Cán bộ quản lý sản xuất công nghiệp là người phải đảm nhiệm, hoàn thành 04 loại công việc (1, 2, 3, 4) sau đây:
- - 31
1 2 3 4 = + + +
Hình 1.2.Sơ đồ hệ thống quản lý a. Lập kế hoạch sản xuất công nghiệp
Lập kế hoạch là quá trình phác hoạ, dự kiến một hoạt động trong tương lai.
Lập kế hoạch hoạt động là quá trình tìm hiểu lựa chọn trước hoạt động, các yếu tố cho hoạt động và phương thức tiến hành hoạt động.
Quản lý sản xuất
công nghiệp
Lập kế hoạch sản xuất
công
Đảm bảo tổ chức cho SX
công
Điều phối sản xuất
công nghiệp
Kiểm tra
Phân hệ đường lối chiến lược, kế hoạch
Phân hệ
lập pháp, thể chế, lập quy
Bộ máy điều hành
Đối tượng quản Quyết định, biện pháp quản lý lý
- - 32
Sản phẩm của quá trình lập kế hoạch là bản kế hoạch. Bản kế hoạch thường có tên của hoạt động cụ thể và bao gồm các nội dung như:
- Mục đích và các mục tiêu của hoạt động;
- Nội dung, quy mô, địa điểm, thời gian hoạt động, người chủ trì các phần việc chính...;
- Thành phần và toàn bộ kinh phí.
Như vậy, có thể tách tương đối thành ba mặt của quá trình lập kế hoạch. Đó là: Kế hoạch hoá mục đích, các mục tiêu (xây dựng cây mục tiêu); Kế hoạch hoá chương trình hành động; Kế hoạch hoá các nguồn lực.
Bản kế hoạch gồm có ba phần tương đối riêng biệt nhưng liên quan mật thiết với nhau. Đó là phần kế hoạch mục đích và các mục tiêu, phần kế hoạch (chương trình) hành động và phần kế hoạch các nguồn lực (kế hoạch tài chính).
Khi xây dựng phần kế hoạch này phải dự kiến, dựa vào hai phần kế hoạch kia. Và vì thế mà có nhiều phương án kế hoạch, và vì thế mà việc lập kế hoạch trong thực tế gặp nhiều khó khăn,trở ngại...Mặt khác, do phải dự báo, dự kiến nhiều thứ liên quan biến động phức tạp trong tương lai nên không thể có kế hoạch hoàn toàn chính xác.
Bản kế hoạch được sử dụng cho nhiều công việc quan trọng sau nó, đó là:
- Kế hoạch là cơ sở, căn cứ cho việc chuẩn bị trước, đầy đủ, đồng bộ các điều kiện, nguồn lực phục vụ các hoạt động của quá trình sản xuất.
- Kế hoạch đưa ra các nhiệm vụ, mốc, chuẩn...cụ thể cho việc điều hành, cho tổ chức thực hiện quá trình sản xuất.
- Kế hoạch sản xuất là cơ sở cụ thể cho việc xây dựng và triển khai các biện pháp kiểm tra tất cả các yếu tố, các hoạt động thành phần, các loại chi phí, các sản phẩm của quá trình sản xuất.
- - 33
Tiến hành sản xuất không được dự định trước, không được lên phương án trước thì khó hoặc không tập trung được các nguồn lực, không nỗ lực tối đa, các điều kiện không được chuẩn bị tốt dẫn đến trục trặc nhiều, lãng phí nhiều, hiệu quả thấp.
Những cơ sở, căn cứ cần thiết cho việc lập kế hoạch:
- Những cơ hội, nguy cơ, sức ép mà ta nên hoặc phải có hoạt động ứng phó trong tương lai gần hoặc tương lai xa (làm rõ sự cần thiết phải tiến hành hoạt động).
- Sẽ có những ai cùng tham gia hoạt động ứng phó như ta, cùng với ta trong cùng một tương lai, họ có gì ưu thế hoặc thất thế so với ta...
- Khả năng đáp ứng, ứng phó tương đối chắc chắn tối đa của ta về số lượng, chất lượng, giá và thời hạn hoàn hành.
Trong nền kinh tế thị trường, chỉ cần dự đoán sai lớn ở một trong 3 mặt nêu trên là nguy hiểm, dễ đi đến tổn thất to lớn, đổ vỡ. Cần có được các thông tin cần thiết và phương pháp dự đoán tương đối chính xác từng mặt nêu trên.
Chiến lược là một loại kế hoạch đặc biệt. Chỉ khi có chiến lược phát triển (chiến lược sản xuất kinh doanh) mới xây dựng được các kế hoạch cụ thể. Trong kinh tế thị trường các biến động nhiều và diễn ra với tốc độ nhanh. Do vậy, việc hoạch định chiến lược nhằm tạo cơ sở cho việc chuẩn bị trước là rất quan trọng. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện có cạnh tranh việc định hướng chiến lược và điều chỉnh chiến lược kịp thời, có cơ sở thường đem lại những lợi ích to lớn.
Để có nguyên liệu xây dựng chiến lược doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm đầu tư cho công tác dự báo nhu cầu của thị trường, dự báo về các đối thủ cạnh tranh và về năng lực của chính bản thân doanh nghiệp trong cùng một tương lai.
Quy trình lập kế hoạch: Quy trình lập kế hoạch gồm các bước như: Nhận biết (nhận thức) cơ hội, nguy cơ, sức ép; Tập hợp, kiểm định các cơ sở, căn cứ (tiền đề); Xây dựng các phương án kế hoạch; Chính thức lựa chọn, quyết định kế hoạch...
- - 34
Hình 1.3.Quy trình lập kế hoạch
Tóm lại, lập kế hoạch sản xuất công nghiệp với mục đích là có được bản kế hoạch sản xuất làm cơ sở cho việc chuẩn bị trước mọi vấn đề cần thiết cho sản xuất.
Bản kế hoạch sản xuất chỉ được sử dụng khi nó đảm bảo chất lượng. Chất lượng của bản kế hoạch sản xuất công nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng của các căn cứ phải sử dụng khi lập kế hoạch. Nếu đủ ba căn cứ, mỗi căn cứ tương đối chính xác là điều đảm bảo quan trọng nhất của chất lượng kế hoạch sản xuất công nghiệp.
Chất lượng của kế hoạch sản xuất công nghiệp phản ánh trình độ lập kế hoạch – trình độ tìm hiểu,lựa chọn sản phẩm công nghiệp, các yếu tố cho hoạt động và phương cách tiến hành sản xuất công nghiệp trong tương lai.
Để có cơ sở, căn cứ tin cậy cho việc hoạch định chiến lược, xây dựng kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp sản xuất chúng ta phải đầu tư thoả đáng cho công tác dự báo nhu cầu của thị trường, các đối thủ cạnh tranh và năng lực của bản thân doanh nghiệp trong cùng một thời điểm ở tương lai.
b. Đảm bảo tổ chức cho doanh nghiệp sản xuất công nghiệp
Nhiều nhà khoa học thống nhất cho rằng, đảm bảo tổ chức cho hoạt động đông người bao gồm:
- Lựa chọn, thiết lập và không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.
- Xác định và không ngừng nâng cao chất lượng của cơ cấu nhân lực.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bao gồm các cấp, các bộ phận, các đối tượng quản lý và các quan hệ trực thuộc, phối hợp giữa chúng. Ở mỗi cấp quản lý có một thủ trưởng toàn quyền và chịu trách nhiệm toàn bộ về kết quả hoạt động của cấp đó.
Tìm hiểu cụ thể, thu thập thông tin,
kiểm định dữ liệu
Xây dựng các phương án kinh
doanh
Cân nhắc, chính thức lựa chọn một phương án Hình thành
ý tưởng kinh doanh
- - 35
Các bộ phận như ban, phòng... được thiết lập để giúp cho thủ trưởng cùng cấp về nghiệp vụ quản lý hàng ngày khi khối lượng công việc của các nghiệp vụ đó đủ lớn.
Một số kiểu loại cơ cấu tổ chức quản lý điều hành phổ biến sau đây :
1. Kiểu tổ chức quản lý trực tuyến: Đây là cơ cấu tổ chức giản đơn nhất, trong đó thường có hai cấp thủ trưởng không có bộ phận, người giúp việc. Trong cơ cấu tổ chức quản lý này các thủ trưởng con được thiết lập để quản lý toàn diện trực tiếp. Lãnh đạo, điều hành các thủ trưởng con là một thủ trưởng cấp trên.
Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý này thường được áp dụng khi quy mô và độ phức tạp quản lý tăng vượt quá khả năng của một người nhưng chưa lớn lắm, người ta không muốn phân chia quyền lực cho người bên ngoài và cần các thủ trưởng có kiến thức toàn diện, tổng hợp. Cơ cấu này hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý này được sử dụng nhiều trong kinh tế gia đình quy mô nhỏ và vừa.
Hình 1.4. Sơ đồ kiểu tổ chức quản lý trực tuyến
2. Kiểu tổ chức quản lý theo chức năng: Theo cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo chức năng quản lý và hình thành nên những nhà lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định. Các bộ phận quản lý cấp dưới nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng ban khác nhau.
Giám đốc doanh nghiệp sản xuất
Quản đốc phânxưởng Quản đốc phânxưởng 3 Quản đốc phânxưởng 1
Các đối tượng quản lý
Các đối tượng quản lý
Các đối tượng quản lý
- - 36
Cơ cấu này thu hút được các chuyên gia vào giải quyết các vấn đề chuyên môn, giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo. Tuy nhiên do đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng.
Hình 1.5. Sơ đồ kiểu tổ chức quản lý theo chức năng
3. Kiểu tổ chức quản lý trực tuyến chức năng là kiểu cơ cấu kết hợp của hai - cơ cáu trên, trong đó có nhiều cấp quản lý và các bộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cấp cao. Thủ trưởng trực tuyến (theo chiều dọc) là người có quyền cao nhất trong quá trình điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả điều hành ở cấp mình phụ trách. Các bộ phận chức năng được thành lập để giúp các thủ trưởng trực tuyến về theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện về mặt nghiệp vụ quản lý như: lập kế hoạch, tổ chức cán bộ, thống kê, kế toán... Các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh, chỉ huy đối với các thủ trưởng cấp dưới.
Kiểu cơ cấu tổ chức này phát huy được các ưu điểm của cơ cấu trực tuyến là phân quyền để chỉ huy kịp thời...và các ưu điểm của cơ cấu chức năng là chuyên sâu nghiệp vụ: đảm bảo cơ sở, căn cứ cho việc ra quyết định, hướng dẫn thực hiện các quyết định...
Tổng Giám đốc
Phòng A Phòng B Phòng C Phòng D
Công ty A Công ty B Công ty C
Giám đốc Công ty
Giám đốc Xí nghiệp
Phòng, ban Phòng, ban
- - 37
Hình 1.6. Sơ đồ kiểu tổ chức quản lý trực tuyến chức năng-
4. Kiểu tổ chức quản lý theo ma trận: Các tập đoàn, hãng lớn đều tổ chức bộ máy hoạt động theo kiểu này. Trong cơ cấu quản lý theo ma trận, cấp quản lý cấp dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên xuống dưới, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức này là: Định hướng theo kết qủa cuối cùng rõ ràng; Phát huy được sức mạnh của các chuyên gia ở các lĩnh vực chuyên môn; Xác định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích.
Nhược điểm: Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức; Có nguy cơ không đồng nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và theo chiều ngang.
Hình 1.7. Sơ đồ kiểu tổ chức quản lý theo ma trận
Mỗi kiểu cơ cấu tổ chức quản lý có ưu, nhược điểm riêng, được sử dụng trong trường hợp nhất định. Khi quy mô và tính phức tạp của phân hệ đối tượng
Tổng giám
Phòng A Phòng B Phòng C
Khu vực A
Khu vực B
Quản đốc
Phòng, ban Phòng, ban
- - 38
quản lý tăng thì quy mô của bộ máy quản lý cũng tăng theo. Quy mô của bộ máy quản lý khi cần thiết thì phải tăng nhưng mức độ mạch lạc, nhanh chóng trong việc hình thành và triển khai biện pháp quản lý, hiệu quả quản lý không được giảm.
Các bước xây dựng bộ máy quản lý:
- Bước 1: Xác định nhu cầu quản lý
- Bước 2: Lựa chọn kiểu cơ cấu tổ chức quản lý.
- Bước 3: Xác định quy mô của Bộ máy quản lý điều hành .
- Bước 4: Thiết lập các bộ phận chức năng (giúp việc về nghiệp vụ quản lý) - Bước 5: Quy định nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn trách nhiệm của từng - cấp, từng bộ phận của bộ máy quản lý; quan hệ trực thuộc giữa các cấp hoặc quan hệ phối hợp giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý được hình thành phải đáp ứng yêu cầu sau :
- Đảm bảo việc hình thành và triển khai các quyết định (các biện pháp) quản lý sát đúng, có hiệu lực nhất.
- Đảm bảo một cấp dưới, một người thừa hành chỉ chịu sự lãnh đạo, sự chỉ huy trực tiếp của một thủ trưởng cấp trên.
- Đảm bảo quan sát được hệ thống quyền lực và chịu trách nhiệm trong quá trình ra quyết định, trong quản lý.
- Khi thiết lập từng cấp, từng bộ phận và cả bộ máy quản lý cần chú ý vận dụng các chỉ dẫn sau: Một thủ trưởng trực tuyến không nên quản lý quá 15 đối tượng. Nếu tăng đối tượng quản lý theo cấp số cộng thì mỗi quan hệ mà quản lý phải khai thông, xử lý tăng theo cấp số nhân.
Việc tăng hoặc giảm quy mô của bộ máy quản lý phải căn cứ vào nhu cầu quản lý, trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý, trình độ trang bị máy móc, phương tiện cho hoạt động quản lý.
- - 39
Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp được hình thành phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Đảm bảo việc hình thành và triển khai các quyết định các biện pháp quản lý sát đúng và hiệu lực nhất.
- Đảm bảo một cấp dưới, một người thừa hành chỉ chịu sự lãnh đạo, sự chỉ huy trực tiếp của một thủ trưởng cấp trên.
- Đảm bảo quan sát được hệ thống quyền lực và chịu trách nhiệm trong quá trình ra quyết định, trong quản lý.
Phân giao quyền hạn trong bộ máy quản lý doanh nghiệp sản xuất công nghiệp
Phân giao quyền hạn về cơ bản là sự phân công lao động trong quản lý, là sự giành cho thuộc cấp, cho bộ phận nghiệp vụ được tham gia hoặc chủ trì ra các quyết định nhằm triển khai các hoạt động được phân công. Phân công giao quyền hạn còn được hiểu là sự uỷ quyền, đảm bảo công cụ cho thuộc cấp chủ động trong việc triển khai các chức trách quy định.
Khi phân giao quyền hạn trong bộ máy quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đảm bảo phù hợp với chức trách đã quy định cho thuộc cấp.
- Đảm bảo đi đôi, tương xứng với trách nhiệm.
- Đảm bảo thuận biến với trình độ, độ tin cậy của thuộc cấp.
- Đảm bảo đi đôi, tương xứng với thông tin, sự giám sát, kiểm tra, đánh giá và khen (chê).
- Đảm bảo công bố chính thức, trình bầy rõ ràng.
Về cơ cấu nhân lực cho doanh nghiệp sản xuất công nghiệp:
- - 40
Ở con người năng lực bao gồm sức lực, trí lực và tâm lực. Năng lực của con người còn được gọi là khả năng lao động khả năng thực hiện, hoàn thành công việc. - Trong thời đại mới trí lực và tâm lực ngày càng có vai trò quan trọng.
Nhân lực của doanh nghiệp là toàn bộ khả năng lao động mà doanh nghiệp cần và có thể huy động, sử dụng cho việc thực hiện, hoàn thành các nhiệm vụ trước mắt và lâu dài. Chúng ta thường xuyên phải xác định nhu cầu, kiểm duyệt, đánh giá nhân lực. Điều cần quan tâm, thường xuyên phải giải quyết là cơ cấu nhân lực.
Cơ cấu nhân lực là số lượng và tỷ trọng của các loại nhân lực (các loại người lao động).
Căn cứ vào chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức lao động người ta tính toán được số lượng của từng loại nhân lực; Cộng số lượng nhân lực của từng loại được toàn bộ nhân lực; Chia số lượng nhân lực của từng loại cho toàn bộ được tỷ trọng; Tập hợp tỷ trọng của tất cả các loại người lao động được cơ cấu nhân lực.
Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động cần xác định cơ cấu nhân lực cần thiết cho việc thực hiện, hoàn thành các công việc và cơ cấu nhân lực hiện có. So sánh hai kết quả đó chúng ta có kết luận về mức độ phù hợp, để có biện pháp ứng phó.
Đối với doanh nghiệp đang hình thành cần xác định cơ cấu nhân lực cần thiết để có cơ sở tuyển dụng, đào tạo...
Một xu hướng quan trọng chúng ta cần quan tâm là: tỷ trọng lao động trí tuệ, lao động kỹ thuật ngày càng tăng; tỷ trọng lao động cơ bắp, lao động giản đơn, phổ thông ngày càng giảm.
Khi có máy móc thiết bị thay thế năng suất lao động tăng cao, số lượng lao động cho một đơn vị sản phẩm giảm. Trong trường hợp này nếu tăng quy mô sản xuất thì nhu cầu lao động vẫn có thể tăng.