Chương 4: Xây Dựng Quy Trình Truy Xuất Nguồn Gốc Cho Sản Phẩm Cá Tra Fillet Đông Lạnh Nhiễm Kháng Sinh
4.3.1. Quy trình truy xuất nguồn gốc tại công ty:
Hình 4.8: Quy trình truy xuất tại công ty.
Đại lý cung cấp thuốc chữa bệnh
Trung tâm cung cấp con giống
Đại lý cung cấp thức ăn
Vùng nuôi cá
nguyên liệu Nhà cung
cấp bao bì Nhà cung cấp
nguyên phụ liệu Nhà máy chế biến cá Tra fillet Cơ quan thẩm quyền của nước xuất khẩu
Cơ quan thẩm quyền của nước nhập khẩu Khách hàng
Nhà phân phối
Siêu thị
Với quy trình truy xuất trên ta thấy tại các tác nhân kế liền nhau có sự liên kết theo hai chiều xuôi và chiều ngược. Điều này thể hiện sự trao đổi thông tin qua lại giữa các bên với nhau. Vì vậy, để tìm hiểu việc truy xuất tại công ty, điều đầu tiên là phải nắm sự dịch chuyển của các thông tin cần thiết để truy xuất theo chiều xuôi tức là chiều đi từ nguyên liệu cho đến thành phẩm để xuất khẩu. Thông qua việc tìm hiểu này, ta sẽ xác định được phương pháp mà công ty đang áp dụng để truy xuất nguồn gốc sản phẩm dựa theo quá trình ghi nhận và lưu trữ hồ sơ.
* Theo chiều xuôi:
4.3.1.1. Đại lý cung cấp thuốc chữa bệnh:
Các đại lý cung cấp các loại thuốc chữa bệnh cho cá phải có những hiểu biết về quy định hiện hành, phải cam kết không cung cấp thuốc chữa bệnh cho cá có chứa các chất kháng sinh cấm hoặc hóa chất cấm nằm trong danh mục quy định. Các đại lý là người có thể tư vấn cho người nuôi về cách sử dụng, liều lượng và khuyến khích họ sử dụng các loại thuốc khác có hiệu quả điều trị cao mà không nhất thiết phải dùng kháng sinh. Các đại lý phải có ghi chép rõ ràng về số lượng, tên loại thuốc .. đã bán cho người nuôi nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.
4.3.1.2. Trung tâm con giống:
Trung tâm con giống phải có giấy phép hoạt động, có chứng nhận của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Trung tâm phải cho ra những con giống tốt, khoẻ, an toàn, không bệnh tật, không bị nhiễm kháng sinh, không bị nhiễm vi sinh vật. Trung tâm khi hoạt động cần có nhật ký ghi chép về tình trạng con giống, thời điểm, liều lượng và loại thuốc dùng để chữa bệnh cho cá giống.
4.3.1.3. Đại lý cung cấp thức ăn:
Hiện nay, hầu như các chủ nuôi đều có thể tự sản xuất thức ăn cho cá, họ chỉ cần mua nguyên liệu rồi phối trộn theo tỷ lệ biết trước nhằm giảm bớt chi phí cho ăn. Các đại lý cung cấp các thành phần để làm thức ăn cho cá phải có cam kết thức ăn cho cá phải hợp vệ sinh, chứa đủ thành phần các chất dinh dưỡng, không chứa các chất kháng sinh trong danh mục cấm và nhất là thức ăn không được bị mốc.
4.3.1.4. Vùng nuôi cá:
Hiện nay, công ty sở hữu vùng nuôi cá nguyên liệu đạt tiêu chuẩn Global GAP, những vùng nuôi này có thể cung cấp 30% nhu cầu chế biến của nhà máy. Vì vậy, nguyên liệu khi vào nhà máy rất an toàn và có đầy đủ thông tin ghi chép trong suốt quá trình nuôi nên việc truy xuất nguồn gốc rất dễ thực hiện.
Đối với các vùng nuôi khác yêu cầu phải có giấy cam kết không sử dụng hóa chất, kháng sinh để chữa bệnh cho cá nằm trong danh mục kháng sinh cấm của Việt Nam và quy định hiện hành. Trong đó cam kết không sử dụng CAP, Nitrofurance, MG, Fluoroquinolones (11 dẫn xuất) trong suốt quá trình nuôi. Việc sử dụng chất kháng sinh hạn chế nằm trong danh mục cho phép phải ngưng sử dụng 28 ngày trước khi thu hoạch. Người nuôi cam kết không sử dụng các loại thức ăn có xuất xứ không rõ ràng, không bị mốc hoặc hết hạn sử dụng, không chứa các chất kháng sinh cấm và phải được chứng nhận về tiêu chuẩn chất lượng.
Trong quá trình nuôi, người nuôi phải ghi lại vào nhật ký nuôi tình trạng, cách thức nuôi, cách trị bệnh, cho ăn, xử lý ao, nguồn gốc thuốc, thức ăn... đã sử dụng trong quá trình nuôi.
4.3.1.5. Nhà máy chế biến:
Nguyên liệu trước khi đưa vào nhà máy để chế biến đã được kiểm tra rất kỹ về các chỉ tiêu như: hóa chất cấm, cảm quan, tỷ lệ mồi...vì vậy nên chất lượng nguyên liệu được đảm bảo. Hiện nay, công ty có quy trình thu mua rất chặt chẽ và thống nhất áp dụng trong các nhà máy của công ty.
Khi chủ nuôi có nhu cầu bán cá, họ sẽ liên lạc trực tiếp với bộ phận thu mua cá của công ty hoặc thông qua điện thoại để đăng ký bán cá. Sau khi đăng ký, bộ phận thu mua cá có nhiệm vụ lấy thông tin từ người nuôi thông qua điện thoại hay trực tiếp, ghi chép lại đầy đủ. Sau đó, trưởng bộ phận thu mua xem xét danh sách các hộ nuôi đăng ký bán cá cho công ty bao gồm các thông tin: sản lượng, loại cá, size, địa điểm nuôi, mối quan hệ giữa chủ nuôi với công ty… qua đó lập danh sách tiến hành tổ chức cho bộ phận lấy mẫu xuống kiểm tra và lấy mẫu tại các ao nuôi để gửi đi phân tích. Ngoài ra, nhân viên bộ phận lấy mẫu khi xuống vùng nuôi phải kiểm tra, đánh giá điều kiện nuôi, nhật ký trong quá trình nuôi, chất lượng của cá.
Cán bộ trực tiếp xuống tận vùng nuôi để lấy mẫu và mã hóa mẫu. Theo đó, mỗi ao nuôi khi kiểm tra lấy mẫu sẽ được cấp cho một mã số riêng, mã số này luôn được thay đổi khi tiến hành lấy mẫu ở những lần tiếp theo. Tất cả các hồ sơ được chuyển qua bộ phận kỹ thuật để thẩm tra trước khi có kết quả kiểm nghiệm mẫu. Trưởng bộ phận thu mua cá xem xét, đánh giá điều kiện cơ sở nuôi, chất lượng cá. Nếu nhận thấy những lô cá của chủ nuôi nào đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định của công ty sẽ được lập danh sách và chuyển mẫu đã được mã hóa cho phòng kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra hóa chất, kháng sinh cấm.
Mẫu khi được chuyển đến phòng kiểm nghiệm để tiến hành phân tích các chỉ tiêu về kháng sinh cấm theo quy định của công ty bao gồm CAP, AOZ, MG/LMG. Khi có kết quả kiểm tra sẽ được chuyển lại cho bộ phận thu mua để ráp kết quả thông qua các mã số được mã hóa trên các mẫu gửi. Kết quả sau khi ráp đầy đủ sẽ được chuyển cho giám đốc quản lý chất lượng thẩm tra, đóng dấu.
Từ kết quả đã được kiểm tra, bộ phận thu mua lập danh sách các lô nguyên liệu đạt yêu cầu và các lô không đạt yêu cầu. Kết quả kiểm tra những lô nguyên liệu không đạt yêu cầu sẽ được thông báo đến chủ nuôi và từ chối việc đàm phán thu mua.
Bộ phận thu mua cá căn cứ vào danh sánh các lô nguyên liệu đạt yêu cầu và kế hoạch sản xuất trong tuần của công ty mà tiến hành lập kế hoạch dự kiến thu mua và chuyển sang bộ phận quản lý chất lượng để kiểm tra, đánh giá. Bộ phận quản lý chất lượng có trách nhiệm kiểm tra các thông tin trong kế hoạch thu mua hàng tuần bao gồm thông tin về: chủ hộ nuôi, địa chỉ, điều kiện nuôi, ngày lấy mẫu, người lấy mẫu, kết quả kiểm tra kháng sinh. Khi tất cả các thông tin đều phù hợp với quy định của công ty thì ký phê duyệt. Nếu không phù hợp thì báo lại cho bộ phận thu mua điều chỉnh. Kế hoạch thu mua sau khi được duyệt tại phòng quản lý chất lượng sẽ được chuyển sang giám đốc sản xuất, giám đốc nhà máy, trưởng bộ phận thu mua để ký xác nhận. Sau khi các thủ tục phê duyệt hoàn tất, phòng thu mua tiến hành làm hợp đồng thu mua cá đối với từng hộ nuôi.
Dựa vào lịch bắt cá, bộ phận thu mua cử nhân viên xuống từng ao nuôi giám sát việc bắt cá bao gồm: giám sát việc ngưng cho cá ăn trước khi thu hoạch 3 ngày, kiểm tra tỷ lệ mồi, giám sát việc đánh bắt, theo dõi sản lượng từng ghe và thời gian vận chuyển về nhà máy. Tất cả các lô
nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất phải được QC fillet kiểm tra chất lượng. Việc kiểm tra phải có sự chứng kiến của bộ phận tiếp nhận, vận chuyển. Tại đây, nguyên liệu được kiểm tra tỷ lệ mồi, cảm quan nếu đạt mới cho vào nhà máy để chế biến.
Khi bắt đầu chế biến một lô nguyên liệu, QC trưởng fillet tiến hành cho ghi mã số lô nguyên liệu gồm 8 con số theo cách thức : YY_MM_DD_TT
Trong đó:
YY : là năm chế biến lô nguyên liệu. MM: là tháng chế biến lô nguyên liệu. DD: là ngày chế biến lô nguyên liệu.
TT: là số thứ tự lô nguyên liệu nhập vào nhà máy trong ngày.
Ví dụ: một lô nguyên liệu nhập vào nhà máy có mã số là : 10042802 có nghĩa là lô nguyên liệu này được nhập vào ngày 28 tháng 04 năm 2010 và đây là lô thứ 02 được nhập vào nhà máy trong ngày này.
Mã số này sẽ được chuyển cho QC trưởng tất cả các công đoạn sau như: tạo hình, xếp khuôn… Trong quá trình chế biến, khi nào hết lô sẽ được thông báo cho các QC trưởng để tiến hành tách lô và thay đổi mã số lô mới để tránh trường hợp nhầm lẫn giữa các lô nguyên liệu với nhau.
Các thông tin quan trọng tại từng công đoạn sẽ được ghi nhận trên hồ sơ giám sát của từng công đoạn. Theo đó, tại mỗi công đoạn phải ghi rõ các thông tin như: mã số lô, tên người kiểm tra, thời điểm kiểm tra, đánh giá của QC về chất lượng của bán thành phẩm tại từng công đoạn và các điều kiện liên quan… Đây là các thông tin quan trọng mà từ những thông tin này tạo cơ sở để tiến hành truy xuất nguồn gốc lô hàng, tất cả các hồ sơ trên được tập hợp lại từng ngày và được đội trưởng đội HACCP thẩm tra và cho lưu trữ.
Một số trường hợp cần phải lưu ý :
Nếu bán thành phẩm được đóng gói ngay trên băng chuyền thì QC giám sát có nhiệm vụ cho in mã số truy xuất lên ngay bao bì phía đáy thùng cacton. Đóng tới đâu in tới đó, không được in quá nhiều dẫn đến dư thừa phải sữa chữa làm xấu bao bì. Số lượng hàng đóng gói và mã số truy xuất được ghi chép vào nhật ký đóng hàng để chuyển về phòng quản lý chất lượng theo dõi.
Nếu bán thành phẩm không được đóng gói ngay mà đóng tạm thì phải có thẻ size ghi nhận lại mã số truy xuất dán bên ngoài thùng tạm. Khi bảo quản trong kho, các thùng hàng tạm của từng lô nguyên liệu phải được tập trung trên một pallet để tiện theo dõi.
Đối với các lô hàng được đóng gói bằng bán thành phẩm lấy từ kho, khi đóng gói các QC phải theo dõi kỹ lượng hàng mang ra và mã số truy xuất trên thùng tạm để in lên thùng chính một cách chính xác. Trong trường hợp bán thành phẩm phải tái đông và mạ băng trước khi đóng gói thì QC giám sát băng chuyền và QC giám sát đóng gói phải thông tin cho nhau một cách nhịp nhàng. QC giám sát băng chuyền phải nắm được số lượng và mã số từng lô bán thành phẩm để thông tin cho QC giám sát đóng gói cắt lô, thay đổi lại mã số truy xuất nguồn gốc in trên bao bì để đảm bảo mã truy xuất nguồn gốc lô hàng chính xác tuyệt đối.
Nguyên liệu sau khi chế biến xong được tiến hành đóng thùng, yêu cầu mỗi thùng phải được in mã số truy xuất và mã số lô dưới đáy hay bên hông của thùng. Mỗi thùng sản phẩm phải có hai mã số:
Mã đầu tiên là mã số gồm có 9 con số có cấu trúc: