2.2. Nguồn nhân lực của khách sạn Bàn Thạch
2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn
Chức năng:
- Tham mưu cho ban giám đốc khách sạn trong về:
+ Quản trị nhân sự;
+ Quản trị văn phòng;
+ Quản trị mạng.
Nhiệm vụ:
+ Về công tác nhân sự:
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự, thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD;
- Quản lý tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN theo đúng chính sách, chế độ, Pháp luật.
+ Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ khách sạn cũng như gửi công ty, các cơ quan, các đơn vị bên ngoài;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Quản lý con dấu khách sạn, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường…;
- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của toàn khách sạn;
- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn đề liên quan đến khách sạn về mặt hành chính.
+ Về công tác quản trị mạng:
- Quản trị hệ thống website khách sạn, hệ thống server;
- Quản lý hệ thống máy tính của khách sạn;
- Khắc phục các sự cố về phần cứng, phần mềm, mạng máy tính;
- Quản trị việc sử dụng các thiết bị văn phòng có liên quan đến công nghệ thông tin;
- Tạo lập phần mềm và quản lý dữ liệu; tổ chức việc phân quyền truy cập sử dụng, sao lưu, đảm bảo an toàn và bảo mật số liệu, dữ liệu trên hệ thống;
- Hỗ trợ người dùng các vấn đề về mạng LAN, internet, phần mềm, máy in, cài đặt các phần mềm theo yêu cầu của người dùng và các vấn đề khác có thể xảy ra khi sử dụng máy tính;
- Định kỳ kiểm tra, bảo trì các thiết bị máy tính, máy in và các thiết bị khác. Đề xuất mua mới, nâng cấp các thiết bị máy tính phục vụ công tác tại các bộ phận;
- Đưa ra các giải pháp nhằm giúp cho các hoạt động của khách sạn thêm hiệu quả, chính xác, bảo mật.
2.2.2.2. Bộ phận lễ tân Chức năng:
Đại diện cho khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách.
Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách với các bộ phận khác trong khách sạn, trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu các dịch vụ của khách sạn với khách hàng.
Nhiệm vụ:
+ Công tác phục vụ:
- Tổ chức đón tiếp, làm thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách;
- Giao tiếp với khách, tìm hiểu nhu cầu của khách, tư vấn các dịch vụ cho khách;
- Giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách;
- Bất kỳ lúc nào cũng phải có người trực tại quầy 24/24;
- Thông báo cho bộ phận buồng phòng biết phòng khách check - in, check - out để có kế hoạch dọn phòng;
- Báo cáo khách ở hằng ngày tại khách sạn cho cơ quan quản lý về tạm trú tạm vắng;
- Hằng ngày thông báo bộ phận bếp và nhà hàng số lượng khách ở để thuận lợi cho việc phục vụ ăn sáng;
- Khi có khách đoàn check in thông báo cho bộ phận an ninh cổng trước biết để phục vụ mang hành lý cho khách và thông báo cho bộ phận nhà hàng chuẩn bị nước (trà, nước cam, dưa hấu…tùy theo thời tiết) trong thời gian khách chờ;
- Hằng tháng báo cáo tình hình khách ở tại khách sạn cho Ban Giám đốc.
- Báo cáo doanh thu hằng ngày về cho bộ phận kế toán.
+ Công tác vệ sinh:
Thường xuyên vệ sinh khu vực quầy đảm bảo luôn sạch sẽ, gọn gàng.
2.2.2.3. Bộ phận nhà hàng Chức năng:
Đón tiếp và phục vụ khách lưu trú, khách bên ngoài các món ăn, đồ uống khi có yêu cầu đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh.
Nhiệm vụ:
+ Công tác phục vụ:
- Chuẩn bị phục vụ khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng giờ, kịp thời, chính xác;
- Tổ chức sắp xếp bàn ghế và phối hợp với phòng kỹ thuật để chuẩn bị cho hội trường hoặc phòng họp theo hợp đồng đã ký kết;
- Tìm hiểu, nắm vững yêu cầu của khách, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách;
- Đảm bảo luôn thanh toán chính xác với khách;
- Bất kỳ lúc nào cũng phải có người trực tại quầy 24/24 (trừ trường hợp khách sạn huy động tất cả để phục vụ tiệc, hội nghị…).
+ Công tác kế toán:
- Khi khách hàng ăn, uống tại quầy bar nhà hàng bắt buộc phải ghi phiếu order và gửi cho bộ phận bếp phiếu order thức ăn của khách (trường hợp khách cần phục vụ ngay thì có thể điện thoại trực tiếp cho bộ phận phận bếp sau đó bổ sung phiếu order sau nhưng phải ngay sau khi đã báo cho bếp);
- Tất cả các bill tính tiền bắt buộc phải có chữ ký của khách hàng;
- Tất cả các thực đơn thức uống phải được định lượng;
- Lên kế hoạch mua hàng để gửi bộ phận cung ứng, không để tình trạng hết hàng khi khách có nhu cầu;
- Nộp doanh thu về cho kế toán:
+ Doanh thu buổi sáng (từ 06h00 đến 14h00): Ca 1 bàn giao cho ca 2 nộp.
+ Doanh thu buổi chiều (từ 14h00 đến 22h00): Ca 2 tổng hợp bàn giao cho ca 1 sáng hôm sau nộp).
* Trong trường hợp phải phục vụ nhiều tiệc thì có thể chậm nộp nhưng không được quá 02 ngày.
+ Công tác vệ sinh:
- Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường;
- Luôn đảm bảo vệ sinh sạch sẽ các khu vực sau:
+ Quầy bar;
+ Nhà hàng phong lan: Trong nhà hàng, khu vực trước và bên hông nhà hàng. (Khi không có tiệc định kỳ 01 tuần tổng vệ sinh 01 lần);
+ Khu vực cà phê ngoài trời;
+ Khu vực phòng ăn Tulip;
+ Kho thuộc nhà hàng quản lý: Sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng. Hàng hóa phải kiểm tra thường xuyên để tránh tình trạng hết hạn sử dụng.
2.2.2.4. Bộ phận bếp - Chức năng:
Chịu trách nhiệm chế biến các món ăn theo thực đơn do khách yêu cầu hoặc theo thực đơn của nhà hàng đưa xuống, thực hiện các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Nhiệm vụ:
Công tác phục vụ:
+ Cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc và hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách. Đảm bảo bữa ăn đầy đủ cho nhân viên trong khách sạn;
+ Lên kế hoạch mua hàng để gửi bộ phận cung ứng, không để tình trạng hết hàng khi khách có nhu cầu;
+ Lên thực đơn tiệc cũng như thực đơn phục vụ hằng ngày và định lượng tất cả các thực đơn.
Công tác vệ sinh:
Luôn đảm bảo bếp sạch sẽ, khô ráo. Thực hiện đúng yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm.
2.2.2.5. Bộ phận buồng phòng - Chức năng:
Tổ chức đón tiếp và phục vụ nơi nghỉ ngơi của khách, quản lý việc cho thuê phòng và quán xuyến toàn bộ trong quá trình khách ở, các dịch vụ bổ sung như giặt là…
- Nhiệm vụ:
+ Có trách nhiệm làm vệ sinh phòng khách, các khu vực hành lang, cầu thang, tiền sảnh của khách sạn, hội trường, hội thảo, các khu vệ sinh trong khách sạn. Theo dõi tình hình sử dụng các trang thiết bị trong phòng ngủ, khu vực trong khối phòng ngủ. Báo cáo tình hình phòng của khách sạn cho lễ tân hàng ngày.
+ Thực hiện các biện pháp chống cháy, chống độc, thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống dịch bệnh. Chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản khu vực buồng;
+ Tổ chức quản lý và giữ gìn hành lý của khách để quên, kịp thời thông báo với bộ phận lễ tân để tìm cách trả lại cho khách;
+ Chịu trách nhiệm giặt sạch và ủi tất cả quần áo của khách, khăn màn của khách sạn.
2.2.2.6. Bộ phận bảo trì, thể dục thể thao - Chức năng:
Tham mưu cho giám đốc khách sạn về công tác bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị và công tác thể dục thể thao trong khách sạn.
- Nhiệm vụ:
+ Công tác bảo trì:
Theo dõi, bảo trì, sửa chữa các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ trong khách sạn;
Thực hiện các khâu trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng cho hội trường để phục vụ cho các hội nghị, hội thảo, nhà hàng do khách hàng hợp đồng.
+ Công tác thể dục thể thao:
- Quản lý và vận hành sân tennis, hồ bơi, phòng gym.
- Hàng ngày phải lau dọn và kiểm tra thường xuyên khu vực hồ bơi, phòng gym, các thiết bị xung quanh hai khu vực trên để đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh;
- Bảo đảm về an toàn quanh khu vực hồ bơi cho người sử dụng;
- Bảo đảm khu vực hồ bơi luôn có đầy đủ khăn và nước cho khách sử dụng;
2.2.2.7. Bộ phận an ninh - Chức năng:
Tham mưu cho giám đốc khách sạn về công tác an ninh trật tự trong khách sạn cũng như bảo vệ tính mạng, tài sản của khách.
- Nhiệm vụ:
+ Hướng dẫn khách khi đến làm việc tại khách sạn;
+ Nhắc nhở nhân viên công ty, nhân viên khách sạn và các đơn vị thuê văn phòng tại khách sạn để xe đúng nơi quy định;
+ Kiểm soát nhân viên các bộ phận khách sạn ra cổng trong giờ làm việc phải có phiếu ra cổng có xác nhận của trưởng bộ phận và Giám đốc khách sạn đối với trưởng bộ phận;
+ Kiểm soát các nhà cung cấp hàng hóa cho khách sạn khi vào cổng phải có người chịu trách nhiệm về hàng hóa cung cấp của khách sạn thông báo mới được cho vào;
+ Kiểm soát nhân công thuê ngoài làm việc cho khách sạn khi vào cổng phải có giấy xác nhận của giám đốc khách sạn mới được cho vào;
+ Kiểm soát hằng ngày khách đến sử dụng dịch vụ tenis, bơi, gym (tổng hợp sổ theo dõi báo cáo Giám đốc khách sạn);
+ Trong thời gian ca trực không được rời khỏi nhà bảo vệ với bất kỳ lý do nào (trừ khi có điều động hoặc giúp khách mang hành lý đối với cổng bảo vệ phía trước;
+ Thường xuyên tuần tra, kiểm tra các khu vực trong khách sạn phát hiện các vấn đề phát sinh để kịp thời báo báo xử lý;
+ Phối hợp chặt chẽ với lực lượng công an địa phương để thực hiện tốt công tác an ninh trật tự, xây dựng phương án bảo vệ thường xuyên, đột xuất và định kỳ báo cáo tình hình an ninh trật tự tại khách sạn cho các cơ quan chức năng theo quy định.
2.2.2.8. Bộ phận cây xanh - Chức năng:
Tham mưu cho giám đốc khách sạn về toàn bộ hệ thống cây xanh trong khuôn viên khách sạn.
- Nhiệm vụ:
+ Chăm sóc cây xanh và thảm cỏ trong khuôn viên khách sạn đảm bảo luôn xanh, sạch, đẹp.
+ Thường xuyên kiểm tra các bụi cây, bụi rậm… trong khuôn viên, đặc biệt khu vực gần villa phát hiện sâu bọ, côn trùng…để kịp thời xử lý.
+ Định kỳ thứ 7 hàng tuần di chuyển các chậu cây bên trong khách sạn ra bên ngoài và thay thế bằng các chậu cây khác ngoài khuôn viên.