Chương 4 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ĐỐI THOẠI XÃ HỘI TRONG QUAN HỆ
4.3. Đề xuất giải pháp thúc đẩy đối thoại xã hội trong quan hệ lao động tại các doanh nghiệp may ở Việt Nam
4.3.1. Cải thiện trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến tại các doanh nghiệp may 4.3.1.1. Đảm bảo nội dung trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến phải rõ ràng và hữu ích với các chủ thể tại các doanh nghiệp may
Để trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến thành công tức là nội dung đưa ra được các chủ thể tham gia tiếp thu, chấp nhận và hài hòa lợi ích giữa các bên thì cần đảm bảo nội dung trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến hợp lý, cấp thiết. Trong đó cần chú trọng những vấn đề sau:
Thứ nhất, cần phải đảm bảo nội dung trao đổi, tham khảo ý kiến phải có tính
"thật" và thực sự hữu ích với NLĐ cũng như doanh nghiệp. Các nội dung không nên quá xa vời thực tế. Một số nội dung chủ yếu tại nơi làm việc thường được xem là nội dung chính của việc trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến bao gồm: Tiền lương, thưởng, phúc lợi; Các chính sách bảo hiểm; Thời gian làm việc, nghỉ ngơi;
ATVSLĐ; nội dung HĐLĐ, TƯLĐTT… Khi đưa ra vấn đề cần trao đổi, tham khảo ý kiến, các bên phải nghiên cứu kỹ lưỡng, có căn cứ khoa học và thực tiễn, các mục tiêu đưa ra cũng phải được xác định.
Thứ hai, NSDLĐ cần phải nắm bắt được những vấn đề còn tồn đọng tại doanh nghiệp mình để khi NLĐ đưa ra ý kiến sẽ không rơi vào trạng thái "không rõ", nhất là các nội dung liên quan đến ĐKLV, điều kiện đảm bảo ATVSLĐ hay các chế độ đãi ngộ như lương, thưởng, cách tính SAM, hiệu suất... Để làm được điều này, phía lãnh đạo doanh nghiệp cần phải thường xuyên giám sát, trao đổi thông tin và tiếp thu báo cáo, kiến nghị từ các giám sát hay quản lý, tổ trưởng/chuyền trưởng tiếp xúc hàng ngày với NLĐ. Trong nhiều trường hợp, lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp có thể
tiến hành họp định kỳ với quản đốc phân xưởng và trưởng các bộ phận để triển khai các kế hoạch làm việc dưới hình thức cá nhân hoặc tập thể với quản lý hoặc trực tiếp với NLĐ. Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải nắm bắt được tình hình của công nhân, cần phải biết được doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề gì và từ đó đề xuất phương hướng giải quyết kịp thời.
Thứ ba, tạo điều kiện cho NLĐ trong các doanh nghiệp may tham gia vào đóng góp ý kiến, xây dựng các văn bản quản lý có liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích của họ như tham gia đóng góp ý kiến hoàn thiện nội dung chính sách lương, thưởng và các thỏa thuận ký kết giữa các bên để đảm bảo quyền dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc. Ngoài ra, việc tạo điều kiện cho NLĐ tham gia đóng góp ý kiến tạo sự khích lệ tinh thần rất lớn đối với NLĐ, giúp cho họ cảm thấy doanh nghiệp tôn trọng "tiếng nói" của mình trong các quyết sách quản lý. Qua đó góp phần giảm thiểu mâu thuẫn, bất đồng giữa các bên khi những quyết định đi vào thực thi liên quan đến quyền lợi của NLĐ mà không có sự đồng thuận từ họ.
Thứ tư, khi xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến, các bên cần phải chuẩn bị nội dung một cách chu đáo và rõ ràng. Nội dung trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến cần nói rõ liên quan đến vấn đề gì và đang gặp khó khăn gì. Thông thường, các vấn đề cần phải bàn bạc trao đổi có khả năng thay đổi theo môi trường sản xuất kinh doanh và các văn bản pháp luật mới. Vì vậy đòi hỏi các chủ thể cần có năng lực nắm bắt tình hình và dự báo xu hướng tương lai, từ đó xây dựng kế hoạch trao đổi, tham khảo ý kiến với các nội dung đầy đủ và chi tiết.
Ngoài ra, TCCĐCS cần phải lập kế hoạch kỹ lưỡng cho cuộc gặp gỡ trực tiếp với đại diện doanh nghiệp may để đảm bảo đạt được kết quả đề ra.
4.3.1.2. Đa dạng hóa và đổi mới các kênh trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến tại các doanh nghiệp may
Các kênh trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến trực tiếp đóng vai trò chủ chốt trong việc đảm bảo thông tin và sự hiểu biết lẫn nhau trong doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của ILO (2018), 90% các cuộc đình công xuất phát từ các nguyên nhân liên quan tới quá trình trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến giữa NSDLĐ và NLĐ như không tiến hành trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến, có tiến hành nhưng không hiệu quả hoặc tắc nghẽn trong quá trình truyền tin. Công nhân trong các nhà máy may do hạn chế về năng lực nên có tâm lý e ngại tương tác chính thức với quản lý, thậm chí cả CBCĐ. Ngược lại, họ thoải mái và cởi mở hơn trong các giao tiếp phi chính thức như nói chuyện nhóm nhỏ hoặc giữa các cá nhân với nhau, gọi điện thoại hoặc nhắn tin cho CBQL. Do đó cần có cả các kênh trao đổi thông tin, tham khảo ý kiến trực tiếp và gián tiếp. Đồng thời cần duy trì việc trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến thường xuyên để NLĐ quen dần với việc tiếp xúc, tương tác với NSDLĐ tại nơi làm việc.
a. Các kênh trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến trực tiếp
Ngoài các kênh trao đổi thông tin và tham khảo trực tiếp như: Họp trước ca làm việc, họp định kỳ giữa CBCĐ và quản lý doanh nghiệp, gặp gỡ giữa CBCĐ và NLĐ, Hội nghị NLĐ/Đại hội CNVC và Đối thoại định kỳ tại nơi làm việc thì doanh nghiệp nên quan tâm sử dụng và chú trọng trong thực hiện các kênh trực tiếp sau:
(i) Họp giữa lãnh đạo doanh nghiệp với các tổ trưởng/chuyền trưởng: Đặc thù doanh nghiệp may là sản xuất theo dây chuyền, người tổ trưởng có uy tín cao trong công nhân vì họ vừa là công nhân nhưng có kinh nghiệm lâu năm nên rất được NLĐ tin tưởng. Khi doanh nghiệp có quyết định quan trọng như thay đổi mức lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, thay đổi cơ cấu lao động, điều chỉnh giá gia công, lãnh đạo doanh nghiệp thường tổ chức họp với các tổ trưởng sản xuất. Sau đó các tổ trưởng chia sẻ lại thông tin với NLĐ trong tổ mình. Hình thức này có thể được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất khi phát sinh vấn đề. Quy trình họp giữa lãnh đạo doanh nghiệp và các tổ trưởng có thể được tiến hành như sau:
Hình 4.1. Quy trình họp giữa lãnh đạo doanh nghiệp với tổ trưởng/chuyền trưởng Nguồn: NCS phát triển từ CIRD
(ii) Họp giữa lãnh đạo doanh nghiệp với tập thể NLĐ: Cuộc họp trực tiếp giữa lãnh đạo doanh nghiệp và tập thể NLĐ rất hữu ích trong việc loại bỏ các hiểu lầm khi thông tin đi qua nhiều cấp. Đối thoại trực tiếp với lãnh đạo doanh nghiệp cũng giúp NLĐ có thêm sự tin tưởng vào doanh nghiệp. Ban giám đốc có thể tổ chức đối thoại hàng tháng với những NLĐ có câu hỏi và đăng ký tham gia hoặc có thể tiếp xúc với từng xưởng/bộ phận lần lượt. Nếu cuộc họp giữa lãnh đạo doanh nghiệp với tập thể NLĐ trùng với đối thoại định kỳ thì có thể kết hợp vào đối thoại định kỳ để trao đổi.
Người lao động cũng nên tận dụng tối đa các dịp lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp
đi thăm nhà máy để cải thiện mối quan hệ và củng cố thông điệp về văn hóa gia đình. Điều này có ý nghĩa trong việc phòng ngừa những mâu thuẫn tiềm ẩn trong doanh nghiệp. Tăng cường hiểu biết và mối quan hệ giữa các chuyên gia, quản lý người nước ngoài với NLĐ thông qua các hoạt động văn hóa, thể thao, dã ngoại.
(iii) Góc tư vấn nhân sự: Phòng nhân sự của các doanh nghiệp may có thể thành lập góc tư vấn cho NLĐ để tiếp nhận và giải quyết các thắc mắc về chế độ. Hoạt động của Góc tư vấn nhân sự nên diễn ra vào một ngày cố định trong tuần/tháng để nhân viên tư vấn/nhân viên nhân sự đến hỗ trợ NLĐ trong các vấn đề phát sinh tại nơi làm việc, về cuộc sống, gia đình, sức khỏe,… trong đó nhấn mạnh về sự chia sẻ và gắn kết NLĐ như các thành viên trong gia đình để họ tránh được tâm lý rụt rè và muốn nói, dám nói ra những điều đang bận tâm. Đối với những vấn đề chưa thể trả lời ngay, tư vấn viên tiếp thu ý kiến của NLĐ và chuyển lên lãnh đạo doanh nghiệp để giải quyết.
Quy trình xử lý thông tin thông qua góc tư vấn nhân sự có thể diễn ra như sau:
Hình 4.2. Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin của Góc nhân sự
(iv) Cơ chế tham vấn và hợp tác tại nơi làm việc: Các doanh nghiệp may có thể thành lập một hội đồng gồm đại diện của NLĐ và NSDLĐ theo kiểu hội đồng hòa giải mà các doanh nghiệp phải tổ chức theo luật để giải quyết TCLĐ. Tuy nhiên, hội
đồng gồm NLĐ và CBQL có thể thực hiện nhiều chức năng hơn là chỉ đơn thuần giải quyết TCLĐ. Cơ chế tham vấn và hợp tại tại nơi làm việc thông qua Hội đồng Quản lý - lao động hiện nay được một số doanh nghiệp may tham gia chương trình Việc làm tốt hơn (Better Work) xây dựng có tên gọi là Ban tư vấn cải tiến doanh nghiệp – PICC. Với kết quả thu được từ việc thiết lập Ban PICC tại một số doanh nghiệp may có thể nhận định đây là một công cụ hữu hiệu đảm bảo cơ chế trao đổi thường xuyên giữa NLĐ và CBQL. Về thành viên hội đồng, số lượng đại diện có thể khác nhau tùy
theo quy mô và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cả hai bên nên có cùng số người đại diện. Về phía công đoàn nên có chủ tịch CĐCS và tổ trưởng tổ công đoàn/
đại diện NLĐ ở các phòng, ban. Về phía NSDLĐ nên có đại diện lãnh đạo doanh nghiệp và tổ trưởng sản xuất. Ngoài ra có thể thêm các thành viên khác nếu thấy cần thiết. Mẫu phiếu bầu đại biểu tham gia họp PICC và quy trình bầu thành viên PICC xem chi tiết tại Phụ lục 5.1 và 5.2. Công nhân có thể trực tiếp bầu chọn đại diện của mình trong tổ, chuyền may hoặc bộ phận sản xuất. Cơ chế hoạt động của PICC là cơ chế 2 bên với sự hỗ trợ của chuyên gia Better Work. Hình thức đối thoại mà PICC sử dụng là trao đổi thông tin, tham khảo ý kiến với tần suất ít nhất 01 tháng/lần để bàn về tiến trình thực hiện kế hoạch cải tiến và lên kế hoạch các bước cải tiến bổ sung. Các cuộc họp của PICC diễn ra theo trình tự 03 bước (tham khảo Phụ lục 5.3).
Thành lập hội đồng quản lý - lao động để giải quyết các vấn đề và trao đổi thông tin, tham khảo ý kiến chứ không phải là để tiếp tục TLTT. Tuy nhiên trong trường hợp một số điều khoản TƯLĐTT cần phải được thay đổi trước khi bản thỏa ước hết hạn thì có thể diễn ra trong cuộc họp nếu cả hai bên nhất trí.
(v) Uỷ ban Canteen: Ngoài lương, thưởng, phúc lợi thì vấn đề chất lượng bữa ăn ca cũng là một trong những nội dung được các công nhân may quan tâm, đặc biệt trong các doanh nghiệp có quy mô lớn với hàng nghìn lao động. Thành lập Uỷ ban Canteen là một trong những giải pháp giúp giải đáp kịp thời, nhanh chóng những phản ánh của công nhân về chất lượng, số lượng bữa ăn. Thành viên của Uỷ ban canteen bao gồm cả CBQL và CBCĐ trong doanh nghiệp. Quy trình giải quyết khiếu nại qua kênh Uỷ ban canteen có thể thực hiện thông qua 04 bước như sau:
Hình 4.3. Đề xuất quy trình giải quyết ý kiến của Ủy ban Canteen
b. Các kênh trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến gián tiếp
Ngoài việc thông báo bằng văn bản, sử dụng hệ thống loa phát thanh, bảng tin nội bộ thì các doanh nghiệp may cần phải đổi mới trong thiết lập và sử dụng các kênh gián tiếp như: Hòm thư góp ý, đường dây nóng, mạng xã hội. Cụ thể như sau:
(i)Hòm thư góp ý: Kênh này chủ yếu dành cho các ý kiến và khiếu nại vượt cấp.
Doanh nghiệp cần có hướng dẫn về quy trình xử lý thư qua hòm thư góp ý rõ ràng và thông báo cho NLĐ biết; Mở hòm thư thường xuyên (ít nhất hàng tuần) và trả lời mọi ý kiến nhận được qua hòm thư. Các bước thiết lập hòm thư góp ý có thể được tiến hành như sau:
- Thiết kế hòm thư: Kích thước của hòm thư góp ý tối thiểu phải bảo đảm chiều cao, chiều ngang và độ dày tương ứng là: 40cm, 30cm, 20cm. Trên hòm thư góp ý phải có dòng chữ in hoa "Hòm thư góp ý" ở phía trên, chính giữa mặt chính hòm thư. Màu sắc của hòm thư góp ý do doanh nghiệp quyết định và phải bảo đảm tương phản với màu nền tại khu vực đặt hòm thư góp ý để NLĐ dễ nhận biết.
- Lựa chọn địa điểm đặt hòm thư góp ý: Đặt hòm thư góp ý tại những địa điểm mà tất cả NLĐ có thể tiếp cận (nhà ăn, hành lang, nhà để xe, lối đi lại,…). Hòm thư nên bố trí xa khối văn phòng, khu vực làm việc của quản lý,…và không gắn camera
để tránh tâm lý lo lắng, sợ sệt của NLĐ khi họ có nguyện vọng gửi thư.
- Thông báo với NLĐ về sự tồn tại của hòm thư góp ý: Bên cạnh hòm thư góp ý nên dán thông báo hướng dẫn cách thức bỏ thư và cách thức xử lý thư của đại diện phòng ban/đơn vị doanh nghiệp. Thông báo rộng rãi với NLĐ biết rằng họ có thể viết ra giấy những góp ý, phàn nàn hay sáng kiến của mình để cải tiến hoạt động bộ phận sản xuất hoặc của nhà máy và bỏ vào hòm thư góp ý. Tuyệt đối không được ác cảm, trù dập người có ý kiến phê bình.
- Xử lý thư góp ý: mở hòm thư được theo dõi bằng sổ mở hòm thư góp ý.
Thành phần mở hòm thư có 03 - 04 người trong đó gồm: đại diện lãnh đạo doanh nghiệp, đại diện Phòng nhân sự hoặc quản đốc phân xưởng, đại diện BCHCĐCS.
Thư lấy ra sẽ được mang về phòng nhân sự, tránh làm thất lạc thư. Tất cả các thư sẽ được trả lời trong vòng 3 ngày, thư trả lời sẽ được dán trên bảng thông báo hoặc phổ biến trực tiếp cho toàn thể NLĐ trong doanh nghiệp (Xem Hình 4.4). Đối với các sáng kiến hay giải pháp hữu ích, triển khai ngay sau khi cấp trên đồng ý và giải đáp cho NLĐ biết lý do vì sao không thực hiện được.
- Khuyến khích NLĐ sử dụng hòm thư góp ý: Tuyên dương và thưởng cho những NLĐ có sáng kiến, góp ý hay để thể hiện sự ghi nhận của doanh nghiệp cho
những đóng góp của họ như: công khai thông tin NLĐ trên bảng thông báo, thưởng cho NLĐ, ghi nhận và lưu hồ sơ để xét bình bầu danh hiệu vào cuối tháng/quý/năm,…
Hình 4.4. Đề xuất quy trình giải quyết thư khiếu nại, góp ý
(ii) Đường dây nóng: Trong doanh nghiệp có thể tồn tại hai số điện thoại đường dây nóng do CBQL và CBCĐCS quản lý. Hai đường dây nóng hoạt động độc lập nhưng cùng chung mục đích tiếp nhận, giải đáp kịp thời những bức xúc, vướng mắc của NLĐ. Cụ thể là:
Đường dây nóng của doanh nghiệp: Những doanh nghiệp có quy mô lớn có thể khuyến khích NLĐ bày tỏ ý kiến bằng cách gọi điện đến tổng đài tiếp nhận thông tin và tư vấn miễn phí để NLĐ bày tỏ những phàn nàn hay có những góp ý, đề xuất cho doanh nghiệp một cách nhanh nhất. Doanh nghiệp thiết kế một đường dây nóng mở 24/24 và phân công cá nhân (thường là nhân viên phòng nhân sự) trực điện thoại trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc thì phản ánh của NLĐ sẽ được ghi âm lại. Để NLĐ biết sự tồn tại của đường dây nóng, doanh nghiệp niêm yết công khai số hotline và thông báo với NLĐ. Cán bộ trực hotline phải ghi nhận thông tin kịp thời, đầy đủ vào sổ nhật ký theo dõi. Các thông tin tiếp nhận sẽ được giải đáp trực tiếp. Đối với những vấn đề phức tạp, vượt quá thẩm quyền, người trực sẽ ghi nhận và trả lời NLĐ sau. Doanh nghiệp thành lập Ban phụ trách rà soát và xử lý thông tin gồm: Đại diện lãnh đạo doanh nghiệp, trưởng phòng nhân sự, chủ tịch công đoàn và quản đốc phân xưởng. Ban sẽ chịu trách nhiệm tư vấn, trả lời những ý kiến của NLĐ mà người trực hotline không trả lời được; Lựa chọn các sáng kiến, góp ý có thể thực hiện và đề xuất biện pháp cải tiến cho doanh nghiệp.
Đường dây nóng của Công đoàn: Các CĐCS có số lượng đoàn viên lớn có thể xây dựng các đường dây nóng của riêng CĐCS nhằm giải thích chính sách, chế độ