệu lớn do giá vật liệu cao. Mặt khác việc gian lận trong báo giá vật liệu của bộ phận thu mua cũng gây ảnh hưởng lớn đến chi phí nguyên vật liệu.
Quản lý quy trình nhập- xuất vật liệu từ kho ra công trường còn chưa thực hiện triệt để, chưa được ghi chép, theo dõi, cân đối cẩn thận. Tình trạng vật liệu xuất kho không đúng mục đích, không phù hợp với khối lượng thi công thực tế, vật liệu thi công thừa trên công trường không được nhập lại kho hay phiếu yêu cầu xuất vật liệu không hợp lệ như không có chữ kí của cán bộ kỹ thuật, của chỉ huy trưởng vẫn thường xuyên xẩy ra.
Do đặc điểm của thi công xây dựng các công trình dân dụng và vật liệu thường xuyên ở ngoài công trường như cát, đá, gạch, xi năng, giàn giáo, thép, cốp pha... nên tình trạng thất thoát vật liệu trên công trường thường xuyên xẩy ra do công tác bảo vệ vật liệu trên công trường chưa được chú trọng. Ngoài ra công tác giám sát và hướng dẫn kỹ thuật của cán bộ kỹ thuật chưa sát sao đẫn đến thi công sai so với thiết kế hay do sử dụng vật liệu kém chất lượng bắt buộc phải phá đi làm lại làm tăng chi phí sản xuất. Vật liệu dư thừa trong ngày không được nhập lại kho hay vật liệu thi công cho hạng mục công trình chưa đúng số lượng theo thiết kế.
- Công tác quản lý chi phí nhân công thi công trên công trường là vấn đề còn có nhiều sai sót do số lượng nhân công trên công trường từng thời điểm là rất lớn, tuy nhiên công việc không phải lúc nào cũng đúng tiến độ nên lãng phí về nhân công là
điều khó tránh khỏi. Công tác quản lý chi phí nhân công vì thế còn có những tồn tại sau:
Công tác lập, theo dõi, điều khiển và kiểm soát kế hoạch tiến độ thi công, cung ứng nhân lực còn chưa chính xác,chưa ăn khớp với thực tế thi công dẫn đến tình trạng lúc thừa nhân lực thì lại thiếu công việc, lúc thiếu nhân lực lại thừa công việc trên công trường. Sự sai lệch giữa tiến độ công việc và nhân lực cung ứng gây thất thoát chi phí lớn cho công ty.
Việc kiểm soát thời gian nghĩ, thời gian làm việc, số lượng nhân công, khối lượng công việc hoàn thành còn gặp nhiều hạn chế do mỗi cán bộ kỹ thuật phải quản lý quá nhiều tổ đội thi công, công việc thi công không tập trung mà dàn trãi trên toàn bộ công trường. Đặc biệt đối với các tổ đội công nhật ngoài công trường còn nhiều khó khăn, thiếu chặt chẽ chính xác trong công tác tính số công cho người lao động do tính chất công việc nhỏ lẻ, dàn trải trên nhiều công trình, liên tục nên công tác quản lý, theo dõi chưa sát thực tế dẫn đến hao phí nhân công tăng
Ngoài số lượng nhân công mà công ty có thì phần lớn công nhân còn lại được cung ứng bằng hình thức thuê, khoán trọn gói từng hạng mục công trình theo thời vụ với số lượng lớn. Tuy nhiên công tác quản lý chi phí thuê khoán nhân công còn chưa được lên kế hoạch cụ thể, chưa có định mức thuê khoán cho từng loại công việc dẫn đến tình trạng thuê giá nhân công cao hay bị ép giá do có những thời điểm thiếu nhân lực. Đặc biệt do tính chất thuê khoán theo thời vụ việc thiếu hụt nhân lực trong thời điểm tiến độ dẫn đến tình trạng chậm tiến độ chi phí vì thế tăng lên.
- Phần lớn máy móc thi công lớn tại công trường đều được công ty thuê theo thời vụ, tùy từng thời điểm số lượng máy được thuê là rất lớn và đan xen tại các công trường. Tuy nhiên công tác quản lý chi phí còn nhiều hạn chế về hoạch định, tính toán số lượng máy, số ca máy, thời gian thuê, hình thức thuê, giá thuê, công suất hoạt động cũng như công tác bố trí máy trên công trường, cho từng thời điểm thi công.
- Chưa bố trí kết hợp đan xen khoa học máy sử dụng trên các công trường để phát huy tối đa năng suất cũng như giảm thiểu thời gian máy nghĩ
Trên đây là những mặt tích cực cần được phát huy và những mặt tồn tại cần được khắc phục trong tương lai của công tác quản lý chi phí ở công ty thi công xây lắp Việt Đức.
Việc nhận định, quan tâm đúc rút những ưu, khuyết điểm đó là cơ sở, nền tảng để công ty có định hướng và xây dựng giải pháp khắc phục, nâng cao, hoàn thiện hơn nữa trong công tác quản lý chi phí. Xây dựng, phát triển công ty ngày một bền vững.