Hoàn thiện công tác phân tích công việc ở các bộ phận, đơn vị để có được

NỘI, GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NĂM 2020

3.3 GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC

3.3.1 Hoàn thiện công tác phân tích công việc ở các bộ phận, đơn vị để có được

Để đổi mới cơ cấu và tạo cở sở cho việc tổ chức sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực hợp lý và có hiệu quả nhất, Phòng Tổ chức Hành chính cần phải phân tích công việc để xây dựng một hệ thống bảng mô tả công việc cho từng vị trí việc làm của Viện. Đây được coi là giải pháp mang tính nền tảng để chọn và sử dụng nguồn nhân lực trong nhà trường có hiệu quả nhất.

1. Phân tích công việc là quá trình đi nghiên cứu, thu thập tất cả các thông tin về công việc, để qua đó nắm bắt được bản chất. Nội dung của công việc, phân tích công việc sẽ biết hết được các nhiệm vụ cụ thể và các quyền hạn khi thực hiện công việc cũng như các kỹ năng và các phẩm chất càn thiết để hoàn thành công việc.

Phân tích công việc và thiết kế lại công việc trong nhà trường có nội dung rất phức tạp, đòi hỏi có sự hướng dẫn thống nhất của Phòng Tổ chức hành chính cùng với sự tham gia của tất cả người lao động. Việc phân tích công việc chỉ ra công việc cần thiết để thực hiện hoàn hảo. Các nhà quản lý nhân lực sẽ sử dụng thông tin này để lập kế hoạch nguồn nhân lực và tuyển dụng nhân lực. Phân tích công việc chỉ ra những nội dung chương trình cần đào tạo huấn luyện và phát triển nhân lực, xác định mức thù lao cho công việc và kết quả phải hoàn thành khi thực hiện công việc đó là cơ sở để đánh giá kết quả đạt được. Qua phân tích công việc có thể chỉ ra được những yếu tố độc hại cho sức khỏe và mất an toàn đối với người lao động, nếu

93

những yếu tố này có hại không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng đi

Khi phân tích công việc cần xây dựng được các tài liệu sau:

+ Phiếu mô tả công việc: là liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm và các điều kiện lao động cũng như các mối quan hệ công tác của công việc cụ thể

+ Phiếu tiêu chuẩn thực hiện công việc là liệt kê các kết quả tối thiểu mà người đảm nhận công việc phải đạt được. Và đó chính là thước đo công việc

+ Phiếu yêu cầu chuyên môn công việc: Là các yêu cầu về các kiến thức đào tạo, kinh nghiệm và khả năng cũng như phẩm chất cá nhân cần thiết để hoàn thành tốt một công việc cụ thể.

Phân tích công việc bao gồm hai nội dung chính: thu thập thông tin về công việc và tổ chức viết các phân tích công việc và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích

Bước 2: Xác định các phương pháp cần thu thập thông tin Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Bước 4: Kiểm tra, xác nhận tính chính xác và đầy đủ của các thông tin

Bước 5: Xây dựng các phiếu mô ta công việc, phiếu tiêu chuẩn kết quả công việc và phiếu yêu cầu kỹ thuật chuyên môn của công việc.

94

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

BIỂU MẪU PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phạm Văn Tuấn Tên công việc Đơn vị Địa điểm

01/01/2013

1. Nhân lực đang giữ cv hiện

tại Giảng viên Khoa Kinh tế 267 Ngọc Hồi

2. Mục đích và mục tiêu Giảng dạy

3. Phối hợp với các đơn vị Toàn trường

4. Các công việc: giảng dạy môn Tin học đại cương, Tin học ứng dụng. Kế toán máy

Đánh giá công việc

Hoàn thành

nhiệm vụ

Hoàn thành tốt nhiệm vụ

Vượt định mức giờ giảng 5. Các nhiệm vụ phát sinh: Bí

thư liên chi đoàn khoa Kinh tế Đánh giá công việc

Hoàn thành

nhiệm vụ

Hoàn thành tốt nhiệm vụ

Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 6. Mối quan hệ: Cán bộ Khoa Kinh tế chịu trách nhiệm trước tổ bộ môn và Ban chủ nhiệm khoa, quản lý đoàn viên của Khoa

7. Các trách nhiệm đối với: Tài sản (Phòng máy, máy tính của phòng máy, bàn, ghế, máy chiếu, màn chiếu... phục vu giảng dạy môn tin học)

8. Điều kiện làm việc: Có máy tính riêng, điện thoại cố định, văn phòng phẩm đầy đủ, có phòng làm việc riêng cho tổ bộ môn, đi lại tự túc phương tiện, thời gian giảng dạy theo lịch khoa phân công.

9. Yêu cầu về đào tạo, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm:

Năm kinh nghiệm Trình độ chuyên môn

12

Kỹ sư Tin học Thạc sỹ Quản lý giáo dục

95

2. Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê chức năng, nhiệm vụ các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát, và tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung yêu cầu công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

PHIẾU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

01/01/2013 Phạm Văn Tuấn Giảng viên Khoa Kinh tế

Tên công việc: Giảng viên

Tóm tắt công việc: Giảng viên khoa Kinh tế dạy môn Tin học đại cương, Tin học Ứng dụng, Kế toán máy

Các nhiệm vụ chính:

1. Giảng dạy tại Khoa Kinh tế

2. Giảng dạy cho các Khoa trong toàn viện về bộ môn Tin

học

3. Quản lý phòng máy tính của Khoa Kinh tế 4. Tổ trưởng tổ bộ môn Tin học

Các nhiệm vụ phụ:

1. Bí thư liên chi đoàn khoa Kinh tế 2. Ủy viên ban chấp hành đoàn trường Các mối quan hệ

1. Báo cáo cho Ban Chủ nhiệm Khoa Kinh tế 2. Giám sát các đoàn viên khoa kinh tế

96 VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

YÊU CẦU TRÌNH ĐỘ - KỸ NĂNG CÔNG VIỆC

01/01/2013 Phạm Văn Tuấn Giảng viên Khoa Kinh tế

Đào tạo

Bằng Tiến sỹ Bằng Cao học

(X) Bằng Đại học (X) Trung học Chuyên ngành đào tạo: Kỹ sư tin học

Kinh nghiệm công việc theo yêu cầu: 2 năm Kiến thức và kỹ năng

theo yêu cầu:

Đúng chuyên ngành

giảng dạy

Các yêu cầu khác: Có sức khỏe tốt, năng động, nhanh nhẹn,

3. Bảng tiêu chuẩn chuyên môn là bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện như trình độ học vấn, kinh nghiệm công các, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho từng chuyên môn bộ phận, bảng tiêu chuyển chuyên môn giúp chúng ta hiểu được các đơn vị đang cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

Việc xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn công việc phải căn cứ vào sự phân tích, đánh giá các yêu cầu và nội cung công việc từng phòng, khoa, trung tâm, bộ phận của từng đơn vị trên cơ sở quy mô, cơ cấu tổ chức đã được thiết lập để định biên lao động một cách khoa học và riêng biệt:

- Xác định chức danh từng bộ phận

- Công việc cụ thể cho từng chuyên môn đó ra sao?

- Các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng chuyên môn trên các lĩnh vực?

- Mô tả cụ thể các công việc phải làm vơi mức độ hoàn thành.

97

Các tiêu chuẩn chức danh chuyên môn nhiệm vụ từ Viện trưởng, Phó viện trưởng, Trưởng, phó phòng, Chủ nhiệm, phó chủ nhiệm khoa và đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng, cụ thể chính xác. Nên tránh các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, các phẩm chất cá nhân của các chức danh hoặc có xây dựng cụ thể nhưng không áp dụng một cách nghiêm túc triệt để.

Cần phải gắn việc xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn công việc với phương pháp tư tưởng liệt kê những gì sẽ làm; làm đúng những gì đã viết, đã cam kết; kiểm tra, kiểm soát thực hiện; các hoạt động phòng ngừa và cải tiến,...để phát huy năng lực khả năng, lòng nhiệt tình với trách nhiệm cao nhất của mỗi người. Tiêu chuẩn chuyên môn công việc phải chuẩn xác, cụ thể với mỗi cán bộ viên chức đảm nhận chức danh đó phải hiểu được: Chức danh, danh phận, vai trò của mình là gì? Làm được, làm tốt công việc gì? Tiến hành công việc như thế nào? Phối hợp tổ chức quan hệ công tác với ai ra sao? (Bảng thu thập thông tin công việc Mẫu 1A, 1B, 1C) Phụ lục 2

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

01/01/2013 Giảng viên Khoa Kinh tế 267 Ngọc Hồi Các hoạt động Kết quả Chất lượng công việc Mức thời gian yêu cầu

Ngôn ngữ Tiếng phổ thông Tốt

Quan sát Tốt Tốt

Quản lý Quy mô nhỏ Tốt Giờ hành chính

Quan hệ Trong nhà trường Tốt

Tổ chức Hoạt động phong trào Tốt

Thể lực Tốt Tốt