CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK TÔ
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐĂK TÔ
2.2.2. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua
Sơ đồ 2.2. Qui trình nghi p vụ kiểm soát chi t ường xuyên ngân sách nhà ước qua Kho bạc à ước Đăk Tô
Kế toán
trưởng Kế toán viên Giám đốc
Kế toán bảo quản lưu trữ
Bước 1 Chuyển trả (nếu có) Bước 4
Bước 2
Bước 3 Bước 5
Chuyển trả Bước 6 Trao đổi (nếu có) Đơn vị SDNS
Bước 1 - Kế toán viên ( KTV) phụ trách đơn vị Kiểm soát hồ sơ, chứng từ kế toán của đơn vị
KTV có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ chi đã đủ điều kiện hạch toán theo quy định (gồm các giấy tờ liên quan: hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn, bảng kê chứng từ thanh toán…) các văn bản có liên quan.
Không thực hiện kiểm soát chi đối với các khoản chi có tính bảo mật của các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng.
Trường hợp các đơn vị rút tiền mặt: KTV thực hiện kiểm soát các khoản chi bằng tiền mặt theo qui định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN.
Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị không đảm bảo yếu tố pháp lý theo qui định: KTV trả lại cho đơn vị.
Kiểm tra số dự toán còn được sử dụng của đơn vị, nếu đủ thì thực hiện thanh toán cho đơn vị; không đủ thanh toán, KTV chuyển trả hồ sơ, chứng từ nêu rõ lý do cho đơn vị.
Nhập chứng từ vào chương trình TABMIS và ký tên vào từng liên chứng từ và chuyển kế toán trưởng (KTT) (hoặc người ủy quyền) toàn bộ chứng từ giấy đã nhập và đệ trình phê duyệt trên hệ thống TABMIS.
Bước 2 - Kế toán trưởng
Kiểm soát hồ sơ, chứng từ kế toán của đơn vị
Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp và các điều kiện thanh toán của hồ sơ chứng từ kế toán.
Kiểm soát việc hạch toán trên hệ thống.
Kiểm soát bút toán đã hạch toán trên máy tính khớp đúng với bút toán ghi trên chứng từ giấy, các thông tin khác khớp đúng với thông tin ghi trên chứng từ giấy của đơn vị thì phê duyệt chứng từ trên hệ thống; Trường hợp
KTV chưa nhập vào máy, KTT chuyển trả lại hồ sơ, chứng từ của đơn vị cho KTV và từ chối phê duyệt để KTV sửa lại các thông tin trên máy tính.
Bước 3 - KTV phụ trách đơn vị
Đối với các chứng từ kế toán theo quy định phải có chữ ký của Giám đốc: sau khi KTT ký kiểm soát trên chứng từ giấy và ký trên hệ thống, KTV trình Giám đốc (hoặc người ủy quyền ký duyệt).
Bước 4 - Giám Đốc KBNN
Giám đốc (hoặc người ủy quyền) kiểm soát các yếu tố pháp lý của hồ sơ chứng từ, nếu đủ điều kiện và chứng từ đã có đủ chữ ký của KTV, KTT, Giám đốc thực hiện:
Ký vào các liên chứng từ theo quy định.
Trường hợp phát hiện các yếu tố không phù hợp: Giám đốc yêu cầu KTV, KTT giải thích hoặc cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan để chứng minh tính đúng đắn của hồ sơ, chứng từ thanh toán.
Bước 5 - KTV phụ trách đơn vị Đóng dấu và luân chuyển chứng từ
Đối với chứng từ hạch toán trên phân hệ quản lý chi, sau khi áp thanh toán trên phân hệ quản lý chi:
Chuyển những chứng từ lĩnh tiền mặt cho Thủ quỹ theo đường nội bộ.
Chuyển chứng từ thanh toán qua ngân hàng sang Chương trình Thanh toán song phương điện tử (TTSPĐT) để truyền chứng từ cho ngân hàng nhận.
Chuyển chứng từ thanh toán qua Liên Kho bạc (LKB) cho KTV làm nhiệm vụ thanh toán LKB.
Đối với chứng từ hạch toán trên phân hệ sổ cái:
Chứng từ chuyển tiền trong nội bộ 01 đơn vị KBNN: KTV xếp vào tập riêng để xử lý cuối ngày.
Chuyển chứng từ thanh toán cho KTV làm thanh toán Liên kho bạc.
Đối chiếu số liệu và tách chứng từ kế toán Trường hợp rút dự toán kinh phí bằng tiền mặt
01 liên lưu kèm bảng kê chứng từ theo thứ tự hạch toán.
Trường hợp rút dự toán kinh phí bằng chuyển khoản 01 liên lưu kèm bảng kê chứng từ theo thứ tự hạch toán.
01 liên báo Nợ cho đơn vị trả tiền.
01 liên báo Có cho đơn vị nhận tiền (trường hợp đơn vị nhận tiền mở tài khoản cùng kho bạc với đơn vị chuyển)
Bước 6 - KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Đóng chứng từ hằng ngày theo quy định hiện hành.
Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Các ĐVSDNS tới giao dịch tập trung tại một đầu mối là cán bộ KSC và nhận kết quả từ chính cán bộ KSC đó, đã giúp cho cán bộ KSC chủ động và có trách nhiệm trong việc kiểm soát, thanh toán hồ sơ, chứng từ đảm bảo trả kết quả cho đơn vị SDNS đúng thời gian.
+ Quy trình KSC thường xuyên NSNN được công khai tại quầy giao dịch, các ĐVSDNS chỉ liên hệ với một cán bộ KSC chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả cuối cùng. Như vậy, với quy trình trong KSC thường xuyên NSNN đã tạo điều kiện thuận lợi cho ĐVSDNS đến giao dịch với KBNN Đăk Tô thanh toán các khoản chi thường xuyên nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian.
+ Quy trình KSC thường xuyên NSNN rõ ràng, dễ hiểu, đồng bộ đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân. Quy trình phù hợp với pháp luật, chế độ hiện hành của Nhà nước, đảm bảo quản lý chặt chẽ, hiệu quả.
+ Quy trình KSC thường xuyên NSNN giúp kiểm soát chặt chẽ các
khoản chi, đảm bảo tất cả các khoản chi có trong dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, kểm soát các khoản chi đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định, các khoản chi có đầy đủ chứng từ, hồ sơ, thủ tục theo quy định đối với từng khoản chi vì vậy các khoản NSNN chi ra không bị thất thoát, đảm bảo hiệu quả.
- Nhược điểm:
+ Cán bộ KSC vừa tiếp nhận hồ sơ, chứng từ vừa xử lý hồ sơ, chứng từ.
Trong khi, cán bộ KSC phải thực hiện lập phiếu giao nhận hồ sơ chứng từ bằng thủ công, công việc này chiếm khá nhiều thời gian dẫn đến xử lý chậm về thời gian.
+ Cán bộ KSC xác định ngày hẹn để ĐVSDNS đến nhận kết quả KSC hồ sơ chứng từ nhưng kết quả cuối cùng phụ thuộc vào phê duyệt của Kế toán trưởng, Lãnh đạo duyệt.
+ Cán bộ KSC vừa tiếp nhận hồ sơ, chứng từ vừa xử lý hồ sơ, chứng từ dẫn đến tình trạng cán bộ KSC dễ có điều kiện nhũng nhiễu, phát sinh tiêu cực trong quá trình KSC thường xuyên NSNN.
+ Về quy trình thực hiện cam kết chi: cam kết chi được thực hiện sau khi đơn vị ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Trong trường hợp đơn vị vi phạm về các nội dung KSC, KBNN từ chối thực hiện cam kết chi thì mục đích của việc thực hiện cam kết chi để ngăn chặn tình trạng nợ đọng trong thanh toán tại các ĐVSDNS là chưa đạt được triệt để vì hợp đồng đã được ký kết có nghĩa là đã có một sự ràng buộc pháp lý về nghĩa vụ tài chính giữa các bên ký kết hợp đồng.