Chương 2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Khái quát về Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn
3.2.5. Thực trạng kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn
Trong khoảng thời gian từ năm 2020 đến năm 2022, Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ KSC thường xuyên NSNN theo quy trình "một cửa, một giao dịch viên" nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian giao dịch. Quy trình này đã được thực hiện từ năm 2016 theo Công văn số 743/Kho bạc Nhà nước-THPC ngày 02/3/2016 của Kho bạc Nhà nước, hướng dẫn thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong hệ thống Kho bạc Nhà nước. Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã thay đổi quy trình giao nhận chứng từ bằng cách sử dụng sổ giao nhận hồ sơ KSC, trong đó cán bộ KSC của Kho bạc giữ tài khoản đơn vị giao nhận hồ sơ qua sổ này với cán bộ giao dịch của đơn vị.
Bảng 3.5. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính Kiểm soát chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn
Nội dung Năm
2020
Năm 2021
Năm 2022
2021/2020 2022/2021
+/- % +/- %
Tổng số hồ sơ 25.457 28.472 30.256 3.015,00 111,84 1.784,00 106,27 Hồ sơ đã
giải quyết
Tổng số 25.457 28.472 30.256 3.015,00 111,84 1.784,00 106,27 Trả đúng hạn 25.451 28.465 30.252 3.014,00 111,84 1.787,00 106,28
Trả quá hạn 6 7 4 1,00 116,67 -3,00 57,14
Hồ sơ đang giải quyết 0 0 0 0,00 0,00
(Nguồn: Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn) Trong giai đoạn 2020-2022, tổng số hồ sơ tiếp nhận và kiểm soát là 84.185 hồ sơ, trong đó hơn 99.98% hồ sơ đã được tiếp nhận và giải quyết đúng hạn. Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã tiếp nhận và xử lý các thủ tục hành chính đúng theo thẩm quyền. Một số ít hồ sơ bị quá hạn trong việc giải quyết thanh toán do cần phải xin ý kiến từ cấp có thẩm quyền. Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã thực hiện công khai bộ thủ tục hành chính tại phòng giao dịch thuận lợi để khách hàng có thể tra cứu tại trụ sở cơ quan. Đồng thời, đơn vị cũng thường xuyên rà soát các bộ thủ tục hành chính để kịp thời cập nhật, sửa đổi và bổ sung nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu và tìm hiểu của khách hàng.
Cán bộ KSC của Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã thiết lập mối quan hệ làm việc tốt với các đơn vị sử dụng ngân sách, đạt được sự đồng thuận về phương pháp và cách thực hiện nhiệm vụ. Đối với các khoản chi thường xuyên, cán bộ kế toán giao dịch của đơn vị tuân thủ quy trình chung trong việc giao nhận chứng từ. Đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa hoặc các khoản chi phức tạp, cán bộ kế toán đơn vị và cán bộ KSC của Kho bạc đã trao đổi thông tin về các vấn đề chuyên môn, khó khăn và rào cản thủ tục để phối hợp thực hiện tốt nhiệm vụ.
Trong các tháng cuối quý, cuối năm và vào thời điểm chuyển giao giữa tháng 12 và tháng 01 của năm sau, khi khối lượng hồ sơ kiểm soát tăng cao, Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã sắp xếp cán bộ làm thêm giờ buổi tối và làm việc vào các ngày nghỉ để đảm bảo xử lý hồ sơ kịp thời tại Kho bạc và đáp ứng
thời gian thanh toán theo quy định. Dù đối mặt với áp lực công việc gia tăng, cán bộ KSC của Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao và hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách xuất sắc.
Giai đoạn 2020-2022, Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã làm tốt công tác KSC thường xuyên, kiểm soát chặt chẽ các điều kiện chi, hồ sơ thủ tục chi, đã từ chối qua KSC thường xuyên NSNN là 174 món, với tổng số tiền là 379 triệu đồng do thiếu thủ tục, thiếu hồ sơ, vượt dự toán, vượt tiêu chuẩn định mức chi… Số liệu theo bảng dưới:
Bảng 3.6. Kết quả từ chối hồ sơ chi thường xuyên tại Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn
Năm Số kiểm soát (triệu đồng)
Số đồng ý chi (triệu đồng)
Số từ chối
Tỷ trọng Số món Số tiền (%)
(triệu đồng)
2020 566.034,97 565.919,97 52 115 0,02
2021 648.152,36 647.984,36 67 168 0,03
2022 603.277,06 603.181,06 55 96 0,02
Tổng 1.817.464,39 1.817.085,39 174 379 0,06 (Nguồn: Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn) Trong năm 2021, Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã ghi nhận một số món từ chối thanh toán cao nhất từ trước đến nay, với tổng cộng 67 món.
Nguyên nhân chủ yếu là do một số đơn vị chưa điều chỉnh và cập nhật thay đổi theo Luật Đấu thầu 2013, cũng như việc áp dụng Chỉ thị của Chính phủ về thắt chặt chi tiêu công và tạm dừng mua sắm đối với các dự toán chưa hoàn thành thủ tục phê duyệt và kế hoạch đấu thầu từ đầu năm đến 30 tháng 6.
Trong những năm trước, Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã đưa ra các giải pháp tích cực để khuyến khích các đơn vị tuân thủ quy định về đấu thầu và thực hiện nghiêm các quy định của Kho bạc. Điều này đã làm tăng ý thức của các đơn vị trong việc tuân thủ quy định của KSC.
Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn, trong công tác KSC thường xuyên, thường từ chối thanh toán các món chi khi xảy ra các lỗi như chi sai mục lục NSNN, chứng từ chuyển tiền không khớp với tên đơn vị hưởng trên hợp đồng,
chữ ký trên chứng từ không khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc, chi sai so với chế độ, tiêu chuẩn, định mức...
Hầu hết các đơn vị khi giao dịch với Kho bạc đều mắc phải các lỗi về món chi, không đáp ứng đủ và tuân thủ đúng quy trình thanh toán. Tuy nhiên, Kho bạc Nhà nước huyện Bắc Sơn đã liên tục cập nhật văn bản mới và tổ chức tập huấn chuyên môn nghiệp vụ, do đó số lượng và số tiền món từ chối thanh toán đã giảm so với năm trước đó.