CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI
3.2.1. Hoàn thiện quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi đầu tƣ XDCB từ nguồn vốn NSNN tại KBNN Quảng Ngãi
Cơ chế một cửa được hiểu là: “Người dân, các cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết tại một nơi. Tách bạch giữa người giao dịch và người giải quyết công việc”. Việc áp dụng cơ chế này theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 trong công tác kiểm soát chi đầu tƣ xây dựng cơ bản tại KBNN Quảng Ngãi đang tồn tại nhƣng cần hoàn thiện hơn trong thời gian tới, cần phải tách bạch giữa người giao dịch và người xử lý công việc, khách hàng đến chỉ phải liên hệ với bộ phận giao dịch một cửa, nhằm tạo thuận lợi cho khách hàng giao dịch chấp hành đúng chính sách, chế độ, phòng ngừa và ngăn chặn các hiện tƣợng cửa quyền, gây phiền hà, sách nhiễu đối với khách giao dịch; thực hiện công khai, minh bạch và phát huy tính dân chủ, tăng sự giám sát của người dân, khách hàng với hoạt động của KBNN, cụ thể:
- Chúng ta sẽ áp dụng phần mềm quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa”
đƣợc cài đặt trên máy tính tại quày giao dịch để theo dõi đầy đủ các thông tin
100
cần thiết của khách hàng, thông tin của dự án, số bộ chứng từ trong phiếu giao nhận, ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả, qua phần mềm quản lý cũng thể hiện được các bước xử lý hồ sơ từ các bộ phận để xác định được trách nhiệm của từng bộ phận, từng cán bộ giải quyết công việc đối với bộ hồ sơ đó, cho phép kết xuất các báo cáo để quản lý việc theo dõi quá trình giao nhận hồ sơ, chứng từ KSC, các hồ sơ, chứng từ bổ sung, sai sót, thời gian kiểm soát thanh toán đúng hạn hay quá hạn và thấy rõ lý do tại sao khi quá hạn nhằm có sự giải thích, thuyết minh cần thiết xảy ra,... Khách hàng nhập các thông tin cần thiết vào chương trình, sau khi nhập xong thì cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ chứng từ giấy, đối chiếu với thông tin trên máy, nếu khớp đúng sẽ in “Phiếu giao nhận hồ sơ, tài liệu” trong chương trình. Sau khi kiểm soát, thanh toán hồ sơ chứng từ KSC trên, cán bộ KSC vào chương trình nhập thông tin đã kiểm soát thanh toán. Khi ký chứng từ giấy lãnh đạo đơn vị cũng phải ký duyệt trên chương trình để xác nhận tình trạng phiếu giao nhận giải quyết đến đâu. Định kỳ, lãnh đạo sẽ vào chương trình thống kê kết quả thực hiện để theo dõi, kiểm tra các hồ sơ KSC trong hạn, đúng hạn, quá hạn,... để tìm ra nguyên nhân và biện pháp chấn chỉnh, nâng cao chất lƣợng công tác kiểm soát chi vốn đầu tƣ.
- Công chức đƣợc bố trí tại bộ phận này yêu cầu phải có trình độ chuyên môn tốt đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng cho khách hàng nhƣ: hồ sơ đầy đủ chƣa, tính hợp pháp hợp lệ, có đủ điều kiện giải ngân không, số lần giao dịch, và thời gian giao dịch,... có tinh thần trách nhiệm và phẩm chất đạo đức, đảm bảo không có hiện tƣợng cửa quyền, nhũng nhiễu xảy ra từ những cán bộ này để thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
Đồng thời phải trang bị đầy đủ tất cả trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
Tiện ích của việc áp dụng quy trình giao dịch “một cửa” là góp phần cải cách mạnh mẽ về thủ tục hành chính (công khai, minh bạch, phát huy tính
101
dân chủ, nâng cao sự giám sát của người dân,…) tạo thuận lợi cho khách hàng biết rõ thông tin các thủ tục thanh toán trước khi thực hiện và biết ngay kết quả về hồ sơ đủ chƣa? Có hợp lệ, hợp pháp không? Có đủ điều kiện giải ngân hay không? Thời gian giải ngân là bao lâu?,… Có thể nói, thực hiện hiệu quả cơ chế này là cơ sở phòng ngừa, ngăn chặn các hành vi cửa quyền, gây phiền hà, sách nhiễu đối với khách hàng giao dịch; đồng thời, giúp người dân, công chức thực hiện tốt, đúng chính sách, chế độ, quyền và nghĩa vụ của mình trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thanh toán vốn đầu tƣ XDCB từ NSNN.
3.2.2. Hoàn thiện các bước thực hiện quy trình KSC vốn đầu tư XDCB
- Hoàn thiện cơ chế “Thanh toán trước, kiểm soát sau” và “Kiểm soát trước, thanh toán sau”. Trước đây, KBNN thực hiện quy trình thủ tục theo phương pháp “kiểm soát trước, thanh toán sau”, qua đó mà các dấu hiệu của sai phạm có thể xảy ra sẽ đƣợc ngăn chặn kịp thời ngay từ đầu và đảm bảo tránh lãng phí cho Ngân sách Nhà nước. Nhưng với cơ chế hiện nay thì việc
“thanh toán trước, kiểm soát sau”, một phần sẽ tạo điều kiện cho các chủ đầu tƣ, nhƣng mặt khác, các nhà thầu sẽ lợi dụng chiếm dụng vốn ngân sách. Vì thế, cần phải quy định, hướng dẫn rõ ràng hơn phạm vi kiểm soát cũng như các nội dung kiểm soát, đặc biệt là điều kiện tối thiểu về hồ sơ để đƣợc “thanh toán trước, kiểm soát sau”. Đây là một vấn đề rất quan trọng, cần phải được rõ ràng, bởi sẽ rất dễ tạo tiền lệ cho các đơn vị sử dụng vốn đầu tƣ XDCB là chỉ cần giao hồ sơ chứng từ, là có thể đƣợc thanh toán, sau có bị trừ khoản thanh toán nào thì sẽ giải trình sau, sẽ là một tiền lệ hoàn toàn không tốt. Sau này, nếu thanh tra, kiểm toán có phát hiện ra sai phạm thì sai phạm này cũng đã để lại hậu quả và gây thất thoát, lãng phí cho NSNN.
- Theo nguyên tắc, khi thực hiện dự án thì chủ đầu tƣ sẽ gởi cho KBNN
102
quyết định phê duyệt dự toán đầu tƣ của cấp có thẩm quyền kèm theo dự toán chi phí cho công tác đầu tƣ, vì thế cần thiết phải có quy định rõ ràng từng loại dự toán đƣợc duyệt và gửi đến KBNN. Và đó phải là dự toán của đơn vị tƣ vấn thiết kế lập, hoặc dự toán do nhà thầu lập có sự chấp thuận của tƣ vấn thiết kế hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng thiếu thống nhất có thể xảy ra, hiện đang đƣợc mỗi KBNN áp dụng theo cách hiểu của riêng mình khi yêu cầu dự toán từ Chủ đầu tƣ.
- Quy trình luân chuyển chứng từ: Để rút ngắn thời gian giải quyết của một bộ hồ sơ thì cần phải giảm bớt sự chồng chéo trong quy trình kiểm soát chứng từ, đồng thời tăng cường sự liên kết, hỗ trợ giữa các công đoạn trong quy trình luân chuyển chứng từ, nhƣ: việc thực hiện kiểm soát mẫu dấu, chữ ký đƣợc giao cho một bộ phận kiểm soát (hiện việc kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của các đơn vị giao dịch do cả bộ phận kiểm soát chi kiểm soát) nhằm hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong việc làm giả mẫu dấu, chữ ký, một trong những khâu rất dễ gian lận và có cơ hội gian lận nhất hiện nay; các bước nhập trên chương trình ĐTKB - LAN nên thực hiện sau khi đã chuyển tiền cho đơn vị hưởng để tránh mất thời gian thanh toán đến đơn vị hưởng (các bước nhập trên chương trình ĐTKB - LAN chủ yếu là dùng để theo dõi, báo cáo theo quy định) do chương trình ĐTKB - LAN này chưa được liên kết với chương trình kế toán (TABMIS) nên khi cán bộ kiểm soát chi nhập các nội dung trên chứng từ thanh toán thì vẫn phải nhập thêm trên chương trình kế toán (TABMIS) sẽ rất mất thời gian trong quá trình thanh toán một bộ chứng từ thanh toán vốn đầu tƣ XDCB.
Để làm đƣợc những điều trên, KBNN các cấp phải xây dựng quy trình KSC đầu tƣ XDCB từ NSNN sao cho thống nhất và đƣợc áp dụng chung;
trong đó, cần chú ý hoàn thiện các khâu trong quy trình KSC, nhất là khâu phân bổ vốn, kiểm soát thanh toán, khâu chi đầu tƣ XDCB, khâu quyết toán
103
và tất toán công trình, dự án.