CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ Lí LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HểA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
1.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container
1.3.1. Quy trình chung của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container.
Hình 1.3.1. Sơ đồ chung của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển.
1.3.1.1. Chuẩn bị nhận hàng.
Sau khi đàm phán và kí kết hợp đồng với khách hàng. Công ty VNF sẽ nhận chứng từ gốc do công ty khách hàng, đại lý gửi đến, việc đầu tiên là phải kiểm tra chi tiết các chứng từ. Nếu chứng từ không phù hợp hoặc có sai sót thì sẽ báo lại cho khách hàng kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp. Sau khi chừng từ phù hợp thì nhân viên giao nhận sẽ lập bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan.
Bộ hồ sơ bao gồm:
1. Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan: 1 bản chính
2. Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản cho hải quan lưu, 1 bản người khai hải quan lưu)
3. Tờ khai trị giá tính thuế: 2 bản chính (1 bản lưu hải quan, 1 bản lưu người khai hải quan)
4. Giấy giới thiệu: 1 bản chính 5. Hợp đồng (contract): 1 bản sao y
6. Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 1 bản chính, 1 sao y 7. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản chính, 1 bản sao y 8. Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản sao y
Chuẩn bị nhận hàng
Quyết toán hồ sơ Lập các chứng từ
pháp lý để bảo vệ quyền lợi chủ hàng
Tổ chức dỡ và nhận hàng
Những chứng từ này phải đƣợc cụng ty Vinafreight ký tờn, đúng dấu, ghi rừ chức vụ và đóng dấu “sao y bản chính”.
1.3.1.2. Tổ chức dỡ và nhận hàng.
Đối với hàng nguyên container thì quy trình dỡ và nhận hàng gồm các bước:
Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến (Arrival Notice), chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O.
Chủ hàng mang D/O đến cơ quan hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá.
Chính chủ hàng có thể đề nghị đƣa cả cont về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhƣng phải trả vỏ cont đúng hạn nếu không sẽ bị phạt.
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
1.3.1.3. Lập các chứng từ pháp lý để bảo vệ quyền lợi chủ hàng.
Muốn nhập khẩu hàng hóa thì trước tiên phải có giấy phép kinh doanh nhập khẩu mặt hàng đó. Sau khi có được nguồn hàng nhập thì ký kết hợp đồng ngoại thương, trong hợp đồng sẽ quy định cụ thể phương thức thanh toán cũng như các giấy tờ cần thiết để có thể nhận hàng khi hàng về đến Việt Nam.
Bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ gồm:
01 B/L gốc, 01 B/L copy.
01 Invoice gốc, 01 Invoice copy (có sao y bản chính của Công ty).
02 Packing Lists.
01 Contract sao y bản chính.
01 Certificate of Origin để được hưởng thuế ưu đãi.
01 bộ tờ khai Hải Quan (nếu list có nhiều hơn 9 mặt hàng thì bổ sung thêm Phụ lục tờ khai).
Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế.
03 Giấy giới thiệu.
Đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số xuất nhập khẩu.
Đây là những giấy tờ căn bản để có thể mở tờ khai. Trong một số trường hợp cụ thể cần thêm một số loại khác.
Các chứng từ cần thiết để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) cũng đƣợc ghi chỳ rừ trong Giấy bỏo (tàu) đến. Khi đó cú D/O trong tay, mang nú cựng một số chứng từ khác như: Hợp đồng (Sale Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) v.v…. đến cơ quan Hải quan và mở tờ khai hải quan. Các chứng từ này Ngân hàng bên bán sẽ gửi cho Ngân hàng của nước nhập khẩu trước khi hàng về một thời gian để có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ (không khớp với hàng hóa, sai ngày, sai tên và địa chỉ buyer …). Muốn có chứng từ này phải nộp tiền để Ngân hàng của nước nhập khẩu ký hậu, chuyển giao quyền nhận hàng lại cho bên bán.
Sau khi mở Tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa xem có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Paking List cũng nhƣ C/O. Nếu đúng thì bên nhập khẩu có thể giải phóng hàng hóa và chở về kho của mình, tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau một thời gian nào đó.
1.3.1.4. Quyết toán.
Khi đã hoàn thành các thủ tục nhận hàng và giao hàng, nhân viên giao nhận sẽ tổng kết lại những biên lai phí liên quan đến lô hàng và báo cáo cho kế toán của công ty VinaFreight nhƣ:
- Phí bồi dƣỡng hải quan: phí này chiếm phần lớn trong tổng chi phí giao nhận cho một lô hàng và không có hóa đơn đầu vào để tính vào chi phí hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phí bồi dƣỡng công nhân cảng: ngoài chi phí mà cảng vụ đã thu đƣợc thể hiện trên hóa đơn, nhân viên giao nhận còn phải trả những chi phí khác nhƣ bồi dƣỡng cho công nhân bốc hàng, nhân viên xe nâng cont, nhân viên cắt seal kiểm tra hàng hóa…
- Phí hãng tàu: D/O, B/L.
- Phí vận chuyển, lưu kho bãi.
Trên cơ sở đó kế toán công ty lập bảng chi phí và xuất hóa đơn thu phí dịch vụ từ nhà nhập khẩu. Sau đó nhân viên giao nhận tập hợp các chứng từ cần thiết để bàn giao
cho nhà nhập khẩu cũng tiến hành khiếu nại với cơ quan giám định hàng hóa về việc xác định số hàng hóa tổn thất, hàng hóa bị hƣ hỏng, mã HS của hàng hóa (nếu có).
1.3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container.
Ngày nay, trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực thì mối quan hệ giữa các quốc gia về phương diện kinh tế ngày càng trở nên gắn bó với nhau hơn. Đặc biệt là ngoại thương- một hoạt động đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phát triển kinh tế, góp phần nâng cao vị thế quốc gia trên thị trường quốc tế.
Điều này kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các phương thức vận tải hàng hóa, điển hình là phương thức giao nhận hàng hóa đường biển bằng container. Riêng đối với Việt Nam, khi đã là thành viên của Hiệp Hội Thương Mại Quốc Tế (WTO), chúng ta lại càng phải chuẩn bị thật tốt về nghiệp vụ ngoại thương, buôn bán quốc tế, về các phương thức vận tải đặc biệt là phương thức giao nhận hàng hóa bằng container đường biển để có thể theo kịp tốc độ phát triển kinh tế của các nước trong tương lai. Tuy nhiên vấn đề giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia vốn không đơn giản nhƣng vận chuyển hàng nội địa, bản thân nó là cả một quá trình, một chuỗi mắc xích nghiệp vụ gắn kết với nhau. Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế. Để thực hiện tốt hoạt động kinh doanh XNK đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải nắm vững nghiệp vụ giao nhận, thuê tàu, làm thủ tục hải quan……
1.4. Kinh nghiệm thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển