3.2. Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tại Công
3.2.4. Tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu và xác định mức dự trữ nguyên vật liệu tối ưu
Cơ sở của giải pháp: Hàng tồn kho của Công ty có xu hướng ngày càng tăng đặc biệt là nguyên vật liệu. Trong hàng tồn kho thì nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất: năm 2009 chiếm 82,6%, năm 2010 chiếm 89,4%. và có tốc độ tăng rất lớn 126,96% . Hàng tồn kho là vốn chết trong suốt thời gian chờ đợi sử dụng nên sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của Công ty. Như vậy trong thời gian tới Công ty cần thực hiện các biện pháp hữu hiệu để giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho cũng như xác định mức dự trữ nguyên vật liệu tối ưu để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
lưu động.
Nội dung thực hiện:
- Giải phóng bớt nguyên vật liệu tồn kho bằng cách điều nguyên vật liệu thừa ở các đơn vị thành viên này sang đơn vị thành viên khác đang thiếu. Tạm ngưng nhập và dự trữ các nguyên vật liệu đang còn dư thừa, tiến hành bán thanh lý những nguyên vật liệu ứ đọng, kém mất phẩm để thu hồi vốn nhằm tái đầu tư sang lĩnh vực kinh doanh khác.
-Thường xuyên đánh giá, kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho, xác định mức độ thừa, thiếu nguyên vật liệu từ đó lên kế hoạch thu mua để lựa chọn thời điểm giá rẻ, địa điểm thuận lợi nhằm giảm chi phí vận chuyển và giảm chi phí kinh doanh.
- Để đảm bảo cho nguyên vật liệu của Công ty được sử dụng tiết kiệm hợp lý trước hết Công ty cần xây dựng được mức tiêu hao nguyên vật liệu và giảm được định mức này mà không làm ảnh hưởng đến việc cung ứng kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa. Từ đó dự đoán và quyết định điều chỉnh kịp thời việc nhập hàng trong kho trước sự biến động của thị trường. Đây là biện pháp rất quan trọng để bảo toàn vốn của Công ty.
Với đặc thù là đơn vị cung ứng, vận chuyển hàng hóa cho các Công ty tuyến sau của Tổng công ty nên nguyên vật liệu phục vụ cho sửa chữa đường ống, kho bể xăng dầu và các công trình đầu tư cần lượng lớn và yêu cầu cung cấp đầy đủ và kịp thời. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tiến hành đều đặn, liên tục và hoàn thành được kế hoạch sản xuất thì việc cung ứng nguyên vật liệu phải được tổ chức hợp lý, phải thường xuyên đảm bảo về số lượng, kịp thời về thời gian và đúng về phẩm chất.
Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng nguyên vật liệu là phải đảm bảo đủ về số lượng. Nghĩa là nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhưng ngược lại nếu cung cấp không đầy đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất, Công ty sẽ không hoàn thành được nhiệm vụ sản xuất. Cung ứng nguyên vật liệu kịp thời nghĩa là cung ứng đúng thời gian đặt ra của Công ty, thời gian này dựa vào kế hoạch sản xuất trong kỳ. Nếu cung cấp không kịp thời sẽ dẫn đến sản xuất ngừng trệ vì chờ đợi nguyên vật liệu. Để đáp ứng được yêu cầu trên Công ty phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với tình hình sản xuất thực tế và tình hình dự trữ nguyên vật liệu trong kho, luôn kết hợp hài hoà, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu phải được tiến hành thường xuyên trên các mặt: Khối lượng nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất và định mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
Đồng thời tuỳ theo kế hoạch để dự trữ nguyên vật liệu sao cho vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh vừa không gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Để xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu ta áp dụng công thức sau:
Dn = Nd × Fn
- Dn: Dự trữ nguyên vật liệu cần thiết trong kỳ - Nd: Số ngày dự trữ về nguyên vật liệu cần thiết
- Fn: Chi phí nguyên vật liệu bình quân mỗi ngày trong kỳ.
+ Số ngày dự trữ về nguyên vật liệu cần thiết (Nd) để duy trì một lượng dự trữ vật tư để đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục. Có thể lấy là số ngày cách nhau giữa hai lần nhập kho nguyên vật liệu. Số ngày bảo hiểm là số ngày cần thiết để duy trì một lượng tồn kho an toàn đề phòng những trường hợp bất thường trong việc mua sắm, vận chuyển nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình kinh doanh không bị gián đoạn.
+ Chi phí nguyên vật liệu bình quân mỗi ngày được xác định bằng cách lấy tổng chi phí nguyên vật liệu sử dụng của Công ty trong kỳ chia cho số ngày ở trong kỳ (1 năm tính chẵn 360 ngày ).
Thực tế áp dụng tại Công ty xăng dầu B12 theo kế hoạch chi phi sản xuất, tổng chi phí nguyên vật liệu sẽ phục vụ cho sản xuất của Công ty trong năm là 1.106.668 triệu đồng. Theo các hợp đồng ký kết với người cung cấp thì trung bình 15 ngày sẽ đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty. Số ngày dự trữ bảo hiểm Công ty dự tính là 7 ngày. Từ đó, có thể xác định số dự trữ về nguyên vật liệu trong năm 2010 của Công ty là:
1.106.668
(15 + 7 ) × = 67.630 triệu đồng 360
Kết quả của giải pháp:
Thực tế , tại ngày 31/12/2010 số dư tồn kho nguyên vật liệu của Công ty là 118.541 triệu đồng. Như vậy với việc xác định mức dự trữ nguyên vật liệu trên, Công ty có thể tiết kiệm 50.911 triệu đồng. Do đó các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn của Công ty tăng lên và được thể hiện qua bảng tính 3.6:
Như vậy, hàng tồn kho bình quân sau khi thực hiện giải pháp đã giảm 25.455 triệu đồng nên vòng quay hàng tồn kho đã tăng 48,27 vòng và kỳ luân chuyển hàng tồn kho giảm 0,68 ngày.
Bảng 3.6 : KẾT QUẢ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU TỐI ƯU
Đơn vị tính : Triệu đồng
Chỉ tiêu Trước giải pháp
( Năm 2010) Sau giải pháp Chênh lệch
Doanh thu thuần 13.455.385 13.455.385 0
Hàng tồn kho bình quân 97.909 72.454 -25.455
Vòng quay hàng tồn kho 137,43 185,70 48,27
Kỳ luân chuyển hàng tồn kho 2,62 1,94 -0,68