CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NGÃI
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẢNG NGÃI
2.2.4. Thông tin và trao đổi thông tin qua kiểm soát chi đầu tƣ XDCB từ nguồn vốn NSNN tại Kho bạc Nhà nước Quảng Ngãi
Trong xu thế hội nhập, cùng với toàn hệ thống KBNN tiến hành xây dựng mô hình và tổ chức thực hiện chức năng Tổng KTNN, KBNN Quảng Ngãi cũng đang vận hành chương trình Tabmis. Chương trình Tabmis được áp dụng trong tất cả các đơn vị thuộc hệ thống KBNN; các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan tài chính các cấp tham gia Tabmis; các cơ quan tài chính ở các Bộ, Ngành trong trường hợp tham gia trực tuyến trên Tabmis. Đây là hệ thống thông tin kế toán NSNN đƣợc thiết lập tập trung trên phạm vi toàn quốc, với hơn 14.000 người dùng, tại hơn 700 đơn vị, trải khắp 64 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. Hệ thống Tabmis đƣợc đƣa vào sử dụng tại KBNN Quảng Ngãi từ tháng 11 năm 2010, hiện nay đang vận hành ổn định và thông suốt.
Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đƣợc ghi chép vào sổ sách kế toán đầy đủ, chấp hành đúng các quy định về chứng từ; hạch toán, mở sổ kế
62
toán, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Hàng năm, thực hiện báo cáo tài chính theo chế độ kế toán và báo cáo quyết toán quý, năm, đảm bảo nộp về cấp trên và các đơn vị liên quan đúng thời gian, thủ tục quy định. KBNN Trung ương thường xuyên có văn bản hướng dẫn về việc lập và nộp báo cáo hàng năm. Toàn bộ hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán trong KSC đầu tƣ XDCB đều tuân theo Chế độ kế toán theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017. Tabmis có khả năng tích hợp và kết nối dữ liệu một cách chặt chẽ với các phần mềm quản lý tài chính khác; có thể kết nối giữa KBNN với các cơ quan tài chính, các Bộ, Ngành và đơn vị sử dụng ngân sách; giúp giảm thời gian nhập đi nhập lại chứng từ đầu tƣ XDCB và kiểm soát đƣợc, xem dự án nào có cam kết chi, dự án nào không và kiểm tra xem các công trình riêng lẻ có vƣợt mức tổng vốn đầu tƣ của dự án, công trình đƣợc duyệt.
KBNN Quảng Ngãi đã ban hành nhiều văn bản thống nhất về chế độ hoạt động nghiệp vụ, hướng dẫn kịp thời các vướng mắc phát sinh, làm căn cứ để các KBNN huyện giải quyết các trường hợp cấp phát thanh toán cụ thể.
KBNN Quảng Ngãi đã giải đáp đầy đủ, kịp thời, đúng quy định pháp luật đối với những thắc mắc, kiến nghị, khiếu nại của các CĐT liên quan đến nội dung quản lý chi đầu tƣ XDCB từ NSNN thông qua các buổi tập huấn nghiệp vụ, giải đáp thắc mắc hay báo chí, phương tiện thông tin đại chúng.
Việc trao đổi thông tin giữa cấp trên và cấp dưới được thực hiện thường xuyên, nội dung truyền tải rõ ràng, cụ thể thông qua trang thông tin điện tử KBNN và hệ thống chat nội bộ Microsoft Communicator, đây là công cụ hữu hiệu để truyền tải thông tin trong KSC đầu tƣ XDCB trong hệ thống KBNN.
Hệ thống trao đổi thông tin và hệ thống báo cáo kế toán đã đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin kịp thời và đầy đủ trong KBNN Quảng Ngãi. KBNN Quảng Ngãi đã sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với hoạt động của đơn vị
63
mình, đó là hệ thống Tabmis. Tuy nhiên, việc bố trí, sử dụng trang thiết bị cũng còn những khó khăn nhất định, hệ thống Tabmis mặc dù đã hoạt động ổn định tuy nhiên vẫn còn một số khiếm khuyết nhƣ sau:
- Việc nhập liệu tại phân hệ quản lý chi trên Tabmis phải qua nhiều màn hình nhập liệu và áp thanh toán nên mất nhiều thời gian; công tác khóa sổ, xuất báo cáo còn chậm, thiết kế chƣa đầy đủ các loại báo cáo, một số báo cáo chỉ chạy vào ban đêm, rất khó khăn cho việc kiểm tra số liệu. Hiện tƣợng báo cáo thu chi ngân sách xuất hiện dòng số liệu không có trong công thức với số dƣ lớn nhƣng không có công cụ tìm kiếm, phân tích hay cảnh báo trong quá trình hạch toán, thậm chí nhiều công trình XDCB không thể hiện có CKC và phải theo dõi tổng mức đầu tƣ dự án qua hỗ trợ trên phần mềm Excel nhằm tránh tình trạng vƣợt tổng dự toán đƣợc duyệt cho công trình xây dựng đó.
- Việc theo dõi, quản lý kinh phí đơn vị an ninh, quốc phòng còn hạn chế.
- Hệ thống Tabmis không có chế độ quản lý các thông tin về tình trạng tài khoản đang hoạt động hay ngừng hoạt động.
- Hệ thống Tabmis không hỗ trợ cảnh báo số dƣ tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tài khoản trung gian, trong trường hợp không đủ số dư, hệ thống vẫn cho nhập chứng từ, việc theo dõi số dƣ phải thực hiện thủ công,…
Việc giao diện dữ liệu giữa các chương trình TCS-TT và Tabmis, TTLKB và Tabmis đôi khi bị lỗi, dẫn đến xử lý thủ công khi có những công trình XDCB mà có bút toán nhập thu NSNN thuế GTGT hoặc chuyển số thu này về các đơn vị huyện, đơn vị tỉnh ngoài. Để đáp ứng yêu cầu đồng bộ hóa số liệu giữa chương trình TCS-TT và chương trình Tabmis, khi điều chỉnh các khoản thu NSNN phải thực hiện điều chỉnh trên chương trình TCS sau đó giao diện sang Tabmis. Trên TCS có chức năng điều chỉnh, tuy nhiên cách hạch toán chƣa thực sự thích hợp.
64
Sự truyền đạt thông tin trong nội bộ toàn hệ thống chƣa kịp thời, chủ yếu qua đường công văn, việc cập nhật văn bản mới trên hệ thống trang thông tin nội bộ chưa được diễn ra thường xuyên dẫn đến sự lỗi thời về thông tin.