CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK TÔ
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK TÔ
2.2.3. Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại Kho bạc nhà nước Đăk Tô
Hiện nay, trên địa bàn huyện Đăk Tô có 88 đơn vị sử dụng kinh phí chi thường xuyên NSNN có mở tài khoản giao dịch với KBNN Đăk Tô, chịu sự
kiểm tra, kiểm soát của KBNN Đăk Tô khi thực hiện chi tiêu NSNN, cụ thể như sau:
- Phân loại theo cấp ngân sách
+ Ngân sách Trung ương: 05 đơn vị.
+ Ngân sách tỉnh: 04 đơn vị.
+ Ngân sách huyện: 70 đơn vị.
+ Ngân sách xã: 09 đơn vị.
a. Kiểm soát lập dự to c i t ường xuyên NSNN - Căn cứ để lập dự toán:
+ Hàng năm, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn lập dự toán của Bộ Tài chính và hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, căn cứ vào chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan có thẩm quyền quy định và căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước, dự kiến cho năm kế hoạch các đơn vị sử dụng ngân sách tiến hành lập dự toán chi NSNN.
- Yêu cầu lập dự toán:
+ Dự toán chi thường xyên do các ĐVSDNS lập theo đúng nội dung, biểu mẫu, thời hạn và đầy đủ các mục chi theo mục lục ngân sách nhà nước và theo luật ngân sách hiện hành.
+ Phải đảm bảo tính cân đối thu và chi theo nguyên tắc do pháp luật quy định cụ thể: đối với dự toán ngân sách cấp huyện và cấp xã phải cân bằng thu và chi.
Dự toán chi thường xuyên được phê duyệt là một công cụ quan trọng, làm cơ sở cho cơ quan quản lý NSNN các cấp, đặc biệt là căn cứ để KBNN kiểm tra, giám sát quá trình chấp hành ngân sách, thẩm tra phê duyệt quyết toán kinh phí của các ĐVSDNS. Đồng thời dựa vào dự toán chi thường xuyên, các ĐVSDNS mới có căn cứ pháp lý để thực hiện chi tiêu ngân sách thường xuyên theo đúng quy định của pháp luật.
Đầu năm ngân sách đơn vị SDNS gửi dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao đến KBNN Đăk Tô, Cán bộ KSC thường xuyên của KBNN Đăk Tô kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của quyết định giao và phân bổ dự toán như bản dự toán có đúng cấp có thẩm quyền giao không. Có đúng chữ kí, mẫu dấu của cấp có thẩm quyền không. Sau khi kiểm soát xong bản dự toán thì nhập dữ liệu vào hệ thống Tabmis để theo dõi các khoản chi trong năm. Riêng với bản dự toán ngân sách huyện, KBNN Đăk Tô đối chiếu số liệu trên bản dự toán với số liệu Phòng Tài chính – kế hoạch nhập trên Tabmis. Bản dự toán đúng là cơ sở pháp lý để KBNN Đăk Tô tiến hành kiểm soát quá trình chấp hành và quyết toán NSNN của đơn vị SDNS.
Nhận xét: Việc bổ sung, điều chỉnh dự toán chi thường xuyên của các ĐVQHNS còn cao, chưa sát với thực tế phát sinh; còn thực hiện điều chỉnh, bổ sung dự toán nhiều lần trong năm. Kết thúc niên độ ngân sách hầu hết các đơn vị phải thực hiện hủy bỏ số dư dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước năm trước tại KBNN khi hết thời gian chỉnh lý quyết toán. Do đó, chất lượng phân bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước trong thời gian vừa qua là chưa thực sự tốt, đó chính là nguyên nhân công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua KBNN Đăk Tô luôn vấp phải những khó khăn ngay từ việc kiểm soát điều kiện chi ngân sách đầu tiên theo quy định của Luật NSNN.
b. Kiểm soát chấp à c i t ường xuyên NSNN
- Các khoản chi phải có các hồ sơ, chứng từ hợp lệ. Mỗi khoản chi đều có các loại hồ sơ, chứng từ theo mẫu quy định và KBNN có trách nhiệm kiểm tra kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ trước khi cấp phát, thanh toán kinh phí NSNN cho ĐVSDNS.
- Kiểm tra, đối chiếu mẫu dấu, chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng, hoặc chữ ký của người được ủy quyền của ĐVSDNS với mẫu dấu và chữ ký
đăng ký giao dịch tại KBNN Đăk Tô.
- Kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi theo đúng chế độ quy định:
+ Bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi. Dự toán chi của các đơn vị phải phản ánh đầy đủ các khoản chi theo đúng chế độ, định mức, tiêu chuẩn do ĐVQHNS lập và cơ quan có thẩm quyền duyệt. Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, trong dự toán phải ghi rõ các nguồn thu của đơn vị được sử dụng và phần nhà nước hỗ trợ, các khoản chi phải theo nhóm mục của mục lục ngân sách nhà nước. Nếu có sự sai lệch so với nộ dung dự toán được cấp có thẩm quyền giao thì yêu cầu đơn vị điều chỉnh lại.
+ Bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, có trong quy chế chi tiêu nội bộ và được thủ trưởng cơ quan chuẩn chi. Trong quản lý và điều hành ngân sách chuẩn chi là sự đồng ý, sự cho phép chi. Thẩm quyền chuẩn chi là người đứng đầu cơ quan, ĐVSDNS, chủ tài khoản hoăc người được ủy quyền. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát.
Dựa theo nội dung kiểm soát trên, KBNN Đăk Tô kiểm soát hồ sơ chứng từ của đơn vị SDNS như sau:
Đối với các khoản chi theo hình thức rút dự toán tại KBNN
Đối với hình thức thanh toán theo dự toán: ĐVSDNS gửi đến KBNN các tài liệu, chứng từ dưới đây:
- Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
Đầu năm ngân sách đơn vị sử dụng ngân sách phải gửi KBNN nơi đơn vị giao dịch để kiểm tra và lưu trữ gồm: dự toán năm được được cấp có thẩm quyền giao; Bảng đăng ký hoặc thông báo biên chế, quỹ tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, danh sách khoán công tác phí, danh sách khoán điện thoại,...
được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị;
Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Hồ sơ tạm ứng bao gồm:
Tạm ứng là phương thức chi trả ngân sách khi chưa có đủ điều kiện thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo tiến độ thực hiện hợp đồng. Hồ sơ tạm ứng bao gồm:
+ Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng;
+ Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển Khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), và Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (chọn ô tạm ứng)
- Hồ sơ thanh toán tạm ứng gồm:
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt thì đơn vị lập bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt để gửi KBNN.
+ Thanh toán tạm ứng các Khoản chi chuyển Khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi và bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
- Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm: Giấy rút dự toán (thanh toán); đối với khoản chi không có hợp đồng và khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Ngoài các tài liệu trên, tùy theo nội dung chi, KBNN Đăk Tô kiểm soát hồ sơ thanh toán trực tiếp của đơn vị SDNS như sau:
Kiểm soát các mục chi thanh toán cho cá nhân
+ Kiểm soát đối với các khoản chi lương: Hồ sơ gồm Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi). Cán bộ KSC kiểm tra hệ số lương, số tiền lương, phụ cấp của từng người trong dánh sách, kiểm tra tổng số tiền trên giấy rút dự
toán khớp đúng với số tiền trên bảng đăng kí quỹ lương của đơn vị SDNS đã lưu tại KBNN Đăk Tô từ đầu năm. Sau đó truy vấn trên hệ thống Tabmis số dư còn đủ để chi. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì thực hiện thanh toán cho đối tượng được hưởng. Nếu phát hiện chi không đúng chế độ, không đúng đối tượng, hồ sơ chứng từ còn sai sót, KBNN từ chối thanh toán và trả hồ sơ cho đơn vị SDNS. Khi có phát sinh, thay đổi về chỉ tiêu biên chế, phụ cấp, đơn vị SDNS phải bổ sung, điều chỉnh văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế gửi đến KBNN. Trường hợp không kịp bổ sung, điều chỉnh, đơn vị SDNS phải thực hiện truy lĩnh cho đối tượng được hưởng. Cán bộ KSC kiểm tra số tiền trên giấy rút dự toán đúng bằng phần chênh lệch giữa mức lương đăng ký cũ và mức lương đăng ký mới bổ sung, điều chỉnh.
+ Kiểm soát đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các Khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: Hồ sơ gồm Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; Danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức;
Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; Danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, Điều chỉnh).
Cán bộ KSC kiểm tra hợp đồng ký kết giữa đơn vị và người lao động hoặc dựa vào các văn bản quy định của pháp luật và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, mức thanh toán cho cá nhân thuê ngoài theo định mức trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Nếu chưa có quy chế chi tiêu nội bộ thì KBNN Đăk Tô dựa theo quy định hiện hành của nhà nước quy định. Kiểm tra đối chiếu số tiền trên giấy rút tiền so với tổng số tiền trong danh sách tiền thưởng, học bổng học sinh, sinh viên.
+ Kiểm soát chi các khoản thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức: Hồ sơ gồm Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công
chức, viên chức (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
Dựa vào Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT/BNV-BTC ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức để kiểm soát. Cán bộ kiểm tra số tiền trên giấy rút dự toán khớp danh sách chi trả thu nhập tăng thêm, kiểm tra lại số tiền làm thêm của mỗi người/giờ, số giờ làm thêm của mỗi người không được vượt quá 200 giờ trong một năm.
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: Hồ sơ gồm Danh sách theo từng lần thanh toán.
+ Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng). Cán bộ KSC kiểm tra số tiền trên giấy rút dự toán khớp với bảng kê chứng từ thanh toán hoặc hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hóa đơn.
+ Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: Hồ sơ gồm Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi). Cán bộ KSC kiểm tra số tiền trên giấy rút dự toán với số tiền định mức khoán trên danh sách những người hưởng chế độ khoán.
+ Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán công tác phí, khoán thuê phòng nghỉ: Hồ sơ gồm Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi khi có phát sinh). Cán bộ KSC kiểm tra số tiền trên giấy rút dự toán với số tiền trên danh sách những người hưởng chế độ khoán.
Kiểm soát chi hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng, chi công tác phí:
Đối với chi hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng). Đối với chi công tác phí hồ sơ gồm bảng kê chứng từ thanh toán.
Dựa vào Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị. Cán bộ KSC căn cứ vào định mức chi tiêu hội nghị cho từng đại biểu tham dự hội nghị, danh sách ký nhận tiền để kiểm tra, những đại biểu là cán bộ, công chức, viên chức hưởng lương thì không được hỗ trợ tiền ăn, tiền thuê nhà nghỉ, tiền đi lại.
Kiểm soát chi phí thuê mướn:
Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng). Cán bộ KSC kiểm tra đúng tiêu chuẩn, chế độ, định mức chi phí thuê mướn, số tiền trên giấy rút dự toán khớp với số tiền trên bảng kê chứng từ thanh toán hoặc hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hóa đơn.
Chi đoàn ra:
Cán bộ KSC kiểm tra dự toán chi NSNN hàng năm của đơn vị đã được thông báo, có chi tiết mục chi đoàn ra. Các hồ sơ theo quy định như Quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền; Dự toán tạm ứng chi đi công tác nước ngoài; Lịch trình công tác; Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không; Giấy mời của phía nước ngoài có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có); Cán bộ KSC kiểm soát lại tất cả hồ sơ trên cho đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước bảo đảm kinh phí.
Chi đoàn vào:
Tùy vào đoàn khách hạng đặc biệt, hạng A, hạng B hay C. Hồ sơ, quy định, tiêu chuẩn, khung mức chi tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam tại Thông tư 01/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 01 năm 2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại
Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.
Kiểm soát chi mua sắm tài sản, chi mua, đầu tư tài sản vô hình, chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, chi mua vật tư văn phòng, chi sửa chữa thiết bị tin học, sửa chữa xe ô tô, các trang thiết bị khác:
Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối khi đơn vị SDNS gửi biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi Hợp đồng). Cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, số tiền trên tất cả các chứng từ khớp nhau và dựa vào Quyết định số 58/2015/QĐ-TTg ngày 17/11/2015 của Thủ tướng Chính phủ về quy định tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập và Quyết định số 56/2016/QĐ-UBND ngày 21/12/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum quy định về phân cấp quản lý nhà nước đối với việc quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại các cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh Kon Tum để kiểm soát.
+ Đối với các khoản chi mua sắm ô tô: Hồ sơ gồm Quyết định cho phép mua xe của cấp có thẩm quyền; mua xe chuyên dùng của địa phương phải có ý kiến thống nhất của Thường trực Hội đồng nhân dân cùng cấp. Cán bộ KSC kiểm tra, kiểm soát sự hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ, kiểm tra chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quy định tại Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04 tháng 08 năm 2015 ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn Điều lệ.
Kiểm soát các mục chi thường xuyên khác:
Các khoản chi khác như chi kỉ niệm các ngày lễ lớn, lễ hội truyền thống, chi khắc phục hậu quả thiên tai, chi lập quỹ khen thưởng, chi hỗ trợ khác, chi