2. 1.4.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất
2.3.1.1.Nghiên cứu thị trường xuất khẩu và tìm kiếm khách hàng
Nghiên cứu thị trường bao gồm:
- Nghiên cứu thị trường nước ngoài: là việc nghiên cứu, tìm hiểu các yêu cầu của thị trường như: Cung, cầu, giá cả, tập quán, thị hiếu tiêu dùng. Đây là công việc vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp, nhất là với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Càng có nhiều thông tin về thị trường thế giới nói chung và thị trường sắp xâm nhập nói riêng, doanh nghiệp càng có nhiều thuận lợi trong việc xây dựng chiến lược.
Trong những năm vừa qua, công ty đã chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường để có thể thích ứng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt của cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp trên thế giới. Tuy nhiên, sự hạn chế trong nguồn nhân lực cũng đã cản trở không ít chất lượng của các hoạt động này của công ty. Các hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty chỉ mới được đổi mới và chú trọng trong thời gian gần đây, khi mà sự cạnh tranh tại các thị trường truyền thống trở nên cao hơn và doanh thu của công ty tại các thị trường này đã có xu hướng giảm sút. Chủ yếu công ty tập trung tìm kiếm các thị trường mới, xâm nhập vào các thị trường mà công ty chưa có thị phần chứ ít khi thực hiện nghiên cứu lại các thị trường sẵn có. Thông thường, công ty chỉ cập nhật các xu thế của các thị trường truyền thống thông qua các nghiên cứu, báo cáo chung về ngành và chỉ khi có các biện động xảy ra. Nếu không, công ty chỉ thực hiện hoạt động xuất khẩu theo thông lệ với các khách hàng quen thuộc.
Hiện nay, việc nghiên cứu thị trường xuất khẩu của công ty được tiến hành song song với hoạt động tìm kiếm khách hàng. Do đặc thù của công ty là nghiên cứu các thị trường mới và trung thành với các khách hàng sẵn có trên thị trường truyền thống, do đó công ty tìm kiếm các khách hàng tiềm năng trên thị trường mới thông qua các trung gian như công ty giới thiệu hoặc các đại diện thương mại của các thị trường đó có trong nước.
- Nghiên cứu thị trường trong nước: Thị trường trong nước của doanh nghiệp chính là các vùng cung ứng nguyên liệu. Nguồn cung nguyên liệu cho hoạt động chế biến thuỷ hải sản xuất khẩu của các doanh nghiệp trong nước còn gặp nhiều khó khăn do thiếu sự ổn định và cung không đủ cầu. Công ty F115 cũng không phải là ngoại lệ. Công ty có lợi thế là nằm ngay giữa vùng nguyên liệu lớn, do đó trong thời gian qua, công ty ít gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các nguồn thủy sản nguyên liệu. Các nguồn nguyên liệu này khá ổn định, nên công ty chưa có nhiều phương án thay thế để chuẩn bị cho sự biến động đột ngột. Bởi vậy, công ty cần có các lựa chọn và mối quan hệ sẵn sàng để tránh rơi vào tình trạng bị động nếu có thị trường nguyên liệu có thay đổi bất ngờ.
2.3.1.2. Đánh giá lại khả năng xuất khẩu của Doanh nghiệp:
Công ty F115 là một công ty chế biến và xuất khẩu thủy sản loại vừa, do đó các hợp đồng mà công ty thực hiện thường không có giá trị quá lớn. Sản phẩm xuất khẩu chính của công ty là thủy sản sơ chế và cấp đông. Do đặc điểm hợp đồng xuất khẩu có giá trị vừa phải, sản phẩm đơn giản, công ty thường dễ kiểm soát được hoạt động của mình, thể hiện ở các mặt sau:
- Sản phẩm cố định và không có biến động về chủng loại cũng như quy cách, do đó yếu tố nguyên liệu đầu vào của công ty ổn định và hầu như không có trở ngại trong việc đảm bảo nguồn cung.
- Khả năng đáp ứng các thủ tục cần thiết cho xuất khẩu: với ưu thế có truyền thống xuất khẩu nhiều năm qua tại các thị trường như Nhật, Mỹ, Đức, Ý… nên công ty luôn đủ khả năng và kinh nghiệm để hoàn thành các bước chuẩn bị cần thiết cho việc giao – nhận các hợp đồng đã ký kết.
- Lực lượng lao động hiện tại: công ty vừa thực hiện chế biến, vừa trực tiếp xuất khẩu sản phẩm sang thị trường nước ngoài, vậy nên phần lớn lao động hiện tại của công ty nhằm phục vụ cho hoạt động chế biến thủy hải sản. Trong khi đó, quy mô của công ty không phải là lớn (chỉ có 427 lao động), chất lượng người lao động cũng không cao (86,88% người lao động chưa qua đào tạo), do đó hiện nay công ty chỉ có thể đáp ứng được các hợp đồng có giá trị không cao.
2.3.1.3. Tổ chức và thực hiện hợp đồng:
Giao dịch đàm phán:
Sau khi nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh, công ty tiến hành khâu tiếp theo là đàm phán giao dịch giữa các bên. Mọi sự thoả thuận về chất lượng, số lượng, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức thanh toán phải được hai bên bàn bạc cụ thể, phải có quyết định dứt khoát giữa các bên để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng. Trong công ty, hoạt động giao dịch có thể đàm phán thông qua fax, điện thoại, e-mail. Trong trường hợp đàm phán gián tiếp không mang lại kết quả thì có thể tiến hành đàm phán trực tiếp.
Giao dịch bằng thư: Đây là một cách đàm phán đơn giản, thường diễn ra theo trình tự sau:
- Thư hỏi hàng (The Enquiry): Là thư mà khách hàng gửi cho công ty, đề nghị cho biết giá cả và các điều kiện cần thiết để giao dịch. Nội dung bức thư của khách hàng thông báo cho công ty biết họ đang cần loại hàng hoá gì, yêu cầu công ty gửi mẫu hàng… đồng thời thông báo giá cả, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và các điều kiện khác.
- Thư chào hàng (Offer): nội dung của thư chào hàng thường bao gồm: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, điều kiện, cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán, phương thức thanh toán, bao bì và ký mã hiệu.
- Thư đặt hàng (Order): là đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua. Trong thư đặt hàng gửi cho công ty, người mua sẽ đưa các thông tin cụ thể về hàng hoá định mua như: Tên hàng, chất lượng, bao bì, số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và một vài điều kiện riêng đối với từng hợp đồng giao nhận.
- Thư hoàn giá (Counter-offer): Sau khi nhà nhập khẩu nhận thư chào hàng của công ty, nếu không chấp nhận hoàn toàn các điều kiện trong thư, công ty sẽ tiến hành hoàn giá – đưa ra một mức giá khác. Khi có hoàn giá thì thư chào hàng trước đó coi như không có hiệu lực.
- Thư chấp nhận (Acceptance): là thư thể hiện sự đồng ý ký kết hợp đồng theo thư chào hàng hoặc thư đặt hàng. Thư này được xem như là một bản hợp đồng đã được ký kết và có hiệu lực pháp lý.
- Thư xác nhận (Confirmation): Sau khi thống nhất với các điều khoản giao dịch, hai bên mua – bán ghi lại các kết quả đạt được gọi là thư xác nhận. Đó là một văn bản nhằm khẳng định lại một lần nữa các điều kiện đã được hai bên chấp thuận. Thư này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
Giao dịch đàm phán trực tiếp: Đây là hình thức các bên gặp nhau tại một địa điểm theo thời gian đã định trước để thoả thuận với nhau những điều khoản sẽ có trong hợp đồng chuẩn bị được ký kết.
Đây là hai phương thức chủ yếu nhất hiện nay đang được áp dụng, tùy thuộc vào thói quen và yêu cầu của khách hàng.
Ký kết hợp đồng:
Các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu gồm: 1. Tên hàng (Commodity)
2. Số lượng (Quatily) 3. Chất lượng (Quality) 4. Giá cả (Price)
5. Bao bì và ký mã hiệu (Parking and Marking)
6. Giao hàng (Shipment): thời gian và địa điểm giao hàng 7. Bảo hiểm (Insurance)
8. Thanh toán (Terms of Payment): điều kiện này quy định đồng tiền thanh toán, địa điểm thanh toán, thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán.
9. Bảo hành (Varranty) 10. Khiếu nại (Claims)
11. Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty) 12. Điệu kiện bất khả kháng
13. Trọng tài (Arbitration) Chuẩn bị hàng xuất khẩu: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chuẩn bị hàng xuất khẩu là công việc có sự khác nhau tuỳ vào đối tượng giao dịch. Vì vậy, cần chuẩn bị thật cẩn thận trong khâu này để tránh có sự sai sót về loại hàng, số lượng hoặc ký mã hiệu, phương thức đóng gói… nhằm tránh việc khách hàng trả lại hoặc khiếu kiện vì hàng hoá không đúng với các điều khoản trong hợp đồng.
Kiểm tra hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng, bên xuất khẩu có trách nhiệm phải kiểm tra lại hàng hoá. Công việc này do tổ KCS của công ty đảm nhận. Đối với xuất khẩu thuỷ hải sản thì chất lượng sản phẩm là điều được chú trọng nhất, vì nó tạo nên uy tín cho Doanh nghiệp. Việc kiểm tra chất lượng vì vậy mà phải được thực hiện rất nghiêm ngặt. Bên cạnh khâu kiểm tra
của doanh nghiệp thì còn cần có sự kiểm soát chất lượng của các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Đôi khi việc này còn có sự tham gia từ các đại diện của bên nhập khẩu. Làm thủ tục hải quan
Trách nhiệm giao hàng của Công ty còn bao gồm cả việc làm thủ tục hải quan, tức là khi hàng được chất lên Container dưới sự giám sát của Hải quan. Khi container đã chất đầy hàng thì kiểm tra viên sẽ niêm phong kẹo chì và ghi chi tiết kết quả kiểm tra hàng lên tờ khai hải quan gồm các nội dung như: Tên hàng, xuất xứ, số lượng, thực xuất, nhận xét việc đóng hàng đủ và ghi rõ số container.
Thuê phương tiện vận tải
Tuỳ theo hợp đồng ký kết giữa công ty và đối tác mà quy định trách nhiệm thuê tàu sẽ thuộc về bên nào. Nếu công ty tiến hành xuất khẩu theo điều kiện CIF thì trách nhiệm thuê tàu sẽ thuộc về công ty, nếu tiến hành xuất khẩu theo điều kiện FOB thì trách nhiệm thuê tàu thuộc về bên nhập khẩu.
Thủ tục thanh toán
Để hoàn thành việc thanh toán, công ty cần hoàn thiện bộ chứng từ và chuyển giao nó cho bên nhập khẩu. Sau khi phía nhà nhập khẩu xác nhận bộ chứng từ đúng yêu cầu mới đề nghị ngân hàng đại diện của họ chuyển tiền cho ngân hàng trung gian bên công ty để thanh toán hợp đồng theo đúng quy trình của phương thức T/T. T/T là phương thức thanh toán chính của hoạt động xuất khẩu tại công ty, chỉ có một phần khá nhỏ các hợp đồng là được thanh toán theo phương thức L/C.
2.3.2. Hình thức xuất khẩu
Hoạt động xuất nhập khẩu của công ty hiện nay bao gồm xuất khẩu trực tiếp, ủy thác xuất khẩu và gia công xuất khẩu. Tuy nhiên, hai hoạt động ủy thác xuất khẩu và gia công xuất khẩu mang tính không ổn định và không diễn ra thường xuyên, thực tế trong những năm vừa qua cho thấy, xuất khẩu trực tiếp là hình thức đem lại lợi nhuận chính cho doanh nghiệp. Do đó em xin không xét đến hai hoạt động này khi phân tích hoạt động xuất khẩu của công ty. Các yếu tố dưới đây đều thuộc về hoạt động xuất khẩu trực tiếp của công ty CP thủy sản Nha Tranng.
2.3.3. Thực trạng của hoạt động xuất khẩu:
2.3.3.1. Kim ngạch xuất khẩu trực tiếp:
Bảng 2.8 : Kim ngạch và khối lượng xuất khẩu trực tiếp của công ty giai đoạn
2009-2011 Năm Giá trị (Nghìn USD) Khối lượng (Tấn) 2009 10.230,11 1.487,62 2010 12.813,51 2.012,11 2011 16.515,33 2.471,25 So sánh (%) 2010/2009 125,25 135,25 2011/2010 128,89 122,82
<Nguồn:Báo cáo hoạt động xuất khẩu của Công ty CP TS Nha Trang>
Đồ thị 2.1 : Tốc độ tăng trưởng của khối lượng và giá trị xuất khẩu thủy hải sản
của công ty F115 giai đoạn 2009-2011
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 2009 2010 2011 Tấn 0 3000 6000 9000 12000 15000 18000 Nghìn USD Khối lượng XK Giá trị XK
Trong giai đoạn năm 2009 đến năm 2011, công ty đã có bước tăng trưởng mạnh mẽ cả về giá trị xuất khẩu và khối lượng xuất khẩu. Năm 2009, giá trị xuất khẩu của công ty đạt 10,23 triệu USD, tương đương với 1.487,62 tấn thủy hải sản các loại. Năm 2010, giá trị xuất khẩu trực tiếp của công ty tăng trưởng 25,25%, khối lượng xuất khẩu tăng 35,25%. Năm 2011 tiếp tục đà tăng với sức tăng còn cao hơn năm trước khi đạt mức tăng trưởng 28,89% về giá trị và 22,82% về khối lượng. Chỉ
trong vòng 3 năm, công ty đã có mức tăng trưởng bình quân 17,3%/năm về giá trị và 18,43%/năm về khối lượng.
Công ty có thể đạt mức tăng trưởng cao và ổn định về cả khối lượng xuất khẩu và giá trị xuất khẩu là do sự phát triển nhanh về số lượng thị trường xuất khẩu trong những năm gần đây. Số thị trường xuất khẩu tăng lên, trong khi công ty vẫn có được một thị phần khá ổn định tại hai thị trường chủ lực là Mỹ và Nhật khiến cho kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng theo. Đồng thời, từ năm 2009, kinh tế thế giới phục hồi hậu khủng hoảng, khiến nhu cầu tại các thị trường quốc tế dần tăng trở lại. Đến năm 2010 và năm 2011, lại liên tục có nhiều tác động có lợi cho thủy sản Việt Nam xảy ra. Những sự cố đó ảnh hưởng tiêu cực đến các đối thủ cạnh tranh, nhưng lại mở ra cơ hội cho thủy sản Việt Nam. Ví dụ như vụ tràn dầu tại Vịnh Mexico, khiến cho 3 tháng cuối năm 2010, khối lượng tôm nhập vào Mỹ tăng đến 30% so với cùng kỳ năm trước và kéo dài đến năm 2011, mà nguồn nhập khẩu này chủ yếu đến từ Việt Nam, do trong cùng năm đó, dịch bệnh làm sản lượng tôm nuôi tại Thái Lan thiệt hại hơn 20%, Indonesia bị thiệt hại đến 80%. Thị trường tôm tại Nhật Bản cũng cho thấy các dấu hiệu tích cực, khi vào năm 2009, phía Nhật Bản đã xác nhận dư lượng thuốc kháng sinh của thủy sản Việt Nam xuất sang thị trường này trong năm 2009 chỉ còn 0,39%, giảm đáng kể so với mức 4,6% trong năm 2006(4). Điều này đã khiến các Doanh nghiệp Việt Nam có nhiều thuận lợi hơn khi xâm nhập vào thị trường khó tính này.
Tuy nhiên, những tác động có lợi này chỉ mang tính nhất thời và khó có thể kéo dài. Vì vậy mức tăng trưởng này vẫn chưa phản ánh hoàn toàn khả năng hiện tại của công ty. Công ty cần có sự chuẩn bị tốt để sẵn sàng với những biến động có thể xảy ra trong thời gian tới, nhất là khi tình hình kinh tế thế giới còn chưa ổn định và ẩn chứa nhiều nguy cơ suy thoái toàn cầu.
2.3.2.2. Thị trường xuất khẩu trực tiếp:
a. Về cơ cấu thị trường:
Theo bảng 2.9 dưới đây, ta thấy cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty có sự chuyển dịch khá rõ nét trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011 cả về khối lượng
và giá trị xuất khẩu. Tỷ trọng của nhóm các thị trường châu Âu dần chiếm ưu thế và có sức tăng trưởng mạnh mẽ, trong khi tỷ trọng của Nhật Bản, Mỹ và các nước châu Á khác lại giảm sút.
Năm 2009, ngoại trừ 2 thị trường chính là Nhật và Mỹ thì các nước châu Á là nhóm thị trường chiếm tỷ trọng lớn nhất cả về khối lượng và giá trị xuất khẩu. Nhóm các nước châu Âu chỉ chiếm tỷ trọng 4,42% về khối lượng và 3,54% về giá trị xuất khẩu. Năm 2010 lại cho thấy sự tăng trưởng đột ngột của nhóm các nước châu Âu, khi tỷ trọng của nhóm thị trường này đã tăng 13,66% về khối lượng và 14,59% về giá trị; trong khi đó, khối thị trường các nước châu Á chỉ đạt mức tăng khiêm tốn 2,37% về khối lượng và 3,81% về giá trị. Công ty thể hiện được sự thành công trong công tác khai thác thị trường mới không chỉ ở hai nhóm thị trường này mà còn ở các khu vực khác (châu Phi,