2.6.1. Thực trạng tổ chức xác định nhu cầu đào tạo và ký kết hợp đồng đào tạo Trường ĐHCNDM Hà Nội chưa có bộ phận chuyên trách và mô tả công việc cho vị trí công việc xác định NCĐT. Hiện nay, Trường giao nhiệm vụ phụ trách quan hệ DN cho phòng Đào tạo. Tuy nhiên, đây chỉ là nhiệm vụ bán chuyên trách, mảng quan hệ DN do hai chuyên viên đảm nhiệm kiêm QL chương trình, giáo trình, lịch thi. Trong mảng quan hệ DN, từ giới thiệu việc làm, QLĐT ngắn hạn, liên hệ tài trợ .v.v. do hai chuyên viên thực hiện cùng với những việc được giao khác [71]. Khi có DN đặt hàng ĐT, Trường giao cho các khoa chuyên môn tổ chức xây dựng CTĐT, trong đó có xác định NCĐT (A06, A07).
Do chưa có bộ phận chuyên trách nên chưa kết nối thường xuyên với khách hàng, đây là nguyên nhân mà 32.7% cán bộ QL và GV được khảo sát cho rằng thiếu thông tin về TTLĐ dẫn đến khó khăn khi xác định NCĐT (phụ lục 5). Như vậy, cần chính thức giao nhiệm vụ và có bộ phận chuyên trách thu thập thông tin về NCĐT.
a. Thực trạng lập kế hoạch xác định nhu cầu đào tạo
Do chưa có bộ phận chuyên trách xác định NCĐT, hàng năm bộ phận quan hệ DN không xây dựng kế hoạch xác định NCĐT, thực hiện nghiệp vụ không thường xuyên (A02, A03). Kế hoạch xác định NCĐT được thể hiện trong kế hoạch xây dựng CTĐT (là một bước khi xây dựng CTĐT).
b. Thực trạng tổ chức triển khai xác định nhu cầu đào tạo - Các nội dung xác định NCĐT
Nhu cầu về số lượng nhân lực, cơ cấu nhân lực, trình độ ĐT theo từng vị trí công việc được xác định trong thỏa thuận/hợp đồng với DN, nhu cầu về kiến thức, kỹ năng ở các vị trí công việc của DN đặt hàng được nhóm xây dựng CTĐT khảo sát tại DN đặt hàng ĐT. Khoa chuyên môn khảo sát DN về công nghệ, thiết bị đang sử dụng để thiết
kế CTĐT cho phù hợp. Yếu tố bối cảnh tác động đến NCĐT chưa được quan tâm và thu thập đầy đủ. Khi thu thập dữ liệu cho các khóa ĐT, thường bỏ qua khảo sát về chiến lược phát triển của tổ chức, những công nghệ, thiết bị mới sẽ được đầu tư .v.v. để làm căn cứ phân tích NCĐT cho tương lai, điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các khóa ĐT chính quy bởi đây là lao động kỹ thuật chính của tương lai và chắc chắn sẽ phải làm chủ công nghệ, thiết bị mới. Các yếu tố bao trùm của bối cảnh như sự phát triển của KHCN trong ngành dệt may, loại nhân lực mà ngành đang thiếu, các chính sách trong ĐT theo đặt hàng .v.v. chưa được nghiên cứu một cách chủ động, bài bản. Ngay như bối cảnh kinh tế của các địa phương hoặc các chính sách sẽ tác động đến sự phát triển của các tổ chức cũng không được thu thập để phân tích (A02, A03, A06, A07, A08). Như vậy, nghiên cứu các yếu tố của bối cảnh để làm cơ sở xác định NCĐT tại Trường đang ở thế bị động, chỉ khi nào có đặt hàng mới nghiên cứu.
Thực tế, Trường muốn chủ động nghiên cứu thực trạng của các DN dệt may để làm cơ sở phân tích NCĐT cũng rất khó khăn. Theo kết quả khảo sát các DN về một số yếu tố làm căn cứ xác định NCĐT cho thấy 70.9% DN chỉ xây dựng kế hoạch nhân sự trong ngắn hạn và hàng năm (phụ lục 11). Nếu ngay chính DN không có chiến lược nhân sự dài hạn thì khó có thể dự báo được NCĐT phục vụ cho sự phát triển của DN trong tương lai. Cũng theo kết quả này thì 53.3% DN (biểu đồ 2.8B) chỉ có mô tả công việc của một số vị trí chủ chốt và thậm chí không có mô tả công việc, vậy nên DN cũng không thể đánh giá thực hiện công việc một cách khoa học để làm cơ sở xác định NCĐT cho đội ngũ cán bộ, nhân viên của mình. Trong khi đó, mô tả công việc chính là những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ cần có của từng vị trí công việc và căn cứ vào đó để tuyển lao động mới cho phù hợp với từng vị trí công việc hoặc tổ chức ĐT những lao động hiện có đáp ứng yêu cầu của vị trí việc làm. Nói cách khác, việc tuyển dụng và ĐT, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân viên của đa số các DN may hiện nay thực hiện theo kế hoạch ngắn hạn theo kiểu thiếu đâu bù đó nên rất khó để dự báo NCĐT.
Mặt khác, các DN luôn ưu tiên mục tiêu sản xuất kinh doanh, có 55% DN trả lời do thời gian sản xuất nhiều nên khó thu xếp cho ĐT và chỉ có 20% trả lời có thể cử cán bộ có kinh nghiệm tham gia giảng dạy, 35% có đóng góp ý kiến cho CTĐT và bài giảng (phụ lục 10). Trong bối cảnh như vậy, việc cung cấp thông tin từ chính các DN để phục vụ phân tích NCĐT sẽ rất khó khăn, Trường cần chủ động và có giải pháp phù hợp để QL việc xác định NCĐT được hiệu quả.
Khách hàng đã đặt hàng ĐT (A) Khách hàng chưa đặt hàng ĐT (B)
Biểu đồ 2. 8. Kết quả khảo sát DN về một số yếu tố làm căn cứ xác định NCĐT - Thu thập thông tin về NCĐT
Việc thu thập thông tin về NCĐT của thị trường lao động chung còn hạn chế.
Trường chưa chủ động mà chỉ khi có đặt hàng mới thực hiện thu thập thông tin về NCĐT của từng DN đặt hàng (A02, A06, A07).
- Phương pháp thường áp dụng để khảo sát NCĐT
+ Khảo sát bằng phiếu hỏi: Trong 3 năm, bộ phận quan hệ DN chỉ thực hiện gửi phiếu khảo sát đến một số khách hàng là DN dệt may 2 lần với số phiếu phát ra từ 40 đến 60 nhưng số phiếu thu về/đơn vị phản hồi chiếm tỷ lệ rất thấp, chỉ khoảng 5 - 7%
(A02, A03). Với quy mô khảo sát và tỷ lệ phản hồi có thể thấy rõ kết quả không mang tính đại diện cho ngành dệt may. Hơn nữa, nội dung phiếu khảo sát mới chỉ tập trung vào nhu cầu về số lượng lao động, chưa có các tiêu chí khảo sát về chất lượng nguồn nhân lực, công nghệ, thiết bị sẽ đầu tư để phát hiện, dự báo những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng của người lao động (nguồn Phòng Đào tạo).
+ Trao đổi trực tiếp với một số khách hàng lớn thông qua ngày hội việc làm, qua các hội nghị, hội thảo... để nắm bắt được nhu cầu. Qua đó, có thông tin về vị trí việc làm đang thiếu nhân lực, những việc làm đang cần nâng cao kiến thức, kỹ năng cho người lao động do đổi mới công nghệ trong sản xuất hoặc đổi mới mô hình quản trị tổ chức.
0,0%
10,0%
55,0%
35,0%
0,0%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
Không có mô tả công việc của từng vị trí việc
làm
Có mô tả công việc của một
số vị trí chủ chốt
Có đủ mô tả công việc của từng vị trí
việc làm
Có đầy đủ mô tả công việc
của từng vị trí việc làm rất bài bản
Ý kiến khác
9,7%
43,6%
30,9%
15,8%
0,0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Không có mô tả công việc
của từng vị trí việc
làm
Có mô tả công việc của một
số vị trí chủ chốt
Có đủ mô tả công việc của từng vị trí
việc làm Có đầy đủ mô tả công việc của từng vị trí việc làm rất bài bản
Ý kiến khác
Nhưng, đây là việc làm không thường xuyên, không có kế hoạch cụ thể (A02, A03) nên thông tin thu được không mang tính đại diện cho ngành dệt may và chỉ có giá trị tham khảo hoặc để xây dựng CTĐT cho trực tiếp khách hàng được phỏng vấn.
+ Khảo sát trực tiếp tại cơ sở sản xuất, kinh doanh của khách hàng: Lựa chọn một số DN lớn có công nghệ, thiết bị và trình độ sản xuất tiên tiến để đến khảo sát và nắm bắt nhu cầu về chất lượng nguồn nhân lực, từ đó làm căn cứ chỉ đạo việc xây dựng CTĐT. Số khách hàng được lựa chọn khảo sát trực tiếp hàng năm rất ít và cũng không xây dựng kế hoạch, mục tiêu cụ thể. Chính vì vậy, kết quả khảo sát cán bộ QL và GV về các phương pháp xác định NCĐT cho thấy tỷ lệ cao nhất chiếm 26.9% nếu như DN không trực tiếp đặt hàng ĐT (biểu đồ 2.9A); QL xác định NCĐT chỉ được đánh giá 3.4/5, ở mức chấp nhận được, cần cải tiến (biểu đồ 2.9B).
Các phương pháp khảo sát NCĐT (A) Quản lý việc xác định NCĐT (B)
Điểm theo thang đo Likert: 3.4
Biểu đồ 2. 9. Kết quả khảo sát cán bộ QL, GV về các phương pháp và mức độ đạt được của QL việc xác định NCĐT
+ Ngoài ra, Trường còn dùng các phương pháp dự báo khác như: Tổng hợp từ chiến lược phát triển ngành dệt may, quy hoạch phát triển dệt may, các dự án chuẩn bị đầu tư hoặc phân tích, dự báo sự phát triển của KHCN sẽ được áp dụng trong dệt may.
21,2%
26,9%
61,5%
17,3%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
Khảo sát bằng phiếu
hỏi đến đa số các DN
Phỏng vấn/khảo sát đại diện đơn vị sử dụng lao động sau
ĐT
Khảo sát/phỏng vấn trực tiếp DN đặt hàng
ĐT
Dự báo từ chiến lược phát triển ngành và sự
phát triển của KHCN
3,8%
34,6%
59,6%
1,9% 0,0%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu
Các phương pháp này chủ yếu là khi có chỉ đạo từ Ban giám hiệu và mang tính định hướng nên cũng chỉ có 17.3% cán bộ QL, GV đánh giá là có thực hiện (biểu đồ 2.9A).
- Thực trạng phân tích nhu cầu đào tạo
Sau khi thu thập được NCĐT, nhóm xây dựng CTĐT tổ chức phân tích, mô tả nhu cầu làm căn cứ để xây dựng chương trình. Phân tích NCĐT được tổ chức với sự tham gia của cán bộ phòng Đào tạo và toàn bộ cán bộ, GV tham gia xây dựng chương trình, giảng dạy khóa học. Phương pháp thống kê và phân tích chủ yếu dùng phần mềm MS. Word và MS. Excel, các đơn vị chưa dùng các phần mềm chuyên dùng trong phân tích NCĐT (A02, A06, A07).
Trường đã bước đầu thực hiện các phương pháp trong QL xác định NCĐT như:
Thiết lập hệ thống thông tin 2 chiều với một số khách hàng; hình thành bộ phận quan hệ DN; tổ chức hội nghị khách hàng; tổ chức khảo sát thông tin về TTLĐ. Tuy nhiên, các công việc này không được thực hiện thường xuyên, không xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn... Xác định NCĐT không chỉ có ý nghĩa đối với các khóa ĐT được đặt hàng mà cả những khóa ĐT hệ chính quy tại Trường, khách hàng là những cá nhân có nhu cầu học tập để có nghề nghiệp ổn định trong tương lai, có mức thu nhập tốt và tương lai phát triển trong nghề nghiệp thì NCĐT cũng cần cập nhật thường xuyên. Trong bối cảnh KHCN phát triển như hiện nay, đặc biệt là ảnh hưởng của cuộc CMCN 4.0 đến ngành dệt may được dự báo là rất lớn thì NCĐT sẽ thay đổi. Có rất nhiều công việc được dự báo là sẽ mất đi và được thay thế bởi các công việc mới nên việc dự báo sự tác động của KHCN đến việc làm và NCĐT là rất cần thiết. Tuy nhiên, hiện nay, trường ĐHCNDM Hà Nội vẫn chưa có hệ thống thu thập thông tin và dự báo NCĐT trong tương lai gần và trung hạn làm cơ sở để phát triển các CTĐT. Cần cải tiến mạnh mẽ việc tổ chức xác định NCĐT theo đặt hàng vì NCĐT là khâu đầu tiên, làm cơ sở để phát triển ĐT theo đặt hàng.
- Sự tham gia của khách hàng trong xác định NCĐT
Việc thu thập thông tin về NCĐT đã có sự tham gia của khách hàng nhưng chưa hiệu quả. Thông thường, khách hàng cung cấp thông tin chung về số lượng nhân lực cần ĐT, vị trí cần ĐT, trong nhiều trường hợp, khách hàng còn mô tả những kiến thức, kỹ năng cần có của lao động sau ĐT, đánh giá những điểm yếu của nhân sự hiện tại. Tuy nhiên, chưa huy động được sự tham gia có hiệu quả của khách hàng. Khách hàng phải là người hiểu rõ nhất mình muốn gì, nhân sự của tổ chức thiếu hụt những kiến thức, kỹ
năng nào, công nghệ mới được đầu tư hay chiến lược phát triển tổ chức sẽ dẫn đến thiếu hụt loại nhân sự nào? Nhưng trong đa số các trường hợp, đại diện cho khách hàng làm việc với Nhà trường lại không nắm rõ những nội dung này. Có nhiều lần khảo sát, DN phải bố trí cả trưởng phòng nhân sự và trưởng phòng chức năng nhưng mô tả vẫn không chính xác. Theo kết quả khảo sát cán bộ QL và GV thì nguyên nhân gây khó khăn khi xác định NCĐT là do DN không quan tâm hoặc mô tả không chính xác chiếm tới 36.5%
(phụ lục 5). Như vậy, khi thành lập các nhóm xác định NCĐT, cần tập huấn cho các thành viên để họ có khả năng linh hoạt và gợi mở các phương pháp xác định NCĐT.
- Nguyên nhân xác định NCĐT chưa tốt
Qua phỏng vấn chuyên gia (A02, A03) thì chuyên viên đã hiểu được cơ bản được về NCĐT nhưng không hiểu biết chuyên sâu về khảo sát NCĐT. Trong khi đó, QL các khóa ĐT theo đặt hàng cần có kiến thức, kỹ năng liên quan rộng. Kết quả khảo sát có 69.2% và 42.3% cho rằng cần hiểu biết và có kỹ năng chuyên môn về các khóa ĐT, còn lại là có nghiệp vụ QLĐT, hiểu biết về khách hàng dệt may, có kiến thức về pháp luật, kinh tế và kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, kỹ năng đàm phán, thương thuyết, kỹ năng xác định NCĐT (phụ lục 5). Tham gia vào xác định NCĐT còn có cán bộ QL hoặc GV các khoa nhưng họ đều không có kỹ thuật thu thập thông tin về NCĐT. Mặt khác, công việc chuyên môn bận rộn khiến họ không tập trung vào nghiên cứu, tìm hiểu dẫn đến trong nhiều lần triển khai, thông tin cần thu thập thì thiếu nhưng lại có nhiều thông tin không dùng để làm gì (A01, A06, A07).
Chính vì vậy, theo kết quả khảo sát cán bộ QL và GV, khó khăn lớn nhất trong xây dựng CTĐT theo đặt hàng chính là xác định NCĐT (biểu đồ 2.10A) chiếm 59.6%
và nguyên nhân chính 44.2% cho rằng do Trường chưa có bộ phận chuyên trách thu thập, phân tích NCĐT; 51.9% cho rằng cán bộ QL và GV thiếu kỹ năng xác định NCĐT (biểu đồ 2.10B). Vì vậy cần tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ thuật thu thập, phân tích thông tin về NCĐT, các kỹ năng cần thiết và có hệ thống thông tin theo dõi để phân tích, đánh giá NCĐT.
Những khó khăn khi xây dựng CTĐT (A) Khó khăn khi xác định NCĐT (B)
Biểu đồ 2. 10. Kết quả khảo sát cán bộ QL, GV về những khó khăn trong xây dựng CTĐT và xác định NCĐT
c. Thực trạng chỉ đạo xác định nhu cầu đào tạo
Do chưa có bộ máy chuyên trách xác định NCĐT nên việc xác định NCĐT thường được chỉ đạo thực hiện khi xây dựng CTĐT theo đặt hàng. Phó Hiệu trưởng phụ trách ngành ĐT chỉ đạo việc xây dựng CTĐT trong đó có xác định NCĐT. Việc chỉ đạo xác định NCĐT được thực hiện tại DN đặt hàng ĐT và ở giai đoạn đầu khi xây dựng CTĐT (A01, A02).
d. Thực trạng đánh giá kết quả xác định nhu cầu và ký kết hợp hợp đồng đào tạo Trường ĐHCNDM Hà Nội chưa tổ chức đánh giá kết quả xác định NCĐT mà chỉ thực hiện đánh giá CTĐT (A02, A07).
Khi có đủ thông tin về khóa ĐT, hai bên tổ chức thương thảo hợp đồng. Theo quy định QLĐT ngắn hạn [72], phòng Đào tạo chịu trách nhiệm thương thảo với khách hàng về số lượng học viên, số lớp, địa điểm, thời gian, các điều kiện tổ chức khóa học, trách nhiệm của mỗi bên và phòng Tài vụ tính toán kinh phí cho khóa học, thời điểm tạm ứng, thanh toán...và phối hợp với phòng Đào tạo để thông tin đến khách hàng.
59,6%
44,2%
34,6% 32,7%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
Xác định nhu cầu ĐT
Xác định mục tiêu ĐT
Xác định nội dung và thời lượng các chuyên đề
Xác định phương thức tổ chức ĐT, kiểm tra đánh giá phù
hợp
51,9%
36,5%
44,2%
32,7%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
Cán bộ QL và GV thiếu kỹ năng xác định nhu cầu ĐT
DN không quan tâm/mô tả
không chính xác
Nhà trường chưa có bộ
máy chuyên trách thu thập, phân
tích nhu cầu ĐT
Thiếu hệ thống thông tin về
thị trường lao động
Theo thống kê của phòng Tài vụ, trong số 67 hợp đồng được ký kết và thanh lý ở giai đoạn 2015 - 2019, có 29 hợp đồng được thanh toán đúng điều khoản đã ký trong hợp đồng là ngay khi thanh lý chiếm 43.3%; 19 hợp đồng thanh toán sau khi thanh lý từ 1 đến 3 tháng chiếm 28.4%; 10 hợp đồng thanh toán sau khi thanh lý từ 4 đến 6 tháng chiếm 14.9%; 9 hợp đồng thanh toán sau khi thanh lý từ 7 đến 15 tháng chiếm 13.4%.
Như vậy, số hợp đồng thanh toán chậm so với ký kết chiếm tới 56.7%, đặc biệt là sau khi thanh lý trên 4 tháng chiếm 28.3%, cá biệt có hợp đồng thanh toán chậm sau 15 tháng, thể hiện sự đôn đốc, giám sát các hợp đồng chưa được chặt chẽ. Tuy nhiên, đây đều là những khách hàng đã có mối quan hệ với Trường nên không có hợp đồng nào bị thất thoát trong thanh toán nhưng đối với khách hàng mới thì cần chú ý trong khâu theo dõi các hợp đồng theo đúng các điều khoản đã ký.
Tóm lại, xác định NCĐT đã được trường ĐHCNDM Hà Nội thực hiện. Nhưng việc dự báo NCĐT theo đặt hàng chỉ được thực hiện khi đã có các đơn hàng ĐT, có nghĩa là chỉ thực hiện trong phạm vi của một khách hàng, không mang tính đại diện cho TTLĐ. Đặc biệt, sự tham gia của khách hàng trong việc cung cấp thông tin về chiến lược phát triển của DN, dự kiến đầu tư công nghệ, thiết bị và nguồn nhân lực rất hạn chế nên việc xác định và dự báo NCĐT thiếu chính xác dẫn đến việc tiếp thị chưa “trúng” và chưa phát triển được nhiều đơn hàng ĐT.
2.6.2. Thực trạng lập kế hoạch và tổ chức xây dựng chương trình đào tạo a. Thực trạng lập kế hoạch các khóa đào tạo theo đặt hàng
- Kế hoạch đào tạo
Lập kế hoạch ĐT hiện được giao cho phòng Đào tạo chủ trì, phối hợp với các khoa cân đối và lấy ý kiến khách hàng, theo kết quả khảo sát cán bộ, GV thì 80.8% lựa chọn sự phối hợp giữa Trường và khách hàng trong lập kế hoạch ĐT (biểu đồ 2.11A).
Theo kết quả này thì việc lập kế hoạch ĐT theo đặt hàng được thực hiện tương đối tốt với điểm 3.88 đạt cấp độ 4/5 của thang đo Likert (biểu đồ 2.11B). Và thực tế, theo quan điểm chỉ đạo của lãnh đạo Nhà trường là ưu tiên cho các khóa này nên các nguồn lực tốt nhất được tập trung.