Chương 3: NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DI SẢN VĂN HÓA HỒ CHÍ
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý di sản văn hóa vật thể tại Bảo tàng Hồ Chí Minh
3.2.3. Kiện toàn hệ thống kho cơ sở bảo tàng; Tăng cường trang thiết bị hiện đại trong công tác kho bảo quản, trưng bày hiện vật bảo tàng
Trong hoạt động của Bảo tàng thì hiệu quả là thước đo để đánh giá sự phát triển của bảo tàng, mọi hoạt động có đạt kết quả tốt hay không đều phải có sự chỉ
đạo từ phía các cấp lãnh đạo, các nhà quản lý bảo tàng, đặc biệt là hướng dẫn chỉ đạo về các hoạt động nghiệp vụ về bảo tàng. Bảo tàng Hồ Chí Minh muốn hoạt động hiệu quả cần phải tăng cường chỉ đạo các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, đào tạo cán bộ chuyên sâu, đồng thời sợ chỉ đạo nghiệp vụ phải đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ, tính ổn định và tính khoa học cao.
Hiện nay, Bảo tàng Hồ Chí Minh đã và đang thực hiện 6 khâu công tác nghiệp vụ bảo tàng, trong đó công tác kho cơ sở là một trong những khâu công tác chiếm một vị trí hết sức quan trọng. Số lượng tài liệu, hiện vật lớn hiện có trong kho Bảo tàng Hồ Chí Minh là những tài sản vô giá của Bảo tàng Hồ Chí Minh và của Quốc gia. Vì vậy, chỉ có tiến hành tốt công tác quản lý và bảo quản mới gìn giữ được lâu dài các tài liệu, hiện vật để phục vụ cho mọi hoạt động của Bảo tàng.
Hơn nữa, Bảo tàng Hồ Chí Minh còn đóng vai trò là một trung tâm nghiên cứu, tuyên truyền giáo dục cho công chúng về sự nghiệp, tư tưởng đạo đức và tác phong của Chủ tịch Hồ Chí Minh thông qua các tài liệu, hiện vật có trong kho và hệ thống trưng bày của bảo tàng. Chính vì vậy, những hiện vật này phải được quản lý (cả về số lượng và chất lượng) một cách chính xác, trên cơ sở đó có những biện pháp bảo quản và phát huy giá trị các tài liệu hiện vật một cách có hiệu quả nhất nhằm khai thác tốt nhất các thông tin chứa đựng trong hiện vật để phục vụ cho các chức năng xã hội của bảo tàng.
Để tạo bước đột phá trong công tác quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nghiệp vụ khác của Bảo tàng Hồ Chí Minh hoạt động hiệu quả, chúng tôi cho rằng Bảo tàng Hồ Chí Minh cần tập trung giải quyết một số công việc liên quan đến công tác kiểm kê khoa học và bảo quản hiện vật tại kho cơ sở như sau:
Một là: Căn cứ kết quả kiểm tra đối chiếu TLHV trong đợt tổng kiểm kê lại toàn bộ tài liệu, hiện vật đang lưu giữ tại Kho cơ sở Bảo tàng Hồ Chí Minh vừa mới tiến hành và hoàn thiện năm 2010, Bảo tàng cần khẩn trương khắc phục những tồn tại trước đây của công việc kiểm kê TLHV. Việc này, theo chúng tôi đây là công việc rất cần phải thực hiện ngay, cần phải làm một hệ thống sổ kiểm kê bước đầu mới cho toàn bộ TLHV Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dùng tại các nhà di tích; Đánh số
mới chính thức cho toàn bộ TLHV; Sắp xếp hệ thống hồ sơ của TLHV đó, đảm bảo tính khoa học và đúng nguyên tắc bảo tàng..
Lý do cần phải chỉnh lý hệ thống hồ sơ, sổ sách là vì: công tác gìn giữ và phát huy tác dụng tài liệu hiện vật đã được các thế hệ tiến hành trong suốt 40 năm, song do nhiều nguyên nhân nên đã triển khai ngay từ ban đầu chủ yếu mới đảm bảo tính phân loại, chưa có điều kiện đảm bảo tính hệ thống; việc ký hiệu hiện vật cho từng khối tài liệu hiện vật cũng còn chưa phù hợp, đôi chỗ việc đánh số cho hiện vật chưa chính xác, số đánh trên tài liệu hiện vật mới chỉ là số tạm thời, tất cả những điều đó dẫn đến tình trạng khó phân biệt giữa các khối với nhau, nhiều chỗ lại trùng lắp, gây khó khăn trong việc quản lý và phục vụ khai thác… Từ đó đặt ra vấn đề cần phải chỉnh lý lại toàn bộ hệ thống sổ sách, hồ sơ, đánh số chính thức và sắp xếp lại toàn bộ tài liệu hiện vật trong kho theo đúng quy định của bảo tàng. Đây là một việc lớn, cần tới sự quyết định của các cấp lãnh đạo, sự suy nghĩ thận trọng và chuẩn bị kỹ càng, cần đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ khoa học có tầm nhìn, am hiểu công việc để triển khai đạt kết quả.
Nếu công việc này hoàn thành, Bảo tàng Hồ Chí Minh sẽ có một hệ thống sổ kiểm kê bước đầu, hệ thống hồ sơ hiện vật đảm bảo tính khoa học và đúng nguyên tắc bảo tàng học; từ đó sẽ giúp công tác quản lý nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng tài liệu, hiện vật của Bảo tàng theo số thứ tự, theo chất liệu hiện vật, theo kiểm kê địa hình... Nắm được số lượng hiện vật gốc, hiện vật đồng thời, hiện vật mới sưu tầm, tình hình xuất, nhập hiện vật. Xác minh, bổ sung thông tin, lập hồ sơ khoa học cho hiện vật đối với những hiện vật thiếu thông tin. Tạo điều kiện để tra cứu các hiện vật và khai thác hiện vật bảo quản trong các kho bảo quản của bảo tàng và những hiện vật đang trưng bày một cách nhanh chóng khi cần thiết.
Hai là: Cần đẩy mạnh công tác xác minh khoa học hiện vật và sưu tập hiện vật trong kho cơ sở Bảo tàng Hồ Chí Minh. Công tác xác minh để bổ sung cho hồ sơ hiện vật vô cùng quan trọng, cần được tiến hành thường xuyên, tạo cơ sở để đẩy mạnh công tác kiểm kê, lập hồ sơ khoa học cho toàn bộ tài liệu hiện vật đang lưu giữ trong kho.
Tài liệu hiện vật Kho cơ sở Bảo tàng Hồ Chí Minh phong phú và đa dạng, đòi hỏi những người làm công tác kho phải trả lời những ẩn dấu chứa đựng trong mỗi tài liệu hiện vật. Tài liệu hiện vật Kho cơ sở gắn liền với những hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhưng điều đó ở nhiều tài liệu hiện vật không tự nó nói ra, mà chỉ qua xác minh mới có câu trả lời. Việc xác minh khoa học về các hiện vật bảo tàng là hết sức quan trọng và cần thiết nhằm làm sáng tỏ bản chất của hiện vật, trên cơ sở đó khẳng định những giá trị thông tin chứa trong hiện vật về nguồn gốc, xuất xứ, nội dung, ý nghĩa của hiện vật…
Các đồng chí nguyên là cán bộ Văn phòng Phủ Chủ tịch lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh đã giúp cho Bảo tàng Hồ Chí Minh giải đáp nhiều câu hỏi liên quan tới tài liệu hiện vật. Nhưng mấy năm gần đây, các đồng chí đã từng được sống và làm việc gần Bác – là những nhân chứng lịch sử đã lớn tuổi và mất gần hết, đồng thời các cán bộ kế cận sau đó là những người cũng rất am hiểu về tài liệu, hiện vật thì lại đến tuổi nghỉ chế độ và hiện tại số cán bộ làm công tác kho hầu hết là cán bộ mới, chưa có điều kiện tiếp xúc nhiều với hiện vật nên việc xác minh hiện vật gặp hết sức khó khăn. Trong khi đó, yêu cầu đặt ra đối với những người làm công tác xác minh khoa học về hiện vật của Bảo tàng Hồ Chí Minh phải là những người nắm rõ về tiểu sử Chủ tịch Hồ Chí Minh, am hiểu bút tích của Người, biết rõ những cộng sự của Người, nắm vững Lịch sử Đảng cộng sản Việt Nam và phương pháp nghiên cứu liên ngành. Từ thực tế trên cho thấy, Bảo tàng Hồ Chí Minh cần sớm có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công việc này. Việc đầu tư cho công tác xác minh là đầu tư hết sức cần thiết, vì xác minh nếu không kịp thời thì khó có cơ hội quay trở lại, đây không chỉ để nâng cao chất lượng công tác kho mà thông qua đó, giá trị di sản của Chủ tịch Hồ Chí Minh mới được phát huy và đi vào cuộc sống.
Ba là: Công tác bảo quản tài liệu, hiện vật cũng là công việc cần phải xúc tiến đầu tư bảo quản thường xuyên và có kế hoạch bảo quản cụ thể theo định kỳ 3 tháng hay 6 tháng một lần.
Cũng như các Bảo tàng quốc gia khác, kho cơ sở Bảo tàng Hồ Chí Minh giữ vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của Bảo tàng Hồ Chí Minh. Kho cơ sở
là hệ thống kho tương đối lớn và hiện đại, được trang bị 126 tủ khung nhôm với hơn 1000 giá, kệ xếp đặt phù hợp từng loại tài liệu, hiện vật. Kho bảo quản có hệ thống điều hòa trung tâm và điều hòa cục bộ riêng đối với các phòng kho, đặc biệt như kho phim ảnh, kho hồ sơ… Các kho đều có máy hút ẩm, hệ thống phòng chống cháy, chống đột nhập, có đường dẫn khí độc, máy đo nhiệt độ, độ ẩm… tạo điều kiện thuận lợi và phục vụ đắc lực cho công tác bảo quản, bảo vệ hiện vật cũng như phục vụ khai thác.
Hiện vật đang bảo quản tại kho cơ sở Bảo tàng Hồ Chí Minh có tuổi thọ ít nhất cũng từ 40 đến 90 năm tuổi và một số hiện vật có các biểu hiện ố, nấm mốc, ôxi hóa… Do vậy, để bảo quản tốt hiện vật cần sự tổng hợp của tất cả các yếu tố hợp thành như: thiết kế kho, môi trường kho (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng), các tạp chất khí, các trang thiết bị đảm bảo và cán bộ làm công tác bảo quản am hiểu chuyên môn, áp dụng đúng quy trình khoa học và bảo quản, đạt được những kết quả là kéo dài tuổi thọ cho hiện vật.
Nhằm góp phần nâng cao công tác bảo quản hiện vật tại Bảo tàng Hồ Chí Minh, theo chúng tôi cần lưu ý một số giải pháp như sau:
- Cần phải xây dựng được nội quy, quy chế hoạt động của kho cơ sở. Trên cơ sở bản quy chế đó, công tác kiểm kê, bảo quản nói riêng và công tác kho nói chung sẽ triển khai đúng nguyên tắc và chắc chắn thu được kết quả.
- Mới đây Bảo tàng Hồ Chí Minh đã đầu tư đồng bộ hộp bảo quản cho các khối hiện vật gồm bản thảo, sách, báo và các đồ dệt. Trong thời gian tới, Bảo tàng cần tiếp tục đầu tư các trang thiết bị bảo quản cho các khối hiện vật như: kim loại, tác phẩm nghệ thuật… Nên trang bị hệ tống hút chân không để đảm bảo môi trường lý tưởng cho công tác bảo quản hiện vật giấy; trang bị tủ nạp khí ni tơ để tạo môi trường không có oxy tuyệt đối nhằm ngăn cản sự hoạt động của các tác nhân của các tác nhân gây hại có thể bảo quản hiện vật lâu dài.
- Bảo tàng Hồ Chí Minh đã scan lại toàn bộ nội dung khối tài liệu bản thảo và ảnh đang lưu giữ trong kho cơ sở để phục vụ cho những chương trình Quản lý hiện vật kho cơ sở Bảo tàng Hồ Chí Minh bằng công nghệ tin học, nhằm tạo điều
kiện thuận lợi để xây dựng cơ sở dữ liệu về hiện vật để quản lý và khai thác thông tin một cách có hiện quả, giúp người nghiên cứu, tra cứu có thể khai thác thông tin một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất, không những phục vụ cho công tác trưng bày mà còn phục vụ cho công tác khai thác tư liệu, hạn chế tối đa tần suất sử dụng hiện vật gốc để tránh những tác động xấu có thể ảnh hưởng đến tuổi thọ cũng như chất lượng của hiện vật.
Đối với Bảo tàng Hồ Chí Minh, công tác bảo quản hiện vật giữ một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động của bảo tàng. Nhiệm vụ bảo quản hiện vật bảo tàng là điều kiện cần thiết nhằm ngăn chặn và loại trừ những nguyên nhân hủy hoại hiện vật do tự nhiên và do con người trực tiếp hoặc gián tiếp gây ra nhằm bảo vệ sự nguyên gốc của hiện vật và kéo dài tuổi thọ cho hiện vật. Thông qua công tác gìn giữ, bảo quản và tổ chức, sắp xếp hiện vật, tu sửa, phục chế hiện vật một cách khoa học sẽ giúp cho bảo tàng thực hiện tốt chức năng nghiên cứu khoa học và giáo dục phổ thông kiến thức khoa học của mình.
Ngày nay, những thành tựu khoa học và công nghệ hiện đại đã chi phối hầu hết mọi lĩnh vực và ứng dụng rộng rãi trong thực tiễn, đáp ứng được với yêu cầu của thời đại thông tin - thời đại của nền kinh tế tri thức và công nghệ số.
Đối với cơ quan quản lý ngành, công việc đầu tiên được tiến hành để giữ gìn và phát huy di sản văn hóa là việc quản lý tổng thể hiện vật tại kho cơ sở của bảo tàng và di tích lịch sử văn hóa trên phạm vi cả nước. Đây là một công việc vô cùng quan trọng, không chỉ có ý nghĩa đặc biệt với công tác quản lý Nhà nước về di sản văn hóa mà còn phục vụ nghiên cứu tổng thể về di sản văn hóa, đồng thời góp phần ngăn chặn và xử lý có hiệu quả tình trạng mất cắp cổ vật, di vật và bảo vật Quốc gia.
Hiê ̣n vâ ̣t bảo tàng là tài sản vô giá của Quốc gia , phải được quản lý chặt chẽ và phát huy tối đa giá tri ̣ li ̣ch sử văn hóa của nó trong cô ̣ng đồng dân tô ̣c và cả nhân loại. Đối với những hoạt động của Bảo tàng Hồ Chí Minh , viê ̣c ứng du ̣ng công nghê ̣ thông tin vào các khâu công tác của bảo tàng là rất quan tro ̣ ng, đây là nguồn lực lớn giúp bảo tàng giải quyết công việc một cách khoa học , tỉ mỉ, nhanh chóng và chính
xác nhằm kịp thời nâng cao chất lượng quản lý , khai thác thông tin hiê ̣n vâ ̣t , phục vụ đắc lực cho công việc bảo vệ và phát huy các gía trị di sản văn hóa .
Để nâng cao hiê ̣u quả công viê ̣c trong các hoa ̣t đô ̣ng của bảo tàng , Bảo tàng Hồ Chí Minh cần ứng du ̣ng các tiến bô ̣ khoa ho ̣c kỹ thuâ ̣t và công nghê ̣ tiên tiến vào các khâu nghiệp vụ củ a bảo tàng như : công tác Kiểm kê – Bảo quản, Trưng bày và
triển lãm, Tuyên truyền giáo du ̣c.
- Trong công tác Kiểm kê - Bảo quản hiện vật bảo tàng
Bảo tàng Hồ Chí Minh là nơi lưu giữ đầy đủ nhất những hiện vật minh chứng cho cuộc đời và sự nghiê ̣p cách ma ̣ng của Chủ ti ̣ch Hồ Chí Minh – tài sản vô giá của quốc gia . Để phu ̣c vu ̣ cho viê ̣c chỉnh lý sổ sách và nâng cao hiê ̣u quả công tác quản lý, phục phục khai thác giá trị di sản thông qua trưng b ày, nghiên cứu và giáo dục được nhanh hơn và hiệu quả hơn , từ năm 2006 Bảo tàng Hồ Chí Minh đã phối hơ ̣p với Cu ̣c Di sản Văn hóa xây dựng phần mềm Quản lý hiê ̣n vâ ̣t kho cơ sở Bảo tàng Hồ Chí Minh bằng công nghệ tin học.
Qua quá trình phân tích, nghiên cứ u các ngôn ngữ lâ ̣p trình và hê ̣ quản tri ̣ dữ liê ̣u, đánh giá cấu hình thiết bi ̣ hiê ̣n có và căn cứ vào nhu cầu quản lý và khai thác thông tin hiê ̣n vâ ̣t, Bảo tàng Hồ Chí Minh đã chọn hệ quản t rị cơ sở dữ liệu SQL Serve of Microsoft và ngôn ngữ lâ ̣p trình Visual Basic 6.0 để xây dựng chương trình phần mềm Quản lý hiện vật tại kho cơ sở của Bảo tàng. Chương trình tổ chức gồm 3 phần chính:
1. Phần quản tri ̣ hê ̣ thống , cung cấp chức năng quản tri ̣ hê ̣ thống , trong đó
bao gồm các chức năng quản tri ̣ người sử du ̣ng , quản lý các danh mục và các thông số chương trình.
2. Quản lý dữ liệu , nhằm cung cấp các thao tác xử lý dữ liê ̣u như : nhập thông tin về hiện vâ ̣t, sửa chữa và câ ̣p nhâ ̣t bổ sung dữ liê ̣u.
3. Khai thác dữ liê ̣u, nhằm cung cấp chức năng khai thác thông tin hiê ̣n vâ ̣t , bao gồm: xem nô ̣i dung toàn bô ̣ thông tin hiê ̣n vâ ̣t về các hiê ̣n vâ ̣t trong cơ sở dữ
liê ̣u, tìm kiếm hiện vật, tổng hợp dữ liê ̣u báo cáo…
Để có được phần mềm quản lý hiê ̣n vâ ̣t này các cán bô ̣ khoa ho ̣c của Bảo tàng đã cùng với chuyên gia tin học của Cục Di sản văn hóa , nghiên cứ u thực tế
công tác kiểm kê và quản lý hiê ̣n vâ ̣t của bảo tàng , trên cơ sở 15 tiêu chí chung của phần mềm quản lý thông tin hiê ̣n vâ ̣t do Cu ̣c Di sản văn hóa xây dựng và cấp cho các bảo tàng trên toàn quốc , Bảo tàng Hồ Chí Minh đã đề xuất chỉnh sửa , bổ sung và xây dựng trang thông tin mới 29 tiêu chí cùng nhiều biểu mẫu báo cáo đầu ra phù
hơ ̣p với nô ̣i dung , yêu cầu quản lý thông tin hiê ̣n vâ ̣t kho cơ sở Bảo tàng Hồ Chí
Minh, giúp việc khai thác hiện vật nhanh hơn , hiệu quả hơn, đă ̣c biê ̣t là có thể phục vụ nhanh tất cả các yêu cầu đề ra theo chuyên đề , đi ̣a danh, số kiểm kê, loại hình…
mà không cần phải Sổ kiểm kê và Hồ sơ hiện vật ; có thể in thành danh mục toàn bộ khối hiê ̣n vâ ̣t (có thể thay thế cho Bản ghi chép hiện vật cũ với số lượng thông tin đầy đủ và chính xác hơn để bổ sung cho hê ̣ thống hồ sơ hiê ̣n vâ ̣t )…
Mă ̣c dù phần mềm quản lý thông tin hiê ̣n vâ ̣t đã được thử nghiê ̣m và đưa vào sử du ̣ng từ năm 2007, nhưng tính đến thá ng 11/2011, Bảo tàng Hồ Chí Minh mới chỉ nhập được gần 5.000 thông tin hiê ̣n vâ ̣t so với gần 13 vạn hiện vật hiện đang lưu giữ trong kho, đây là mô ̣t con số rất khiêm tốn trong tổng số hiê ̣n vâ ̣t mà Bảo tàng Hồ Chí Minh đang quản lý.
Để viê ̣c ứng du ̣ng công nghê ̣ thông tin vào công tác quản lý và khai thác hiê ̣n vâ ̣t thực sự có hiê ̣u quả , theo tôi Bảo tàng Hồ Chí Minh cần tâ ̣p trung vào mô ̣t số
công viê ̣c chính như sau:
Một là: Ban Giám đốc và cán bô ̣ phụ trách kho cơ sở phải chú trọng và quyết tâm đầu tư về trí tuê ̣, công sức và thời gian cho viê ̣c chỉnh lý và hoàn thiê ̣n hê ̣ thống hồ sơ, sổ
đăng ký hiê ̣n vâ ̣t, biểu mẫu của công tác kiểm kê. Tâ ̣p trung đăng ký vào sổ kiểm kê số
hiê ̣n vâ ̣t đang lưu giữ trong kho cơ sở và khối hiê ̣n vâ ̣t mới sưu tầm về nhâ ̣p kho cơ sở. Hai là: Cần phải có kế hoa ̣ch và giao nhiê ̣m vu ̣ cu ̣ thể cho các cán bô ̣ thực hiê ̣n triển khai và chủ đô ̣ng thực hiê ̣n công viê ̣c của m ình. Đối với những cán bộ đươ ̣c giao nhiê ̣m vu ̣ thực hiê ̣n công viê ̣c này đều là những người không trực tiếp tham gia xây dựng nô ̣i dung phần mềm quản lý hiê ̣n vâ ̣t ngay từ đầu và ho ̣ đều là
những cán bô ̣ mới nên ho ̣c cần có th ời gian để tìm hiểu và nắm bắt dần công việc . Do vâ ̣y, cần phải tuyển cho ̣n cán bô ̣ có trình đô ̣ nghiê ̣p vu ̣ bảo tàng , có thái độ khoa học nghiêm túc và sử dụng thành thạo công nghệ thông tin , có tâm huyết với nghề , đào ta ̣o và hướng dẫn ho ̣ sớm có thể đảm nhiê ̣m được công viê ̣c được giao .