2.4. Tình hình quản lý công tác tư vấn đầu tư xây dựng của Công ty tư vấn XDNN & PTNT Hà Nam
2.4.2. Công tác quản lý tư vấn đầu tư của Công ty
Hợp đồng của công ty được soạn thảo theo quy định của pháp lệnh về hợp đồng kinh tế do các bên đương sự tiến hành (chữ ký của hai bên). Các hợp đồng đa dạng về hình thức, trình tự và ngôn ngữ nhưng nói chung gồm các khoản mục sau:
- Giới thiệu về các bên tham gia hợp đồng (bên nhận tư vấn và bên tư vấn) - Quy mô, phạm vi, thời hạn giao, nhận việc.
- Cơ sở để tính toán thù lao, phương thức thanh toán.
- Trách nhiệm của hai bên.
- Những vấn đề hai bên thoả thuận thêm.
- Chữ ký của hai bên.
+ Các bên tham gia hợp đồng
Đây là điều khoản đầu tiên trong một hợp đồng, mang tính chất giới thiệu về lai lịch tư cách pháp nhân, người chủ, địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản, mã số thuế… của khách hàng và công ty.
Việc xác định đúng chủ đầu tư là rất quan trọng. Điều thận trọng này có vẻ thừa, nhưng thực ra là việc chọn nhầm chủ đầu tư đứng ký hợp đồng vẫn xảy ra dẫn đến việc phải đàm phán lại gây lãng phí thời gian.
+ Quy mô phạm vi, thời hạn giao, nhận việc
Đây là điều khoản quan trọng nhất trong hợp đồng thường hay xảy ra bất đồng trong quá trình đàm phán và cả trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Các chủ nhiệm đồ án chưa có kinh nghiệm đàm phán ký kết hợp đồng thường gặp khó khăn:
- Hai bên không đưa ra được những thoả thuận chung chi tiết về phạm vi công việc dịch vụ bên tư vấn và bên khách hàng phải thực hiện nên không ký được hợp đồng.
- Hai bên có ký được hợp đồng nhưng trong quá trình thực hiện xảy ra tranh chấp do không thảo luận cụ thể các bước tiến hành và thời gian thực hiện, các điều kiện ràng buộc… khi tranh chấp xảy ra thì hợp đồng không đủ cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi cho công ty, cũng như cho nhà tư vấn.
+ Cơ sở để tính toán
Trong thực tế, Công ty đưa vào 03 cách tính sau để tình thù lao:
- Hợp đồng tính theo thời gian làm việc của tư vấn:
Loại hợp đồng này là hợp đồng được thanh toán theo thời gian thực tế nhà tư vấn đã sử dụng. Đơn vị thời gian có thể là ngày làm việc, tuần làm việc hoặc giờ làm việc. Đối với loại hợp đồng này thường áp dụng cho các dịch vụ tư vấn không có trong đơn giá của Nhà nước quy định và các công việc cần điều tra thu thập số liệu, xin ý kiến góp ý.
- Hợp đồng tính theo giá trọn gói:
Trong một hợp đồng tính theo giá trọn gói, hai bên đàm phán đi đến một giá cố định cho một đầu ra xác định. Sự hấp dẫn loại hợp đồng này với các chủ đầu tư là chủ công trình đã chuyển rủi ro về giá cả sang vai nhà tư vấn. Đối với loại hợp đồng này, chủ đầu tư là các cá nhân, công ty tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn thường hay sử dụng.
- Hợp đồng theo kiểu thực chi cộng lệ phí cố định:
Loại hợp đồng này thường được sử dụng trong các công việc mà đầu vào không thể ước tính được, hoặc đầu ra được xác định trên cơ sở tin cậy nhau.
Trong phương án này, lệ phí cố định cộng vào thông thường bằng 15- 20% khoản thực chi.
Loại hợp đồng này, thường áp dụng cho các dịch vụ tư vấn như xin giấy phép đầu tư, cấp chứng chỉ quy hoạch.
- Hợp đồng tính theo tỷ lệ phần trăm kinh phí xây dựng công trình, hoặc theo đơn giá của Nhà nước.
Phần lớn các chủ đầu tư đều ký các hợp đồng tư vấn theo dạng này để thuận lợi cho việc xét duyệt đơn giá của các cấp như chủ quản đầu tư, sở xây dựng, ngân hàng đầu tư…
- Không có yếu tố khuyến khích nỗ lực của nhà tư vấn để hạ giá thành, rút ngắn thời gian xây dựng: Nhà tư vấn sẽ có lợi nếu chi phí xây dựng tăng lên.
- Yếu tố cạnh tranh về giá giữa các công ty tư vấn không được đặt ra (giá quy định quá cứng nhắc).
- Giá tư vấn thiết kế của nước ta còn thấp và cách tính giá hoàn toàn khác so với các nước trong khu vực và trên thế giới.
Các chủ nhiệm đề án đều dựa vào 03 cách tính trên để tính toán tiền thù lao cho các dịch vụ với khách hàng, nhưng nói chung năng lực của chủ nhiệm dự án còn nhiều han chế trong khả năng tính toán dẫn đến một số hợp đồng chi phí thực tế vượt so với hợp đồng đã ký.
+ Phương thức thanh toán
Nhiều chủ nhiệm dự án chỉ chú ý đàm phán tổng số tiền thù lao khách hàng phải trả không đề cập đến phương thức thanh toán và các điều kiện phạt
khi khách hàng chậm trả dẫn đến nhiều hợp đồng công việc đã thực hiện xong chưa nhận được tiền thù lao ảnh hưởng rất lớn vốn hoạt động của Công ty.
2.4.2.2. Năng lực đội ngũ lao động
Do điều kiện công ty mới thành lập cho nên đội ngũ lao động của công ty là khá khiêm tốn. Do tính chất hoạt động ban đầu của Công ty là hình thức tư vấn cho các dự án xây dựng cho nên lao động của công ty chủ yếu là đội ngũ cộng tác viên. Đội ngũ lao động này thay đổi theo khối lượng công việc phải thực hiện và thay đổi theo từng loại hình dịch vụ tư vấn. Tuỳ theo từng loại hình dịch vụ tư vấn mà công ty sẽ quyết định mời các chuyên gia tư vấn ở lĩnh vực nào và cụ thể là chuyên gia nào để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng.
Đây là loại hình liên kết đơn giản nhất, thuê chuyên gia bên ngoài công ty làm cộng tác viên thuộc một công ty tư vấn hay một cá nhân làm tư vấn, để nghiên cứu hoặc đưa ra lời khuyên trong một số bước thực hiện hợp đồng.
Việc này được hoàn thiện hoặc bổ sung trình độ ngành nghề cho công ty hoặc để kiểm tra công việc mà đội ngũ nhân viên của công ty đã thực hiện. Đó là cách dễ nhất để mang lại sự bảo đảm lớn hơn cho việc thực hiện hợp đồng với chất lượng cao và công ty không phải chi trả tiền lương cho đội ngũ lao động thừa khi công ty không có hợp đồng thực hiện.
Tiền lương trả cho các chuyên gia tư vấn thuê ngoài được trả theo hình thức trọn gói hoặc trả theo giờ làm việc.
2.4.2.3. Năng lực cạnh tranh và tham gia đấu thầu
Năng lực cạnh tranh và tham gia đấu thầu của công ty so với các tổ chức hoạt động tư vấn đầu tư và xây dựng khác có một số điểm mạnh và điểm yếu sau:
- Đối với các tổ chức tư vấn chuyên nghiệp dưới hình thức tư vấn đầu tư và xây dựng loại I có số lượng cán bộ nhân viên từ 100 đến 500 người,
trong đó trên 80% có trên trình độ đại học, 5-7% có trình độ trên đại học, trang thiết bị phục vụ công tác tư vấn tương đối đầy đủ, các hệ thống máy vi tính nối mạng, máy vẽ, các chương trình phần mềm, các thiết bị khảo sát đo đạc, trong đó có một số phòng thí nghiệm, có các thiết bị kiểm định chất lượng công trình, vốn do ngân sách nhà nước cấp. Các tổ chức này hơn hẳn Công ty tư vấn xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nam .
- Các tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng thuộc các trường đại học, viện nghiên cứu có thể huy động được lực lượng đông đảo các giáo sư, tiên sĩ khoa học, tiến sĩ, các nhà nghiên cứu giảng dạy. Lực lượng cán bộ này giỏi về lý luận, nắm bắt được khá nhiều thông tin tiến bộ khoa học công nghệ thông qua các hội nghị quốc tế, trao đổi tài liệu. Nhưng lại có nhược điểm là ít được tiếp cận với thị trường thương mại quốc tế cũng như trong nước. Các tổ chức này có thể tận dụng tốt các phương tiện nghiên cứu khoa học, các phòng thí nghiêm, kiểm nghiệm trong các trường đại học và viện nghiên cứu.
- Các tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng thuộc các công ty xây dựng hạng I, các Tổng công ty đa ngành, loại hình tổ chức này có số lượng nhân viên không nhiều, thường từ 50-20 người, 70% trong đó là cán bộ có trình độ đại học, ít có cán bộ trên đại học, phương tiện thiết bị, khả năng tư vấn còn nhiều hạn chế. Loại tổ chức này mới được thành lập và bắt đầu tiếp cận với thị trường để tìm kiếm công việc hoặc được tổng công ty giao cho một số việc theo chức năng.
- Các Công ty cũng như các tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng ngoài quốc doanh dưới loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổ phần như Công ty tư vấn xây dựng nông nghiệp và PTNT Hà Nam, các công ty này đa phần có bộ máy quản lý gọn nhẹ, số lượng nhân viên, trang thiết bị vật chất kỹ thuật không nhiều, nhưng có khả năng liên kết với hai hay nhiều công ty với nhau để thực hiện một hợp đồng cho một khách hàng. Việc liên kết cả tạm
thời lẫn lâu dài sẽ tăng cường sức mạnh cho công ty, tạo ra được đội ngũ mạnh hơn, có chất lượng hơn để thực hiện hợp đồng một cách thành công dưới các hình thức: thuê chuyên gia, hợp đồng phụ, hợp đồng liên doanh.
Tiền trả cho các lĩnh vực tư vấn được hai bên tham gia thoả thuận.
2.5. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý công tác tư vấn đầu tư