3.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam, thuộc đơn vị dự toán cấp I trực tiếp thụ hưởng ngân sách Nhà nước, từ năm 2004 được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao cho đơn vị thực hiện cơ chế tài chính theo Nghị định 10/2002/NĐ-CP, là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi chí, tổ chức đơn vị kế toán riêng , biên chế tương đối gọn nhẹ, bao gồm: Kế toán trưởng, 2 kế toán viên và thủ quỹ.
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam Kế toán trưởng
Kế toán viên Thủ quỹ
Phòng Tài chính- Kế toán có chức năng và nhiệm vụ như sau:
1. Trưởng phòng tài chính - kế toán (Kế toán trưởng):
- Tham mưu cho thủ trưởng đơn vị (Chủ tài khoản) về toàn bộ công tác tài chính kế toán tại đơn vị, chịu trách nhiệm về việc tổ chức công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế.
- Kiểm tra, kiểm soát toàn bộ công tác tài chính kế toán cũng như việc chấp hành chế độ chính sách về tài chính tại đơn vị.
- Phụ trỏch và theo dừi cỏc hợp đồng kinh tế (gồm hợp đồng liờn kết đào tạo và cỏc hợp đồng thụng thường khỏc), theo dừi cụng nợ phải thu, phải trả.
2. Kế toán viên:
Chịu sự phân công và chỉ đạo trực tiếp từ kế toán trưởng.
- Một kế toán viên phụ trách kế toán tổng hợp, lập các báo cáo tài chính, kế toỏn tài sản, kế toỏn thanh toỏn (thu, chi bằng chuyển khoản), theo dừi thủ tục duyệt giỏ tài sản khi mua sắm mới hoặc sửa chữa, theo dừi tỡnh hỡnh tăng, giảm tiền lương của cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng.
- Một kế toỏn viờn làm kế toỏn thanh toỏn (thu, chi bằng tiền mặt) theo dừi cỏc khoản thu học phớ, lệ phớ từ cỏc hệ Cao đẳng và Trung học và theo dừi cỏc khoản tạm ứng, quyết toán biên lai ấn chỉ với cơ quan Cục Thuế tỉnh.
3. Thủ quỹ:
Quản lý tài sản là lượng tiền mặt thu - chi hiện có tại đơn vị, đối chiếu và lập báo cáo quỹ hàng tháng.
3.2.2. Hình thức kế toán và phương pháp kế toán được áp dụng tại trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam:
Để hệ thống hóa và cập nhật thông tin kế toán, đơn vị đã tổ chức Sổ kế toán theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. (hiện tại đơn vị sử dụng chương trình phần mềm IMAS 5.0 của Bộ Tài chính ban hành trong công tác hạch toán kế toán theo chế độ kế toán đối với đơn vị hành chính sự nghiệp ).
3.2.2.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức Chứng từ ghi sổ:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ là một loại chứng từ tổng hợp dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -41- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ
“Đăng ký Chứng từ ghi sổ”.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ Cái.
3.2.2.2. Các loại sổ:
- Sổ kế toán tổng hợp nhật ký - sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết (chi tiết cho các tài khoản có liên quan).
- Sổ theo dừi hạn mức kinh phớ ,tiền gởi.
- Sổ quĩ tiền mặt.
- Sổ theo dừi thu sự nghiệp.
3.2.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán:
- Hàng ngày, hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào nhật ký sổ cái, mỗi chứng từ được ghi một dòng đồng thời ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái.
- Chứng từ kế toán sau khi dùng để ghi Nhật ký - Sổ cái được ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết có liên quan.
- Cuối quí sau khi phản ánh toàn bộ chứng từ kê toán phát sinh trong tháng vào nhật ký - và sổ cái và các sổ chi tiết, kế toán tiến hành cộng nhật ký - sổ cái ở cột phát sinh và ở phần nhật ký và cột nợ, cột có ở từng tài khoản phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối quý, căn cứ vào số phát sinh các quý trước và số phát sinh trong quí tính số phát sinh lũy kế từ đầu năm đến cuối quý này, căn cứ vào số dư đầu quý và số phát sinh trong quý tính ra số dư cuối quý của từng tài khoản.
- Các sổ kế toán chi tiết cũng được cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối quý của từng đối tượng.
- Số liệu nhật ký - sổ cái trên các sổ kế toán chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng nhằm để lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính được chính xác.
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng tại trường Cao đẳng Y tế Quảng Nam
GVHD: Th.S Hà Diệu Thương -43- Người thực hiện: Nguyễn Đức Đón CHỨNG TỪ GỐC
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
BÁO CÁO KẾ TOÁN
CÁC SỔ, THẺ CHI TIẾT SỔ QUỸ
BẢNG TỔNG HỢP CÁC CHI
TIẾT SỔ ĐĂNG
KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chương 4:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KINH PHÍ VÀ SỬ DỤNG KINH PHÍ Ở TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ QUẢNG NAM
4.1. Hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán được sử dụng để