CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NGÃI
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NGÃI
2.2.1. Môi trường kiểm soát chi đầu tư XDCB từ nguồn vốn NSNN tại
Hệ thống KBNN có những nhân tố thuộc môi trường kiểm soát tác động tích cực đến việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại từng đơn vị.
Quan điểm, triết lý, phương thức điều hành của nhà lãnh đạo mạnh dạn tiếp cận với cái mới trong xây dựng và tổ chức hệ thống quản lý nói chung và cách
46
thức kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nói riêng. Minh chứng cho nhận xét này chính là biểu hiện của hệ thống quản lý đƣợc xây dựng trên cơ sở hệ thống quản lý hiện đại ISO 9001:2008 đã và đang phát huy tác dụng tích cực và đã đạt đƣợc kết quả ban đầu rất khả quan: tạo thói quen làm việc khoa học, hiệu quả hơn; lãnh đạo đơn vị điều hành công việc có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất; công chức đƣợc phân công nhiệm vụ rõ ràng trong quá trình xử lý công việc, đƣợc đánh giá năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm, đồng thời đƣợc đào tạo, tập huấn nâng cao về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. Việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lƣợng (QLCL) theo tiêu chuẩn ISO đã góp phần ngăn ngừa hiện tƣợng nhũng nhiễu, gây phiền hà của công chức, các thủ tục hành chính đều có quy trình xử lý công việc và đƣợc niêm yết công khai, minh bạch.
Tổ chức và vận hành hệ thống KSNB là nhiệm vụ rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho hoạt động. Ban lãnh đạo đã từng bước ý thức được sự cần thiết quản lý các rủi ro và kiểm soát rủi ro đối với các hoạt động nghiệp vụ KBNN nhƣ kiểm soát chi NSNN, kế toán ngân sách, thu NSNN, hoạt động thanh toán,… mà đặc biệt là KSC đầu tƣ XDCB. Ban lãnh đạo cũng nhận thức đƣợc chức năng KSNB cần thiết đối với việc kiểm tra, giám sát hoạt động KSC đầu tƣ XDCB từ nguồn vốn NSNN.
Trong cơ chế hoạt động, KBNN Quảng Ngãi từng bước cải thiện các thủ tục hành chính để giải quyết công việc nhanh, gọn, kịp thời và hiệu quả.
Trong công việc có sự cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế.
Hệ thống quản lý thống nhất tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã đƣợc triển khai tại KBNN Quảng Ngãi và mang lại những hiệu quả nhất định, tuy nhiên vẫn còn gặp phải một số hạn chế: việc áp dụng hệ thống ISO còn mới, nhận thức trong đội ngũ công chức KBNN Quảng Ngãi còn chƣa đầy đủ.
Cơ cấu tổ chức của KBNN Quảng Ngãi hiện nay vẫn đang duy trì 7
47
phòng nghiệp vụ với 64 con người. Theo quy định phòng KSC với nhiệm vụ KSC các khoản chi thường xuyên và thanh toán vốn đầu tư XDCB từ nguồn vốn NSNN đối với các đơn vị có quan hệ giao dịch, tuy nhiên biên chế của phòng KSC hiện nay chỉ có 21 công chức, trong đó có 3 lãnh đạo và 18 công chức trực tiếp làm công tác nghiệp vụ, với lƣợng khách hàng đến giao dịch cùng với lượng chứng từ quá nhiều đã gây ra rất nhiều vướng mắc, khó khăn trong việc xử lý nghiệp vụ, chứng từ hàng ngày, trong điều động công việc, công tác điều hành, công tác quản lý nhân sự và đánh giá kiểm điểm, bình xét thi đua cuối năm. Nhƣ vậy cơ cấu tổ chức hiện nay là chƣa hợp lý.
Số lượng nhân sự tương đối đủ và đảm bảo hoàn thành tốt công việc.
Các cơ chế của ngành đều tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC. Chức năng nhiệm vụ từng vị trí đƣợc quy định cụ thể bằng văn bản. Tuy nhiên, nguồn nhân sự vẫn chƣa đáp ứng đƣợc theo yêu cầu công việc nên dẫn đến áp lực cao trong công việc cho CBCC. Chính sách nhân sự của ngành chƣa có một sự khuyến khích mạnh mẽ đối với việc học tập nâng cao trình độ của CBCC. Về chế độ tiền lương người có trình độ cao học cũng chỉ được hưởng lương như người có trình độ đại học, mặc dù người có trình độ cao học chưa chắc làm tốt hơn người có trình độ đại học, nhưng qua đó sẽ khuyến khích CBCC trong ngành nâng cao năng lực làm việc, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao.
Chính sách khen thưởng và kỷ luật được thực hiện theo hướng dẫn chung của ngành nhƣng chƣa xây dựng đƣợc những tiêu chí cụ thể. Chính sách tuyển dụng khá chú trọng đến chuyên môn và đạo đức người lao động.
KBNN luôn chú trọng đạo đức nghề nghiệp và đều ban hành văn bản quy định cụ thể về đạo đức tương đối chi tiết, đầy đủ, tạo thành khẩu hiệu
“văn minh, văn hóa nghề Kho bạc”. Các quy định này hầu hết đƣợc công khai cho CBCC bên trong và đơn vị bên ngoài cơ quan gọi là nội quy cơ quan.
48
Mối quan hệ giữa Ban lãnh đạo và các phòng nghiệp vụ luôn đƣợc duy trì. Ban lãnh đạo thường tổ chức các cuộc họp với các phòng, đặc biệt là các cuộc họp giao ban hàng tháng, quý, 6 tháng và năm nhằm đánh giá nhiệm vụ và chỉ đạo các nhiệm vụ công tác thời gian tới, đƣa ra những giải pháp ngăn ngừa gian lận, sai sót trong đơn vị. Ban lãnh đạo có xây dựng các thủ tục để kiểm soát tính hiệu quả của công việc đƣợc thực hiện.
Cơ quan xây dựng và cập nhật sơ đồ tổ chức hoạt động, qua đó thể hiện trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, từng phòng ban đƣợc quy định rõ bằng văn bản, niêm yết công khai trên thông báo của KBNN Quảng Ngãi.
Công việc hàng ngày hầu hết đƣợc KBNN Quảng Ngãi xây dựng thành quy trình cụ thể, gọi là Nhật ký công việc, ghi lại tất cả các nội dung công việc đƣợc thực hiện trong ngày và gởi bản Nhật ký về Phòng Tổ chức cán bộ theo quy định. CBCC trong cơ quan có sự tự kiểm tra, đối chiếu và giám sát lẫn nhau trong quá trình thực hiện công việc theo Kế hoạch tự kiểm tra đƣợc phổ biến hàng tháng, quý, năm của từng phòng chuyên môn nghiệp vụ và đƣợc gởi cho Phòng Thanh tra - Kiểm tra theo quy định.
Kế hoạch dự toán luôn đƣợc xây dựng và thông qua đơn vị cấp trên.
Các quy chế, nội quy đƣợc xây dựng chặt chẽ.
Bộ máy kiểm soát chƣa đƣợc thiết kế đầy đủ nên khó giám sát và đánh giá chất lƣợng hoạt động của đơn vị, chƣa có một ban KSNB riêng mà chỉ là Phòng Thanh tra thực hiện việc thanh tra, kiểm tra trong nội bộ đơn vị và thanh tra chuyên ngành khi có kế hoạch.