- Ở tất cả các đơn vị Hành chính sự nghiệp nói chung và các đơn vị sự nghiệp có thu nói riêng, muốn quản lý tốt nguồn kinh phí tại đơn vị (được ngân sách Nhà nước cấp phát và thu từ hoạt động sự nghiệp...), giúp cho các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu kiệm kinh phí, thì một trong những biện pháp phải làm là phải tổ chức tốt công tác kế toán tại đơn vị.
- Đối với Trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam, khi chế độ tài chính tại đơn vị thực hiện cơ chế theo Nghị định 10/2002/NĐ-CP của Chính phủ thì việc tổ chức tốt công tác tài chính kế toán ở đơn vị mang một ý nghĩa quan trọng, nhằm hệ thống thông tin một cách toàn diện, liên tục, có hệ thống về tình hình thu và sử dụng kinh phí.
5.3. Biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán kinh phí, sử dụng kinh phí ở Trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam:
5.3.1. Hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị, kế toán đều phải lập chứng từ đầy đủ, việc sử dụng các chứng từ tại đơn vị phải đúng với danh mục và mẫu chứng từ kế toán đã được quy định nhằm giúp cho việc ghi chép thông tin trờn chứng từ, kế toỏn thực hiện được rừ ràng, đầy đủ.
- Với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày tại đơn vị không quá nhiều nên việc tổ chức thực hiện trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tương đối đơn giản và khá phù hợp.
- Tăng cường hơn nữa trong công tác sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán và thực hiện có khoa học, dễ tìm, dễ kiểm tra.
- Để giảm bớt số lần ghi vào sổ kế toán tổng hợp sổ cái, kế toán nên lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi...);
Mẫu Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Số: ...
STT
Chứng từ
NỘI DUNG
Tài khoản đối
ứng Số tiền Ghi chú Số
hiệu
Ngày
tháng Nợ Có
Cộng:
Ngày .... tháng .... năm 200...
Người lập bảng Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
5.3.2. Hoàn thiện công tác tổ chức sổ kế toán:
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày phải được kế toán ghi chép, cập nhật theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (cụ thể là theo từng tài khoản kế toỏn) trờn sổ cỏi và cỏc sổ cú liờn quan một cỏch đầy đủ, rừ ràng.
- Đơn vị phải mở sổ các loại sổ sách kế toán phù hợp với đặc thù của đơn vị, các sổ được mở đúng với mẫu sổ kế toán áp dụng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, vận dụng cho đơn vị Hành chính sự nghiệp có thu.
- Do trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam là một đơn vị sự nghiệp có thu, nên trong quá trình hoạt động phát sinh các nguồn thu khác nhau, kế toán đơn vị cần mở thêm sổ chi tiết theo dừi cỏc nguồn thu, nhằm giỳp cho cụng tỏc theo dừi, phõn tớch cỏc nguồn thu tại đơn vị một cỏch cụ thể hơn.
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -71- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón
Mẫu sổ Chi tiết các khoản thu như sau:
Đơn vị: ... SỔ CHI TIẾT CÁC KHOẢN THU Tên khoản thu: ...
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số tiền thu (đồng)
Ghi chú) Số hiệu Ngày tháng
Cộng:
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...
- Ngày mở và ghi sổ: ...
Ngày ... tháng ... năm 200...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
- Mục đớch của sổ này dựng để theo dừi cỏc khoản thu sự nghiệp tại đơn vị nhằm chi tiết hóa một cách dễ dàng hơn, mỗi khoản thu mở một trang sổ hoặc một quyển, căn cứ để ghi sổ là các phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, kho bạc và các chứng từ khác có liên quan tới các khoản thu khác của đơn vị và số liệu trên sổ dùng để lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu số liệu trên sổ cái.
- Định kỳ tháng, quý, năm khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ cái, Kế toán nên tiến hành cộng sổ cái để được dòng cộng phát sinh trong tháng hiện tại
5.3.3. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán
- Phần lớn công tác hạch toán kế toán về kinh phí và sử dụng kinh phí tại đơn vị đã được kế toán thực hiện đảm bảo theo phương pháp hạch toán kế toán được hướng dẫn trong hệ thống kế toán đơn vị Hành chính Nhà nước quy định.
- Mô hình đơn vị sự nghiệp có thu được áp dụng theo Nghi định số 10/2002/NĐ-CP ngày 16 /1/2002 của Chính phủ về chế độ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu nên theo quy định hằng năm và căn cứ vào kết quả hoạt động tài chính sau khi trang trải các khoản chi phí nếu còn chênh lệch thu lớn hơn chi thì đơn vị được trích lập các quỹ như quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ phát triển sự nghiệp. Về việc hạch toán Quỹ, đơn vị cần tiền hành theo các bước sau:
1. Cuối kỳ kế toán tính toán và kết chuyển số chênh lệch Thu lớn hơn chi,
Nợ TK:5111 - Các khoản thu.
Có TK: 421- Chênh lệch thu chi chưa xử lý.
2. Khi có quyết định của thủ trưởng xử lý chênh lệch thu lớn hơn chi.
+ Nếu bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý.
Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động.
+ Nếu trích lập các quỹ cơ quan, ghi:
Nợ TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý.
Có TK 431- Quỹ cơ quan (Chi tiết theo từng loại quỹ).
3. Khi chi tiêu quỹ cơ quan, ghi:
Nợ TK 431- Quỹ cơ quan (Chi tiết theo từng loại quỹ).
Có TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi
Hạch toán việc trích lập các quỹ được biểu diễn qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 5.1: Hạch toán trích lập các quỹ 5.3.4. Hoàn thiện công tác tổ chức báo cáo kết quả:
Để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát tình hình kinh phí và sử dụng kinh phí nhằm cung cấp thông tin kinh tế tài chính đầy đủ, cần thiết cho việc kiểm tra kiểm soát các khoản thu sự nghiệp; định kỳ (quý, năm), đơn vị phải tiến hành lập các báo cáo tài chính như đã đề cập ở phần Tình hình lập báo cáo về tình
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -73- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón Cuối kỳ, tính toán và kết chuyển số thu lớn hơn chi Nếu bổ sung nguồn kinh
phí hoạt động
Chi quỹ cơ quan Nếu trích lập quỹ cơ quan TK 461
TK 431 TK 111, 112
TK 511 TK 421
hình kinh phí và sử dụng kinh phí tại đơn vị, các báo cáo tài chính này cơ bản đơn vị phải lập theo mẫu các báo cáo tài chính trong hệ thống kế toán được quy định thống nhất cho các đơn vị Hành chính sự nghiệp.
Tuy nhiên, để công tác báo cáo tài chính ở đơn vị được đầy đủ và hoàn thiện hơn, kế toán cần bổ sung thêm các báo cáo tài chính liên quan sau:
- Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu B05-H):
Thuyết minh Báo cáo tài chính là một bộ phận hợp thành hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị được lập để giải thích và bổ sung thông tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của đơn vị, tình hình chấp hành các kỷ luật tài chính về thu, chi ngân sách Nhà nước trong kỳ báo cáo mà các Báo cáo tài chính khác khụng thể trỡnh bày rừ ràng và chi tiết được.
Thuyết minh Báo cáo tài chính trình bày khái quát biên chế lao động, quỹ lương, tình hình thực hiện nhiệm vụ cơ bản thường xuyên của đơn vị, tình hình kinh phí chưa quyết toán, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ và phân tích đánh giá những biến động phát sinh không bình thường trong hoạt động của đơn vị, nêu ra các kiến nghị xử lý với cơ quan cấp trên.
Dưới đây là mẫu Thuyết minh báo cáo tài chính:
Mã chương: ... (Mẫu số B05-H) Đơn vị báo cáo: ...
THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Năm ...
I-TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP 1. Tình hình biên chế, lao động, quỹ lương:
- Số CNVC có mặt đến 31/12: ... Người Trong đó: Hợp đồng, thử việc: ... Người - Tăng trong năm: ... Người - Giảm trong năm: ... Người - Tổng quỹ lương thực hiện cả năm: ... Đồng Trong đó: Lương hợp đồng: ... Đồng 2. Thực hiện các chỉ tiêu của nhiệm vụ cơ bản:
...