4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3.3. Những ƣu điểm và hạn chế của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
khẩu nguyên container bằng đƣờng biển tại công ty Vinafrieght. 2.3.3.1. Ƣu điểm.
Qua nhiều năm hoạt động ông ty đã tự vƣợt qua những khó khăn ban đầu để tự khẳng định mình. Hiên nay công ty đã đứng vững, gặt hái đƣợc nhiều thành công trong hoạt động giao nhận hàng hóa. Quan trọng hơn hết là công ty đã tạo đƣợc uy tín trên thƣơng trƣờng, tạo đƣợc mạng lƣới kinh doanh rộng khắp ở cả thị trƣờng trong và ngoài nƣớc.
Với mức giá cả của dịch vụ hợp lí thu hút đƣợc nhiều khách hàng, và bên cạnh đó luôn có các ƣu đãi hấp dẫn nhằm siết chặt mối quan hệ với đối tác, khách hàng.
Công ty có các chi nhánh, văn phòng đại diện ở các thị trƣờng trọng điểm nên thông tin về thị trƣờng luôn đảm bảo đƣợc cung cấp đầy đủ, giúp cho các quyết định mang tính thực tế cao, kịp thời đề ra các chính sách thị trƣờng thích hợp.
Công ty luôn có đƣợc thông tin về nhu cầu thị trƣờng nhập khẩu của các đơn vị trong ngành thông qua các mối quan hệ sẵn có, thông qua các mối quan hệ của nhân viên công ty với các nhân viên ở các đơn vị khác.
Có đội ngũ cán bộ có trình độ về nghiệp vụ, ngoại ngữ, kinh nghiệm trong việc đàm phán ký kết hợp đồng và hạn chế mức tối đa các trƣờng hợp sai sót về nghiệp vụ.
Chất lƣợng, thái độ và có uy tín của toàn thể cán bộ nhân viên của công ty nhận đƣợc phản tốt của đa số khách hàng. Bên cạnh đó các bộ phận trong công ty luôn có sự kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để luôn hoàn thành tốt công việc cũng nhƣ trong việc xây dựng công ty phát triển.
2.3.3.2. Khó khăn.
Nhìn chung trong những năm vừa qua, công ty VinaFreight đã có những cố gắng trong việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ngày càng đáp ứng đƣợc nhu cầu thuận lợi, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả…..Tuy nhiên trong quy trình nhập khẩu tại công ty vẫn còn có những điểm bất cập cần đƣợc giải quyết.
Về thị trường
Hoạt động nghiên cứu thị trƣờng của công ty chƣa đƣợc tiến hành tốt do chƣa có một phận chuyên trách đặc biệt mà chỉ có hình thức nhất thời và phân bố rải rác trong các phòng nhiệm vụ. Do vậy việc thu thập thông tin về thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh chƣa thật sự hiệu quả. Vấn đề nghiên cứu nhu cầu khách hàng về các thị hiếu, chăm sóc, tâm lý mua hàng…chƣa đƣợc công ty thực hiện thƣờng xuyên, chặt chẽ, không có tính thống nhất nên làm mất đi nhiều cơ hội kinh doanh của công ty.
Công ty đã ký kết đƣợc với các đối tác lớn nhƣ : Sam Sung, Nike, Adidas….. nhƣng việc nghiên cứu thị trƣờng của công ty nhiều khi chỉ dừng lại ở các đơn hàng, số lƣợng hợp đồng với các hãng tàu lớn còn ít do công ty chƣa thật sự quan tâm đến việc xây dựng một thƣơng hiệu một cách bài bản.
Hệ thống kho bãi
Diện tích kho bãi còn nhỏ chƣa đáp ứng đƣợc hết nhu cầu của khách hàng, nhất là vào những mùa cao điểm khi nhu cầu về giao nhận cũng nhƣ kho bãi tăng cao nhƣng công ty không thể đáp ứng gây tổn thất cho công ty. Hiện tại Vinafreight chỉ có kho thƣờng thích hợp cho hàng hóa thông thƣờng mà chƣa có hệ thông kho lạnh dùng cho các hàng hóa cần giữ lạnh nhƣ cá, trái cây….
Tổ chức con người
Với đội ngũ cán bộ đông đảo thực hiện kinh doanh XNK, tổ chức bộ máy và các phòng ban chức năng của công ty còn nhiều điểm chƣa hợp lý. Phòng hơi nhỏ trong khi có nhiều bộ phận trong một phòng tạo sự không chuyên nghiệp và thoải mái cho cán bộ nhân viên.
Một số nhân viên còn hạn chế về năng lực và trình độ chuyên môn, cách làm việc của các phòng ban chức năng chƣa khoa học và hiệu quả. Bên cạnh đó việc đào tạo và tuyển dụng nhân viên cho thật sự đƣợc chú trọng.
Hoạt động Marketing
Công ty hiện chƣa có phòng Marketing riêng biệt với đội ngũ nhân viên có kiến thức và chuyên môn cao, đây là một hạn chế khá lớn vì phòng Marketing sẽ không chỉ giúp công ty trong việc thu thập thông tin về các khách hàng mà còn cả về các đối thủ cạnh tranh để công ty có thể đƣa ra các chiến lƣợc cho công ty trong thị trƣờng XNK .
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
Trên đây là quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển tại công ty Vinafreight. Công ty cung cấp khá nhiều dịch vụ trong đó dịch vụ đƣờng biển là một trong những hoạt động chính với các dịch vụ nhƣ: dịch vụ hàng nguyên container và hàng lẻ toàn thế giới; dịch vụ gom hàng và chia lẻ; đại lý cho ngƣời mua hàng, khai thuế hải quan, dịch vụ xe tải…..
Dựa vào thực trạng quy trình giao nhận của công ty hiện nay, có thể nhận ra một số mặt hạn chế trong hoạt động của công ty Vinafright. Nhận thấy những thuận lợi và khó khăn mà công ty đang phải đối mặt, với phạm vi kiến thức của mình em xin đƣợc phép đề ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển tại công ty cổ phần VinaFreight.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ GIÚP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG
ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY VINAFREIGHT GIAI ĐOẠN 2017-2020 3.1. Mục tiêu và phƣơng hƣớng phát triển của công ty Vinafreight trong
giai đoạn 2017 - 2020.
Mục tiêu
Phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn nữa, cố gắng phát huy những điểm mạnh đang có và hạn chế những mặt còn chƣa làm đƣợc để khẳng định thƣơng hiệu của Vinafreight trong mắt khách hàng và đối tác trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế.
Tiếp tục giữ vững và phát huy triết lý kinh doanh linh hoạt là “chúng ta cùng thắng", tƣ duy kinh doanh hƣớng đến khách hàng vì khách hàng để đƣa công ty Vinafreight trở thành một trong những công ty hàng đầu về logistics và vận tải biển không chỉ nói riêng ở Việt Nam và khu vực mà còn mở rộng trên thị trƣờng quốc tế.
Phƣơng hƣớng
Phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn nữa, cố gắng phát huy những điểm mạnh đang có và hạn chế những mặt còn chƣa làm đƣợc để khẳng định thƣơng hiệu của Vinafreight trong mắt khách hàng và đối tác trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế. Tiếp tục giữ vững và phát huy triết lý kinh doanh linh hoạt là “chúng ta cùng thắng", tƣ duy kinh doanh hƣớng đến khách hàng vì khách hàng để đƣa công ty Vinafreight trở thành một trong những công ty hàng đầu về logistics và vận tải biển không chỉ nói riêng ở Việt Nam và khu vực mà còn mở rộng trên thị trƣờng quốc tế.
3.1. Một số giải pháp giúp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển tại công ty Vinafreight. nguyên container bằng đƣờng biển tại công ty Vinafreight.
3.1.1. Giải pháp nâng cao chất lƣợng dịch vụ.
Cơ sở đề xuất.
Dịch vụ khách hàng là một trong những vấn đề mà khách hàng luôn quan tâm để lựa chọn dịch vụ của công ty này thay vì chọn công ty khác. Với tình hình kinh tế ngày càng năng động, nhu cầu về dịch vụ giao nhận ngày càng nhiều, nên việc mở rộng, tạo sự chuyên nghiệp để chiếm đƣợc lòng tin của khách hàng là một điều quan trọng vì đem lại lợi ích cho khách hàng cũng chính là lợi ích của công ty.
Nội dung của giải pháp.
Trong hoạt động giao nhận, chất lƣợng là yếu tố tiên quyết lấy đƣợc lòng tin của khách hàng vì họ luôn muốn hàng của mình an toàn đến nơi cuối cùng. Do vậy việc cạnh tranh bằng chất lƣợng là rất cần thiết giúp công ty giảm bớt cạnh tranh bằng giá trong cuộc chiến giá cả. Một phần VinaFreight rất khó cạnh tranh về giá với các công ty dịch vụ nƣớc ngoài với tiềm lực về vốn mạnh. Vậy nên để tạo đƣợc sự khác biệt trong quá trình cạnh tranh với các công ty giao nhận khác, Vinafreight cần nâng cao hơn nữa về chất lƣợng dịch vụ của công ty bằng cách:
- Cải thiện trong khâu chứng từ nhằm khắc phục những nhầm lẫn, đối với những khách hàng lớn công ty cần chu ý đảm bảo việc thực hiện chứng từ nên chính xác, rõ ràng, nhanh chóng để tạo sự tin tƣởng thắt chặt mối quan hệ lâu dài bằng cách có bộ phận chăm sóc khách hàng theo dõi hằng ngày. Đồng thời tuyển thêm nhân viên bộ phận chứng từ để đảm bảo rằng chứng từ luôn đƣợc hoàn thành một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Công ty cần tiếp tục nâng cao và rút ngắn tối đa quy trình giao nhận hàng hóa. Hiện tại công ty đang cam kết với khách hàng các thủ tục sẽ hoàn thiện trong vòng 2-3 ngày nhƣng nếu công ty thực hiện cam kết trong 2 ngày thì đây là một cải thiện về lợi thế cạnh tranh. Nhƣng để làm tốt điều này công ty cần phải có một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và có trình độ cao.
Dự kiến kết quả đạt đƣợc.
- Quy trình giao nhận ngày càng hoàn thiện hơn.
- Có nhiều khách hàng hơn thông qua các dịch vụ có chất lƣợng, đảm bảo an toàn, đúng tiến độ và giá cả hợp lý.
- Sự tinh thông lộ trình và bằng kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa công ty sẽ mang lại cho khách hàng sự hài lòng với các dịch vụ đƣợc giao hàng chính xác và đúng lúc.
3.1.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực.
Cơ sở đề xuất
Với phƣơng châm “nhân viên là tài sản của công ty”, công ty phụ thuộc phần lớn vào khách hàng, phần còn lại phục thuộc vào nhân viên. Nhân viên làm việc tốt
thƣờng đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Chính vì lẽ đó mà giải pháp đƣa ra làm sao để :
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên.
- Tạo môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, năng động để nhân viên có cơ hội đƣợc phát triển tốt nhất.
- Tạo lòng tin và sự gắn bó lâu dài.
Nội dung của giải pháp
Chú trọng công tác tuyển dụng những nhân viên có tình độ cao, kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận tải, giao nhận. Xây dựng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm đóng vai trò chủ lực, nâng cao cạnh tranh, chuyên nghiêp cho công ty và phục vụ cho công tác đào tạo, chuyển giao kiến thức cho các thế hệ sau.
Khi nhận một nhân viên mới vào làm việc cần phân công ngƣời hƣớng dẫn kèm cặp học đi đôi với hành và cho tiếp xúc từ từ với công việc liên quan.
Công ty nên tạo điều kiện để nhân viên trau dồi thêm nghiệp vụ bằng việc bối trí cho nhận viên tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn, các khóa học về luật Hải quan, tạo đƣợc cho nhân viên một môi trƣờng sinh hoạt hòa đồng và thân thiện, xây dựng mối quan hệ tích cực và gắn bó giữa các thành viên trong công ty bằng những sinh hoạt ngoài giờ làm việc nhƣ tổ chức sinh nhật cho nhân viên, tiệc thành lập công ty…..từ đó tạo dựng niềm tin, sự phấn khởi, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm đối với công việc của đội ngũ nhân viên.
Ngoài ra cần thực hiện những chính sách khen thƣởng đến những nhân viên có thái độ và biểu hiện tốt. Bên cạnh đó cũng cần có những biện pháp nhắc nhở, khiển trách đối với các nhân viên không hoàn thành tốt công việc. Đồng thời, công ty nên cân nhắc trong việc nâng cao bậc lƣơng thƣởng cho nhân viên mặc dù còn phụ thuộc vào lãi lỗ hàng năm của công ty.
Dự kiến kết quả đạt đƣợc.
- Xây dựng sự tự tin và lòng trung thành của nhân viên đối với công ty.
- Tạo sự đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên, xóa bỏ khoảng cách, sự thiếu hiểu biết và sự tranh chấp để tạo ra bầu không khí đoàn kết cùng phấn đấu phát triển.
- Việc đào tạo và bồi dƣỡng nguồn nhân lực chất lƣợng cao sẽ giúp cho nguồn nhân lực thích ứng kịp thời với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến nhƣ hiện nay.
- Một lực lƣợng lao động chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm có thể hoàn thành mọi công việc của doanh nghiệp.
3.1.3. Giải pháp nhằm thu hút khách hàng
Cơ sở đề xuất
Bí quyết để thu hút và giữ chân khách hàng luôn đóng vai trò quyết định nhất là trong tình hình thị trƣờng ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay. Để thành công trong việc lôi kéo khách hàng đến với công ty mình là đã là một việc khó, nhƣng việc giữ chân họ lại càng khó hơn. Vì vậy công ty cần phải có các chính sách khác biệt nhằm xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng và luôn thực hiện triết lí kinh doanh “đôi bên cùng thắng”.
Nội dung giải pháp
Đối với những khách hàng quen thuộc, lâu năm công ty cần có những chính sách ƣu đãi, đề ra các chính sách hoa hồng với khách hàng. Hằng năm công ty lập bảng đánh giá chất lƣợng dịch vụ của công ty đối với khách hàng qua đó có thể nắm bắt đƣợc nhu cầu để giữ chân những khách hàng.
Đối với các đại lý lớn có nguồn hàng ổn định công ty có thể kí các hợp đồng dài hạn, làm việc nên đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ, thực hiện tốt các dịch vụ mà họ yêu cầu. Đối với những khách hàng mới cần có những chính sách khuyến mãi, ƣu đãi về giá cƣớc dịch vụ để thu hút sự chú ý của khách hàng. Đôi khi công ty có thể sẽ lỗ nhƣng thay vào đó sẽ có đƣợc những lô hàng lớn, những bạn hàng mới.
Ngoài ra cần phải có một đội ngủ Sale cần phải giao tiếp tiếng anh tốt có thể liên hệ các đối tác nƣớc ngoài, chào giá, giới thiệu dịch vụ mà công ty cung cấp và có khả năng thuyết thục ngƣời khác. Để mở rộng thị trƣờng, tạo nên sự uy tín làm việc chuyên nghiệp của công ty. Đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ Sales thông qua các khóa học về Marketing; kỹ năng giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh; kỹ năng chăm sóc khách hàng..…
- Đem lại sự hài lòng cho khách hàng - Doanh thu tăng lên.
- Mở rộng thị trƣờng.
- Có cơ hội cạnh tranh lớn nhằm đem lại các khách hàng và dự án lớn cho công ty.
3.2.4. Giải pháp nâng cao mối quan hệ với hãng tàu và cơ quan Hải Quan.
Cơ sở đề xuất.
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nển kinh tế thị thị trƣờng các doanh nghiệp không những phải cạnh tranh quyết liệt với các đối thủ để tồn tại và phát triển mà còn phải đƣơng đầu với nhiều rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh nhất là hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Thiết lập quan hệ đối tác với hải quan, hãng tàu là một giải pháp giúp doanh nghiệp hạn chế đƣợc các rủi ro, tiết kiệm đƣợc chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao sức cạnh tranh, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thƣơng trƣờng. Và việc xây dựng mối quan hệ đối tác hợp tác với hải quan, hãng tàu cũng chính là một giải pháp hữu hiệu trong quá trình phát triển bền vững, ổn định, lâu dài của các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.
Nội dung giải pháp
Công ty cần xây dựng mối quan hệ với các hàng tàu, hãng hàng không để nắm bắt các thông tin kịp thời và nhanh chóng phục vụ cho việc tìm các nguồn hàng thích hợp. Để tạo đƣợc uy tín cũng nhƣ sự tin tƣởng đối với các cơ quan chắc năng, công ty cần làm tốt các thủ tục ngay từ đầu, tránh để lại ấn tƣợng xấu cho bên Hải quan bằng