1.4. Quy trình hoạt động của tư vấn xây dựng trong nước
1.4.3. Mô hình tổ chức sản xuất sản phẩm tư vấn
Một trong những khâu quan trọng nhất của đơn vị tư vấn là việc tổ chức dây chuyền sản xuất các sản phẩm tư vấn. Qua việc xem xét đã cho thấy
mỗi một tổ chức tư vấn có một cách thức tổ chức sản xuất riêng, tuy cơ cấu tổ chức có khác nhau về số lượng các đơn vị chuyên môn và các phòng nghiệp vụ nhưng tựu trung lại được quy về năm mô hình cơ bản sau đây:
a. Mô hình sản xuất theo chuyên môn hóa
Phạm vi áp dụng loại mô hình này được áp dụng ở một số Công ty tư vấn lớn trực thuộc Bộ. Cơ cấu tổ chức sản xuất này cho thấy những ưu điểm và nhược điểm sau:
- Đây là mô hình có tính hiện đại, được áp dụng ở nhiều nước tiên tiến, mang tính chuyên môn hóa theo các bộ môn.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác, hội nhập với tư vấn nước ngoài.
- Tập trung nguồn lực, chuyên gia giỏi để thực thi dự án cùng một lúc với nhiều dự án và những dự án lớn để đáp ứng yêu cầu tiến độ của khách hàng.
- Tạo ra môi trường thuận lợi cho việc học hỏi, trao đổi chuyên môn, đào tạo cán bộ trẻ cho các bộ môn kỹ thuật.
- Thúc đẩy sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đơn vị có cùng chuyên ngành. Tích lũy lớn, lợi nhuận cao, tạo điều kiện cho phát triển doanh nghiệp.
- Đơn vị Chủ trì đồ án và Chủ nhiệm đồ án khó điều hành trực tiếp công việc mà phải qua các đơn vị bộ môn chuyên ngành, do vậy tăng thêm đầu mối xử lý công việc, kéo dài thời gian thực hiện.
- Việc trao đổi thông tin để phối hợp giữa các Chủ trì thiết kế với Chủ nhiệm đồ án và giữa các Chủ trì thiết kế với nhau chưa được kịp thời.
- Việc hình thành các đơn vị chuyên ngành, làm tăng đầu mối quản lý và tăng chi phí hành chính.
Dưới đây sơ đồ thể hiện loại mô hình này như sau
Hình 1.1: Mô hình sản xuất theo chuyên môn hóa
Giámđốc Phó Giám đốc Giao thông Phòng Tài vụPhòng Tổ chức Các văn phòng Kết cấu CácDựán
Phòng kế hoạch
Phó Giám đốc Xây dựng Phó Giám đốc Thuỷ lợi Quản lý kỹ thuật Các văn phòng khác Văn phòng Kỹ thuật ME, nước, dự toán…
b. Mô hình sản xuất theo hình thức tổng hợp các dự án
Hình 1.2: Mô hình sản xuất theo hình thức tổng hợp các dự án
Phạm vi áp dụng: mô hình sản xuất này cũng được áp dụng ở đa số các tổ chức tư vấn (các công ty, tổng công ty và doanh nghiệp tư nhân).
Đặc điểm
• Chu trình sản xuất được khép kín, đơn vị Chủ trì đồ án và Chủ nhiệm đồ án hoàn toàn có thể chủ động, trực tiếp tổ chức triển khai công việc. Việc trao đổi thông tin giữa các bộ môn diễn ra nhanh chóng, kịp thời. Tiến độ thực
Giám đốc
Các Phó giám
đốc kỹ thuật
Tμi vụ, Kế hoạch, Tổ
chức
Quản lý kỹ thuật
Văn phòng 1 Văn phòng 2 Văn phòng 3
Dự án a
Dự án b
Dự án c
hiện dự án được rút ngắn đáng kể.
• Chất lượng sản phẩm được Chủ nhiệm dự án kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thiết kế. Hồ sơ thiết kế kiểm soát tốt và dễ dàng được điều chỉnh khi có yêu cầu.
• Tiết kiệm chi phí hành chính nhờ giảm bớt đầu mối. Khá thích ứng với việc triển khai công việc hiện nay.
• Việc thanh toán lương sản phẩm được nhanh chóng do quy về một đơn vị chủ trì.
• Lực lượng cán bộ chuyên ngành bị dàn mỏng ra các đơn vị thiết kế nên khó đáp ứng được các yêu cầu của những dự án lớn.
• Hạn chế việc trao đổi học hỏi kinh nghiệm chuyên môn của các bộ môn ngay trong quá trình thiết kế.
Tuy có nhiều ưu điểm hơn so với mô hình chuyên môn hóa nhưng đây vẫn chưa phải là mô hình tối ưu, chưa đáp ứng được tất cả các đòi hỏi của các thể loại và quy mô dự án.
c. Mô hình sản xuất kết hợp chuyên môn hóa và tổng hợp
Phạm vi áp dụng thích hợp với các Công ty lớn, tập đoàn.
Áp dụng mô hình này giúp khắc phục những hạn chế đã nêu ở hai mô hình nói trên. Các đơn vị thiết kế tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các dự án vừa và nhỏ (mà tỷ trọng loại này chiếm từ 50 - 70% khối lượng công việc) để đáp ứng yêu cầu của đại đa số các Chủ đầu tư. Với những dự án lớn có yêu cầu kỹ, mỹ thuật cao thì sử dụng các đơn vị chuyên ngành để thực hiện. Tùy điều kiện cụ thể của từng nơi mà quy mô nhân lực của các đơn vị chuyên ngành nhiều ít khác nhau.
Hình 1.3: Mô hình sản xuất theo sơ đồ tổ chức sản xuất sản phẩm tư vấn:
Phạm vi áp dụng dạng mô hình này thường áp dụng ở các Công ty tư vấn trực thuộc các Hội nghề nghiệp, đặc điểm:
• Bộ máy quản lý hết sức gọn nhẹ, khoảng từ 4-6 người, chi phí hành chính nhỏ. Sản lượng thực hiện có thể lớn do cơ chế kinh tế "thoáng", thủ tục thanh toán đơn giản, nhanh chóng.
• Việc tư vấn do các cộng tác viên khai thác được mang danh nghĩa Công ty để triển khai thực hiện. Lực lượng kỹ thuật kiểm tra hồ sơ phần lớn do các chuyên gia có uy tín bên ngoài Công ty đảm nhận.
• Công ty không quản lý được lực lượng cộng tác viên nên dễ lúng túng khi phải sửa đổi hồ sơ hoặc xử lý các sự cố xảy ra.
• Khó nhận được các dự án lớn, quan trọng, gặp khó khăn trong quá trình triển khai xây dựng.
• Lợi nhuận và tích luỹ không cao, ít có điều kiện đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên.
d. Mô hình sản xuất theo sơ đồ một chuyên ngành
Phạm vi áp dụng mô hình này thích hợp với dạng văn phòng kiến trúc, Giám đốc
Kiểm soát chất l−ợng
Kế hoạch hợp đồng
Các cộng tác viên Văn phòng t− vấn trùc thuéc
công ty tư nhân, đặc điểm:
• Bộ máy tổ chức gọn nhẹ.
• Thuê chuyên gia các bộ môn kỹ thuật chuyên ngành bên ngoài để thực hiện dự án. Nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, được trả lương cao.
• Chỉ có một tổ chức nhỏ làm đầu mối công việc giao dịch và chịu trách nhiệm pháp nhân, từ đó thuê lại các cá nhân bên ngoài để thực hiện công việc.
• Không chủ động về nhân lực trong việc triển khai công việc và xử lý những phát sinh.
• Khó có điều kiện thực hiện các dự án lớn, phức tạp về kỹ thuật.
• Không có tích lũy hoặc tích luỹ rất nhỏ để tăng trưởng và dành cho đào tạo.
1.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý tư vấn đầu tư xây dựng