Chương 3: GIẢI PHÁP TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM TIÊU CHUẨN-ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG 1
3.3. Xây dựng các giải pháp tạo động lực làm việc cho người lao động tại
3.3.3 Hoàn thiện công tác tính lương, thưởng
Trong chương trình tạo ra và tăng cường động lực cho người lao động đạt được các mục tiêu đã được thống nhất bằng việc gắn kết thành tích với các kết quả, có cả thưởng và phạt. Điều quan trọng phải làm cho người lao động luôn cảm thấy mối quan hệ khăng khít giữa các thành tích càng cao thì phần thưởng càng lớn và
ngược lại dựa vào hai nguyên tắc cơ bản sau:
Một là: gắn phần thưởng với thành tích, đóng góp chứ không phải thâm niên hay tư cách thành viên.
Hai là: Sử dụng hình thức kỷ luật để loại bỏ các hành vi mà doanh nghiệp không kỳ vọng vào dùng để thưởng để củng cố hành vi mong đợi.
Về cơ bản nhu cầu của người lao động luôn bảo gồm nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần, thỏa mãn nhu cầu tinh thần còn hạn chế các đòi hỏi thái quá của người lao động, nên trong tạo ra và tăng cường động lực luôn cần sự kết hợp giữa khuyến khích vật chất và khuyến khích tinh thần cho người lao động. Tuy nhiên, theo thứ bậc nhu cầu của người lao động đã được tác giả nghiên cứu ở trên, trong Trung tâm Kỹ thuật 1 hiện nay thì nhu cầu lương cao được nhấn mạnh nhất, do đó cần nhấn mạnh các biện pháp kích thích vật chất, nhưng trong tương lai khi nhu cầu này đã được đáp ứng tốt thì những nhu cầu thứ tự sau lại là có vị trí quan trọng hơn như nhu cầu được thăng tiến, tính tự chủ, tính đa dạng trong công việc sẽ được quan tâm những nhu cầu cao hơn của người lao động. Bởi vậy, theo tác giả thì Trung tâm phải chú ý tới các vấn đề sau:
- Hoàn thiện quy chế trả lương: đảm bảo chi trả tiền lương công bằng, hợp lý, mạng tính cạnh tranh để kích thích tinh thần của người lao động làm việc tự giác, nhiệt tình.
- Nhu cầu lương cao là một trong những nhu cầu quan trọng nhất tác động tới động lực làm việc của lao động trực tiếp kiểm định - hiệu chuẩn tại Trung tâm Kỹ thuật 1 hiện nay. Hơn nữa, đối với người lao động làm trong Trung tâm Kỹ thuật 1 năm 2013 có tiền lương bình quân là 10,5 triệu đồng/người/tháng, cao hơn với các Trung tâm khác trong Tổng cục TCĐLCL. Trung tâm áp dụng mức lương cơ bản theo quy định của Nhà Nước là 1.150.000 đồng/tháng. Bởi vậy, để tạo ra và tăng cường động lực làm việc, giữ chân người lao động ở lại Trung tâm lâu dài, theo tác giả thì Trung tâm phải trả lương tương xứng với những gì người lao động đóng góp và đảm bảo công bằng đối với tất cả lao động và mang tính cạnh tranh trên thị
trường. Do đó, khi trả lương thì cần lưu ý một số vấn đề sau:
+ Tiền lương phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động mở rộng, bởi bản chất của tiền lương là biểu hiện bằng tiền của sức lao động, là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động nên nó phải đảm bảo cuộc sống của họ và có phần tích lũy.
Theo tác giả thì Trung tâm phải xem xét đến sự biến động giá cả trên thị trường để ấn định mức lương, trong tiền lương nên bao gồm phần: phần cứng tương đối ổn định theo sản phẩm và phần mềm để điều chỉnh cho phù hợp với sự biến động của thị trường và khả năng sinh lời của Trung tâm.
- Trung tâm đang vận dụng theo thang bảng lương của nhà nước, trong quá trình tính lương sản phẩm Trung tâm căn cứ vào mức lao động cho sản phẩm và mức lương cơ bản do Nhà Nước quy định. Do đó, phải cập nhật những quy đinh mới của nhà nước về tiền lương để mức lương sản phẩm phù hợp với tình hình thực tế. Trung tâm nên có sự nghiên cứu vận dụng cho tình hình kinh doanh của mình.
Mức lương ấn định dựa trên sự thỏa thuận bình đẳng giữa người lao động và người sử dụng lao động không được trái với các quy định của pháp luật hiện hành và được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động. Trong quá trình tính lương sản phẩm cũng cần phải tính tới chỉ số giá cả trên thị trường và kết quả kinh doanh của Trung tâm để điều chỉnh cho phù hợp.
- Tiền lương phải thỏa đáng so với công sức và phải công bằng. Hệ thống trả công phải làm cho mọi người trong Trung tâm nhìn thấy và có niềm tin dài hạn về mối quan hệ khăng khít giữa cái mà họ đóng góp với cái mà họ nhân được, không được có những biểu hiện về sự bình quân hay thiên vị nào tồn tại. Bởi vậy, theo tác giả phải luôn quan tâm tới cải tiến hệ thống trả công trong Trung tâm. Khi xây dựng quy chế tiền lương phải trưng cầu ý kiến của người lao động để có thể biến được ưu, nhược điểm của hệ thống trả lương hiện tại và những vấn đề cần khắc phục.
Trung tâm có thể nắm rõ mong muốn, nguyện vọng và quan điểm của họ về tính hợp lý, sự công bằng trong cách tính lương. Điều này giúp cho Trung tâm tránh được những sai lầm mang tính chủ quan, áp đặt. Mặt khác, làm cho người lao động cảm thấy được tôn trọng và việc trả lương là do chính họ xây dựng và quyết định.
Khi xây dựng hệ thống trả lương cần thiết phải đánh giá giá trị công việc để xây dựng cấu trúc tiền lương hợp lý.
Theo tác giả, nên sử dụng các hình thức thưởng - phạt hợp lý để kích thích người lao động nỗ lực làm việc và loại bỏ các hành vi sai trái.
Theo tác giả, nên lựa chọn các hình thức thưởng và đưa ra các mức thưởng hợp lý. Mỗi hình thức thưởng có những ưu, nhược điểm riêng, do đó việc sử dụng kết hợp một số hình thức thưởng nhất định sẽ giúp Trung tâm vận dụng được những lợi thế của chúng. Ngoài những hình thức thưởng hiện nay, Trung tâm đang áp dụng như: thưởng cho sáng kiến, thưởng hoàn thành định mức đơn hàng của khách hàng, thưởng an toàn. Theo tác giả nên bổ sung thêm các hình thức thưởng khác như:
năng suất và chất lượng đơn hàng, tiết kiệm chi phí kiểm định, chấp hành kỷ luật, thưởng cho tinh thần hợp tác, thưởng cho việc tìm được khách hàng mới. Khi đã xây dựng được các quy định rõ ràng về các mức thưởng cần thông báo và giải thích cho người lao động hiểu rõ để làm tăng kỳ vọng của họ về quan hệ giữa kết quả - phần thưởng.
Việc thực hiện thưởng có thể dưới dạng bằng tiền hay hiện vật nhưng điều quan trọng cần tạo được ấn tượng tốt của người được thưởng về cái mà họ nhận được, không được có biểu hiện thiên vị trong thực hiện thưởng. Hiện nay Trung tâm đang áp dụng thưởng cho người lao động theo hình thức đánh giá A, B, C đối với việc hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên khi đánh giá bằng hình thức này, chưa phát huy được hết tinh thần làm việc của người lao động, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Với những người lao động thực hiện công việc liên tục xuất sắc nên áp dụng hình thức tăng lương và thưởng tương xứng với thực hiện, để kích thích sự nỗ lực trong công việc của họ. Trung tâm có thể áp dụng việc bình bầu theo hệ số như hoàn thành công việc dựa vào tiêu chuẩn thực hiện công việc đã được quy định để xét thưởng theo lương cơ bản trong kỳ, thưởng có thể được áp dụng như sau:
(3-2)
Trong đó:
Thưởng theo cơ bản trong kỳ
: Tiền thưởng cơ bản và phụ cấp
: Hệ số thưởng chung trong kỳ (dựa vào mức độ hoàn thành mục tiêu của toàn Trung tâm trong đó xuất sắc là bằng 1,0 và giảm đi tương ứng với các mức hoàn thành mục tiêu khác nhau)
: Hệ số thành tích cá nhân (dựa vào đánh giá thực hiện công việc trong kỳ:
loại A = 1,4 (hoàn thành xuất sắc), loại B = 1,2 (hoàn thành tốt), loại C = 1,0 (hoàn thành), loại D = 0,8 (không hoàn thành do yếu tố khách quan, người lao động vẫn chấp hành đứng quy định), loại E = 0,5 (không hoàn thành nhiệm vụ được giao do lỗi của người lao động vi phạm các qui định của doanh nghiệp).
: Hệ số thưởng đơn vị (dựa vào mức độ hoàn thành mục tiêu bộ phận mà người lao động đang làm việc) với các mức:
Đối với các phòng kiểm định - hiệu chuẩn:
: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch 100%.
: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch từ 100% - 120%.
: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch từ 120% trở lên.
Các đơn vị không hoàn thành kế hoạch hệ số được tính lũy thoái:
: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch từ 90% - 100%.
: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch từ 80% -90%.
: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch dưới 80%.
Đối với các phòng Hành chính - Tổ chức:
: áp dụng đối với đơn vị bình xét xếp loại A.
: áp dụng đối với đơn vị bình xét xếp loại B.
: áp dụng đối với đơn vị bình xét xếp loại C.
: áp dụng đối với đơn vị bình xét xếp loại D.
Theo cách tính toán này đã thừa nhận những đóng góp của cá nhân nên có tác dụng rất cao. Nhưng để đảm bảo tính công bằng thì các đơn vị xét thưởng đơn vị loại A, B, C, D và các cá nhân loại A, B, C, D cần phải luôn nghiên cứu để xây dựng cho phù hợp với tính hình thực tế tránh tình trạng thưởng sai đối tượng.
Để đánh giá hiệu quả của cách trả lương theo lương cơ bản nhu đã trình bày ở trên, tác giả có thể tiến hành như sau:
- Trước hết theo tác giả, Trung tâm phải đề ra chỉ tiêu khen thưởng về số lượng và chất lượng.
+ Chỉ tiêu về chất lượng: là chỉ tiêu phản ánh năng suất, chất lượng của một hiện tượng hay quá trình kinh tế trong các điều kiện nhất định và đảm bảo chất lượng, độ chắc chắn và độ ổn định.
+ Với số lượng đơn hàng như trên và tỷ suất lợi nhuận sau thuế của Trung tâm bình quân hàng năm đạt 0,7% thì dự kiến doanh thu và lợi nhuận sau thuế khi đạt định mức và vượt định mức từ 120% trở lên như sau (giả định rằng các yếu tố khác không thay đổi)
Để tiện cho việc tinh toán, tạm thời bỏ qua phụ cấp, với mức lương cơ bản mà Trung tâm đang áp dụng là 1.150.000 đồng. Khi đạt kế hoạch thì các hệ số lần lượt là: 0,9; 1,0; 1,0. Còn khi vượt kế hoạch 120% trở lên thì các hệ số lần lượt là: 1,0; 1,2; 1,2.
Bảng 3.3: Kết quả kinh tế của việc áp dụng hình thức thưởng theo lương cơ bản
ĐVT: tỷ đồng
Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2015
Khi vượt kế hoạch 120% trở lên
Lượng tăng tuyệt đối
Doanh thu 80 96 16
Lợi nhuận sau thuế TNDN 15 18 3
Mức thưởng 0,43 0,48 0,051
Như vậy, có thể thấy rằng khi áp dụng hình thức thưởng theo lương cơ bản thì hiệu quả kinh tế mang lại là rất rõ, điều này thể hiện đó là số lợi ích chênh lệch giữa lợi nhuận tăng thêm và số tiền thưởng tăng thêm 51 triệu đồng).
Đồng thời qua cách thưởng này sẽ khuyến khích những lao động có chuyên môn và kỹ năng tốt phát huy tốt tinh thần làm việc của mình cho Trung tâm.
Trong quá trình thực hiện quy chế khen thưởng, theo đánh giá tác giả nên
chú ý tới các khía cạnh sau:
Thứ nhất: khen thưởng phải công minh đúng người, đúng thành tích. Bởi vì, trong môi trường tập thể, người lao động thưởng đánh giá thành quả lao động của mình bằng cách đối chiếu nó với thành quả lao động của những người khác, chứ ít khi đo lường với các tiêu chuẩn chính thống. Thường phải đảm bảo công bằng với tất cả mọi người trong Trung tâm, nó phải dựa trên mức độ hoàn thành công việc của cá nhân chứ không phải là vị trí của người lao động.
Thứ hai: Đưa ra các quyết định khen thưởng phải kịp thời, đúng nơi đúng lúc. Biện pháp khen thưởng phải được thực hiện ngay khi nhân viên đạt được thành tích, đừng để nguội lạnh hết nhiệt tình của nhân viên. Sự chậm trễ trong việc phản hồi thành tích của nhân viên có thể khiến nhân viên nghĩ rằng: "Nhà quản lý của họ không quan tâm gì đến họ". Điều này sẽ nảy sinh những bất mãn trong công việc và làm sụt giảm năng suất. Không những thế, nếu khen thưởng chậm còn làm mất đi tính khích lệ cũng như tính tuyên truyền của khen thưởng, giảm giá trị của phần thưởng vì phần thưởng lúc này có thể đã không còn ý nghĩa đối với nhân viên như trước. Bởi vậy, cần có những ghi nhận kịp thời với những thành tích suất sắc, cần phải có những lời khen ngợi ngay chứ không nhất thiết phải có khoản thưởng kèm theo ngay nếu doanh nghiệp chưa có khả năng tài chính để ghi nhận những đóng góp tích cực và tăng lòng tự hào từ bản thân người lao động.
Thứ ba: Quyết định thưởng cũng nên công khai trước toàn thể Trung tâm để tăng niềm tự hào của cá nhân tốt và nêu gương sáng cho những người khác học tập với hy vọng có cơ hội được khẳng định chính mình trước tập thể. Việc tiến hành công nhận hay trao giải thưởng phải trang trọng. Dù bận đến đâu, lãnh đạo Trung tâm nên là người trực tiếp công nhận và khen thưởng cho nhân viên. Thông tin khen thưởng phải được công bố rộng rãi cho mọi nhân viên, đối tác và đặc biệt là gia đình của người được khen thưởng. Tuy nhiên, cần lưu ý tránh tình trạng thưởng trở thành nguồn thu nhập chính, khi đó sẽ làm mất vai trò của tiền thưởng.
Thứ tư: Tạo ra mối liên kết thành tích - khen thưởng rõ ràng nhằm đảm bảo người lao động của mình hiểu được họ đang được yêu cầu làm gì để có thể xứng
đáng với sự khen thưởng, và mục tiêu cá nhân của họ phải dựa vào cái nhìn thực tế về tương lai và gắn liền với những gì Trung tâm cần làm để thành công. Hơn nữa tầm cỡ khen thưởng phải phù hợp với giá trị những mục đích của Trung tâm.
Người lao động ở mọi cấp sẽ có động lực hơn trong việc sử dụng nỗ lực cá nhân vào trong công việc một khi họ cảm thấy mình là một phần của bức tranh lớn hơn và hiểu được những hành động của họ có đóng góp như thế nào cho sự thành công của Trung tâm. Đây vừa là vấn đề khen thưởng vừa là vấn đề thông tin liên lạc.
Thứ năm: Theo tác giả, nên ban hành những chính sách và mục tiêu để đạt thành tích điều này có tác động lớn đến cung cách làm việc của người lao động.
Việc đưa ra được những định hướng phù hợp sẽ giúp người lao động nhìn nhận đúng đắn về điều gì là quan trọng đối với Trung tâm. Cụ thể hơn, người lao động sẽ biết được yêu cầu đặt ra cho mình là gì và sẽ có động lực để thực hiện những mục tiêu đó. Mặt khác, nếu không đưa ra được các định hướng hoạt động thì người lao động có thể sẽ bị lúng túng, không có động lực làm việc, hoặc có những hành vi thiếu tính xây dựng. Có hai yếu tố quan trọng để đạt thành tích. Yếu tố thứ nhất là các chính sách đúng đắn và yếu tố thứ hai là các mục tiêu phù hợp.
Các mục tiêu đã đưa ra dựa vào các yêu cầu:
- Phải kích thích sự tập trung: Mục tiêu có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của người lao động thông qua việc thu hút sự quan tâm và chi phối hợp đồng cho họ, tăng cường và kéo dài nỗ lực làm việc, tạo động lực cho người lao động sáng tạo các phương pháp hợp lý để đạt mục tiêu.
- Phải có tính hợp lý: Mục tiêu có khả thi, phù hợp hay không là yếu tố quan trọng tích cực hay tiêu cực tới hiệu quả làm việc.
- Phải đánh giá được: Các chỉ tiêu thực sự hữu hiệu nêu có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động. Chúng có thể là các tiêu chuẩn định lượng hoặc tiêu chuẩn định tính.
- Phải có tính khả thi: các cá nhân có khả năng và các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu và hiệu quả hoạt động cao.
-Phải khó khăn một chút: các mục tiêu cao thường kéo theo hiệu quả hoạt động hơn. Với việc đặt mục tiêu cao một chút, người lao động sẽ phải nỗ lực thêm và Trung tâm sẽ thu được hiệu quả hoạt động cao hơn.