10. Nơi thực hiện đề tài nghiên cứu
1.4. Vận dụng mô hình đào tạo theo chu trình vào quản lý đào tạo theo đặt hàng tại trường đại học
Để QLĐT theo đặt hàng có hiệu quả, trước hết cần lựa chọn mô hình ĐT cho phù hợp. Với những ưu nhược điểm của các mô hình ĐT đã nêu ở trên, luận án vận dụng mô hình ĐT theo chu trình để QLĐT theo đặt hàng. Quản lý ĐT theo đặt hàng trong một chu trình ĐT bao gồm các nội dung:
1.4.1. Tổ chức xác định nhu cầu đào tạo và ký kết hợp đồng đào tạo
Xác định đúng NCĐT là cơ sở để xây dựng các CTĐT, lập kế hoạch ĐT và tổ chức khóa ĐT đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Mỗi khách hàng khác nhau có NCĐT khác nhau, đặc biệt là về trình độ và năng lực hành nghề của người lao động.
Nhà nước cũng có những yêu cầu về ĐT nhân lực. Do vậy, trường đại học cần phải xác định NCĐT theo yêu cầu của Nhà nước cũng như của các DN đối tác và phù hợp với khả năng ĐT của mình.
Nhu cầu ĐT của các DN luôn biến động cho nên xác định NCĐT là việc làm thường xuyên, đây là bước đầu tiên mang tính chất quyết định cả chu trình ĐT đồng thời cũng là bước mới nhất, khó nhất đối với các cơ sở ĐT hiện nay.
Về nguyên tắc, ĐT theo đặt hàng thì khách hàng phải chủ động đưa ra NCĐT để trường đại học ĐT theo yêu cầu của mình. Tuy nhiên, hiện nay Nhà nước cũng chưa đặt hàng cho các trường ĐT hàng năm, các DN cũng chưa quen với đặt hàng ĐT và cũng ít
biết về khả năng ĐT của các trường đại học. Do vậy, các trường phải chủ động tiến hành khảo sát NCĐT của Nhà nước và của các DN đối tác để xác định NCĐT cho mình.
Để xác định NCĐT theo đặt hàng được chuyên nghiệp, trường đại học cần thành lập bộ phận chuyên trách xác định NCĐT. Bộ phận chuyên trách gồm một số cán bộ QL của phòng ĐT, cán bộ các khoa chuyên ngành và một số GV để thực hiện xác định NCĐT.
a. Lập kế hoạch xác định nhu cầu đào tạo
Nhóm chuyên trách căn cứ vào khối lượng công việc của Trường và nhiệm vụ của từng cán bộ, GV trong năm học để lập kế hoạch xác định NCĐT cho phù hợp với điều kiện thực tiễn.
b. Tổ chức triển khai xác định nhu cầu đào tạo
Bộ phận chuyên trách tổ chức xác định NCĐT theo kế hoạch đã lập.
- Nội dung xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu ĐT bao gồm: Nhu cầu về số lượng nhân lực theo từng ngành nghề/vị trí việc làm, trình độ ĐT và năng lực mà người lao động cần có để có thể thực hiện tốt công việc tại vị trí việc làm. Theo giáo sư Simon [112], nếu đứng trên góc độ nhu cầu của DN thì NCĐT xuất hiện khi:
+ Tuyển dụng nhân viên mới, cần được ĐT chuyên môn hoặc kinh nghiệm cho phù hợp với nhiệm vụ được giao.
+ Thay đổi vai trò của nhân viên.
+ Thay đổi quá trình đang thực hiện hoặc thay đổi một bộ phận của thiết bị.
+ Điểm yếu được xác định trong quá trình theo dõi, đánh giá tổ chức.
+ Cập nhật kiến thức và kỹ năng mới cho nhân viên.
Phương pháp mới và công nghệ mới được ứng dụng vào sản xuất sẽ yêu cầu người lao động phải có những năng lực mới để tiếp cận. Lý do là khi áp dụng công nghệ mới thì sẽ có một số công việc mất đi nhưng lại có một số công việc phát sinh mới. Như vậy, các DN sẽ có NCĐT vào những giai đoạn thay đổi công nghệ khi mà một bộ phận người lao động cần được ĐT để cập nhật công nghệ mới và đáp ứng các vị trí việc làm mới phát sinh.
- Xác định NCĐT theo đặt hàng bao gồm các bước sau đây [27]:
+ Thu thập thông tin về NCĐT
Các khóa ĐT theo đặt hàng của Nhà nước hết sức hạn chế do Nhà nước không công bố cụ thể được NCĐT về số lượng, cơ cấu ngành nghề và trình độ, đặc biệt là năng lực đầu ra của từng loại hình lao động kỹ thuật mà Nhà nước cần ĐT. Các DN ở nước ta cũng chưa quen đặt hàng ĐT nhân lực với các trường đại học. Do vậy, trường đại học phải chủ động tổ chức thu thập thông tin về NCĐT. Trong thời đại ngày nay, KHCN phát triển nhanh chóng, đặc biệt là CMCN 4.0. Cuộc CMCN 4.0 sẽ làm thay đổi cấu trúc và chuẩn trình độ của đội ngũ nhân lực của mọi quốc gia, nên NCĐT cũng phải thay đổi theo. Vì vậy, bên cạnh việc xác định NCĐT cho những năm trước mắt, trường đại học phải dự báo NCĐT trung hạn và dài hạn để có thể lập kế hoạch chuẩn bị các điều kiện đảm bảo chất lượng cần thiết cho việc ĐT theo đặt hàng trong tương lai. Đây là một thách thức to lớn đối với trường các trường đại học và hệ thống ĐT nói chung.
Bên cạnh đó, sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong từng giai đoạn cũng tác động mạnh mẽ đến NCĐT, như trong tình hình đại dịch Covid - 19 hiện nay NCĐT nhân lực cũng bị ảnh hưởng nặng nề, nhiều cơ sở ĐT phải cho HS/SV tạm nghỉ học và điều chỉnh chỉ tiêu tuyển sinh của một số ngành ĐT cho phù hợp.
+ Phương pháp thu thập thông tin thị trường lao động
Thông tin thị trường lao động được coi là các chỉ số về hiện trạng và xu hướng vận động của thị trường lao động. Thông tin này gồm cả định lượng và định tính về nhu cầu lao động kỹ thuật hiện nay đồng thời có tác dụng cảnh báo trước những thay đổi sẽ xảy ra trong tương lai gần.
Trong khi đặt hàng ĐT của Nhà nước hiện nay hết sức hạn chế, thông tin thị trường lao động được coi như một tín hiệu quan trọng về NCĐT của Nhà nước để phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong từng giai đoạn phát triển. Thông tin thị trường lao động sẽ giúp cho trường đại học nhận biết được sự mất cân đối giữa cung và cầu lao động kỹ thuật hiện nay để trên cơ sở đó có thể xác định được NCĐT và tổ chức các khóa ĐT đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động nói chung và của các DN nói riêng. Các thông tin này là cơ sở để trường đại học tổ chức các khóa ĐT cho phù hợp với quy luật cung - cầu, mặt khác có tác dụng cảnh báo trước những sự thay đổi đáng kể sẽ xảy ra trong tương lai gần cũng như khẳng định các xu thế đã được dự báo trước đó. Việc thu thập thông tin về NCĐT có thể được thực hiện bằng các phương pháp:
* Phương pháp điều tra, khảo sát và phỏng vấn các DN:
Điều tra, khảo sát và phỏng vấn các DN là một trong những phương pháp hữu hiệu để thu thập NCĐT của các DN một cách cụ thể và tương đối chính xác về chất lượng cũng như số lượng, cơ cấu ngành nghề và trình độ khác nhau của từng DN mà họ dự định sẽ tuyển dụng trong thời gian tới để đặt hàng ĐT.
Khảo sát bằng phiếu hỏi: Thiết kế phiếu hỏi với đầy đủ các thông tin cần thu thập về NCĐT. Chú ý cách chọn mẫu khảo sát đảm bảo tính đại diện, có thể tập trung vào những tổ chức/DN lớn, vùng miền đang phát triển ngành nghề hoặc có quy hoạch những ngành nghề mà trường đang ĐT.
Phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo một số DN: Cần làm rõ vị trí việc làm đang thiếu nhân lực, chiến lược phát triển của DN, của ngành hoặc những việc làm đang cần nâng cao năng lực của người lao động do đổi mới công nghệ trong sản xuất hoặc đổi mới mô hình quản trị DN, .v.v..
Đối tượng phỏng vấn cần được lựa chọn kỹ lưỡng, phải là những người am hiểu về ngành, sự phát triển của ngành trong tương lai, có tầm ảnh hưởng lớn đến toàn ngành, có kinh nghiệm trong tuyển dụng, sử dụng nguồn nhân lực. Tất cả nội dung phỏng vấn cần được chuẩn bị chu đáo trước khi thực hiện, phần trả lời được ghi chép cẩn thận làm cơ sở thực hiện các bước tiếp theo.
Khảo sát trực tiếp tại một số đơn vị sử dụng lao động sau ĐT: Nhu cầu sử dụng nhân lực thường gắn với công nghệ đang vận hành, mô hình quản trị, chiến lược phát triển của các tổ chức/DN trong hiện tại và tương lai gần. Vì vậy, đối với một số khóa ĐT hoặc các khách hàng tiềm năng cần thiết phải tiến hành khảo sát trực tiếp tại đơn vị sử dụng lao động sau ĐT để thu thập dữ liệu. Chú ý khảo sát các việc làm hiện có, phân tích các nhiệm vụ và công việc của từng vị trí việc làm và xác định những năng lực mà người lao động cần có để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ, công việc được giao.
Đối tượng tham gia đoàn khảo sát gồm cán bộ QL chịu trách nhiệm về ĐT, đại diện GV chuyên môn chính tham gia xây dựng chương trình và giảng dạy. Nội dung khảo sát được chuẩn bị theo đề cương, trong quá trình khảo sát cần thu thập đủ minh chứng cần thiết, có thể dùng các công cụ như: Máy ảnh, máy quay video, sưu tầm quy trình, sản phẩm mẫu...
Ngoài ra, cần sử dụng một số phương pháp khác như:
Tổng hợp từ các tài liệu: Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, vùng miền, ngành nghề; các số liệu dự báo nhu cầu lao động từ thị trường lao động.
Phân tích, dự báo sự phát triển của KHCN tác động đến NCĐT.
Tính toán hao hụt lao động do nghỉ hưu, nhảy việc và tỷ lệ biến động lao động kỹ thuật dưới tác động của tiến bộ KHCN cũng như của phương pháp QL sản xuất.
Điều tra, khảo sát các DN có thể tiến hành với các quy mô khác nhau nên đòi hỏi trường đại học phải thường xuyên cập nhập danh sách các DN trong phạm vi hoạt động của mình. Điều tra có thể tiến hành theo phương pháp gửi câu hỏi khảo sát qua bưu điện, khảo sát online hoặc phỏng vấn trực tiếp.
Trên cơ sở kết quả điều tra khảo sát hoặc phỏng vấn các DN, lãnh đạo trường đại học chỉ đạo điều chỉnh số lượng và cơ cấu tuyển sinh cũng như xây dựng lại CTĐT cho phù hợp với nhu cầu thực tiễn của các DN.
+ Phân tích nhu cầu đào tạo
Nhu cầu ĐT qua dữ liệu thu thập được khá phong phú và đa dạng dưới góc nhìn của từng đơn vị, cá nhân, do vậy có những nhu cầu chưa chính xác. Thông tin về NCĐT có những nhu cầu thực nhưng cũng có những nhu cầu ảo, đặc biệt là một số DN nhỏ và DN tư nhân chưa xây dựng được kế hoạch, chiến lược phát triển nên việc xác định NCĐT đối với họ là một việc khó khăn, khi được phỏng vấn thì họ có thể đưa ra những nhu cầu ảo theo suy nghĩ của họ. Một mặt khác, các dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bằng nhiều phương pháp khác nhau, do vậy sau khi có được các dữ liệu về NCĐT, nhóm chuyên trách cần tổ chức thảo luận, phân tích và đánh giá các dữ liệu thu được để xác định NCĐT thực và qua đó có thể thiết kế các khóa ĐT cho phù hợp với NCĐT của các DN.
c. Chỉ đạo xác định nhu cầu đào tạo
Trong quá trình nhóm chuyên trách thực hiện xác định NCĐT, phó Hiệu trưởng phụ trách ĐT thường xuyên chỉ đạo và kiểm tra từ khâu lập kế hoạch đến tổ chức thực hiện việc xác định NCĐT. Cần có kế hoạch kiểm tra, giám sát để kịp thời phát hiện những bất cập và chỉ đạo điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo kế hoạch và chất lượng các công việc.
d. Đánh giá kết quả xác định nhu cầu đào tạo và ký kết hợp đồng đào tạo - Đánh giá kết quả xác định NCĐT
Sau khi đã hoàn thành việc xác định NCĐT của khách hàng, Nhà trường tổ chức đánh giá kết quả xác định NCĐT và trên cơ sở đó, xác định năng lực ĐT của trường và tổ chức tiếp thị đến khách hàng.
- Ký kết hợp đồng đào tạo
Sau khi đã xác định được khách hàng có NCĐT thông qua tiếp thị, trường đại học cần căn cứ vào năng lực của mình để thương thảo với khách hàng và tổ chức ký kết hợp đồng ĐT theo đặt hàng. Chương trình ĐT là phụ lục quan trọng kèm theo.
Đối với các khóa ĐT theo đặt hàng của Nhà nước, đại diện các bộ, cơ quan ngang bộ, ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện hoặc cơ quan QL trực thuộc được ủy quyền đặt hàng sử dụng ngân sách Nhà nước từ nguồn kinh phí chi thường xuyên [17]. Theo đó, Nhà nước đặt hàng thông qua: Quyết định hoặc hợp đồng. Nội dung thể hiện số lượng nhân lực cần ĐT, thời gian, đơn giá, chất lượng, phương thức thanh toán, nghiệm thu, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Tuy nhiên, nếu là quyết định thì chỉ có chữ ký của cơ quan đặt hàng, còn hợp đồng có chữ ký của cả bên đặt hàng và bên nhận đặt hàng. Trong trường hợp này, trường đại học cần thực hiện đúng những quy định hiện hành của Nhà nước về đặt hàng và cần lưu ý làm rõ về chất lượng nhân lực sau ĐT, dự toán kinh phí đặt hàng làm rõ các nguồn như: Ngân sách, phí và lệ phí, nguồn khác.
Đối với các khóa ĐT theo đặt hàng từ khách hàng là các tổ chức/DN, chính là bên sử dụng lao động sau ĐT, ngoài những nội dung như số lượng, trình độ, cơ cấu ngành nghề, thời gian ĐT, giá cả, trường đại học và khách hàng cần thương thảo kỹ các điều kiện ĐT, sự tham gia của khách hàng vào quá trình ĐT, trách nhiệm của mỗi bên và từng mức chất lượng sau ĐT. Hai bên sẽ phối hợp trong việc thực hiện hợp đồng một cách có chất lượng và hiệu quả.
1.4.2. Lập kế hoạch và tổ chức xây dựng chương trình đào tạo a. Lập kế hoạch đào tạo
Sau khi đã ký hợp đồng ĐT với khách hàng, trường đại học giao cho phòng Đào tạo chủ trì và phối hợp với phòng các phòng chức năng, các khoa có các ngành nghề của khóa ĐT theo đặt hàng lập kế hoạch ĐT trình phê duyệt để thực hiện.
Lập kế hoạch ĐT theo đặt hàng thực chất là việc phân bố nguồn lực của trường đại học như GV, CSVC, phương tiện kỹ thuật và thiết bị dạy học, tài chính,... một cách hợp lý cho khóa ĐT theo đặt hàng để có thể sử dụng tối đa và hiệu quả các nguồn lực của trường và DN tham gia vào quá trình ĐT theo đặt hàng. Lập kế hoạch ĐT theo đặt hàng cần chú ý đến địa điểm tổ chức khóa học, phương thức tổ chức ĐT và sự tham gia của DN đặt hàng ĐT. Kế hoạch cần lấy ý kiến của khách hàng trước khi thực hiện, đặc
biệt là những nội dung có sự phối hợp của khách hàng như địa điểm ĐT, nguyên vật liệu, sản phẩm học tập, trang thiết bị, CSVC, chuyên gia tham gia giảng dạy,.v.v.
Kế hoạch bao gồm [27]:
- Kế hoạch đào tạo: Kế hoạch ĐT theo đặt hàng cần dự kiến số lượng người học và thời điểm tuyển sinh các ngành nghề, trình độ cho các khóa ĐT. Căn cứ vào đặt hàng của các DN, Nhà nước, các nguồn lực của nhà trường và sự tham gia của DN vào các khóa ĐT để dự kiến số lượng tuyển sinh các ngành nghề, trình độ, thời điểm tuyển sinh và thời gian của từng khóa ĐT cho phù hợp.
- Kế hoạch bố trí GV cho các khóa ĐT
Để giảng dạy cho các khóa ĐT theo đặt hàng cần lựa chọn GV có năng lực phù hợp với khóa ĐT theo đặt hàng. Ngoài ra, GV cần có các kỹ năng mềm, có kinh nghiệm thực tiễn và khả năng xử lý linh hoạt các tình huống sư phạm. Vì vậy, cần lựa chọn, bồi dưỡng GV đạt tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng ĐT. Tuy nhiên, đa số GV hiện nay vẫn dạy học theo phương pháp truyền thống, vì vậy ĐT, bồi dưỡng để nâng cao năng lực đội ngũ GV ở các trường đại học đáp ứng ĐT theo đặt hàng là cần thiết và cấp bách. Có thể sử dụng cán bộ của DN làm hướng dẫn viên thực hành cho các nội dung chuyên sâu cần kinh nghiệm thực tiễn.
- Kế hoạch chuẩn bị các điều kiện CSVC, thiết bị dạy học và học liệu
Việc bố trí CSVC và thiết bị dạy học cần căn cứ vào nội dung CTĐT và phương thức ĐT của các khóa ĐT.
Phương tiện kỹ thuật và thiết bị dạy học của các cơ sở ĐT hiện nay còn thiếu và lạc hậu, trong khi DN thường xuyên đầu tư công nghệ, thiết bị hiện đại để cạnh tranh.
Nguyên tắc trong dạy học là người học được học tập trong điều kiện càng giống với môi trường thực tế càng tốt, người học sẽ nhanh chóng thích ứng được với môi trường sản xuất thực tế của DN đặt hàng. Chính vì vậy, trường đại học cần phối hợp với DN trong việc sử dụng các thiết bị hiện đại mà nhà trường không thể có để dạy học cho các khóa ĐT theo đặt hàng.
Giáo trình và học liệu của các nhà trường thường mang tính ổn định và là những lý luận cơ bản, trong khi thực tiễn sản xuất luôn thay đổi, bởi vậy, GV cần luôn cải tiến giáo trình và học liệu để đáp ứng được yêu cầu của các khóa ĐT theo đặt hàng. Cần chú trọng biên soạn học liệu vừa đảm bảo lý luận, nguyên lý chung, vừa cập nhật công nghệ,