2. 1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.1.4.2.Chức năng – Nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hội đồng Quản trị:
Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. HĐQT có các quyền và nghĩa vụ
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH – NHÂN SỰ
PHÂN XƯỞNG
T.NGHIỆM HACCP CƠ ĐIỆN KINH DOANH TCHC
KHO THÀNH PHẨM THU MUA
ĐIỀU HÀNH KCS – KỸ THUẬT ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO KẾ TOÁN KHO VẬTTƯ
gồm: Quyết định chiến lược của công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh giám đốc và cán bộ quản lý. Quyết định cơ chế nội bộ của quản lý công ty, giá chào bán cổ phiếu.
- Giám đốc công ty:
Chức năng:
Lãnh đạo, điều hành công ty, thực hiện các nghị quyết của HĐQT. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước HĐQT về hoạt động của công ty và các đơn vị trực thuộc.
Do HĐQT bổ nhiệm và bãi nhiệm, chịu trách nhiệm trực tiếp về hiệu quả kinh doanh trước HĐQT.
HĐQT có quyền bãi nhiệm giám đốc trong các trường hợp sau:
Không đủ năng lực tổ chức kinh doanh và điều hành công ty, không thực hiện đầy đủ chức trách dẫn đến không hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu HĐQT đã giao.
Liên tiếp vi phạm pháp luật Nhà nước, các quy định, quy chế của công ty, gây hậu quả nghiêm trọng làm phương hại đến uy tín của công ty. Bị liên đới hay bị truy cứu trách nhiệm trong các vụ án hình sự hay dân
sự có liên quan đến các vụ việc tiền tệ, tài chính.
Điều hành, giám sát, kiểm tra tất cả các hoạt động liên quan đến công ty.
Đại diện hợp pháp cho công ty để ký kết tất cả các thỏa thuận, hợp đồng hay văn bản cam kết kiểm kê hành chính khác phù hợp với pháp luật.
Nhiệm vụ:
Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các bộ phận và trưởng đơn vị.
Lập dự thảo các chiến lược phát triển, quy chế, chính sách dài hạn liên quan đến hoạt động của công ty trình HĐQT xem xét và phê duyệt.
Tổ chức và duy trì các điều kiện công tác, điều kiện môi trường làm việc tốt nhất để đạt hiệu quả kinh tế, đảm bảo đời sống phát triển cán bộ nhân viên trong công ty.
Đảm bảo các quy chế, chính sách chế độ lao động phù hợp theo pháp luật Việt Nam.
Quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và bổ nhiệm, bãi nhiệm, quy định các mức lương phê duyệt bảng thanh toán lương hay các khoản trợ cấp, phụ cấp khác. Thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật người lao động. Quy định về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận, nhân viên trong công ty, ngoại trừ các trường hợp do HĐQT bổ nhiệm và chỉ định.
- Phó giám đốc:
Chức năng:
Phối hợp và trợ giúp Giám đốc trong việc tổ chức triển khai các quyết định, nghị quyết chỉ đạo của HĐQT hay của các Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, điều lệ và các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của công ty.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc đề ra các chính sách, mục đích kế hoạch phát triển công ty nói chung và các đơn vị trực thuộc công ty nói riêng về các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật, HĐQT và Giám đốc trong phạm vi được phân công ủy quyền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Được thay mặt Giám đốc ký các văn bản và giải quyết các công việc thuộc phạm vi được phân công phụ trách hoặc được ủy quyền.
Khi giải quyết các công việc liên quan giữa các phòng ban, phân xưởng, phải chủ động bàn bạc với cán bộ quản lý liên quan trước khi quyết định. Nếu không được nhất trí thì phải báo cáo ngay với Giám đốc để giải quyết, không gây ách tắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nhiệm vụ:
Tổ chức các cuộc họp chuyên môn định kỳ hay đột xuất trong phạm vi trách nhiệm quản lý, sau đó báo cáo Giám đốc về nội dung chương trình và kết quả cuộc họp.
Quyết định phân công, phân quyền cho các phòng ban có liên quan trong việc điều động và phân công tổ chức thực hiện kế hoạch công tác.
Tổ chức giám sát, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công tác để đề xuất lên Giám đốc các biện pháp khen thưởng, kỷ luật khi cần thiết.
Trao đổi, bàn bạc với Giám đốc trong việc xây dựng các quy định, tiêu chuẩn quản lý để thúc đẩy sáng kiến cải tiến trong hệ thống.
Đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên. - Phòng Kế toán – Tài chính:
Chức năng: Quản lý nghiệp vụ kế toán, quản lý tài sản, quản trị tài chính.
Thực hiện nghiệp vụ kế toán (tổ chức báo cáo thuế, thu chi, thanh toán các loại) Quản lý và kiểm kê quỹ, tài sản trong công ty.
Quản lý kho vật tư, thành phẩm.
Thanh tra hoạt động tài chính của các bộ phận, đơn vị trong công ty.
Tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược quản trị tài chính và các vấn đề liên quan. Thay mặt Giám đốc liên hệ với các cơ quan chủ quản để giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính.
Xây dựng các quy định nghiệp vụ, sơ đồ luân chuyển chứng từ hợp lý để việc cung cấp số liệu được chính xác, kịp thời.
Thực hiện các báo cáo quyết toán hiệu quả kinh doanh theo định kỳ và đột xuất cho Ban Giám đốc.
Phân tích số liệu kế toán.
Nhiệm vụ:
a. Quản lý nghiệp vụ kế toán:
Tổ chức hệ thống ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoạt động sản xuất kinh doanh, trong việc thu chi nhập xuất tại Doanh nghiệp.
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh. Kiểm tra việc chấp hành quy chế nội bộ, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Căn cứ vào những chứng từ đã được kiểm tra để tiến hành ghi sổ kế toán.
Sắp xếp, phân loại, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kiểm toán đã sử dụng đúng theo quy định chế độ lưu trữ chứng từ của Nhà nước.
Thực hiện nghiệp vụ thu chi, nhập xuất, theo dõi công nợ, thu hồi công nợ.
Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng chính sách, chế độ quy định về quản lý tài chính của Nhà nước.
Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh.
b. Quản lý tài sản:
Quản lý quỹ và tài sản của công ty về mặt tài chính Quản lý hợp đồng các loại
Tổ chức thanh tra tài chính nội bộ định kỳ hoặc đột xuất.
Định kỳ kiểm kê hàng hóa, tiền mặt tại công ty và các đơn vị trực thuộc, phát hiện những sai sót, phát sinh để giải quyết kịp thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quản lý, điều hành kho vật tư và kho thành phẩm.
c. Quản trị tài chính:
Tham mưu cho Ban Giám đốc phân tích hoạt động kế toán nhằm phát hiện, khai thác những khả năng tiềm tàng, khắc phục những thiếu sót còn tồn tại trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê, cung cấp số liệu cho HĐQT theo điều lệ.
Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo cung cấp kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê kịp thời theo đúng quy định, chế độ của Nhà nước.
Lập báo cáo quyết toán (hiệu quả kinh doanh/ công nợ/ khấu hao/ tồn kho/ luân chuyển vốn/ phân tích chi phí)
d. Quản lý kho:
Tổ chức bốc xếp, lưu kho, bảo quản, giao nhận hàng hóa. Quản lý số liệu tồn kho
Quản lý hồ sơ chứng từ.
Phối hợp với các bộ phận có liên quan bảo toàn sản phẩm trong kho. Báo cáo định kỳ số liệu tồn kho.
- Phòng Tổ chức hành chính:
Chức năng:
Quản lý nhân sự
Xây dựng cơ cấu tổ chức và điều phối nguồn nhân lực Lập kế hoạch và thực hiện đào tạo, tuyển dụng nhân viên.
Thực hiện đánh giá xác định nhu cầu lao động, đanh giá nhân viên và đề xuất thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
Tổ chức lao động tiền lương
Xây dựng chính sách về lương, thưởng, kỷ luật cho cán bộ công nhân viên.
Quản lý hồ sơ lao động của toàn công ty.
Xây dựng nội quy và chế độ đối với người lao động: An toàn lao động, bảo hiểm lao động, bảo hiểm xây dựng, bảo hiểm y tế.
Hành chính quản trị, hành chính văn thư: tiếp nhận và xử lý văn thư đến, đi…
Nhiệm vụ:
Tổ chức thực hiện các quyết định, quy định của Ban Giám đốc công ty. Xây dựng hệ thống quy chế, quy trình, quy định cho công ty và quản lý việc
chấp hành các nội quy đó.
Tổ chức lễ tân đón tiếp khách hàng, đối tác trong nước, nước ngoài… Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa công ty, tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
Cập nhật các tin tức xã hội, pháp luật… báo cáo Ban Giám đốc để có các quyết định kịp thời.
Sắp xếp, lưu trữ, bảo mật hồ sơ.
Nắm bắt ý kiến từ các bộ phận và từ nhân viên trong công ty để tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác quản lý.
Xây dựng kế hoạch và thực hiện đánh giá nhân viên.
Xây dựng và thực hiện các chính sách đối với người lao động. Đảm bảo hệ thống thông tin trong công ty được thông suốt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nắm bắt và xử lý tốt mâu thuẫn nội bộ, giữ gìn đoàn kết và kỷ luật trong công ty. Xây dựng môi trường làm việc văn minh hiện đại.
- Phòng Kinh doanh:
Chức năng: Xúc tiến các hoạt động tiếp thị, bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh, cung cấp vật tư nguyên liệu. Cụ thể:
Tổ chức hoạt động tiếp thị bán hàng.
Xây dựng các chiến lược quản lý khách hàng, quản lý hồ sơ kinh doanh.
Ghi nhận thành tích và giải quyết các ý kiến đóng góp, khiếu nại của khách hàng. Nhập khẩu nguyên liệu, tham mưu cho Ban Giám đốc với những vấn đề vật
tư nguyên vật liệu chế biến nhập từ nước ngoài.
Hỗ trợ các Doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về vật tư, nguyên liệu để sản xuất hiệu quả.
Tính toán và đàm phán giá bán.
Nhiệm vụ:
Xây dựng chính sách và mục tiêu kinh doanh từng thời kỳ theo chiến lược. Đề xuất phương pháp quảng cáo, tiếp cận tuyên truyền để mở rộng thị trường.
Thực hiện nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin về nhu cầu khách hàng, xử lý dự báo đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng. Tiếp nhận và xử lý thông tin từ những ý kiến, kiến nghị của khách hàng.
Quản lý thông tin khách hàng.
Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch xúc tiến thương mại, tiếp xúc khách hàng. Xây dựng và quản lý danh sách khách hàng, phân khúc, xác định thị trường mục
Tiếp nhận yêu cầu, soạn thảo, đàm phán, thực hiện hợp đồng.
Liên hệ với các tổ chức bên ngoài (NAFIQAVED, Hải quan, Ngân hàng…) để làm chứng từ xuất nhập khẩu và chứng từ thanh toán.
Liên hệ với khách hàng để làm chứng từ thanh toán, phối hợp với phòng kế toán để theo dõi việc thành toán hợp đồng, công nợ mua – bán hàng.
Cập nhật và báo cáo thông tin thị trường và số liệu kinh doanh theo định kỳ và đột xuất cho Giám đốc.
Mua hàng nhập khẩu phục vụ cho sản xuất.
Triển khai kế hoạch sản xuất xuống phân xưởng theo yêu cầu của khách hàng đã được Giám đốc phê duyệt, theo dõi tiến độ sản xuất, tiến độ giao hàng phối hợp với phân xưởng sản xuất phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trường.
Tính toán và đàm phán giá bán. Quản lý việc thuê và điều động xe tải. - Phòng kỹ thuật:
Chức năng:
Thiết lập, cập nhật và triển khai kế hoạch HACCP. Tổ chức kiểm tra thử nghiệm cho toàn bộ hàng sản xuất. Thiết lập và cải tiến quá trình cho sản phẩm.
Thiết kế sản phẩm mới.
Kiểm soát chiến lược sản xuất sản phẩm. Kiểm soát thiết bị đo.
Nhiệm vụ:
Phụ trách kỹ thuật công nghệ
Xây dựng kế hoạch kiểm tra thí nghiệm.
Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quá trình sản xuất. Thống kê quá trình sản xuất và làm hàng mẫu.
Cập nhật và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Liên hệ và làm việc với các Cơ quan chức năng về chất lượng sản phẩm. Hướng dẫn các bộ phận sử dụng máy móc thiết bị trong phân xưởng. Phụ trách KCS.
Thực hiện kiểm tra cảm quan.
Kiểm tra chất lượng các hàng hóa nhập vào công ty: nguyên vật liệu, hóa chất, bao bì…
Tổ chức kiểm tra theo kế hoạch.
Phân tích và giải quyết các khiếu nại của khách hàng liên quan đến chất lượng sản phẩm.
Đề xuất phương pháp và đánh giá xử lý sản phẩm không phù hợp. Phụ trách thí nghiệm.
Hiệu chuẩn, kiểm định các thiết bị đo dùng để kiểm tra, thử nghiệm sản phẩm. Phụ trách đăng kiểm và quản lý hồ sơ.
Đăng ký chất lượng các mặt hàng và nhãn hiệu độc quyền. Gửi mẫu kiểm tra thành phần dinh dưỡng.
Gửi mẫu (thành phẩm, bán thành phẩm, nước…) và lấy kết quả kiểm tra vi sinh, hóa lý ở NAFIQAVED, Pasteur, Trung tâm III cho hàng xuất khẩu. Cập nhật và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ ghi nhận kết quả kiểm tra
HACCP vi sinh của công ty. - Bộ phận Cơ điện:
Chức năng:
Quản lý, vận hành, sửa chữa, bảo trì, cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị, hệ thống điện, nhiệt, kho lạnh, hệ thống cấp thoát nước, xử lý nước thải trong toàn công ty.
Hướng dẫn vận hành máy móc thiết bị trong toàn công ty. Chế tạo, thay thế phụ tùng, chi tiết đơn giản.
Hỗ trợ các thiết bị khác trong công ty về các vấn đề liên quan đến vận hành thiết bị và an toàn khi sử dụng thiết bị.
Quản lý các thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Nhiệm vụ:
Theo dõi vận hành, cập nhật sổ theo dõi vận hành, lý lịch máy cho hệ thống máy móc thiết bị.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện bảo dưỡng, bảo trì, quản lý thiết bị. Sửa chữa cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và hệ thống điện.
Lập dự toán thay thế, lắp đặt máy móc thiết bị, đầu tư sửa chữa. Lập kế hoạch xây dựng cơ bản, xây dựng cơ sở hạ tầng.
Bảo quản và theo dõi việc khai thác hệ thống cơ sở hạ tầng trong phạm vi toàn công ty.
Đăng kiểm thiết bị an toàn.
Chế tạo thay thế phụ tùng chi tiết cơ bản. - Bộ phận thu mua, cung ứng vật tư sản xuất:
Chức năng:
Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng.
Đảm bảo nguyên vật liệu, hóa chất, vật tư phụ liệu, bao bì… phù hợp theo yêu cầu và kế hoạch sản xuất.
Kiểm soát quá trình mua hàng.
Nhiệm vụ:
Tìm nguồn cung ứng, thực hiện đánh giá, giám sát nhà cung ứng theo đúng nhu cầu và quy định của công ty.
Lập cơ sở dữ liệu nhà cung ứng. Kiểm soát hàng hóa nhập kho. - Bộ phận phân xưởng sản xuất:
Chức năng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tiếp nhận và thực hiện kế hoạch từ phòng kinh doanh và Ban Giám đốc.