CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN
3.2. Một số giải pháp nhằm tạo động lực cho người lao động tại Công ty nhiệt điện Nghi Sơn 1
3.2.1. Thiết lập mục tiêu làm việc hiệu quả cho nhân viên để giúp họ hoàn thành tốt nhất công việc của mình
Thiết lập mục tiêu có tác dụng rõ ràng trong việc tạo động lực cho người lao động, nâng cao tính tự chủ của họ vì rõ ràng họ đƣợc tham gia trực tiếp trong việc tạo ra mục tiêu cho chính mình. Chính họ là người quản lý tiến độ thực hiện các mục tiêu đó. Phương pháp này cũng giúp cho người lao động hiểu rõ hơn những mục tiêu, chiến lƣợc của tổ chức, giúp họ nhận thấy mình cũng là một mắt xích quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu và chiến lƣợc chung. Từ đó tăng sự gắn bó của người lao động với tổ chức. Tại Công ty, hoạt động thiết lập mục tiêu cho nhân viên chƣa đƣợc coi trọng. Nhân viên khá mơ hồ về mục tiêu, chiến lƣợc của tổ chức; không có mục tiêu làm việc rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân. Để hoạt động thiết lập mục tiêu cho nhân viên đạt hiệu quả có thể thực hiện một số giải pháp sau:
Trước hết, cần nâng cao nhận thức của các cấp Lãnh đạo về tầm quan trọng của hoạt động thiết lập mục tiêu tới động lực và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của hoạt động này thì các cấp lãnh đạo mới đầu tƣ thời gian, nguồn lực cho việc áp dụng và thực hiện biện pháp tạo động lực bằng cách thiết lập mục tiêu hiệu quả cho từng cá nhân người lao động.
Học viên: Nguyễn Minh Hoàng 96 Cao học: QTKD 2014A
Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng thiết lập mục tiêu cho các cấp quản lý từ trưởng phòng/ phân xưởng trở lên. Các cấp quản lý cần được cung cấp những kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết về thiết lập mục tiêu để áp dụng hiệu quả trong thực tế. Việc tiến hành đào tạo có thể liên kết với các cơ sở đào tạo hiện đang hợp tác với Công ty như Trường đại học Điện lực, các đối tác đã cung cấp, lắp đặt thiết bị trong quá trình xây dựng nhà máy nhƣ Tập đoàn Marubeni, Foster Wheeler v..v..hoặc mở lớp tại Công ty mời chuyên gia bên ngoài về giảng dạy.
Cần triển khai các mục tiêu, chiến lƣợc, kế hoạchSXKD chung của Công ty đến từng người lao động. Trong các cuộc họp hàng tháng, quý, năm, Lãnh đạo trực tiếp có trách nhiệm phổ biến, giải thích mục tiêu, chiến lƣợc phát triển, kế hoạch SXKD của Công ty và đơn vị mình phụ trách đến từng người lao động. Đảm bảo người lao động hiểu rõ về các mục tiêu, kế hoạch và cam kết cùng thực hiện mục tiêu chung.
Lãnh đạo trực tiếp sẽ là người cùng nhân viên thiết lập mục tiêu làm việc.
Cần quy định rõ trách nhiệm của người lãnh đạo trực tiếp là người có trách nhiệm hỗ trợ nhân viên thuộc phạm vi mình quản lý thiết lập mục tiêu làm việc. Quản lý trực tiếp cũng là người hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch đi kèm để thực hiện mục tiêu, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu của nhân viên.
Cần thu hút người lao động tham gia vào quá trình đặt mục tiêu; để nhân viên tự đề ra mục tiêu của họ dựa trên mục tiêu chung của tổ chức. Dựa trên mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu mà nhân viên thiết lập người quản lý cần thảo luận, trao đổi lại với nhân viên để có sự điều chỉnh và thống nhất cần thiết các mục tiêu đã định. Các nhân viên chính là người hiểu được mình có khả năng đạt được mục tiêu đó hay không. Vì vậy trong quá trình xây dựng mục tiêu cho nhân viên cần phải bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhân viên.
Đánh giá, khen thưởng mục tiêu làm việc của nhân viên: Người quản ký trực tiếp cần đánh giá và ghi nhận kết quả hoàn thành mục tiêu của nhân viên. Coi việc
Học viên: Nguyễn Minh Hoàng 97 Cao học: QTKD 2014A
hoàn thành mục tiêu là một trong số các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Có các phần thưởng xứng đáng khi nhân viên hoàn thành mục tiêu.
Các lưu ý về yêu cầu đố ới v i mục tiêu được đưa ra:
Mục tiêu của cá nhân, các bộ phận phải phù hợp và hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Sau khi mục tiêu Công ty đƣợc thiết lập và phổ biến, đến lƣợt các bộ phận, phòng ban chức năng thiết lập mục tiêu cho mình, và cấp quản lý bộ phận, phòng ban sẽ chịu trách nhiệm chính về các mục tiêu này. Tiếp tục đến các đơn vị nhỏ hơn nhƣ tổ, nhóm… Cuối cùng là mục tiêu của từng cá nhân trong tổ, nhóm…
6: Sự phù hợp trong hệ thống mục tiêu từ trên xuống(nguồn: Giáo trình quản lý nguồn nhân lực – PGS.TS Trần Kim Dung)
Mục tiêu được thiết lập phải luôn đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, đo lường đƣợc, khả thi, và có thời hạn. Mục tiêu phải mang tính thách thức mới khuyến khích đƣợc nhân viên nỗ lực đạt đƣợc mục tiêu.
Từ bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên người quản lý sẽ xác định được các nhiệm vụ mà nhân viên cần phải thực hiện, các thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ giúp người quản lý có cơ sở
Mục tiêu chiến
lƣợc
Mục tiêu phòng B Mục
tiêu phòng A
Mục tiêu
cá nhân Mục tiêu
cá nhân Mục tiêu
cá nhân Cấp tổ chức
Cấp phòng b
Cấp cá nhân
Học viên: Nguyễn Minh Hoàng 98 Cao học: QTKD 2014A
xác định kết quả công việc cần đạt đƣợc (về số lƣợng, chất lƣợng, thời hạn hoàn thành các nhiệm vụ). Việc hoàn thiện các văn bản phân tích công việc, làm rõ các nhiệm vụ cụ thể của người lao động, xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng cho các chức danh công việc sẽ là căn cứ để thiết lập mục tiêu làm việc cụ thể, phù hợp cho nhân viên.
Các mục tiêu công việc cần đƣợc gắn trọng số để thể hiện mức độ quan trọng và ƣu tiên của các mục tiêu.
Mức độ hoàn thành các mục tiêu sẽ là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động (áp dụng phương pháp đánh giá THCV theo mục tiêu đƣợc học viên đề xuất trong phần giải pháp hoàn thiện hoạt động đánh giá thực hiện công việc).
Các bước thực hiện:
Bước 1: Phân tích lại các công việc Công ty
Phân tích lại côngviệc sẽ giúp nói rõ các yêu cầu, kỳ vọng của mình với cán bộ, nhân viên đồng thời giúp họ hiểu đƣợc nhiệm vụ, nghĩa vụ của họ là gì.
Phân tích lại công việc sẽ giúp DN có căn cứ rõ ràng trong việc bố trí nhân sự, tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, xác định thù lao… cho người lao động.
Để phân tích thì trước hết phải thiết kế mẫu "Bản tự mô tả côngviệc" và giao cho các bộ phận, đƣa đến từng cán bộ nhân viên. Bản tự mô tả công việc sẽ xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan khác đối với một công việc cụ thể mà một người đảm nhiệm. Công ty có thể tham khảo Bản tự mô tả công việc mẫu trong bảng 27.
công
Trong bản tự mô tả việc, có thể nói hai nội dung quan trọng nhất mà càng đƣợc mô tả chi tiết càng tốt, đó là mục III Nhiệm vụ cụ thể và mục V- - Các tiêu chuẩn thực hiện công việc. Nội dung mục III giúp cho công tác bố trí, PCLĐ hợp lý. Nội dung mục V là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc, để tổ chức thi đua, để đào tạo nhân viên,… vd: tham khảo Phụ lục
Học viên: Nguyễn Minh Hoàng 99 Cao học: QTKD 2014A
Công ty
Khi có mẫu Bản tự mô tả côngviệc chính thức, yêu cầu mọi cán bộ nhân viên của Công ty phải tự mô tả công việc của mình một cách chi tiết rồi nộp lại cho trưởng bộ phận (trưởng phòng). Trưởng phòng và quản đốc phân xưởng rà soát các Bản tự mô tả công việc, điều chỉnh tất cả các nội dung một cách chi tiết, cụ thể sao cho cân đối giữa khối lƣợng nhiệm vụ với điều kiện làm việc và với các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bước 2: Hệ thống hóa các công việc của các bộ phận
Sau khi các trưởng phòng và quản đốc phân xưởng điều chỉnh nội dung các Bản tự mô tả công việc, trưởng bộ phận sẽ phối hợp với phòng Tổ chức lao động để thiết lập các "Bản mô tả công việc" chính thức của phòng mình quản lý. So với "Bản tự mô tả công việc" thì bản "Mô tả công việc" do Công ty chính thức ban hành phải bổ sung thêm một số nội dung ở mục I và thêm mục VI tiêu chuẩn nhân viên thực - hiện, có thể thiết kế theo mẫu ở bảng . Trong bản mô tả công việc chính thức của 28 Công ty, nội dung các mục sẽ đƣợc cụ thể hóa một cách đầy đủ hơn, logic hơn. Hơn nữa, trong mẫu đó, nhân viên sẽ nắm đƣợc những yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, đặc điểm cá nhân cần có là gì. Điều này giúp họ hoàn thiện các điều kiện của bản thân để đáp ứng đƣợc công việc. Một điểm khác biệt nữa là trong bản mô tả công việc chính thức, Công ty cũng sẽ quy định luôn hệ số lương khoán để nhân viên có thể biết đƣợc quyền lợi của mình khi đảm nhận công việc. Để đảm bảo tính pháp lý, bản mô tả công việc chính thức cần có sự phê duyệt của Giám đốc Công ty.
Bản mô tả công việc cần hoàn thiện những nội dung sau:
- Những thông tin chung về công việc: Ngoài tên công việc cần bổ sung một số thông tin nhƣ bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp.
- Bổ sung thông tin về tóm tắt trách nhiệm: Mô tả tóm tắt, ngắn gọn những trách nhiệm chính của người lao động ở từng chức danh cụ thể.
- Nêu rõ ràng các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể trong công việc: Các văn bản mô tả công việc của Công ty còn khá sơ sài, chƣa nêu rõ đƣợc đầy đủ các nhiệm vụ
Học viên: Nguyễn Minh Hoàng 100 Cao học: QTKD 2014A
chính và nhiệm vụ cụ thể người lao động cần thực hiện. Cần liệt kê các nhiệm vụ chính, sau đó giải thích các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó.
- Bổ sung thông tin về quyền hạn của người thực hiện công việc: Giúp người lao động xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành của mình để thực hiện công việc. Ví dụ: quyền phân công nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền...
- Bổ sung thông tin về những mối quan hệ trong công việc: Ghi rõ những mối quan hệ chủ yếu của người THCV với các bộ phận khác trong và ngoài tổ chức.
Việc làm rõ các mối quan hệ trong công việc sẽ giúp người lao động có sự phối kết hợp tốt với các cá nhân, bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ.
- Bổ sung thêm thông tin về điều kiện làm việc để thực hiện công việc: Nêu đầy đủ các điều kiện làm việc (máy móc, trang thiết bị...phục vụ công việc), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động... để người lao động hiểu rõ về môi trường làm việc của mình, biết mình được cung cấp những trang thiết bị gì hỗ trợ cho công việc…
27: Mẫu bản tự mô tả công việc
BẢN TỰ MÔ TẢ CÔNG VIỆC I/ Thông tin chung:
Vị trí (Chức danh công việc): Thời gian làm việc Bộ phận:
Người quản lý trực tiếp:
II/ Mục đích công việc
………
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN NGHI SƠN 1
Địa chỉ: Xã Hải Hà, huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.
Tel: 0373.613.456- Fax: 0373.613.333 Website: http://nghison1.evn.vn/
Học viên: Nguyễn Minh Hoàng 101 Cao học: QTKD 2014A
III/ Nhiệm vụ cụ thể(diễn tả nhiệm vụ bắt đầu bằng một động từ):
1. ...
2. ...
...
IV/ Điều kiện làm việc
1. Máy móc và công cụ dụng dụng cụ - ………
- ……….
2. Yếu tố khác phục vụ cho công việc - ………
- ……….
V/ Các tiêu chuẩn cần đạt khi thực hiện công việc.
1. ...
2...
...
Người mô tả (ký, họ tên)
28 : Mẫu "Bản mô tả công việc"chính thức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC I/ Thông tin chung:
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN NGHI SƠN 1
Địa chỉ: Xã Hải Hà, huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.
Tel: 0373.613.456- Fax: 0373.613.333 Website: http://nghison1.evn.vn/
Học viên: Nguyễn Minh Hoàng 102 Cao học: QTKD 2014A
Vị trí (Chức danh công việc):
Bộ phận:
Người đảm nhiệm:
Mã nhân viên:
Hệ số lương khoán
Mức 1: Mức 2: Mức 3:
Người quản lý trực tiếp: Thời gian làm việc II/ Mục đích công việc
………
III/ Nhiệm vụ cụ thể 1. ...
2. ...
...
IV/ Điều kiện làm việc
1. Máy móc và công cụ dụng dụng cụ - ………
- ……….
2. Yếu tố khác phục vụ cho công việc - ………
- ……….
V/ Các tiêu chuẩn cần đạt khi thực hiện công việc.
1. ...
2...
...
VI/ Tiêu chuẩn nhân viên thực hiện.
1. Trình độ:
2. Chuyên ngành:
3. Chứng chỉ:
4. Kinh nghiệm:
5. Kiến thức
Học viên: Nguyễn Minh Hoàng 103 Cao học: QTKD 2014A
6. Kỹ năng
7. Tiêu chuẩn khác (tuổi, giới tính...) Người phê duyệt (ký, họ tên)
Bước 3: Tổ chức lao động
Các trưởng phòng và quản đốc phân xưởng sẽ sử dụng bộ hồ sơ Bản mô tả công việc của bộ phận mình để cơ cấu lại nhân sự, bố trí công việc phù hợp với nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ đƣợc giao một "Bản mô tả công việc" và họ biết chắc mình phải làm gì và làm nhƣ thế nào. Điều này còn đặc biệt quan trọng đối với những nhân viên mới của Công ty, bản mô tả công việc giúp họ nhanh chóng tiếp cận với công việc, tự tin hòa nhập vào cỗ máy vận hành của Công ty.
Cần chú ý rằng các nhiệm vụ trong bản mô tả công việc có thể thay đổi khi có sự thay đổi của các yếu tố nhƣ cơ cấu tổ chức, mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, mục tiêu quản trị nguồn nhân lực, chức năng, nhiệm vụ của phòng ban.
Công ty
Với quá trình bố trí, tổ chức lại lao động nhƣ nêu trên, có thể thực hiện với từng bộ phận, tránh gây xáo trộn nhân sự toàn Công ty cùng một lúc.
Kết quả mong đợi:
Việc thực hiện giải pháp hoàn thiện thiết lập mục tiêu làm việc hiệu quả cho nhân viên nhằm đạt hiệu quả về mặt kinh tế nhƣ kết quả lao động cao, nâng cao năng suất lao động, sử dụng tiết kiệm sức lao động và tƣ liệu sản xuất. Mặt khác, việc hoàn thiện công tác này giúp người lao động của Công ty đảm bảo sức khỏe, được an toàn trong môi trường làm việc, được bố trí công việc phù hợp khả năng, đúng với sở trường…