CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
1.2. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
1.2.4. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN được thực hiện chủ yếu ở khâu kiểm soát trong quá trình thực hiện dự toán bao gồm các bước cụ thể sau:
Một là, căn cứ vào dự toán được cấp có thẩm quyền giao đã gửi KBNN và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, ĐVSDNS lập giấy rút dự toán ngân sách, kèm theo hồ sơ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch.
Hai là, KBNN nơi giao dịch kiểm tra hồ sơ thanh toán, các điều kiện chi theo quy định và tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giấy rút dự toán NSNN được thủ trưởng đơn vị ( hoặc người được ủy quyền) chuẩn chi. Nếu đủ điều kiện thì thực hiện chi trả, thanh toán cho ĐVSDNS.
- Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện thực chi ngân sách thì được phép tạm ứng. Sau khi hoàn thành, nghiệm thu công việc và có đủ chứng từ thanh toán thì chuyển tạm ứng thành thực chi.
- Trường hợp các khoản chi chưa đủ điểu kiện chi theo quy định ( không có trong dự toán, không đúng đối tượng, tiêu chuẩn, định mức, không đủ chứng từ hồ sơ hợp pháp, hợp lệ...) KBNN từ chối chi trả và thông báo cho đơn vị biết.
Ba là, thời hạn xử lý hồ sơ được tính từ thời điểm cán bộ KSC nhận đủ hồ sơ, chứng từ chi theo quy định đến khi xử lý thanh toán xong cho đơn vị thụ hưởng, được quy định cụ thể như sau:
- Đối với các khoản tạm ứng và thanh toán trực tiếp: thời hạn xử lý tối đa là 2 ngày làm việc.
- Đối với các khoản thanh toán tạm ứng: thời hạn xử lý tối đa là 3 ngày làm việc.
1.2.5. Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước
Công tác KSC thường xuyên NSNN của KBNN bao gồm các nội dung như sau:
a. Kiểm soát lập dự to c i t ường xuyên NSNN
Dự toán chi thường xuyên có hai loại: dự toán chi thường xuyên hàng năm và dự toán chi thường xuyên trung hạn.
+ Dự toán chi thường xuyên hàng năm là kế hoạch chi thường xuyên một năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt của ĐVSDNS.
+ Dự toán chi thường xuyên trung hạn là kế hoạch chi tiêu trung hạn đối với ĐVSDNS trong khuôn khổ tài khóa trung hạn- khuôn khổ ngân sách trung hạn.
Dự toán chi thường xyên do các ĐVSDNS lập theo đúng nội dung, biểu mẫu, thời hạn và đầy đủ các mục chi theo mục lục ngân sách nhà nước và theo luật ngân sách hiện hành.
Dự toán chi tường xuyên được phê duyệt là một công cụ quan trọng, làm cơ sở cho cơ quan quản lý NSNN các cấp, đực biệt là KBNN căn cứ để kiểm tra, gám sát quá trình chấp hành ngân sách, thẩm tra phê duyệt quyết toán kinh phí của các ĐVSDNS. Đồng thời dựa vào dự toán chi thường xuyên, các ĐVSDNS mới có căn cứ pháp lý để thực hiện chi tiêu ngân sách thường xuyên theo đúng quy định của pháp luật.
- Đầu năm ngân sách các đơn vị SDNS gửi KBNN các hồ sơ bao gồm:
+ Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao, được coi là chỉ tiêu pháp
lệnh, là khâu mở đầu của một chu trình NSNN, đã được tính toán để đảm bảo cân đối giữa nguồn thu NSNN và nhiệm vụ chi NSNN cho từng lĩnh vực, Bộ, ngành, địa phương.
+ Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với khoản chi có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên); trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu thì đơn vị gửi thêm: Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
+ Danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị hoặc Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Nhận được những hồ sơ này, KBNN kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bản dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao trước khi nhập vào chương trình. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ theo đúng quy định của hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ, Quyết định phê duyệt kết quả nhà thầu (nếu có), danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí, Quy chế chi tiêu nội bộ, quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
b. Kiểm soát chấp à c i t ường xuyên NSNN
KBNN tiến hành thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi trên hồ sơ, chứng từ của đơn vị theo đúng nội dung cụ thể sau:
- Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
Dự toán NSNN được xây dựng, phê duyệt căn cứ vào định mức, tiêu chuẩn và nhiệm vụ được giao cho các đơn vị SDNS của các cơ quan chức năng có thẩm quyền ban hành. Do đó KBNN kiểm tra các khoản chi phải có trong dự toán được giao nhằm đảm bảo các khoản chi được chi đúng mục
đích, đối tượng thụ hưởng. Không để xảy ra việc chi vượt dự toán, chỉ chi trong trường hợp số dư tài khoản dự toán của đơn vị SDNS còn đủ để chi.
- Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Đây là nội dung được xem là quan trọng nhất trong công tác KSC thường xuyên NSNN. Chế độ, tiêu chuẩn, định mức là căn cứ quan trọng để lập dự toán chi NSNN hằng năm và cũng là căn cứ để KBNN thực hiện công tác KSC. Chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi là điều kiện, nguyên tắc, giới hạn mức chi tiêu cho các đối tượng, mục đích cụ thể cho đơn vị SDNS được cơ quan có thẩm quyền ban hành. Có hai loại chế độ, tiêu chuẩn, định mức: Chế độ tiêu chuẩn, định mức áp dụng chung trong phạm vi cho toàn quốc; chế độ, tiêu chuẩn, định mức áp dụng trong phạm vị ngành, địa phương để đảm bảo phù hợp với tính chất đặc thù của từng ngành, từng đại phương.
Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát.
- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi. Kiểm tra, đối chiếu mẫu dấu, chữ ký của đơn vị SDNS với mẫu dấu và chữ ký đăng ký giao dịch tại KBNN.
Công việc kiểm tra các khoản chi thường xuyên đã có trong dự toán chi NSNN, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi được KBNN thực hiện thông qua việc xem xét các hồ sơ, chứng từ chi thường xuyên NSNN của đơn vị SDNS gửi đến KBNN, kiểm tra quyết định chi của thủ trưởng đơn vị SDNS hoặc người được ủy quyền được cơ quan có thẩm quyền quy định, đối chiếu mẫu dấu, chữa ký của đơn vị SDNS với mẫu dấu, chữ ký đăng ký giao dịch tại KBNN, cộng với việc kiểm soát các khoản chi phải lập theo đúng mẫu chứng từ quy định, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán.
Tại Việt Nam, KBNN kiểm soát hồ sơ, chứng từ thanh toán theo thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN như sau:
Đối với các khoản chi theo hình thức rút dự toán tại KBNN:
- Hồ sơ tạm ứng bao gồm:
+ Đối với đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán.
+ Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát.
Với những khoản chi không có hợp đồng và đối với những khoản chi có hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Trường hợp giấy rút dự toán (tạm ứng) không thể hiện được hết nội dung tạm ứng, đơn vị kê khai rõ nội dung tạm ứng trên Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
- Hồ sơ thanh toán tạm ứng gồm:
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu chứng từ sau:
+ Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt: Đơn vị lập Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt để gửi KBNN.
+ Thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi được quy định theo hồ sơ thanh toán trực tiếp dưới đây.
- Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm: Giấy rút dự toán (thanh toán); đối với khoản chi không có hợp đồng và khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Ngoài các tài liệu trên, tùy theo nội dung chi, đơn vị gửi kèm các tài liệu, chứng từ sau:
- Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Đối với các khoản chi tiền lương: Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
+ Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức; Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; Danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, Điều chỉnh).
+ Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị sự nghiệp: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: Danh sách theo từng lần thanh toán.
+ Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng).
+ Trường hợp đơn vị SDNS thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản
quy phạm pháp luật: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
+ Trường hợp đơn vị SDNS thực hiện việc khoán công tác phí, khoán thuê phòng nghỉ: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi khi có phát sinh).
- Chi hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi hợp đồng).
- Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi phí thuê mướn: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi hợp đồng).
- Chi đoàn ra: Các hồ sơ theo quy định như Quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền; Dự toán tạm ứng chi đi công tác nước ngoài; Lịch trình công tác; Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không; Giấy mời của phía nước ngoài có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).
- Chi đoàn vào: Tùy vào đoàn khách hạng đặc biệt, hạng A, hạng B hay C. Hồ sơ, quy định, tiêu chuẩn, khung mức chi tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam tại Thông tư 01/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 01 năm 2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.
- Đối với các khoản chi mua sắm tài sản, chi mua, đầu tư tài sản vô hình; chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, chi mua vật tư văn phòng, chi sửa chữa thiết bị tin học, sửa chữa xe ô tô, các trang thiết bị khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi
hợp đồng).
- Các khoản chi khác: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi hợp đồng).
Kiểm soát chi từ Tài khoản tiền gửi của đơn vị SDNS:
- Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ Tài khoản tiền gửi của đơn vị An ninh, Quốc phòng, Đảng cộng sản Việt Nam: Ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử hoặc giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi.
- Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ Tài khoản tiền gửi của đơn vị Hành chính sự nghiệp: Ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử hoặc giấy rút tiền mặt từ Tài khoản tiền gửi.
- Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ Tài khoản tiền gửi phí, lệ phí (trừ trường hợp phí được chuyển thành giá dịch vụ theo quy định của pháp luật).
+Dự toán thu, chi phí, lệ phí năm (gửi một lần vào đầu năm và gửi bổ sung khi có Điều chỉnh);
+ Khi có nhu cầu chi, đơn vị SDNS gửi KBNN ủy nhiệm chi chuyển Khoản, chuyển tiền điện tử hoặc giấy rút tiền mặt từ Tài khoản tiền gửi.
- Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ Tài khoản tiền gửi các Quỹ mà văn bản pháp luật quy định KBNN phải kiểm soát: Đơn vị gửi KBNN ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử hoặc giấy rút tiền mặt từ Tài khoản tiền gửi.
- Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ Tài khoản tiền gửi kinh phí ủy quyền:
Ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử hoặc giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi.
- Hồ sơ tạm ứng, thanh toán từ Tài khoản tiền gửi khác mà văn bản pháp luật không quy định KBNN phải kiểm soát: Ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử hoặc giấy rút tiền mặt từ Tài khoản tiền gửi.
Đối với hình thức chi theo Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính:
- Hồ sơ thanh toán là Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính. Cơ quan Tài chính có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của khoản chi này đảm bảo điều kiện cấp phát theo đúng quy định, KBNN có trách nhiệm thanh toán cho đơn vị SDNS theo nội dung ghi trong Lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính.
Sau khi kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị SDNS, nếu hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện theo đúng các nội dung trên thì KBNN thực hiện chi trả trực tiếp cho người hưởng lương; người cung cấp hàng hóa, dịch vụ; hoặc chi trả qua đơn vị SDNS. Trường hợp không đủ đủ điều kiện chi, KBNN từ chối thanh toán và thông báo bằng văn bản cho đơn vị SDNS biết, đồng thời chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
c. Kiểm soát quyết to c i t ường xuyên NSNN
- Quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước là việc tổng kết lại quá trình thực hiện dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước, sau khi năm ngân sách kết thúc nhằm đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động của một năm ngân sách, cung cấp thông tin đầy đủ về quản lý điều hành năm ngân sách vừa qua.
- Công tác quyết toán các khoản chi thường xuyên là quá trình nhằm kiểm tra, rà soát, chỉnh lý lại các số liệu nhà nước phản ánh sau một kỳ chấp hành dự toán để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán, rút ra những kinh nghiệm và bài học cần thiết cho kỳ chấp hành dự toán tiếp sau.
- Kiểm soát quyết toán chi thường xuyên NSNN là việc KBNN kiểm tra, kiểm soát lại tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp toàn bộ các khoản chi thường xuyên NSNN trên cơ sở luật NSNN, mục lục ngân sách và các quy định về chi tiêu ngân sách như đối chiếu và xác nhận số chi, số tạm ứng NSNN của đơn vị SDNS qua KBNN và kiểm soát tính chính xác các báo cáo quyết toán NSNN của các đơn vị SDNS.