Chương 3 GIẢI PHÁP QUẢN LÝ ĐÀO TẠO THEO ĐẶT HÀNG TẠI TRƯỜNG
3.4. Giải pháp quản lý đào tạo theo đặt hàng tại trường Đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội
3.4.1. Giải pháp 1. Tổ chức bồi dưỡng nâng cao nhận thức cho cán bộ quản lý, giảng viên về đào tạo theo đặt hàng
a. Mục đích của giải pháp
Tư duy đi trước hành động, muốn hành động đúng cần phải có nhận thức đúng đắn, khi nhận thức còn chưa đầy đủ thì không thể có hành động đúng hướng và hiệu quả. Trong một tổ chức, nếu nhận thức không thống nhất thì khi triển khai thực hiện sẽ có nhiều vướng mắc, phát sinh.
ĐT theo đặt hàng có nhiều yêu cầu mới về chu trình ĐT, nội dung ĐT, đặc biệt là yêu cầu về năng lực đội ngũ cán bộ QL và GV nên giải pháp này nhằm mục đích nâng cao nhận thức cho cán bộ QL và GV về ĐT theo đặt hàng. Từ nhận thức đúng đắn, cán bộ QL và GV sẽ quyết tâm tự học và tích cực tham gia các khóa ĐT, bồi dưỡng để nâng cao trình độ đáp ứng yêu cầu ĐT theo đặt hàng.
b. Nội dung của giải pháp
Trong QLĐT theo đặt hàng có 2 đối tượng chính tham gia vào quá trình QL là cán bộ QL các phòng ban có liên quan đến ĐT và GV. Ngoài ra còn có các nhân viên các bộ phận của Trường có liên quan đến ĐT.
Cán bộ QLĐT là những người trực tiếp tham gia vào các công việc như: Xác định NCĐT, tiếp thị đến khách hàng, lập kế hoạch ĐT theo đặt hàng, tổ chức xây dựng CTĐT, tổ chức triển khai ĐT theo đặt hàng, QL giảng viên, QL tài chính, QL cơ sở vật chất … thì bản thân họ phải hiểu sâu sắc về ĐT theo đặt hàng và năng lực cần có để ĐT theo đặt hàng là cơ sở để ĐT, bồi dưỡng nâng cao năng lực. Từ đó xây dựng kế hoạch, chỉ đạo, tổ chức quá trình ĐT theo đặt hàng có hiệu quả.
Giảng viên là người trực tiếp tham gia ĐT theo đặt hàng, nhân tố quyết định chất lượng các khóa ĐT theo đặt hàng. Hơn ai hết, GV phải ý thức được lợi ích, tầm quan trọng của ĐT theo đặt hàng và yêu cầu về năng lực cần có để ĐT theo đặt hàng đồng thời phải thấy rõ trách nhiệm cá nhân trong việc nâng cao chất lượng các khóa ĐT để phát triển các khóa ĐT theo đặt hàng.
Nhân viên phục vụ là người gián tiếp tham gia vào quá trình QLĐT theo đặt hàng, chất lượng dịch vụ ĐT phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có chất lượng phục vụ. Nếu quen phục vụ theo kiểu bao cấp, không quan tâm đến chất lượng công việc, không chủ động đề xuất giải pháp để phục vụ kịp thời theo yêu cầu của giảng dạy và học tập thì chất lượng ĐT sẽ khó lòng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Vì vậy, nội dung của giải pháp này là bằng nhiều phương pháp khác nhau để nâng cao nhận thức cho cán bộ, GV, nhân viên về lợi ích, tầm quan trọng và những yêu cầu của ĐT theo đặt hàng để họ tích cực, chủ động, sáng tạo và linh hoạt trong việc tìm kiếm các hợp đồng ĐT và tham gia các khóa ĐT theo đặt hàng.
c. Cách thực hiện giải pháp
Thay đổi nhận thức là một quá trình, đội ngũ cán bộ QL, GV, nhân viên tham gia ĐT và QLĐT theo đặt hàng chính là những người đã và đang thực hiện nhiệm vụ ĐT
chính quy, đã làm việc ở trường ĐHCNDM Hà Nội một thời gian tương đối dài và đang có thói quen QL cũng như thực hiện ĐT và phục vụ ĐT theo kiểu truyền thống.
Vì vậy, để thay đổi được nhận thức của họ là việc tương đối khó khăn, cần thực hiện quyết liệt trong nhiều năm bằng các phương pháp đa dạng, sau mỗi giai đoạn cần tổ chức đánh giá hiệu quả của việc bồi dưỡng, đặc biệt là hiệu quả thông qua kết quả thực hiện công việc. Quy trình thực hiện gồm 5 bước như ở sơ đồ 3.1.
- Bước 1. Thống nhất chủ trương đào tạo theo đặt hàng
Ban Giám hiệu thống nhất chủ trương ĐT theo đặt hàng. Chủ trương cần thể hiện nhất quán qua Nghị quyết của Đảng ủy trong nhiệm kỳ, Chiến lược phát triển trường giai đoạn 2021 - 2030, nhiệm vụ từng năm học và được cụ thể vào nhiệm vụ của từng đơn vị. Trong xây dựng kế hoạch, cần có kế hoạch chiến lược riêng về ĐT theo đặt hàng từng giai đoạn, xác định rõ mục tiêu, các nhiệm vụ và giải pháp, đặc biệt là giải pháp tài chính để thực hiện. Các kế hoạch, lộ trình được thông báo cho toàn thể cán bộ QL, GV, nhân viên.
- Bước 2. Lập kế hoạch bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ QL, GV, nhân viên về ĐT theo đặt hàng
Phòng tổ chức hành chính chủ trì, phối hợp với các phòng/khoa xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ QL, GV, nhân viên về ĐT theo đặt hàng. Thay đổi nhận thức là việc khó và trừu tượng, cần có thời gian và con đường ngắn nhất chính là qua trải nghiệm trong thực tế. Do vậy, để bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ quản lý, GV, nhân viên về ĐT theo đặt hàng, Trường cần lập kế hoạch để họ có thể được trải nghiệm qua các công việc cụ thể của ĐT theo đặt hàng để qua đó, mỗi người có thể hình thành và củng cố nhận thức của mình về ĐT theo đặt hàng.
Kế hoạch bồi dưỡng nhận thức được xây dựng theo năm học và cần liên thông với các kế hoạch khác như: Kế hoạch năm học, đặc biệt là kế hoạch ĐT bồi dưỡng đội ngũ cán bộ QL, GV để tận dụng các nguồn lực và thời gian đồng thời phải phù hợp với các quy định về thi đua, khen thưởng.
Một mặt khác, cần xây dựng kế hoạch chiến lược dài hạn về ĐT theo đặt hàng của Trường để cán bộ, GV nắm rõ mục tiêu cần đạt được. Dự thảo kế hoạch được gửi lấy ý kiến các đơn vị trong trường để huy động được trí tuệ tập thể đóng góp và thống nhất trước khi trình Hiệu trưởng phê duyệt.
Sơ đồ 3. 1. Quy trình QL bồi dưỡng nâng cao nhận thức cho cán bộ quản lý, GV về ĐT theo đặt hàng
- Bước 3. Tổ chức thực hiện bồi dưỡng
Phòng Tổ chức hành chính căn cứ kế hoạch đã được phê duyệt, phối hợp với các phòng, khoa biên soạn tài liệu, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán bộ, GV, nhân viên về ĐT theo đặt hàng, có thể mời chuyên gia ngoài trường ở một số chuyên đề nếu thấy cần thiết.
Thay đổi tư duy là một quá trình, nhanh hay chậm là phụ thuộc vào đặc điểm tư duy của mỗi người, do vậy Trường cần thực hiện việc bồi dưỡng nâng cao nhận thức cho cán bộ, GV bằng nhiều hình thức khác nhau. Một mặt cần tổ chức các khóa bồi dưỡng chuyên đề do Phòng Đào tạo biên soạn nội dung bồi dưỡng cho toàn trường để nâng cao nhận thức cho cán bộ, GV. Mặt khác, cần lồng ghép vào nội dung sinh hoạt chuyên môn, đoàn thể hàng tháng của các đơn vị và các tổ chức chính trị như chi bộ, công đoàn, đoàn thanh niên để thực hiện việc bồi dưỡng nhận thức về ĐT theo đặt hàng cho GV, nhân viên của đơn vị, tổ chức mình.
Ban giám hiệu cần tổ chức giao ban hàng tháng để các đơn vị báo cáo việc thực hiện kế hoạch, những phát sinh, tồn tại và uốn nắn những sai lệch nếu thấy cần thiết.
Bước 2. Lập kế hoạch bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ QL, GV và nhân viên
Bước 1. Thống nhất chủ trương đào tạo theo đặt hàng
Bước 3. Tổ chức thực hiện bồi dưỡng
Bước 5. Đánh giá kết quả bồi dưỡng
Bước 6. Đánh giá tác động của bồi dưỡng Bước 4. Chỉ đạo thực hiện bồi dưỡng
Để thực hiện việc bồi dưỡng nhận thức có kết quả, Trường cần tổng hợp các dữ liệu, phân tích, đánh giá và tổng kết để toàn thể cán bộ, GV có cái nhìn tổng quan về ĐT theo đặt hàng.
- Bước 4. Chỉ đạo thực hiện bồi dưỡng
+ Hiệu trưởng quán triệt tinh thần, nhiệm vụ của các đơn vị, các biện pháp triển khai tại hội nghị giao ban.
+ Giao cho phòng Đào tạo biên soạn tài liệu về mục đích, nội dung và các yêu cầu của ĐT theo đặt hàng, trình Hiệu trưởng phê duyệt và gửi cho các đơn vị trong toàn trường để mọi người tìm hiểu.
+ Giao phòng Tổ chức hành chính là đơn vị giám sát việc thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ, GV, kịp thời phát hiện và báo cáo những phát sinh có thể ảnh hưởng đến kế hoạch và dự kiến điều chỉnh nếu cần. Việc thay đổi nhận thức cũng cần đo lường được qua kết quả thực hiện công việc. Vì vậy, cần chỉ đạo phòng Tổ chức hành chính phối hợp với phòng Đào tạo để thiết kế các chỉ tiêu đo lường kết quả bồi dưỡng cũng như các bài kiểm tra phù hợp để có thể đo lường, đánh giá.
+ Chỉ đạo phòng Truyền thông tổ chức truyền thông theo các hình thức, công cụ đa dạng, đặc biệt là các kết quả nổi bật để tạo sự lan tỏa và hiệu ứng tích cực.
- Bước 5. Đánh giá kết quả bồi dưỡng
Kết thúc các đợt bồi dưỡng, Trường tổ chức đánh giá kết quả sự tiến bộ về nhận thức của đội ngũ cán bộ, GV, nhân viên. Định kỳ sau mỗi học kỳ, cần thu thập đầy đủ các dữ liệu để đánh giá ý thức của cán bộ, GV, nhân viên qua việc thực hiện các công việc của mình; mức độ sẵn sàng khi tham gia các công việc hoặc tham gia các khóa ĐT, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ; kết quả thực hiện các công việc, đặc biệt là những việc mới được giao, công việc có yêu cầu phức tạp; kết quả thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ trong học kỳ, năm học của từng cá nhân, đơn vị và toàn trường.
Phòng Tổ chức hành chính phối hợp với Trung tâm đảm bảo chất lượng thiết kế các tiêu chí khảo sát cán bộ, GV, nhân viên và các bên liên quan để đo lường sự tiến bộ trong nhận thức của cán bộ, GV, nhân viên; khảo sát mẫu để hoàn thiện phiếu khảo sát.
Đồng thời, căn cứ mục tiêu, nhiệm vụ và các chỉ tiêu đã thiết kế trong kế hoạch phối hợp với các phòng, khoa thu thập dữ liệu, phân tích và đánh giá, tổng hợp thành báo cáo hàng kỳ. Dự thảo báo cáo gửi các đơn vị để lấy ý kiến trước khi hoàn thiện. Quá trình
thực hiện, tiếp tục bổ sung và hoàn thiện bộ chỉ số đánh giá kết quả bồi dưỡng nhận thức của cán bộ, GV, nhân viên về ĐT theo đặt hàng.
Nhận thức là vấn đề khó đo lường trực tiếp nên trong đánh giá nhận thức cần sử dụng đa dạng các công cụ, hình thức, phương pháp đánh giá để đánh giá được đa chiều và chính xác. Nhận thức thường được thể hiện qua hành động nhưng cũng có những trường hợp, nhận thức đúng đắn song năng lực hạn chế nên GV không tham gia được học tập nâng cao trình độ đáp ứng yêu cầu ĐT theo đặt hàng và cũng có những trường hợp theo kiểu: “Nói một đằng, làm một nẻo”. Vì vậy, trong đánh giá nhận thức cần phân loại được các nguyên nhân tạo nên kết quả và phối hợp với các đánh giá khác, đặc biệt là năng lực của từng GV để có giải pháp điều chỉnh cho phù hợp.
- Bước 6. Đánh giá tác động của bồi dưỡng
Đánh giá tác động của khóa bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ, GV, nhân viên bằng cách theo dõi tinh thần, thái độ và tinh thần trách nhiệm của cán bộ QL, GV, nhân viên cũng như sự đóng góp của họ cho các khóa ĐT theo đặt hàng của Trường. Nếu thấy hoạt động của họ có tác động nhanh và có hiệu quả thì cần phát huy. Ngược lại, nếu hoạt động của họ đem lại tác động không rõ ràng thì cần cải tiến và điều chỉnh khi xây dựng kế hoạch năm học mới.
Phòng Tổ chức hành chính chủ trì, phối hợp với phòng Đào tạo và các khoa, phòng đánh giá tác động của bồi dưỡng thông qua đánh giá từng cá nhân thuộc đơn vị và hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ của chu trình QLĐT theo đặt hàng; đánh giá theo các chỉ tiêu về ĐT theo đặt hàng hoàn thành trong năm.
d. Điều kiện để thực hiện giải pháp
- Ban giám hiệu cần có quyết tâm và kiên trì trong việc nâng cao nhận thức cho cán bộ QL, GV, nhân viên về ĐT theo đặt hàng. Chỉ đạo sát sao và giao đơn vị chuyên môn giám sát thường xuyên các hoạt động bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ QL, GV, nhân viên.
- Phòng Tổ chức hành chính phối hợp với phòng Đào tạo đánh giá định kỳ và kịp thời tham mưu cho Ban giám hiệu để điều chỉnh kế hoạch, nội dung, phương pháp triển khai cho phù hợp.
- Có sự triển khai đồng bộ của các chi bộ, đơn vị chức năng, tổ chức đoàn thể và thường xuyên theo dõi sự tiến bộ trong nhận thức của cán bộ QL, GV, nhân viên về ĐT theo đặt hàng.
- Các phòng, khoa theo dõi thường xuyên và đánh giá chính xác từng cán bộ, GV, nhân viên làm cơ sở để phân công nhiệm vụ và thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo.
3.4.2. Giải pháp 2. Quản lý cải tiến phương pháp xác định nhu cầu đào tạo a. Mục đích của giải pháp
Xác định NCĐT là xuất phát điểm của ĐT trong nền KTTT cũng là xuất phát điểm của chu trình ĐT theo đặt hàng. NCĐT của khách hàng bao gồm cơ cấu ngành nghề ĐT, trình độ ĐT, số lượng và chất lượng ĐT. Để ĐT theo đặt hàng, năng lực đầu ra của các khóa ĐT là do khách hàng quyết định theo yêu cầu phát triển nhân lực. Nói một cách khác, tiêu chuẩn chất lượng của các mỗi khóa ĐT theo đặt hàng phải đáp ứng được yêu cầu về năng lực đầu ra theo yêu cầu phát triển nhân lực của từng loại khách hàng (Nhà nước và DN) khác nhau. Do vậy, cải tiến phương pháp xác định NCĐT có nhiệm vụ quan trọng là xác định chuẩn chất lượng của mỗi khóa ĐT theo đặt hàng của từng loại khách hàng khác nhau.
Theo kết quả khảo sát cán bộ QL và GV về những khó khăn khi xây dựng CTĐT theo đặt hàng có 59.6% ý kiến trả lời là xác định NCĐT, đây là tỷ lệ cao nhất trong số các khó khăn gặp phải khi xây dựng CTĐT theo đặt hàng. Cũng theo kết quả khảo sát này, khó khăn lớn nhất trong xác định NCĐT thì 51.9% cho rằng cán bộ QL, GV của Trường thiếu kỹ năng xác định NCĐT và 44.2% cho rằng Trường chưa có bộ máy chuyên trách thu thập và phân tích NCĐT (phụ lục 5), đây là 2 nguyên nhân chính dẫn đến việc xác định NCĐT chưa chính xác. Bởi vậy, mục đích của giải pháp này là để xác định được đúng NCĐT, từ đó có những điều chỉnh phù hợp, chuẩn bị nguồn lực và thực hiện các bước tiếp theo để có được các đơn hàng ĐT phù hợp với quy luật cung - cầu của nền KTTT.
b. Nội dung của giải pháp
Để thực hiện giải pháp này, Trường cần thực hiện các công việc sau:
- Thành lập bộ phận hoặc nhóm chuyên trách xác định NCĐT các ngành nghề Trường có ĐT. Trong bộ phận chuyên trách này, có một số cán bộ, chuyên viên của phòng Đào tạo, phòng Tuyển sinh và truyền thông và một số cán bộ, GV thuộc các khoa ĐT chuyên ngành.
- Tập huấn cho nhóm chuyên trách về các phương pháp và kỹ thuật xác định NCĐT, trong đó cần chú ý sử dụng các công cụ hiện đại để thu thập, phân tích và dự báo NCĐT.
c. Cách thực hiện giải pháp
Để thực hiện giải pháp này cần tiến hành theo quy trình 7 bước như ở sơ đồ 3.2.
- Bước 1. Thành lập bộ phận/nhóm chuyên trách xác định NCĐT
Phòng Đào tạo chủ trì và phối hợp với phòng Tổ chức hành chính và các khoa, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Hiệu trưởng phụ trách Đào tạo đề xuất thành lập bộ phận/nhóm chuyên trách xác định NCĐT. Trong bộ phận chuyên trách cần có đủ thành phần đại diện của phòng Đào tạo, phòng Tuyển sinh và truyền thông, trung tâm Đảm bảo chất lượng và các khoa ĐT chuyên ngành. Đối với các khóa ĐT đã có đặt hàng/hợp đồng ĐT cần có đại diện của khách hàng tham gia vào nhóm xác định NCĐT.
Sơ đồ 3. 2. Quy trình quản lý cải tiến phương pháp xác định NCĐT Bước 1. Thành lập bộ phận chuyên trách
xác định NCĐT
Bước 2. Tập huấn phương pháp và kỹ thuật xác định NCĐT
Bước 3. Lập kế hoạch và tổ chức thu thập và phân tích thông tin về NCĐT
Bước 4. Chỉ đạo và xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về NCĐT
Bước 5. Tổ chức tiếp thị (marketing) với khách hàng
Bước 6. Xác định khách hàng tiềm năng có NCĐT
Bước 7. Đánh giá việc xác định NCĐT