CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ GIÚP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY VINAFREIGHT GIAI ĐOẠN 2017-2020
3.1. Một số giải pháp giúp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty Vinafreight
3.1.1. Giải pháp nâng cao chất lƣợng dịch vụ.
Cơ sở đề xuất.
Dịch vụ khách hàng là một trong những vấn đề mà khách hàng luôn quan tâm để lựa chọn dịch vụ của công ty này thay vì chọn công ty khác. Với tình hình kinh tế ngày càng năng động, nhu cầu về dịch vụ giao nhận ngày càng nhiều, nên việc mở rộng, tạo sự chuyên nghiệp để chiếm đƣợc lòng tin của khách hàng là một điều quan trọng vì đem lại lợi ích cho khách hàng cũng chính là lợi ích của công ty.
Nội dung của giải pháp.
Trong hoạt động giao nhận, chất lƣợng là yếu tố tiên quyết lấy đƣợc lòng tin của khách hàng vì họ luôn muốn hàng của mình an toàn đến nơi cuối cùng. Do vậy việc cạnh tranh bằng chất lƣợng là rất cần thiết giúp công ty giảm bớt cạnh tranh bằng giá trong cuộc chiến giá cả. Một phần VinaFreight rất khó cạnh tranh về giá với các công ty dịch vụ nước ngoài với tiềm lực về vốn mạnh. Vậy nên để tạo được sự khác biệt trong quá trình cạnh tranh với các công ty giao nhận khác, Vinafreight cần nâng cao hơn nữa về chất lƣợng dịch vụ của công ty bằng cách:
- Cải thiện trong khâu chứng từ nhằm khắc phục những nhầm lẫn, đối với những khỏch hàng lớn cụng ty cần chu ý đảm bảo việc thực hiện chứng từ nờn chớnh xỏc, rừ ràng, nhanh chóng để tạo sự tin tưởng thắt chặt mối quan hệ lâu dài bằng cách có bộ phận chăm súc khỏch hàng theo dừi hằng ngày. Đồng thời tuyển thờm nhõn viờn bộ phận chứng từ để đảm bảo rằng chứng từ luôn đƣợc hoàn thành một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Công ty cần tiếp tục nâng cao và rút ngắn tối đa quy trình giao nhận hàng hóa.
Hiện tại công ty đang cam kết với khách hàng các thủ tục sẽ hoàn thiện trong vòng 2-3 ngày nhƣng nếu công ty thực hiện cam kết trong 2 ngày thì đây là một cải thiện về lợi thế cạnh tranh. Nhƣng để làm tốt điều này công ty cần phải có một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và có trình độ cao.
Dự kiến kết quả đạt đƣợc.
- Quy trình giao nhận ngày càng hoàn thiện hơn.
- Có nhiều khách hàng hơn thông qua các dịch vụ có chất lƣợng, đảm bảo an toàn, đúng tiến độ và giá cả hợp lý.
- Sự tinh thông lộ trình và bằng kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa công ty sẽ mang lại cho khách hàng sự hài lòng với các dịch vụ đƣợc giao hàng chính xác và đúng lúc.
3.1.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực.
Cơ sở đề xuất
Với phương châm “nhân viên là tài sản của công ty”, công ty phụ thuộc phần lớn vào khách hàng, phần còn lại phục thuộc vào nhân viên. Nhân viên làm việc tốt
thường đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Chính vì lẽ đó mà giải pháp đưa ra làm sao để :
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên.
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động để nhân viên có cơ hội đƣợc phát triển tốt nhất.
- Tạo lòng tin và sự gắn bó lâu dài.
Nội dung của giải pháp
Chú trọng công tác tuyển dụng những nhân viên có tình độ cao, kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận tải, giao nhận. Xây dựng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm đóng vai trò chủ lực, nâng cao cạnh tranh, chuyên nghiêp cho công ty và phục vụ cho công tác đào tạo, chuyển giao kiến thức cho các thế hệ sau.
Khi nhận một nhân viên mới vào làm việc cần phân công người hướng dẫn kèm cặp học đi đôi với hành và cho tiếp xúc từ từ với công việc liên quan.
Công ty nên tạo điều kiện để nhân viên trau dồi thêm nghiệp vụ bằng việc bối trí cho nhận viên tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn, các khóa học về luật Hải quan, tạo được cho nhân viên một môi trường sinh hoạt hòa đồng và thân thiện, xây dựng mối quan hệ tích cực và gắn bó giữa các thành viên trong công ty bằng những sinh hoạt ngoài giờ làm việc nhƣ tổ chức sinh nhật cho nhân viên, tiệc thành lập công ty…..từ đó tạo dựng niềm tin, sự phấn khởi, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm đối với công việc của đội ngũ nhân viên.
Ngoài ra cần thực hiện những chính sách khen thưởng đến những nhân viên có thái độ và biểu hiện tốt. Bên cạnh đó cũng cần có những biện pháp nhắc nhở, khiển trách đối với các nhân viên không hoàn thành tốt công việc. Đồng thời, công ty nên cân nhắc trong việc nâng cao bậc lương thưởng cho nhân viên mặc dù còn phụ thuộc vào lãi lỗ hàng năm của công ty.
Dự kiến kết quả đạt đƣợc.
- Xây dựng sự tự tin và lòng trung thành của nhân viên đối với công ty.
- Tạo sự đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên, xóa bỏ khoảng cách, sự thiếu hiểu biết và sự tranh chấp để tạo ra bầu không khí đoàn kết cùng phấn đấu phát triển.
- Việc đào tạo và bồi dƣỡng nguồn nhân lực chất lƣợng cao sẽ giúp cho nguồn nhân lực thích ứng kịp thời với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến nhƣ hiện nay.
- Một lực lƣợng lao động chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm có thể hoàn thành mọi công việc của doanh nghiệp.
3.1.3. Giải pháp nhằm thu hút khách hàng
Cơ sở đề xuất
Bí quyết để thu hút và giữ chân khách hàng luôn đóng vai trò quyết định nhất là trong tình hình thị trường ngày càng gay gắt như hiện nay. Để thành công trong việc lôi kéo khách hàng đến với công ty mình là đã là một việc khó, nhƣng việc giữ chân họ lại càng khó hơn. Vì vậy công ty cần phải có các chính sách khác biệt nhằm xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng và luôn thực hiện triết lí kinh doanh “đôi bên cùng thắng”.
Nội dung giải pháp
Đối với những khách hàng quen thuộc, lâu năm công ty cần có những chính sách ƣu đãi, đề ra các chính sách hoa hồng với khách hàng. Hằng năm công ty lập bảng đánh giá chất lƣợng dịch vụ của công ty đối với khách hàng qua đó có thể nắm bắt đƣợc nhu cầu để giữ chân những khách hàng.
Đối với các đại lý lớn có nguồn hàng ổn định công ty có thể kí các hợp đồng dài hạn, làm việc nên đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ, thực hiện tốt các dịch vụ mà họ yêu cầu. Đối với những khách hàng mới cần có những chính sách khuyến mãi, ƣu đãi về giá cước dịch vụ để thu hút sự chú ý của khách hàng. Đôi khi công ty có thể sẽ lỗ nhƣng thay vào đó sẽ có đƣợc những lô hàng lớn, những bạn hàng mới.
Ngoài ra cần phải có một đội ngủ Sale cần phải giao tiếp tiếng anh tốt có thể liên hệ các đối tác nước ngoài, chào giá, giới thiệu dịch vụ mà công ty cung cấp và có khả năng thuyết thục người khác. Để mở rộng thị trường, tạo nên sự uy tín làm việc chuyên nghiệp của công ty. Đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ Sales thông qua các khóa học về Marketing; kỹ năng giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh; kỹ năng chăm sóc khách hàng..…
Dự kiến kết quả đạt đƣợc.
- Đem lại sự hài lòng cho khách hàng - Doanh thu tăng lên.
- Mở rộng thị trường.
- Có cơ hội cạnh tranh lớn nhằm đem lại các khách hàng và dự án lớn cho công ty.
3.2.4. Giải pháp nâng cao mối quan hệ với hãng tàu và cơ quan Hải Quan.
Cơ sở đề xuất.
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nển kinh tế thị thị trường các doanh nghiệp không những phải cạnh tranh quyết liệt với các đối thủ để tồn tại và phát triển mà còn phải đương đầu với nhiều rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh nhất là hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Thiết lập quan hệ đối tác với hải quan, hãng tàu là một giải pháp giúp doanh nghiệp hạn chế đƣợc các rủi ro, tiết kiệm đƣợc chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao sức cạnh tranh, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. Và việc xây dựng mối quan hệ đối tác hợp tác với hải quan, hãng tàu cũng chính là một giải pháp hữu hiệu trong quá trình phát triển bền vững, ổn định, lâu dài của các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.
Nội dung giải pháp
Công ty cần xây dựng mối quan hệ với các hàng tàu, hãng hàng không để nắm bắt các thông tin kịp thời và nhanh chóng phục vụ cho việc tìm các nguồn hàng thích hợp. Để tạo được uy tín cũng như sự tin tưởng đối với các cơ quan chắc năng, công ty cần làm tốt các thủ tục ngay từ đầu, tránh để lại ấn tƣợng xấu cho bên Hải quan bằng cách nhân viên chứng từ phải luôn cẩn thận làm đúng các chứng từ, lên tờ khai đầy đủ chính xác. Về nhân viên giao nhận cần nắm vững quy trình thủ tục Hải quan, thao tác nhanh nhẹn để luôn làm chủ đƣợc các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Đồng thời cũng luụn theo dừi cập nhật những luật lệ, quy định mới tạo sự chuyờn nghiệp trong mắt của khách hàng.
Dự kiến kết quả đạt đƣợc.
- Giảm chi phí do giảm đáng kể thời gian thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Hưởng được các chế độ ưu đãi như: có giá tốt từ các hãng tàu, thái độ phục vụ cũng nhƣ hỗ trợ dịch vụ cho công ty trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa khi xảy ra những phát sinh.
- Giảm thiểu chi phí khi phải lưu container tại bãi, cảng.
- Chủ động áp dụng các biện pháp an ninh và giảm thiểu các cuộc điều tra của cơ quan hải quan tại trụ sở doanh nghiệp.
- Xây dựng uy tín và danh tiếng trên thị trường.
3.2.5. Giải pháp nhằm nâng cao hoạt động Marketing.
Cơ sở đề xuất
Trong thời kì kinh tế thị trường ngày càng phát triển mạnh mẽ thì hoạt động Marketing trong các doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng hơn, nó quyết định đến việc doanh nghiệp kinh doanh thất bại hay thành công vì là cầu nối để các doanh nghiệp đƣa sản phẩm, dịch vụ của mình tới khách hàng. Do đó việc nâng cao hiểu quả hoạt động Marketing là một trong những mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp trong việc đƣa ra các chiến lƣợc phát triển.
Nội dung của giải pháp.
Để hoạt động Marerketing thực sự mang lại hiệu quả cần tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm hiểu thông tin về thị trường XNK của mình sẽ nắm được xu thế phát triển, những thay đổi về nhu cầu sản phẩm để công ty rút ra nhiều kinh nghiệm thực tế cho công ty. Đặc biệt khi dự định tấn công một thị trường mới thì việc nghiên cứu này vô cùng quan trọng để từ đó có thể đề ra những chiến lƣợc kinh doanh phù hợp. Việc nghiên cứu này giúp công ty phát hiện ra các thị trường tiềm năng mới.
Đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị, công ty nên quan tâm đến chính sách sản phẩm, chính sách giá. Thường xuyên tham gia hội thảo, giao lưu của doanh nghiệp cũng nhƣ cập nhật thông tin về doanh nghiệp trên các kênh quảng bá nhƣ trên website của công ty, báo đài và các phương tiện truyền thông khác. Bên cạnh đó, công ty cần phải đặt văn phòng đại diện tại nước ngoài vì xu thế hiện nay là toàn cầu hóa vì vây việc mở rộng thị trường là một điều cần phải làm.
Có đội ngũ nhân nhân viên có trình độ, hiểu biết nghiên cứu thị trường, có kinh nghiệm marketing để thu thập và điều tra các thông tin về thị trường, các đối thủ cạnh
tranh……. Đẩy mạnh hoạt động Marketing thông qua việc thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường giúp công ty tận dụng được những cơ hội để kinh doanh cũng như hạn chế bớt những rủi ro trong hoạt động XNK của công ty mình.
Dự kiến kết quả đạt đƣợc - Hoàn thiện quy trình làm việc.
- Có đƣợc nhiều khách hàng chất lƣợng hơn thông qua sự hỗ trợ của Maketing - Tiếp cận và theo dừi đƣợc quy trỡnh khỏch hàng một cỏch hiểu quả hơn.
- Khai thác triệt để thông tin khách hàng thông qua các trang thiết bị tiên tiến, hiện đại.
3.2.6. Giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh kho bãi.
Cơ sở đề xuất
Kho bãi có vị trí quan trọng trong sản xuất và lưu thông, nhằm phục vụ cho sản xuất liên tục và lưu thông hàng hóa bình thường. Hoạt động của dịc vụ kh bãi tốt hay khôn tốt có ản hương đén nhiều mặt các hoạt động của nền kinh tế. Đất nước ngày càng họ nhậ sau vào nên kinh tế thế giới, kinh tế càng phát triển thì hệ thống kho Càng phải hiện đại để đáp ứng nhu cẩu của khách hàng ngay càng cao và đa dạng. Chính vì vậy công ty cần đầu tƣ và phắt triển dịch vụ cho thuê kho bãi ngày càng hoàn thiện và tốt hơn tạo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, nâng cao uy tinh và chổ dứng tren thị trường logistics ngay càng cạnh tranh như hiện nay.
Nội dung của giải pháp
- Áp dụng công nghệ tiên tiến vào việc quản lý kho.
Quản lý kho hàng : nhằm dự trữ nguyên vật liệu và hàng hóa của các công ty thuê kho bãi, thiết lập mạng lưới kho và chọn vị trí kho hàng, thiết kế và lắp đặt các thiết bị kho hàng. Thực hiện các công việc thống kê liên quan đến nghiệp vụ kho hàng .Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý kho nhằm phục vụ công tác kiểm điếm, chất hàng hóa nhanh chóng và khoa học làm tiết kiệm thời gian và đảm bảo sử dụng diện tớch kho bói một cỏch hiệu quả nhất, trỏnh lóng phớ diện tớch chứa hàng. Nắm rừ thông tin hàng hóa từ khi xuất kho đến địa điểm cuối cùng thông báo cho khách hàng biết về rừ về tỡnh hỡnh hàng húa của họ.
Kiểm soát đơn hàng thay cho khách hàng: khi khách hàng cung cấp các đơn đặt hàng với chi tiết của từng đơn hàng với thời gian giao hàng sớm nhất và trễ nhất. Nhân viờn sẽ cập nhập vào hệ thống kho và theo dừi những đơn hàng của khỏch hàng thụng qua phần mềm đã cài đặt sẵn. Khi những đơn hàng bị trễ hạn giao hàng, hệ thống sẻ gửi thông báo đến giao hàng trể đến cho khách.
Quản lý đặt đơn hàng qua mạng: các khách hàng có thể đặt chỗ qua mạng internet mọi lúc một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất. Nhân viên công ty sẽ cập nhập, kiểm tra tớnh xỏc thực và theo dừi lụ hàng.
- Nâng cấp hệ thống giá kệ kho hàng để có thể nâng đỡ đƣợc hàng hóa có trọng lƣợng lớn.
Công ty nên đầu tƣ thêm xe nâng hiện đại nhƣ xe nâng điện tự động, có trọng tải lớn, di chuyển nhanh và đƣợc trang bị phần mềm quản lý, kết nối trực tiếp với trung tâm quản lý kho giúp cho người điều khiển nắm được thông tin, địa điểm xếp dỡ hàng hóa thuận tiện và nhanh chóng.
Kho nên đƣợc bố trí gần các bến cảng, sân bay thuận tiện cho việc tiếp nhận, cấp rút và vận chuyển hàng hóa.
Không nên xây dựng kho lẻ mà tập trung những cụm kho, đảm bảo mật độ xây dựng hợp lý có điều kiện dể hiện đại hóa từ khâu bảo quản, tồn trữ, bốc xếp, vận chuyển và phòng chóng cháy nổ. Việc phân bố kho bãi nhƣ trên sẻ giúp cho công ty tối ƣu hơn trong việc vận chuyển hàng hóa tiết kiệm đƣợc chi phí và thời gian cũng nhƣ giải quyết đƣợc vấn nạn kẹt xe một trong những mối quan tâm hàng đầu của các công ty XNK hiện nay.
3.2.6.1. Dự kiến kết quả đạt đƣợc.
- Có hệ thống kho bãi rộng rãi với đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ cho việc chứa và dữ trữ hàng cả về hàng khô lẫn hàng đông lạnh.
- Có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong các mùa cao điểm.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí kho khi có hệ thống kho kệ với công nghệ hiện đại.
- Theo dừi đƣợc quỏ trỡnh nhập hàng thụng qua phiếu ghi chỳ trờn giỏ kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng.