4.1.1. Hệ thống chứng từ kế toán:
Trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam là một đơn vị sự nghiệp có thu, nên hệ thống chứng từ sử dụng được áp dụng theo danh mục chứng từ kế toán ban hành trong chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp và các chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp quy khác.
Cụ thể, các loại chứng từ kế toán được sử dụng tại đơn vị như sau:
4.1.1.1. Chỉ tiêu lao động tiền lương: Bao gồm các chứng từ sau:
a. Bảng thanh toán tiền lương (mẫu C02-H):
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ được lập hàng tháng, làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp lương cho cán bộ, viên chức tại đơn vị.
Cách tính lương cơ bản hàng tháng tại đơn vị như sau:
Tiền lương
cá nhân = Tiền lương tối thiểu người/ tháng do nhà nước qui định
ì Hệ số lương cấp bậc và hệ số phụ cấp
lương của cá nhân − Các khoản khấu trừ vào lương Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2005 của đơn vị tại phụ lục số 1
Ngoài ra, thực hiện Nghị định 10/2002/NĐ-CP ngày 16/01/2002 của Chính phủ về chế độ tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, hằng tháng đơn vị còn căn cứ vào kết quả bình xét thi đua hằng tháng theo phân loại A,B,C của công đoàn cơ sở để thực hiện chế độ tiền lương tăng thêm cho cán bộ, giáo viên, viên chức và người lao động.
b. Giấy báo làm việc ngoài giờ ( mẫu C41-SN):
Giấy báo làm việc ngoài giờ là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả phụ cấp làm ngoài giờ cho người lao động.
Giấy này do người làm thêm giờ lập và chuyển cho Phòng kế toán kiểm tra, trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm, để làm cơ sở cho việc thanh toán.
c. Bảng thanh toán học bổng sinh hoạt phí (mẫu C 02b-H):
Bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) dùng làm căn cứ để thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) cho học sinh, sinh viên thuộc đối tượng được hưởng học bổng và ghi sổ kế toán.
Bảng thanh toán được lập xong chuyển cho từng lớp để thanh toán học bổng tận tay cho từng học viên, sau khi thanh toán học bổng xong phải có đầy đủ chữ ký của người nhận tiền, bảng thanh toán được lưu tại phòng kế toán đơn vị để làm cơ sở ghi sổ kế toán.
d. Giấy đi đường:
Giấy đi đường là chứng từ để xác nhận của đơn vị cử cán bộ đi công tác, đồng thời là căn cứ để cán bộ, viên chức làm thủ tục cần thiết trong khi đến nơi công tác và làm cơ sở thanh toán công tác phí sau khi về tới cơ quan.
Giấy đi đường của một cán bộ tại đơn vị đi công tác như sau:
UBND tỉnh Q. Nam CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Mẫu số: C07-H Trường CĐ Y tế QN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (Ban hành theo QĐ số 999-TC/QĐ/CĐKT
ngày 02/11/1996 của Bộ tài chính)
GIẤY ĐI ĐƯỜNG Cấp cho Ông (Bà): Nguyễn Khắc Minh Chức vụ: Hiệu trưởng
Được cử đi công tác tại: Hà Nội
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số .... ngày ... tháng .... năm 2005 Từ ngày tháng năm 2005 đến ngày tháng năm 2005.
Tiền ứng trước: Tam Kỳ, ngày28 tháng 9 năm 2005
Lương: ... đ THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Công tác phí: ... đ (Đã ký, đóng dấu)
Cộng: ... đ Nơi đi và
Nơi đến
Ngày giờ Phương tiện sử dụng
Độ dài chặng đường (km)
Thời gian lưu trú Lý do lưu trú
Chứng nhận của
cơ quan Trên đường đi Ở nơi đến
1 2 3 4 5 6 7 8
Nơi đi: Tam Kỳ 28/9 Máy Bay
1 2 Làm
việc với BGD Nơi đến: Hà Nội
Nơi đi: Hà Nội 30/9 Nơi đến: Tam Kỳ
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -45- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón
PHẦN THANH TOÁN:
1. Tiền tàu xe đi về: Vé máy bay 2 lượt, taxi = 2.010.000 đồng.
2. Phụ cấp công tác phí: 3 ngày x 50.000 đồng = 150.000 đồng
3. Tiền trọ: hóa đơn ngủ = 480.000 đồng
4. Các khoản khác
Cộng = 2.640.000đ Số tiền được thanh toán là: Hai triệu sáu trăn bốn mươi ngàn đồng chẵn.
Người đi công tác ký Thủ trưởng cơ quan Phụ trách kế toán
(Đã ký) (Đã ký, đóng dấu) (Đã ký)
Khi thanh toán, giấy đi đường được đính kèm với các chứng từ gốc liên quan theo quy định của Quy chế chi tiêu nội bộ.
4.1.1.2. Chỉ tiêu tiền tệ: Bao gồm các chứng từ sau:
a. Phiếu thu:
Phiếu thu là chứng từ để làm cơ sở xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
Dưới đây là mẫu Phiếu thu:
Trường CĐ Y tế QN Mẫu số: C1-H
Địa chỉ: 75 Trần Dư-Tam Kỳ (Ban hành theo QĐ số 999-TC/QĐ-CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU Số CTGS: 88
Ngày 7 tháng 12 năm 2005 Số C Từ: 45
Họ, tên người nộp tiền: Phan Thị Tùng Lâm Nợ: 1111
Địa chỉ: Phòng TC-KT Trường CĐYT Có: 46121
Lý do nộp: Rút thanh toán tiền lương, phụ cấp tháng 12 /2005 Số tiền: 68.325.500 đồng
Bằng chữ: Sáu nươi tám triệu, ba trăm hai mươi lăm ngàn, năm trăm đồng chẵn Kèm theo:02 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người lập phiếu
(Đã ký, đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi bốn triêu tám trăm hai mươi tám ngàn, tám trăm đồng chẵn.
Ngày 7 tháng 12 năm 2005
b. Phiếu chi:
Phiếu chi là chứng từ để xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
Phiếu chi được lập như sau:
Trường CĐ Y tế QN Mẫu số: C1-H
Địa chỉ: Trần Dư-Tam Kỳ (Ban hành theo QĐ số 999-TC/QĐ-CĐKT
Liên 2 ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính)
PHIẾU CHI Số CTGS: 90
Ngày 12 tháng 12 năm 2005 Số C Từ: 320
Họ, tên người nhận tiền: Phan Thị Tùng Lâm Nợ: 334
Địa chỉ: Phòng TC- KT Trường CĐYT Có: 1111
Lý do chi tiền: Chi tiền lương, phụ cấp tháng 12 /2005, truy lĩnh lương.
Số tiền: 68.350.900 đồng
Bằng chữ: Sáu mươi tám triệu, ba trăm năm mươi ngàn, chín trăm đồng chẵn.
Kèm theo: 04 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người lập phiếu (Đã ký, đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi tám triệu, ba trăm năm mươi ngàn, chín trăm đồng chẵn .
Ngày 12 tháng 12 năm 2005
Thủ quỹ Người nhận tiền
(Đã ký) (Đã ký)
c. Giấy đề nghị tạm ứng:
Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng, lập thủ tục xuất quỹ chi tạm ứng.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng được lập như sau:
Trường CĐ Y tế QN Mẫu số: C231-H
Địa chỉ: Trần Dư-Tam Kỳ (Ban hành theo QĐ số 999-TC/QĐ-CĐKT
ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ghi nợ TK: 312 Ngày 11 tháng 12 năm 2005 Ghi có TK:1111 Kính gửi: - Ban giám hiệu
- Phòng tài chính kế toán
Tôi tên là: Phan Ngọc Sơn. Địa chỉ: Phòng Tổ chức - Hành chính Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 1.970.000 đồng
Bằng chữ: Một triệu chín trăm bảy mươi ngàn đồng chẵn./.
Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội Thời hạn thanh toán: Kết thúc chuyến công tác
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -47- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón
(Đã ký, đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
4.1.1.3 Chỉ tiêu vật tư:
Về chỉ tiêu này, ngoài chứng từ quy định hiện hành như hóa đơn thường và hóa đơn có thuế VAT, đơn vị còn sử dụng chứng từ “Phiếu kê mua hàng”.
Phiếu kê mua hàng là chứng từ kê khai mua vật tư, sản phẩm, hàng hóa trên thị trường, trường hợp người bán không có hóa đơn làm căn cứ thanh toán.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp quy khác như Giấy rút HMKP kiêm chuyển khoản,Ủy nhiệm chi...
Giấy rút HMKP kiêm chuyển khoản,Ủy nhiệm chi là chứng từ dùng để chuyển tiền thanh toán các khoản chi bằng tiền gửi tại Kho bạc, ngân hàng.
Ủy nhiệm chi tại đơn vị được lập như sau:
ỦY NHIỆM CHI Mẫu số: C3-14/KB
Số: 93 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ-ĐIỆN
Lập ngày 28 tháng 12 năm 2005 Đơn vị trả tiền: Trường CĐ Y tế Quảng Nam
Số tài khoản: 945 02 00 004
Tại: Kho bạc Nhà nước Quảng Nam
Đơn vị nhận tiền: Xí nghiệp XD& cấp thoát nước T. Kỳ Địa chỉ: 248 Phan Chi Trinh Tam Kỳ
Số tài khoản: 710A.00050
Tại: Ngân hàng Công thương Quảng Nam
Nội dung thanh toán: Chuyển tiền nước tháng 10/2005 Số tiền bằng số: 3.918.500 đồng
Số tiền bằng chữ: Ba triệu chín trăm mười tám ngàn năm trăm đồng chẵn . ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN
Kế toán trưởng Chủ tài khoản (Đã ký) (Đã ký, đóng dấu)
KBNN A GHI SỔ NGÀY 12/2005 Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký, đóng dấu) Không ghi vào
khu vực này
KBNN: GHI Nợ: ...
Có: ...
KHTK: ...
NH: GHI Nợ: ...
Có: ...
KHTK: ...
4.1.2. Tài khoản kế toán:
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu và sử dụng kinh phí, đơn vị đã áp dụng các tài khoản trong danh mục Hệ thống tài khoản thống nhất dùng cho các đơn vị Hành chính sự nghiệp được Bộ Tài chính quy định. Ngoài ra, để chi tiết các nghiệp kinh tế phát sinh, đơn vị quy định thêm một số tài khoản cấp III (Tiểu khoản).Ví dụ một số tài khoản cấp III được đơn vị mở thêm như sau:
Số hiệu tài khoản Tên tài khoản
Cấp I Cấp II Cấp III
461 Nguồn kinh phí hoạt động
4611 Năm trước
46111 Nguồn kinh phí thường xuyên
4612 Năm nay
46121 Nguồn kinh phí thường xuyên
661 Chi hoạt động
6611 Năm trước
66111 Chi thường xuyên
6612 Năm nay
66121 Chi thường xuyên Mục đích của việc mở thêm tài khoản cấp III là:
- Nhằm chi tiết húa cỏc tài khoản cấp I và cấp II để dễ theo dừi, kiểm tra đối chiếu.
- Khi thực hiện công việc kế toán trên máy vi tính, kế toán dễ dàng chọn lọc hoặc sắp xếp theo mục đích, nội dung công việc của người sử dụng.
4.1.2.1. Tài khoản chủ yếu sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh về tăng, giảm nguồn kinh phí ở đơn vị:
* Cấp trên cấp kinh phí hoạt động bằng Hạn mức kinh phí:
- Khi nhận được thông báo hoặc giấy báo phân phối Hạn mức kinh phí, kế toán ghi: Nợ TK 0082 “Hạn mức kinh phí”: 1.809.999.600 đồng
- Khi rút Hạn mức kinh phí để chi, kế toán ghi.
Nợ TK 111- Rút tiền mặt nhập quỹ: 68.325.500 đồng Nợ TK 661- Chi hoạt động (Chi trực tiếp): 2.016.000 đồng Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động: 70.341.500 đồng Đồng thời ghi Có TK 0082 “hạn mức kinh phí”: 70.341.500 đồng
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -49- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón
* Kết chuyển nguồn thu từ phí, lệ phí và các khoản thu sự nghiệp khác được để lại đơn vị bổ sung nguồn kinh phí thường xuyên, kế toán ghi:
Nợ TK 511- Các khoản thu: 2.673.730.500 đồng Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động: 2.673.730.500 đồng
* Khi nhận được thông tri duyệt y quyết toán của cơ quan chủ quản, kế toán ghi:
Nợ TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động: 4.449.258.300 đồng Có TK 661- Chi hoạt động: 4.449.258.300 đồng
Hạch toán tăng, giảm nguồn kinh phí tại đơn vị được biểu diễn qua sơ đồ hạch toán sau:
Sơ đồ 4.1: Hạch toán tăng, giảm nguồn kinh phí tại đơn vị
4.1.2.2. Tài khoản chủ yếu sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh chi hoạt động từ các nguồn kinh phí tại đơn vị:
* Hàng tháng, xác định tiền lương, phụ cấp lương phải trả cho cán bộ viên chức trong đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 661- Chi hoạt động: 4.449.258.300 đồng Có TK 334- Phải trả viên chức: 4.449.258.300 đồng
* Khi xuất quỹ tiền mặt trả lương cho cán bộ viên chức trong đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 334- Phải trả viên chức: 68.350.900 đồng
Có TK 111- Tiền mặt: 68.350.900 đồng
* Hàng tháng, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tính vào chi hoạt động, kế toán ghi:
Nợ TK 661- Chi hoạt động: 8.407.160 đồng
TK 661 (66121) TK 461 (46121) TK 111, 661
TK 5111
K/c chi thường xuyên vào nguồn kinh phí thường xuyên khi quyết toán
được duyệt
Số liệu năm 2005=4.449.258.300
Rút hạn mức kinh phí Số liệu năm 2005=1.809.999.600
K/c nguồn thu phí, lệ phí và các khoản thu sự nghiệp khác bổ sung
nguồn kinh phí thường xuyên Số liệu năm 2005=2.639.258.700
* Các khoản chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi cho hoạt động của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 661- Chi hoạt động: 1.599.000 đồng Có TK 111- Tiền mặt: 175.000 đồng Có TK 112- Tiền gửi NH, KB : 1.424.000 đồng
* Quyết toán số tiền tạm ứng của cá nhân:
+ Trường hợp số chi quyết toán thấp hơn số tiền đã tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 661- Chi hoạt động: 1.200.000 đồng Nợ TK 111- Tiền mặt: 770.000 đồng Có TK 312- Tạm ứng: 1.970.000 đồng
+ Trường hợp số chi quyết toán cao hơn số tiền đã tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 661- chi hoạt động: 2.640.000 đồng Có TK 111- Tiền mặt : 640.000 đồng Có TK 312- Tạm ứng: 2.000.000 đồng
* Khi nhận được thông tri duyệt y quyết toán của cơ quan chủ quản, tiến hành kết chuyển số chi vào nguồn kinh phí, kế toán ghi:
Nợ TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động: 4.449.258.300 đồng Có TK 661- Chi hoạt động: 4.449.258.300 đồng
Hạch toán chi hoạt động tại đơn vị được biểu diễn qua sơ đồ hạch toán sau:
Sơ đồ 4.2: Hạch toán chi hoạt động tại đơn vị 4.1.3. Hệ thống sổ sách kế toán đơn vị sử dụng:
4.1.3.1. Sổ kế toán chi tiết:
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -51- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón Thanh toán các khoản tạm ứng
Số liệu quý 05= 153.975.600
TK 334
TK 332
TK 661 TK 111
TK 461
Hàng tháng xác định tiền lương phải trả cho CNVC Số liệu năm 2005=1.662.915.700
Hàng tháng trích BHXH, BHYT tính vào chi phí hoạt động Số liệu năm 2005=105.714.700
Các khoản phải thu giảm chi bằng tiền mặt
Số liệu năm 2005= 4.449.258.300
Các khoản chi hoạt động bằng tiền mặt, tiền gửi Số liệu năm 2005:
- Tiền mặt: 2.061.161.800 - Tiền gửi: 2.388.096.500
Nhận được thông tri duyệt y quyết toán của Sở chủ quản kết chuyển chi
hoạt động vào nguồn kinh phí Số liệu năm 2005= 1.809.999.600
TK 312 TK 111, 112
Hàng ngày, sau khi đã xử lý chứng từ gốc ban đầu (kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của chứng từ...) trình ký duyệt, làm thủ tục thanh toán và căn cứ vào tính chất của mỗi chứng từ thực hiện việc vào sổ tổng hợp, sổ cái.
Công tác lập thủ tục thanh toán, hạch toán và vào các sổ kế toán được thực hiện trên chương trình kế toán máy tự động.
a. Sổ quỹ tiền mặt:
Sổ này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị.
Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các phiếu thu, phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ.
Sổ quỹ tiền mặt ở đơn vị được mở 2 sổ: 1 sổ do kế toán giữ; 1 sổ do thủ quỹ giữ, 2 sổ được tiến hành ghi độc lập giữa kế toán và thủ quỹ, hàng tháng hoặc khi cần thiết sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu.
Sổ quỹ tiền mặt tại đơn vị được mở như sau:
UBND TỈNH QUẢNG NAM
Tài khoản: 1111, tiền mặt-VND
Đơn vị tính: Ngàn đồng
Ngày
Số phiếu
Nội dung
Tài khoản
đối ứng
Số tiền (đồng) Thu Chi CT
GS Thu Chi Tồn
quỹ
Số dư đầu kỳ 79.328
14/1 01 01 Rút lương phụ cấp tháng 1/2005
46121 43.719
.... ...
4/8 219 59 Thanh toán tiền làm thêm giờ
66121 175
31/10 228 76 Thanh toán tiền công tác phí đi công tác Hà Nội
66121 2.640
7/12 45 88 Rút tiền lương, phụ cấp, truy lĩnh tháng 12/06
46121 68.325
11/12 376 59 Sơn - Tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội
312 1.970
12/12 377 90 Chi thánh toán tiền lương, phụ cấp, truy lĩnh tháng 12/05
3341 68.350 56.753
Tổng cộng P.sinh 5.686.205 5.708.780
Lũy kế đến cuối kỳ 5.686.205 5.708.780
Số dư đến cuối kỳ 56.753 56.753
Số tiền quỹ đến ngày 31/12/2005 là: 56.753 ngàn đồng
Thủ quỹ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
b. Sổ tiền gửi:
Sổ này dựng để theo dừi chi tiết từng loại tiền gửi tại đơn vị; Căn cứ để ghi sổ là giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng, Kho bạc.
Mỗi đơn vị mở tài khoản giao dịch và mỗi loại tiền gửi được theo dừi riờng trên một quyển sổ.
Sổ tiền gửi theo dừi tiền tại Kho bạc Nhà nước, được mở như sau:
UBND TỈNH QUẢNG NAM
TRƯỜNG CĐ Y TẾ Q.NAM SỐ TIỀN GỬI
Từ ngày: 01/01/2005 đến ngày 31/12/2005
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -53- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón
Tài khoản: 1121, Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc-VND Đơn vị tính: Ngàn đồng Chứng từ
Nội dung
Tài khoản đối ứng
Số tiền (đồng) Ngày Số
hiệu Gửi vào Rút ra Còn lại
Số dư 0
06/1 01 Nộp tiền học phí vào KBNN 1111 50.000 50.000
04/2 26 Nộp tiền học phí vào KBNN 1111 40.000
… … ... … … … …
30/12 68 Chuyển trả tiền nước sinh hoạt 66121 3.918 1.666
Tổng cộng phát sinh 2.564.226 2.562.560
Lũy kế đến cuối kỳ 2.564.226 2.562.560
Số dư đến cuối kỳ 1.666
Ngày 31 tháng12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký, đóng dấu)
XÁC NHẬN CỦA NGÂN HÀNG, KHO BẠC Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
c. Sổ theo dừi tạm ứng:
Sổ tạm ứng là sổ dựng để theo dừi chi tiết từng đối tượng tạm ứng trong đơn vị.
Sổ theo dừi tạm ứng tại đơn vị được mở như sau:
UBND TỈNH QUẢNG NAM TRƯỜNG CĐ Y TẾ Q.NAM
SỔ THEO DếI TẠM ỨNG MỞ THEO CHI TIẾT NĂM 2005