10. Nơi thực hiện đề tài nghiên cứu
2.1. Kinh nghiệm của một số quốc gia về quản lý đào tạo theo đặt hàng
Tuy chưa có nghiên cứu tổng thể về QLĐT theo đặt hàng nhưng trên thế giới đã có một số công trình đề cập đến một số nội dung của QLĐT theo đặt hàng.
Bộ Nội vụ và cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản [103] hướng dẫn việc tổ chức các khóa ĐT cho Campuchia do Nhật Bản hỗ trợ cho rằng mỗi khóa ĐT theo đặt hàng được coi như một dự án nên QLĐT sẽ được xem như quá trình QL một dự án. Do vậy, các khóa ĐT cũng có 2 đặc trưng then chốt như của dự án: (1) Mỗi dự án đều mang tính tạm thời, nghĩa là nó có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc được xác định trước.
(2) Mỗi dự án đều mang tính duy nhất. Sản phẩm hay đầu ra của dự án khác nhiều so với các hoạt động khác. Bên cạnh đó, yếu tố để phân biệt dự án với các hoạt động khác là nó được lập kế hoạch trước và sản phẩm của mỗi dự án đều khác nhau, không đồng nhất. “Quản lý ĐT là quá trình áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào quá trình ĐT nhằm hiện thực hóa các đầu ra của quá trình ĐT”. Quản lý ĐT gồm ba bước là: Lập kế hoạch ĐT, tổ chức quá trình ĐT và đánh giá quá trình ĐT. Các bước QLĐT của nghiên cứu này tương đối giống mô hình ĐT theo chu trình, tuy nhiên không có bước xác định NCĐT bởi đây là các khóa ĐT do Nhật Bản tài trợ, nhu cầu và CTĐT đã được hai bên thống nhất trước khi triển khai. Nếu áp dụng đúng mô hình này thì chỉ có thể ĐT theo các CTĐT sẵn có mà không thể ĐT theo nhu cầu đặt hàng của từng khách hàng. Mặt khác, nghiên cứu này đã đồng nhất QLĐT và QL dự án. Tuy rằng một khóa ĐT có hai đặc trưng như một dự án nhưng lại có những đặc trưng riêng vì sản phẩm của ĐT có tính vô hình và ẩn bên trong người học, không phải sản phẩm hữu hình như nhiều dự án, vì vậy nếu xem các khóa ĐT là dự án để QL sẽ gặp nhiều khó khăn, nhất là trong khâu đánh giá quá trình ĐT, rất khác so với đánh giá dự án.
Dự án ELENA do cộng đồng châu Âu tài trợ [90] cho rằng quy trình QLĐT bao gồm bốn giai đoạn là: (1) Xác định NCĐT và phân tích mục tiêu ĐT; (2) Lập kế hoạch ĐT và ngân sách cho ĐT; (3) QL quá trình học tập và đánh giá quá trình học tập của học viên; (4) Phân tích chuẩn đầu ra và phân tích hàm lượng ĐT được chuyển vào công việc sau ĐT. Theo kết quả của nghiên cứu này thì chỉ 10% hàm lượng ĐT được chuyển trực tiếp vào công việc ngay sau khi kết thúc quá trình ĐT, thời điểm đánh giá thường
sau 3 - 4 tháng tính từ thời điểm kết thúc khóa ĐT. Nhiều DN còn tiến hành phân tích chuẩn đầu ra của quá trình ĐT thông qua việc đánh giá các chỉ số hiệu suất thực hiện công việc như: Tiêu hao nguyên liệu đầu vào, tỷ lệ lỗi, sự hài lòng của khách hàng…
Như vậy, quy trình QLĐT ở nghiên cứu này tương tự như mô hình ĐT theo chu trình, điểm mới là đã đề xuất thời điểm, tiêu chí đánh giá sau ĐT đặc biệt là quan tâm đến đánh giá theo chuẩn đầu ra, điều này giúp các trường đại học có thêm thông tin phản hồi để thiết kế các khóa ĐT khác sát với nhu cầu, đồng thời tăng cường mối quan hệ với DN cũng là thể hiện dịch vụ sau ĐT làm cơ sở để phát triển các khóa ĐT theo đặt hàng tiếp theo.
Laura [100] khi bàn về công tác ĐT và phát triển nguồn nhân lực trong DN cho rằng để ĐT một nhân viên có hiệu quả thì cần cho nhân viên trải qua bốn quá trình ĐT như sau: (1) ĐT hội nhập cho nhân viên, (2) ĐT trong công việc cho nhân viên, (3) ĐT ở dạng cử người cố vấn cho nhân viên khi thực hiện công việc và (4) cử nhân viên đi ĐT bên ngoài DN để mở rộng năng lực. Nghiên cứu này nhận thấy rằng nếu chỉ ĐT nhân viên trong nội bộ DN thì rất khó phát triển toàn diện, chính vì vậy tác giả đã để xuất nên cho nhân viên tiếp cận với các khóa ĐT bên ngoài, thường là do các cơ sở ĐT tổ chức để phát triển nhân viên. Đây chính là ĐT nâng cao cho nhân viên của các DN, là tiền đề để DN đặt hàng các cơ sở ĐT theo nhu cầu của DN. Đồng thời, tác giả đã đề xuất cách thức tổ chức ĐT khá đặc biệt bao gồm 11 bước: (1) Đánh giá NCĐT; (2) Xác định mục tiêu ĐT; (3) Xác định phong cách học tập của người học; (4) Xác định phương thức tổ chức ĐT; (5) Xác định nguồn tài chính cần thiết; (6) Xác định phong cách tổ chức ĐT; (7) Lựa chọn học viên; (8) Phát triển nội dung; (9) Lập lịch trình học tập; (10) Lựa chọn phương thức giao tiếp trong ĐT; (11) Đo lường hiệu quả ĐT. So sánh thì thấy nhiều bước được chia nhỏ từ mô hình ĐT theo chu trình như: Xác định mục tiêu ĐT, phương thức tổ chức ĐT, phát triển nội dung, lập lịch trình học tập được tách ra từ bước lập kế hoạch và thiết kế ĐT. Quy trình ĐT này có ưu điểm là chú trọng đánh giá phong cách của người học để từ đó xác định phương thức tổ chức ĐT và phong cách tổ chức ĐT cho phù hợp, những bước này thuộc trách nhiệm của GV khi thực hiện quá trình ĐT. Đặc biệt, nghiên cứu đã coi trọng đo lường hiệu quả ĐT, đây là điều cần chú ý khi ĐT theo đặt hàng để phát triển được các khóa ĐT theo đặt hàng tiếp theo.
Theo Hamza, [104] muốn QL thành công một khóa ĐT thì khâu đầu tiên là phải thiết lập công tác điều phối khóa ĐT sao cho đạt mục tiêu đặt ra, công tác điều phối một
khóa học yêu cầu rất nhiều bước, công việc và kỹ năng khác nhau. Công tác điều phối ĐT diễn ra trong tất cả các giai đoạn của quá trình ĐT, nó bắt đầu từ khi một khóa ĐT được đề xuất cho đến khi khóa ĐT kết thúc và học viên rời khỏi lớp học. Quá trình điều phối ĐT thường có sự tham gia của ba người, đó là cán bộ QL chương trình, nhân viên điều phối ĐT và nhân viên hỗ trợ ĐT. Hai trong số nhiều công việc đầu tiên mà công tác điều phối khóa học cần phải thực hiện là lập kế hoạch chuẩn bị trước ĐT và lập danh mục QL công việc liên quan đến công tác hậu cần cho khóa học. Để đảm bảo các khóa ĐT ngắn hạn theo đặt hàng được tổ chức thành công thì khâu điều phối, nhất là điều phối ban đầu hết sức quan trọng. Đây là điều cần hết sức chú ý khi trường đại học phối hợp với DN đặt hàng để QL khóa ĐT, nhà trường cần lập kế hoạch chi tiết cho việc triển khai khóa ĐT và chỉ rõ nhiệm vụ của mỗi bên. Bên cạnh đó, nghiên cứu này còn chỉ rõ đối tượng tham gia các khóa ĐT ngắn hạn theo đặt hàng của DN là người lớn đi học. Vì vậy, cần chú ý khi xây dựng CTĐT, học liệu giảng dạy, lựa chọn phương pháp giảng dạy và phương pháp đánh giá cho phù hợp với đối tượng là người lớn đi học.
Roger Buckley và Jim Caple [110] đã nêu lên một số kỹ thuật phân tích NCĐT trong đó có kỹ thuật phân chia NCĐT trong một tổ chức thành ba cấp: (1) Cấp độ tổ chức, (2) cấp độ công việc, (3) cấp độ cá nhân. Ở cấp độ tổ chức, NCĐT được xác định khi phát hiện ra các điểm yếu chung tồn tại trong các chức năng của tổ chức hoặc trong mối quan hệ giữa các đơn vị chức năng của tổ chức. Ở cập độ công việc, NCĐT được xác định khi phát hiện ra các điểm yếu trong phạm vi một công việc hoặc một đơn vị chức năng riêng. Ở cấp độ cá nhân, NCĐT được xác định khi phát hiện ra các điểm yếu về kiến thức, kỹ năng, phẩm chất của một cá nhân khi thực hiện công việc được giao.
Để xác định chính xác NCĐT thì ở mỗi cấp độ, cần xác định NCĐT trong cả hiện tại hoặc tương lai, xác định NCĐT trong hiện tại để tổ chức các khóa ĐT nhằm khắc phục ngay các nhược điểm trong tổ chức ở cả ba cấp độ, xác định NCĐT trong tương lai nhằm chủ động ĐT cho chiến lược phát triển dài hạn. Có thể thấy rằng đây là phương pháp xác định NCĐT rất phù hợp để phát triển các khóa ĐT khớp với nhu cầu của một tổ chức và đó cũng chính là cơ sở để phát triển các khóa ĐT theo đặt hàng mà trong QL việc xác định NCĐT cần quan tâm. Đồng thời, nghiên cứu đã đề xuất các thời điểm cần có những đánh giá để đảm bảo rằng khóa ĐT được thực hiện thành công và có hiệu quả.
Theo nghiên cứu này, trước khi tổ chức ĐT, cần phải xây dựng các phương pháp kiểm tra để đánh giá tính phù hợp của trình độ của người học ở đầu vào đối với khóa học.
Trong quá trình ĐT, cần đánh giá người học theo quá trình để xác định mức trình độ đạt được theo từng giai đoạn của quá trình ĐT nhằm tiến tới đạt mục tiêu ĐT tổng thể của khóa học. Ngay sau khi kết thúc khóa ĐT, cần có những đánh giá để xác nhận mục tiêu ĐT của khóa học có được hiện thực hóa không. Trong trung hạn, sau khoảng một tháng đến một năm tính từ thời điểm kết thúc khóa học, khi người học đã trở về nơi làm việc, cần có những đánh giá để xác định mức độ thu hẹp khoảng trống trong NCĐT được xác định trước khóa học. Trong dài hạn, khi người học đã trở về nơi làm việc, cần có những đánh giá mức độ mà một khóa ĐT giúp đáp ứng mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Tóm lại, qua những công trình nêu trên có thể rút ra một số kinh nghiệm sau:
- Một số nước đã QLĐT theo các bước của quá trình ĐT, được bắt đầu từ xác định NCĐT, lập kế hoạch ĐT, tổ chức ĐT và đánh giá kết quả ĐT, tương đồng với những bước cơ bản của ĐT theo chu trình.
- Xác định NCĐT cần quan tâm đến ở ba cấp độ là tổ chức, công việc và cá nhân.
Xác định nhu cầu trong hiện tại để tổ chức ĐT khắc phục ngay những điểm yếu, thường là các khóa ĐT ngắn hạn. Xác định nhu cầu trong tương lai để phục vụ chiến lược phát triển của tổ chức, thường là các khóa ĐT dài hạn. Đây là điều cần được quan tâm để QL xác định và phát hiện NCĐT theo đặt hàng, một khâu mới đối với các trường đại học ở nước ta hiện nay.
- Một số nghiên cứu đã đề xuất thời điểm, tiêu chí đánh giá, đo lường hiệu quả sau ĐT đặc biệt là quan tâm đến đánh giá theo chuẩn đầu ra/mục tiêu ĐT.
- Tổ chức ĐT cần quan tâm đến điều phối ĐT với sự tham gia của ba đối tượng, đó là cán bộ QL chương trình, nhân viên điều phối ĐT và nhân viên hỗ trợ ĐT. Khi tổ chức ĐT theo đặt hàng của DN cần chỉ rõ các công việc mà DN cần phối hợp để đạt được hiệu quả trong QL các khóa ĐT.