CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NGÃI
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NGÃI
2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi đầu tƣ XDCB từ nguồn vốn NSNN tại
Tại Quyết định số 138/2007/QĐ-TTg ngày 21/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ, hệ thống KBNN đang tập trung triển khai chiến lƣợc phát triển đến năm 2020, theo đó cơ chế, quy trình KSC NSNN qua KBNN phù hợp thông lệ quốc tế để vận hành hệ thống thông tin tích hợp ngân sách - Kho bạc (TABMIS). Khi đó hoạt động KSC vốn đầu tƣ XDCB sẽ đóng góp tích cực trong công tác quản lý chi tiêu công của Chính phủ, minh bạch hoá việc sử dụng nguồn lực tài chính Nhà nước, góp phần ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm mức bội chi NSNN và tỷ lệ lạm phát theo mục tiêu đề ra của nền kinh tế.
Theo đó, vào ngày 24/11/2009, tại Quyết định số 1116/QĐ-KBNN về việc ban hành quy trình giao dịch một cửa trong KSC của Tổng Giám đốc KBNN thì thủ tục KSC đầu tƣ XDCB qua KBNN Quảng Ngãi quy định việc giao dịch giữa KBNN Quảng Ngãi và chủ đầu tƣ, khách hàng giao dịch thực hiện theo nguyên tắc “một cửa” (nhận và trả kết quả tại một cửa giao dịch) bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi cho đơn vị giao dịch.
51
Quy trình thủ tục KSC vốn đầu tƣ XDCB đƣợc Tổng Giám đốc KBNN cụ thể hóa tại Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu của dự án gửi đến KBNN đều qua Phòng KSC NSNN để thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán vốn đầu tƣ cho dự án. Quy trình đƣợc rút gọn, cắt giảm nhiều hồ sơ, thủ tục không cần thiết; gom việc kiểm soát các nguồn vốn đầu tƣ vào một quy trình, bổ sung tài liệu đúng và sát với chức năng, nhiệm vụ của ngành, rút ngắn thời gian thanh toán còn 3 - 7 ngày làm việc.
Quy trình thủ tục cũng minh bạch đƣợc các hồ sơ, chứng từ thông qua việc hướng dẫn cách ghi chép vào hồ sơ chứng từ. Theo quy định giao nhận hồ sơ, KBNN phải ban hành văn bản thông báo tiếp nhận hồ sơ do lãnh đạo kiểm soát chi ký và gửi cho Chủ đầu tƣ, giúp chủ đầu tƣ nắm bắt đƣợc tình trạng thực tế của hồ sơ, tránh sai sót từ khâu tiếp nhận và những lần gửi sau.
Trong kiểm soát giá trị khối lƣợng hoàn thành do chủ đầu tƣ (CĐT) đề nghị thanh toán, nếu KBNN từ chối thanh toán thì đều phải thông báo kết quả cho CĐT. Vì vậy mà ý thức trách nhiệm, trình độ chuyên môn của đội ngũ công chức thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi cũng đƣợc nâng lên.
Thời gian kiểm soát chi đầu tƣ XDCB, trách nhiệm các cá nhân, của từng phòng nghiệp vụ được nâng cao hơn, cụ thể hóa trong trình tự các bước công việc. Cụ thể từ bước 1 đến bước 4 là nhiệm vụ và trách nhiệm của cán bộ KSC, trưởng phòng KSC và lãnh đạo phụ trách KSC; thời gian thực hiện từ 02-05 ngày làm việc. Bước 5, bước 6 là nhiệm vụ, trách nhiệm của phòng kế toán và lãnh đạo phụ trách kế toán; thời gian thực hiện là 01 ngày làm việc.
52
Hình 1.2: Các bước kiểm soát chi tại KBNN Quảng Ngãi
Điều kiện kiểm soát đầu tiên để KBNN tạm ứng/thanh toán cho các đơn vị thụ hưởng phải thỏa mãn 3 điều kiện sau:
- Dự án nằm trong thời gian thanh toán của kế hoạch vốn hàng năm;
- Không vƣợt kế hoạch vốn hàng năm đã bố trí cho dự án;
- Hồ sơ thanh toán hợp pháp, hợp lệ.
Trình tự thực hiện như sau:
- Hồ sơ pháp lý của dự án
Cán bộ KSC tiếp nhận hồ sơ do CĐT gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ khi bổ sung, điều chỉnh), gồm:
+ Quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tƣ của cấp có thẩm quyền kèm theo dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tƣ; Cán bộ KSC cần phải kiểm tra số tiền bằng số, bằng chữ trên Quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tƣ có trùng khớp và phù hợp với số tiền trên dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tƣ;
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu, cán bộ KSC kiểm tra tên đơn vị trúng thầu; số tiền bằng số, bằng
53
chữ trên Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải bằng nhau;
+ Căn cứ vào Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; CĐT và nhà thầu tiến hành thương thảo hợp đồng, cán bộ KSC kiểm soát số tiền trên Hợp đồng giữa CĐT và nhà thầu nhỏ hơn hoặc bằng số tiền trên Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, dấu và chữ ký của Chủ đầu tƣ trên Hợp đồng có đúng với dấu và chữ ký đã đăng ký tại KBNN; ngoài ra CĐT còn gửi các tài liệu kèm theo hợp đồng nhƣ: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng (nếu có).
- Hồ sơ bổ sung hàng năm:
+ Đối với các dự án do Trung ƣơng quản lý: Văn bản giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tƣ năm của Bộ, ngành Trung ƣơng.
+ Đối với các dự án địa phương quản lý: Văn bản giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tƣ năm của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW, UBND huyện Việc nhập kế hoạch vốn đầu tƣ trên TABMIS thực hiện theo quy định tại Thông tư số 123/2014/TT-BTC ngày 27/8/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn tổ chức vận hành, khai thác Hệ thống Thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc, cụ thể nhƣ sau:
+ Đối với nguồn vốn đầu tƣ thuộc NS tỉnh và NSTW: Căn cứ Quyết định giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tƣ năm của UBND tỉnh Quảng Ngãi, của Chính phủ hoặc các Bộ, Ngành ở Trung ƣơng; Sở Tài chính tỉnh Quảng Ngãi thực hiện nhập dự toán Kế hoạch vốn vào hệ thống TABMIS
Nợ TK 9216 : Số tiền theo Quyết định Có TK 9111 : Số tiền theo Quyết định
+ Đối với nguồn vốn đầu tƣ thuộc NS tỉnh Quảng Ngãi ủy quyền cho các huyện làm CĐT và ngân sách của huyện: Căn cứ Quyết định giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tƣ năm của UBND huyện phòng Tài chính thực hiện nhập dự toán Kế hoạch vốn vào hệ thống TABMIS
54
Nợ TK 9216 : Số tiền theo Quyết định Có TK 9111 : Số tiền theo Quyết định
+ Đối với nguồn vốn đầu tƣ thuộc NS xã: Căn cứ Quyết định giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tƣ năm của UBND xã; cán bộ KSC của KBNN huyện phụ trách xã thực hiện nhập dự toán Kế hoạch vốn vào hệ thống TABMIS
Nợ TK 9216 : Số tiền theo Quyết định Có TK 9111 : Số tiền theo Quyết định
Công tác kiểm soát hồ sơ ban đầu đạt hiệu quả sẽ tạo cơ sở thuận lợi giúp cho KBNN tỉnh kiểm soát tốt nguồn vốn đầu tƣ XDCB.
- Kiểm tra hồ sơ để thực hiện tạm ứng/thanh toán của dự án:
Bước 1: CĐT gửi hồ sơ tạm ứng/thanh toán đến KBNN (qua phòng KSC). Cán bộ KSC tiếp nhận và thực hiện kiểm tra theo nội dung đề nghị của CĐT nhƣ sau:
- Các loại hồ sơ pháp lý đầy đủ và đúng (nhƣ đã nói ở hồ sơ pháp lý);
- Hồ sơ mở tài khoản đã đƣợc KBNN chấp nhận chƣa;
- Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn đầu tƣ: Kiểm tra mẫu chứng từ đúng quy định không; mẫu dấu, mẫu chữ ký phù hợp với hồ sơ mở tài khoản hay không; số tiền bằng số, bằng chữ có khớp đúng;
- Số tiền tạm ứng/thanh toán đúng với quy định trong hợp đồng không;
Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng đúng và phù hợp với số tiền tạm ứng không;
- Giấy rút vốn đầu tƣ: Kiểm tra mẫu chứng từ đúng quy định không;
mẫu dấu, mẫu chữ ký phù hợp với hồ sơ mở tài khoản hay không; số tiền bằng số, bằng chữ có khớp đúng không;
- Kiểm tra đối chiếu số tiền tạm ứng/thanh toán với Kế hoạch vốn năm đã đƣợc nhập vào TABMIS trên nguyên tắc số tiền tạm ứng/thanh toán tối đa nhỏ hơn hoặc bằng kế hoạch vốn năm;
Sau khi kiểm tra hồ sơ đề nghị tạm ứng/thanh toán của CĐT, cán bộ
55
KSC nhận thấy mọi tính chất pháp lý của hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, logic về thời gian, thực hiện lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ (theo mẫu số 01/KSC) có chữ ký của cán bộ KSC và CĐT; lưu 01 liên, gửi lại cho CĐT 01 liên để cùng theo dõi, phối hợp thực hiện.
Bước 2: Cán bộ KSC kiểm tra và ghi số tiền chấp nhận tạm ứng/thanh toán vào Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn đầu tƣ vào trang phần ghi của KBNN số tiền chấp thuận, ký vào ô kiểm soát. Đối với Giấy rút vốn đầu tƣ, cán bộ KSC ký vào ô kiểm soát; sau đó lập tờ trình trình Trưởng phòng KSC.
Bước 3: Trưởng phòng KSC sẽ rà soát, kiểm tra lại toàn bộ các yếu tố hợp pháp, hợp lệ, tính logic của hồ sơ mà cán bộ KSC trình lên, nếu chấp nhận số tiền đề nghị tạm ứng/thanh toán thì ký vào ô Trưởng phòng KSC, sau đó trình hồ sơ lên lãnh đạo KBNN tỉnh phụ trách công tác kiểm soát chi.
Nếu lãnh đạo KBNN tỉnh phụ trách công tác kiểm soát chi đồng ý số tiền đề nghị tạm ứng/thanh toán của Trưởng phòng KSC thì duyệt vào ô Giám đốc trên Giấy đề nghị thanh toán vốn tƣ và tờ trình đề nghị thanh toán vốn tƣ, chuyển hồ sơ lại cho phòng KSC.
Bước 4: Cán bộ KSC thực hiện tách hồ sơ làm 2 loại: Hồ sơ pháp lý, lưu vào hồ sơ dự án, còn hồ sơ thanh toán sẽ chuyển cho Giao dịch viên phụ trách dự án tại phòng KTNN; hồ sơ chuyển cho Giao dịch viên gồm:
+ Tờ trình đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt + Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ
+ Giấy rút vốn đầu tƣ.
Bước 5: Giao dịch viên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ, cụ thể:
+ Đối với tờ trình xem đúng là chữ ký của cán bộ KSC và của lãnh đạo phụ trách KSC hay không, số tiền phê duyệt có phù hợp với Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ và Giấy rút vốn đầu tƣ hay không.
+ Đối với Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn đầu tƣ: Kiểm tra mẫu
56
chứng từ đúng quy định không; mẫu dấu, mẫu chữ ký phù hợp với hồ sơ mở tài khoản hay không; số tiền bằng số, bằng chữ có khớp đúng;
+ Đối với Giấy rút vốn đầu tƣ: Kiểm tra mẫu chứng từ đúng quy định không; mẫu dấu, mẫu chữ ký phù hợp với hồ sơ mở tài khoản hay không; số tiền bằng số, bằng chữ có khớp đúng;
Nếu tất cả khớp đúng thì Giao dịch viên thực hiện hạch toán kế toán áp thanh toán theo quy định, ký vào ô Kế toán trên chứng từ Giấy rút VĐT, sau đó trình Trưởng phòng KTNN (Kế toán trưởng) phê duyệt vào ô KTT.
Bước 6: KTT trình hồ sơ cho lãnh đạo phụ trách kế toán duyệt vào ô Giám đốc trên Giấy rút VĐT, sau đó giao dịch viên thực hiện hạch toán chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng, tách chứng từ lưu và trả cho phòng KSC.
Trường hợp số vốn chấp nhận tạm ứng/thanh toán có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ KSC dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) và báo cáo Trưởng phòng trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tư thông báo về kết quả chấp nhận.
KBNN Quảng Ngãi đã thực hiện kiểm soát thanh toán theo nguyên tắc
“thanh toán trước, kiểm soát sau” cho từng lần thanh toán và “kiểm soát trước, thanh toán sau” đối với lần thanh toán cuối cùng của hợp đồng. Căn cứ vào nguyên tắc này, KBNN tỉnh hướng dẫn cụ thể phương thức kiểm soát chi đầu tƣ XDCB trong hệ thống KBNN, đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho CĐT, nhà thầu và đúng quy định của Nhà nước.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc với trường hợp “kiểm soát trước, thanh toán sau” và trong 03 ngày làm việc đối với trường hợp “thanh toán trước, kiểm soát sau” kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán theo quy định của CĐT, căn cứ vào hợp đồng (hoặc dự toán đƣợc duyệt với các công việc thực hiện không qua hợp đồng) và số tiền CĐT đề nghị thanh toán, KBNN kiểm soát, cấp vốn thanh toán cho dự án và thu hồi vốn tạm ứng theo quy định.
57
* Ví dụ: Quy trình kiểm soát thanh toán VĐT tại KBNN Quảng Ngãi Cuối năm 2017, Hội đồng nhân dân phường Trần Hưng Đạo, thành phố Quảng Ngãi họp ra Nghị quyết giao dự toán VĐT XDCB năm 2018 cho các công trình trên địa bàn phường, trong đó có công trình xây dựng mới nhà Văn hóa Tổ 7 là 700 triệu đồng do UBND phường làm CĐT. Căn cứ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, UBND phường Trần Hưng Đạo ra quyết định phân bổ VĐT số 45/QĐ-UBND-THĐ ngày 15/3/2018 cho các công trình trên địa bàn phường, trong đó có công trình xây dựng mới nhà Văn hóa Tổ 7 là 700 triệu đồng gửi đến KBNN tỉnh Quảng Ngãi. Căn cứ kế hoạch VĐT phân bổ, cán bộ KSC giữ tài khoản (TK) của phường thực hiện kiểm soát như sau:
1- Kiểm soát kế hoạch vốn đầu tƣ:
+ Kiểm soát mẫu dấu, mẫu chữ ký tại Quyết định phân bổ VĐT có phù hợp với mẫu dấu, chữ ký đăng ký mở tài khoản của công trình tại KBNN
+ Số tiền bằng số, chữ trên quyết định phân bổ VĐT bằng nhau không + Mã số công trình có đúng với mã số Sở Tài chính đã cấp cho dự án;
sau khi kiểm tra các điều kiện nhận thấy hợp lệ, cán bộ KSC thực hiện nhập dự toán cấp 0 nhiệm vụ chi đầu tƣ phát triển dự án nhà Văn hóa tổ 7 nhƣ sau:
Nợ TK 9216: 700 triệu đồng Có TK 9111: 700 triệu đồng
+ Thực hiện phân bổ dự toán vốn đầu tƣ XDCB từ cấp 0 tới cấp 4:
Căn cứ vào thông báo cấp mã dự án cho công trình nhà Văn hóa tổ 7 của Sở Tài chính Quảng Ngãi và quyết định phân bổ dự toán của UBND phường, cán bộ KSC lập phiếu nhập dự toán ngân sách, ghi tài khoản nguồn là tài khoản dự toán cấp 0, tài khoản đích là tài khoản dự toán cấp 4 chi tiết cho mã loại dự án công trình nhà Văn hóa tổ 7 phường Trần Hưng Đạo;
Nợ TK 9552: chi tiết cho mã dự án nhà văn hóa tổ 7: 700 triệu đồng Có TK 9216: 700 triệu đồng.
58
2- Kiểm soát mở tài khoản vốn đầu tƣ :
Căn cứ vào thông báo cấp mã dự án công trình nhà Văn hóa tổ 7 của Sở Tài chính Quảng Ngãi và quyết định phân bổ dự toán vốn đầu tƣ của UBND phường Trần Hưng Đạo, chủ đầu tư thực hiện mở tài khoản giao dịch cho dự án, đăng ký mẫu chữ ký, mẫu dấu đúng theo quy định của Thông tƣ số 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính gửi đến KBNN Quảng Ngãi để mở tài khoản cho công trình nhà Văn hóa tổ 7.
- Kiểm soát hồ sơ để thực hiện thanh toán cho dự án: Kiểm soát hồ sơ ban đầu, Chủ đầu tƣ đã gửi đến cán bộ KSC các hồ sơ một lần nhƣ sau:
+ Hồ sơ mở tài khoản của công trình đầy đủ, đúng quy định + Báo cáo kinh tế kỹ thuật của công trình
+ Dự toán chi tiết của công trình đã đƣợc thẩm định
+ Quyết định số 102/QĐ-UBND-THĐ ngày 20/5/2018 của UBND phường Trần Hưng Đạo phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật công trình nhà văn hóa tổ 7 với các nội dung:
Tổng mức đầu tƣ: 700 triệu đồng.
Trong đó: + Chi phí xây lắp : 590 triệu đồng + Chi phí khác : 75 triệu đồng + Dự phòng chi : 35 triệu đồng
- Quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu số 116 QĐ-UBND-THĐ 30/5/2018 của UBND phường Trần Hưng Đạo, chỉ định công ty trách nhiệm hữu hạn An Lạc Việt thi công xây dựng công trình nhà Văn hóa tổ 7 phường Trần Hƣng Đạo, hình thức hợp đồng trọn gói, giá trị hợp đồng 605 triệu đồng (chi phí xây lắp 590 triệu đồng, chi phí chung 15 triệu đồng).
- Hợp đồng số 12/HĐ-TCXD ngày 02/6/2018 giữa chủ đầu tƣ là UBND phường Trần Hưng Đạo với đơn vị thi công là công ty trách nhiệm hữu hạn An Lạc Việt, có các nội dung cơ bản nhƣ sau:
59
+ Hình thức hợp đồng trọn gói, giá trị hợp đồng 615 triệu đồng.
+ Điều khoản hợp đồng: Sau khi hợp đồng đƣợc ký, chủ đầu tƣ sẽ tạm ứng cho bên thi công số tiền 30% giá trị hợp đồng.
+ Thời gian thi công 65 ngày kể từ ngày bên A bàn giao mặt bằng.
+ Nghiệm thu thanh toán 2 lần.
+ Bảo hành công trình 12 tháng, giá trị bảo hành 5%.
+ Các nội dung khác đúng theo quy định về hợp đồng xây dựng.
- Các Quyết định chỉ định thầu về đơn vị tƣ vấn và các hợp đồng về tƣ vấn, giám sát.
Sau khi kiểm soát hồ sơ ban đầu, cán bộ kiểm soát chi thông báo đến chủ đầu tƣ đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ và đủ điều kiện thanh toán.
Ngày 04/6/2018 CĐT gửi hồ sơ xin tạm ứng VĐT nhƣ sau:
- Giấy đề nghị thanh toán VĐT (tạm ứng), số tiền: 181,5 triệu đồng - Giấy rút vốn đầu tƣ: số tiền: 181,5 triệu đồng
Sau khi nhận đủ hồ sơ xin tạm ứng, cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ pháp lý đầy đủ, thủ tục ứng vốn đúng quy định, mức vốn tạm ứng đúng tỷ lệ quy định trong hợp đồng, sẽ lập tờ trình và duyệt vào Giấy đề nghị thanh toán VĐT, trình lãnh đạo phòng và Giám đốc cơ quan cho ứng 181,5 triệu đồng; chuyển chứng từ cho phòng KTNN để chuyển tiền cho đơn vị thi công.
* Thanh toán lần 1: Ngày 05/7/2018 chủ đầu tư UBND phường Trần Hƣng Đạo gửi đến KBNN Quảng Ngãi hồ sơ thanh toán của công trình nhà văn hóa tổ 7 nhƣ sau:
- Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lƣợng thực hiện ngày 02/7/2018 giữa chủ đầu tƣ, đơn vị thi công và đơn vị tƣ vấn giám sát công trình. Chủ đầu tƣ đã lên Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán, (Phụ lục 3a) kèm bảng kê chi tiết khối lƣợng hoàn thành có đầy đủ chữ ký của chủ đầu tƣ và đơn vị thi công; giá trị khối lƣợng