d) Sơ đồ tổ chức:
4.2.1Đặc điểm thị trường
Từ chiêu thị (promotion) có lẽ đã rất quen thuộc với nhiều doanh nghiệp Việt Nam, nhưng thuật ngữ BTL promotion thì lại khá mới mẻ. Trong khi đó thuật ngữ này lại được sử dụng nhiều ở các cơng ty có vốn đầu tư nước ngoài.
Theo số liệu của cuộc điều tra do FTA tiến hành vào khoảng cuối năm ngoái, gần 40% các cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi có sử dụng các cơng ty dịch vụ hỗ trợ thực hiện hoạt động BTL. Vì ngân sách chi cho các hoạt động này rất lớn và thường kéo dài, đôi khi quanh năm (nhất là khi người tiêu dùng Việt Nam vẫn cịn rất chuộng và thích mua hàng khuyến mãi), nên thị trường dịch vụ BTL vô cùng sôi động và ngày càng trở nên hấp dẫn với sự ra đời của nhiều đơn vị dịch vụ mới.
Điểm đặc biệt của thị trường này là các đơn vị dịch vụ hàng đầu đều là công ty Việt Nam (khác hẳn với ATL và nghiên cứu thị trường). Lý do chính là vì dịch vụ này thường nặng về tính chất tổ chức, phối hợp và quản lý lượng nhân lực tương đối lớn. Hơn nữa về mặt giá cả thì phải thật cạnh tranh vì mọi chi phí cho cơng việc đều khá rõ ràng (khơng phải “trừu tượng” như giá của “sáng tạo” trong dịch vụ quảng cáo). Với điều này thì các cơng ty Việt Nam có ưu thế do chi phí quản lý thường thấp hơn các đơn vị dịch vụ nước ngoài.
Ở TPHCM hiện có hơn 20 cơng ty tiếp thị BTL. Đa số các cơng ty này đều có một vài khách hàng ruột là các tập đoàn lớn, đa quốc gia ký hợp đồng dài hạn. Đây là điều vô cùng cần thiết để duy trì và ni sống một đội ngũ nhân viên và cộng tác viên. Thường các khách hàng đa quốc gia đều có đối thủ cạnh tranh trực tiếp ở tại Việt Nam nên các đơn vị dịch vụ cũng khó có thể có hai khách hàng lớn đối đầu nhau. Vì lý do này, triết lý kinh doanh “chia để trị”, cố gắng phục vụ cực kỳ tốt cho khách hàng ruột là điều tối cần thiết của các đơn vị dịch vụ BTL.
Trong thực tế do đa dạng hóa lượng khách hàng là điều khá khó nên các cơng ty dịch vụ BTL khi gặp khách hàng mới thì hay ơm đồm, cái gì cũng làm, cái gì cũng tư vấn theo kiểu “thà lầm cịn hơn bỏ sót”. Tuy nhiên do tính chất tổng hợp của các hoạt động BTL, các cơng ty dịch vụ cũng phải có bộ phận phụ trách thiết kế, sản xuất và cả bộ phận quan hệ đối ngoại (PR). Do đó dịch vụ BTL hay chồng chéo với các dịch vụ tiếp thị khác, nhiều nhất là với PR ở hoạt động tổ chức sự kiện.
Chính vì q rộng trong dịch vụ, ít chun mơn hóa, ít tập trung vào một thế mạnh nhất định mà BTL là dịch vụ bị than phiền nhiều nhất từ phía khách hàng. Bốn lý do hàng đầu là: “chưa chuyên nghiệp”, “thiếu sáng tạo”, “không hiểu thị trường của khách hàng” và “hứa nhưng không làm”.
Các hoạt động tổ chức sự kiện là lĩnh vực dịch vụ quan trọng nhằm gây sự chú ý của người tiêu dùng đối với một thương hiệu. Một trong những
lý do chính để các khách hàng sử dụng công ty tổ chức sự kiện Việt Nam là vì các cơng ty này có mối quan hệ tốt với cơ quan chính quyền các cấp và giới truyền thơng. Ngồi điểm mạnh này ra, đa số các công ty sử dụng dịch vụ này đều chê các công ty tổ chức sự kiện thiếu sáng tạo trong cách thể hiện, đó là chưa kể có những cơng ty rất thụ động, theo kiểu chờ khách hàng “cầm tay chỉ việc”.
Do đó, một trong những yếu tố mà các doanh nghiệp quan tâm nhất khi chọn công ty tổ chức sự kiện, là tính sáng tạo. Tiếp sau đó là tính chun nghiệp, kỹ năng truyền đạt thơng tin, kỹ năng giải quyết sự cố, hiểu biết về ngành… Kỹ năng truyền đạt thông tin thường được đặt ra cho các nhân viên cơng ty vì thơng điệp mà nơi này chuyển đi không phải lúc nào cũng ấn tượng và dễ hiểu, đó là chưa kể nội dung của thơng điệp thường được chuyển tải qua góc nhìn của bên thứ ba.