2. Chuyển đơn vị công tác theo nhu cầu về nguồn nhân lực và phải có quy định của các cấp thẩm quyền
3.2.2. Nhóm giải pháp riêng nhằm phát triển năng lực thực hiện các chức nằng quản lý
Chức năng quản lý gồm 4 chức năng cơ bản: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, những chức năng này tạo lập một chu trình quản lý.
Có thể mô tả sau:
Biểu đồ số 6:
Việc phân chia và mô tả trên có tính đối tượng, nhằm làm tường minh hoạt động của người quản lý. Đối với một người quản lý, để thực hiện công tác quản lý của mình họ đều phải thực hiện 4 chức năng cho dù bản thân người quản lý đó biết hay không biết sự hiện diện của nó. Các chức năng quản lý chỉ được thực hiên tốt khi người quản lý có tri thức thực hành ứng dụng và thường được củng cố để các thao tác trở thành kỹ năng, kỹ xảo trong công tác quản lý.
Kế hoạch Chỉ đạo
Kiểm tra Chỉ đạo
ở bất kỳ chức năng nào gười quản lý vấn là người ra quyết định, trong khi thực hiện chức năng thì đồng thời ta cũng thấy bong dáng của các chức năng khác, các chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, thấm vào nhau, bổ sung, thúc đẩy cho nhau. Chính vì vậy, việc đưa ra các giải pháp để phát triển năng lực thực hiện các chức năng quản lý cho đội ngũ chuyên viên HTQT thuộc Bộ giáo dục Lào cũng có tính chất tương đối. Trong các chức năng có các giải pháp chung, có những giải pháp riêng, các giải pháp đan xen quyện chặt vào nhau.
Trong khi trình bày không theertranhs khỏi những thiếu sót, trùng lặp. Nhưng vì mục đích càng cụ thể hoạt động của người chuyên viên HTQT, đồng thời nêu bật tính chất nghề nghiệp của công tác quản lý đối ngoại, đưa đến cho đội ngũ một cách nhìn, một phương pháp làm việc khoa học, chúng tối tách riêng các giải pháp để trình bày như sau:
Giải pháp 4: Giải pháp phát triển năng lực thực hiện chức năng kế hoạch hóa.
Kế hoạch là chức năng quan trọng hàng đầu trong công tác quản lý. Cổ nhân đã từng nói” “Quyết định trong màn trướng để quyết thắng nơi dặm xa” chính là nói đến tầm quan trọng của công tác kế hoạch. Nhiều lý thuyết cho rằng, kế hoạch hóa là khởi nguyên của mọi hoạt động, mọi chức năng quản lý khác. Có người ví von kế hoạch hóa như một chiếc đầu tầu kéo theo các toa tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, hoặc là kế hoạch như thân của cây sồi trên đó các chức năng đâm trồi chồi kết trái. Nói như vậy có thể là hơi quá, nhưng không có kế hoạch thì không biết phải tổ chức nhân lực như thế nào, thậm chí không biết phải tổ chức cái gì, không có kế hoạch không thể chỉ đạo người dười quyền hành động chắc chắn nhằm đạt tới những kỳ vọng mong muốn. Không có kế hoạch cũng không thể xác định tổ chức đi đúng hướng hay lệch mục tiêu và không biết khi nào đạt được mục tiêu, kiểm tra đánh giá trở thành vô căn cứ.
Chính vì tầm quan trọng như vậy của công tác kế hoạch, đề khắc phục tình trạng một số đồng chí chuyên viên HTQT chưa nhận thức đúng vai trò và vị trí của công tác kế hoạch trong công tác đối ngoại làm cho một số bản kế hoạch
không có chất lượng và không khả thi. Công tác kế hoạch sẽ được chuyển biến tích cực bắt đầu bằng nhận thức của đội ngũ cán bộ quản lý.
Qúa trình xây dựng kế hoạch cần phải có sự bàn bạc, thảo luận, thống nhất để tất cả các thành viên trong tập thể biết được cái đích mà mình cần đạt tới, những công việc mà mình cần phải làm, tạo cho họ hứng thú trong khi thực hiện nhiệm vụ. Bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ, hướng sự nỗ lực và ý chí của moin người vào các mục tiêu nhằm phát huy sức mạnh tập thể, tạo khả năng làm việc một cách kinh tế, hiệu quả.
Công tác chỉ đạo của các cấp trên phải hướng tới hướng dẫn cho chuyên viên quy trình, cách thức lập kế hoạch một cách khoa học phù hợp với tính chất và điều kiện của công việc, tình hình kinh tế, xã hội của đất nước. Quy định thống nhất cho các cơ quan đơn vị một số chỉ tiêu chung, nhưng đồng thời tùy theo thực trạng của đơn vị mà giao chỉ tiêu cụ thể và đề ra các biện pháp phù hợp để đạt được mục tiêu. Khi xây dựng kế hoạch chuyên viên HTQT phải nắm chắc được điều kiện, thực trạng phát triển giáo dục và tình hình giáo lưu và hội nhập quốc tế về giáo dục. ngoài ra còn phải biết dự đoán xu hướng phát triển giáo duc, những khó khăn, thuận lợi cũng như tính khả thi của bản kế hoạch, tránh tình trạng chung chung, xa rời thực tiễn. Nhưng dù kế hoạch có được chuẩn bị chu đạo đến mức nào cung không thể hoàn toàn đúng với thực tế, yêu cầu cán bộ quản lý phải có phương án dự phòng để ứng phó với những biến đổi, những tình huống có thể xảy ra trong khi thực hiện kế hoạch.
Kế hoạch của chuyên viên HTQT thuộc Bộ giáo dục là căn cứ để mỗi chuyên viên, bộ phận trong tổ chức thuộc Bộ giáo dục xây dựng kế hoạch cho mình cho nên giữa chúng phải có sự thống nhất hữu cơ với nhau. Làm việc theo kế hoạch là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các thành viên trong tổ chức.
Hoạt động không theo kế hoạch chỉ là hoạt động tùy tiện dễ vấp sai lầm. Khi kế hoạch đã được xây dững xong cán bộ chuyên viên, mọi tổ chức đoàn thể làm việc tuân theo kế hoạch. Có nhu vậy mới bảo đảm sự đồng bộ, tránh chồng chéo
hoạt động của các thành viên, tổ chức có điều kiện hoàn thành tốt công việc của mình.
Cách duyệt kế hoạch của các chuyên viên HTQT thuộc Bộ giáo dục Lào luau nay là duyệt mục tiêu, cần phải tiến tới duyệt biện pháp, nhằm giúp chuyên viên tìm được con đường tốt nhất đạt các mục tiêu.
Công tác chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra của cấp trên phải bám sát hơn nữa kế hoạch đã được duyệt, xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra hồ sơ của các bộ phận, cá nhân. Láy kế quả đặt ra so sánh với mục tiêu đặt ra trong kế hoạch, xem xét mức độ cố gắng để đánh giá. Nhằm mục đích định hướng cho cán bộ quản lý và các chuyên viên, các đơn vị giáo dục trực thuộc Bộ giáo dục làm việc theo kế hoạch, biết điều chỉnh kế hoạch phù hợp và thúc đẩy được các hoạt động của tổ chức theo hướng tích cực .
Ngoài ra nên tổ chức cho chuyên viên HTQT đi tham quan một số điển hình tiên tiến về công tác kế hoạch. “Học thầy không tày học bạn”. Các đơn vị tiên tiến bao giờ cũng có những kế hoạch nhất định tạo nên những thành công trong hoạt động của mình. Học tập kinh nghiệm chính là một cách trau dồi kinh nghiệm thiết thực và hiệu quả. Vào giữa năm nên tổ chức cho chuyên viên HTQT kiểm tra chéo qua đó phát hiện được điểm mạnh, điểm yếu, những vấn đề sáng tạo, những các mới trong công tác quản lý của mình. Đồng thời phát hiện những mặt hạn chế, thiếu sót trong xây dựng và triển khai kế hoạch. Đây cũng là một dịp giao lưu, học hỏi lẫn nhau làm cho người được kiểm tra lẫn người kiểm tra đều trở nên hoàn thiện.
Giải pháp 5: giải pháp phát triển năng lực thực hiện chức năng tổ chức.
Về sức mạnh của công tác tổ chức Lê Nin đã từng nói: “Liệu 100 có thắng nổi 1000 không? Có chứ nếu biết tổ chức lại.”, sức mạnh của một cộng đồng người rất đặc biệt ở chỗ nó không tuan theo phép cộng đơn thuần 1+1=2 sức mạnh của các cá nhân riêng lẻ. Nếu được cơ cấu và sắp xếp hợp lý thì sức mạnh của của con người sẽ được nhân lên gấp bội. Trong lý thuyết hệ thống gọi đây là
tính “tính trồi”, lý thuyết về tổ chức gọi đây là sự xuất hiện “hiệu ứng tổ chức”.
Tổ chức chỉ trở thành hiện thực khi có những nguyên tắc để liên kết các thành viên, thống nhất và điều khiển hành vi các thành viên. Vì vậy công tác tổ chức như những “đinh chốt” của một sợi dây xích nhằm liên kết các mắt xích. Một tập thể khi đã được tổ chức thì trở nên thống nhất về ý chí và hành động đưa đến những bước tiến nhảy vọt. Đối với chuyên viên HTQT vấn đề đặt ra ở đây là sắp xếp như thế nào để đơn vị, các tổ chức, bộ phận, là một khối thống nhất gồm các bộ phận, các thành viên đoàn kết nhất trí cùng hướng vào mục tiêu chung hoàn thành tốt nhiệm vụ đã đặt ra? Đây chính là mấu chốt năng lực thực hiện chức năng tổ chức của người chuyên viên HTQT.
Thực hiện chức năng tổ chức, đũi hỏi người quản lý hiểu rừ vai trũ, vị trớ, quyền hạn và những nội dung cụ thể trong lao động người quản lý, những quy định cuh thể trong điều lệ luật giáo dục về hệ thống tổ chức quản lý hoạt động đối ngoại, về chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức, các bộ phận và các cá nhân trong đội ngũ .
Công tác tổ chức của chuyên viên HTQT thể hiện ở việc tổ chức đàm phán, ký kết các văn bản hợp tác với các tổ chức, các trường đại học quốc tế, triển khai và theo dừi cỏc văn bản ký kết, tổ chức đún tiếp khỏch quốc tế đến làm việc với Bộ, sở, trường của mình, tổ chức phối hợp với các đơn vị đào tạo tổ chức việc hợp tác đào tạo và nghiên cứu khoa học, phối hợp các phòng ban đảm bảo an ninh trong công tác HTQT. . . . Khi tổ chức thực hiện công việc phải có sự phân công cụ thể phù hợp với năng lực và sở trường của từng thành viên, làm được như thế sẽ phát huy tốt năng lực cá nhân làm cho năng suất lao động tăng lên gấp bội, hơn nữa đòi hỏi chuyên viên HTQT phải nắm được hoàn cảnh cũng như các điều kiện để hoàn thành mục tiêu của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức của đội ngũ chuyên viên HTQT cần đảm bảo kết hợp hài hòa năng lực, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi chuyên viên, hình thành một thứ bậc quyền lực rừ ràng. Điều đú cho phộp cỏ nhõn cú thể giải quyết cụng việc trong chức năng của mình trong sự nỗ lực chung đảm bảo cho các mục tiêu đã đề ra
được thực hiện có hiệu quả. Khi cần thiết cá nhân này có thể liên kết để thực hiện chung một công viecj cụ thể nào đó một cách linh hoạt.
Trong quá trình dự thảo cơ cấu tổ chức của đội ngũ cần thu hút sự tham gia của mọi người trong đội ngũ, tạo một không khí dân chủ, cởi mở, tạo cho họ
tinh thần chủ động hoàn thành tốt công việc được giao.
Công tác tổ chức cần quan tâm tới việc xây dựng đội ngũ không ngừng lớn mạnh, xây dựng lực lượng nòng cốt, sự lớn mạnh của mỗi thành viên trong tổ chức đảm bảo cho tổ chức ngày càng phát huy vai trò của mình. Quan tâm bồi dưỡng cán bộ kế cận nhằm đảm bảo cho ngành không bị thiết hụt cán bộ.
Một số yêu cầu đặt ra là người chuyên viên HTQT phải có năng lực làm việc với mọi đối tượng, biết khơi dậy được ý thức tự giác của tập thể cùng phấn đấu vì sự nghiệp chung. Mục tiêu công việc nói chung cung như công tác đối ngoaị đạt được là do sự công tác của các thành viên trong tập thể. Vì vậy công việc quan trọng của chuyên viên HTQT là phối hợp tốt giữa các bộ phận, tổ chức, cá nhân nhằm hoàn thành chung. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ đó người chuên viên HTQT phải hội tụ uy tín về nhiều mặt: thành thạo các kỹ năng quản lý, trình độ hiểu biết chuyên môn, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp và các phẩm chất tốt khác . . .
Công tác tổ chức phải gắn liền với quá trình tiêu chuẩn hóa như: chuẩn tiến độ thực hiện, chuẩn đánh gia chuyên viên, chuẩn mục tiêu công việc . . . căn cứ vào chuẩn các chuyên viên HTQT hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách thống nhất, nhất quán đưa tổ chức đạt được mục tiêu đề ra, mặt khác căn cứ vào tiêu chuẩn cấp trên có thể đo lường, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của chuyên viên, tổ chức và là cơ sở để tuyển chọn nguồn nhân lực, sáp xếp, bố trí lại đội ngũ hợp lý.
Để nâng cao thực hiện chức năng tổ chức cho chuyên viên HTQT, công tác chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra của cấp trên phải tập trung vào vấn đề: xem xét các
mục tiêu, bộ phận, cá nhân. Việc tiếp nhận và phân phối các nguồn lực khác như kinh phí, CSVC, trang thiết bị . . . Đặc biệt lưu ý vào năng lực của cá nhân chuyên viên phụ trách từng công việc. Trên cơ sở đó giúp cán bộ cấp trên điều
chỉnh cơ cấu tổ chức và sắp xếp lại đội ngũ nhằm phát huy tiềm năng, trí tuệ của tập thể.
Giải pháp 6: giải pháp phát triển năng lực thực hiện chức năng chỉ đạo.
Một người cán bộ quản lý có thể là một nhà kế hoạch giỏi, là một người luôn luôn ra quyết định đúng đắn, một người có tầm nhìn xa trông rộng trong tổ chức, Nhưng người đó vẫn thất bại trong hoạt động quản lý nếu không biết đối sử tốt với mọi người để động viên, cổ vũ dẫn dắt họ hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức, biến kế hoạch thành hiện thực.
Để thực hiện tốt chức năng này trong hợp tác quốc tế về giáo dục đòi hỏi người chuyên viên HTQT một phong cách mới của nhà quản lý, phong cách là biểu hiện của nhân cách, nó được hình thành và phát triển trong quá trình hoạt động và giao lưu của mỗi cá nhân. Theo tiến sỹ Hoàng Minh Thao: “ phong cách được hình thành và phát triển trong quá trình nhập nội các kinh nghiệm xã hội- lịch sử về quá trình hoạt động quản lý với những đặc điểm tâm lý cá nhân của người quản lý. Trong quá trình hình thành phong cách của người quản lý chịu ảnh hưởng của các yếu tố của các yếu tố khách quan: (tình hình kinh tế- chính trị, tính chất của các nhiệm vụ được thực hiện, các loại nghề nghiệp trình độ phát triển trong của nhóm, phòng cách lãnh đạo của cấp trên . . . ) và các yếu tố chủ quan (quá trình đào tạo, trình độ đào tạo, các phẩm chất trí tuệ, tính cách, khí chất, ý chí, thế giới quan . . .). Như vậy để có phong cách quản lý phù hợp với yêu cầu tổ chức đòi hỏi người quản lý phải luôn nỗ lực, rèn luyện không ngừng trong suốt quá trình quản lý.
Có nhiều phong cách quản lý, tuy nhiên theo chúng tôi, người chuyên hợp HTQT cần tiến tới một mô hình phong cách sau:
+ Thống nhất giữa lý luận và thực tiễn.
+ Tác phong quần chúng, gần gủi yêu thương mọi người, biết động viên, giúp đỡ các đồng nghiệp khi gặp khó khăn.
+ Gương mẫu, tận tụy với công việc, dám nghĩ, dám làm với tinh thần trách nhiệm cao, biết hy sinh lợi ích cá nhân vì lợi ích của tập thể, của ngành.
+ Tình thực tiễn, khoa học, cụ thể, sâu sắc, biết tiết kiệm thời gian và thành thạo công việc.
+ Có khả năng đồng cảm, có kỹ năng giao tiếp với mọi đối tượng trong và ngoài tổ chức nhằm tập hợp mọi lực lượng vì sự phát triển của tổ chức, của ngành.
Chỉ đạo thực chất là sự tác động đến cá nhân hoặc nhóm người nhằm làm họ tích cực, hăng hái làm việc theo sự phân công và kế hoạch đã định. Như vậy chỉ đạo bao hàm việc chỉ dẫn, động viên, thúc đẩy, giám sát những người dưới quyền và các tổ chức trong phạm vi quản lý đạt tới mục tiêu, kỳ vọng mong muốn, để thực hiện được điều này người chuyên viên HTQT có thể không cần những chỉ dẫn cụ thể làm mất thời gian và không cần thiết, quan trọng là phải chỉ cho được các đích mà các cá nhân, các bộ phận cần đạt tới trong từng thời kỳ, từng tháng, từng tuần, từng. Đó là những công việc phải hoàn thành trong ngày, những yêu câu đối với công việc, các kỳ vọng của cá nhân. Trên con đường đi tới cái đích đó mỗi cá nhân có thể linh hoạt, sáng tạo và làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn của chính mình, điều đó có tác dụng kích thích sáng tạo, làm tăng thêm niềm tự hào về công việc và sản phẩm của người cán bộ, chuyên viên đẩy họ hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.
Về phía Bộ giáo dục thông qua các lớp bồi dưỡng chuyên viên HTQT, các hội nghị quản lý để nâng cao nhận thức cho đội ngũ về vai trò, vị trí của công tác chỉ đạo trong công tác quản lý để từ đó họ có những định hướng trước. Công tác thanh tra, kiểm tra của Bộ giáo dục hướng tới công tác quản lý đối ngoại của