3.4.1.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty Cổ phần xi măng Quỏn Triều được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3-5: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn
*. Chức năng. nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ mỏy kế toỏn của cụng ty:
+ Kế toỏn trưởng: Là người tổ chức, kiểm tra cụng tỏc kế toỏn của cụng ty, là người giỳp việc trong lĩnh vực chuyờn mụn kế toỏn, tài chớnh cho Giỏm đốc điều hành đồng thời xỏc định đỳng khối lượng cụng tỏc kế toỏn nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toỏn là: thụng tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Điều hành và kiểm soỏt hoạt động của bộ mỏy kế toỏn, chịu trỏch nhiệm về nghiệp vụ chuyờn mụn kế toỏn, tài chớnh của đơn vị thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toỏn cũng như lĩnh vực tài chớnh. Kế toỏn trưởng cú quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện cỏc chủ trương về chuyờn mụn, ký duyệt cỏc tài liệu kế toỏn, cú quyền từ chối khụng ký duyệt vấn đề liờn quan đến tài chớnh doanh nghiệp khụng phự hợp với chế độ quy định. cú quyền yờu cầu cỏc bộ phận chức năng khỏc trong bộ mỏy quản lý ở đơn vị cựng
phối hợp thực hiện những cụng việc chuyờn mụn cú liờn quan tới cỏc bộ phận chức
Thủ quỹ Kế toỏn vật tư và thuế Kế toỏn tiền lương và tiờu thụ Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn TSCĐ Kế toỏn ngõn hàng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn trưởng
Trường đại học Mỏ- Địa chất Luận văn tốt nghiệp
+ Kế toỏn tổng hợp: Thu thập, tổng hợp cỏc thụng tin kế toỏn định kỳ, lập bỏo cỏo tài chớnh tổng hợp của đơn vị, đõy là một nhiệm vụ quan trọng trong cơ cấu tổ chức hệ thống hạch toỏn kế toỏn của cụng ty, Lập cỏc bỏo cỏo nội bộ phục vụ yờu cầu quản trị chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành.
+ Kế toỏn tiền mặt: Theo dừi và kiểm tra lại cỏc chừng từ thu chi của toàn cụng ty và cuối thỏng lờn bỏo cỏo quỹ, vào sổ chi tiết cụng nợ.
+ Kế toỏn ngõn hàng: Theo dừi cỏc khoản tiền gửi, tiền vay, cỏc khoản tiền phải nộp lập và quản lý cỏc sổ chi tiết liờn quan.
+ Thủ quỹ: Quản lý kột quỹ của Cụng ty theo dừi thu, chi tiền mặt hàng ngày cuối ngày đối chiếu với sổ của kế toỏn tiền mặt cho khớp với số dư và chuyển toàn bộ chứng từ đó nhận trong ngày cho kế toỏn tiền mặt
+ Kế toỏn nguyờn vật tư và thuế: Theo dừi trực tiếp việc nhập nguyờn vật liệu từ ngoài vào và theo dừi việc xuất nguyờn vật liệu đưa vào sản xuất, lập thẻ kho, lập cỏc chứng từ kế toỏn cú liờn quan đến nhập xuất nguyờn vật liệu, theo dừi cỏc khoản thuế được khấu trừ và phải nộp trong kỳ của cụng ty.
+ Kế toỏn tài sản cố định: Theo dừi việc nhập xuất và tớnh khấu hao hợp lý trờn cơ sở phõn loại tài sản cố định phự hợp với tỡnh hỡnh sử dụng và tỷ lệ khấu hao quy định.
+ Kế toỏn tiền lương và tiờu thụ: Tổng hợp tiền lương của toàn cụng ty. Lập bảng thanh toỏn tiền lương hàng thỏng. Cỏc bảng liờn quan tới tiền thưởng. Ghi chộp phản ỏnh doanh thu nội bộ, doanh thu bỏn ngoài. Ghi chộp và phản ỏnh giỏ vốn hàng tiờu thụ nội bộ và tiờu thụ ngoài. Ghi chộp phản ỏnh và theo dừi cỏc khoản thuế ở khõu tiờu thụ như thuế GTGT.
3.4.1.2 Hỡnh thức kế toỏn được ỏp dụng tại cụng ty
- Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức: Nhật ký chung.
- Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: Kờ khai thường xuyờn. - Phương phỏp tớnh và nộp thuế GTGT: Phương phỏp khấu trừ. - Phương phỏp khấu hao Tài sản cố định: Phương phỏp đường thẳng.
- Niờn độ kế toỏn ỏp dụng:từ ngày 01/01/2013 đến 31/12/ 2013 - Kỳ kế toỏn: Theo thỏng
Bảng cõn đối tài khoản
Bảng bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ
Bản thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn: Việt nam đồng (VNĐ).
- Phương phỏp ỏp dụng tớnh toỏn cỏc khoản dự phũng. tỡnh hỡnh trớch lập và hoàn nhập dự phũng theo quy định của Nhà nước.
Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu Ghi cuối thỏng
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung .
Chứng từ kế toỏn
Nhật ký chung
Sổ cỏi
Bảng cõn đối số phỏt sinh Bỏo cỏo tài chớnh
Nhật ký chuyờn dựng Sổ ( thẻ ) kế toỏn
chi tiết Bảng tổng hợp
Trường đại học Mỏ- Địa chất Luận văn tốt nghiệp
3.4.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu của cụng ty cổ phần xi măngQuỏn Triều Quỏn Triều
3.4.2.1. Đặc điểm nguyờn vật liệu sử dụng tại Cụng ty Cổ phần Xi măng QuỏnTriều. Triều.
Cụng ty Cổ phần Xi măng Quỏn Triều là một doanh nghiệp cú quy mụ sản xuất lớn nờn rất cần nhiều đến NVL để phục vụ cho quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh. NVL chớnh của Cụng ty là đỏ vụi và đất sột để sản xuất xi măng được khai thỏc ngay tại mỏ. cũn cỏc NVL chớnh khỏc là thành phần tạo nờn xi măng như thạch cao, xỉ, quặng, đỏ bazan ... được nhập kho dự trữ với khối lượng lớn, quỏ trỡnh xuất kho diễn ra thường xuyờn, liờn tục theo định mức. Một số NVL như gạch chịu lửa, dầu mỡ.... tương đối nhiều và phong phỳ về chủng loại, cỏc loại phụ tựng thay thế rất đa dạng và cũn nhiều loại NVL khỏc phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất khụng bị giỏn đoạn. Chi phớ NVL chiếm tỉ trọng lớn trong giỏ thành xi măng do đú việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL trờn cơ sở cỏc định mức kỹ thuật và dự toỏn chi phớ cú ý nghĩa quan trọng trong mục tiờu hạ chi phớ sản xuất, tăng tớch lũy cho cụng việc. Việc xuất dựng NVL cho sản xuất thường theo cỏc định mức do phũng kỹ thuật quản lý dựa trờn định mức của Tổng cụng ty Xi măng Việt Nam chỉ đạo. Quỏ trỡnh thu mua NVL dựa trờn kế hoạch sản xuất sản phẩm và quỏ trỡnh xuất kho dựa trờn định mức đó giỳp cụng ty trỏnh được tỡnh trạng ứ đọng vốn do dự trữ quỏ nhiều và lóng phớ trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm.
Những đặc điểm về NVL và tỡnh hỡnh sử dụng NVL đó đưa Cụng ty đứng trước khú khăn làm sao cú thể quản lý tốt tất cả cỏc khõu từ việc lập kế hoạch thu mua, nhập xuất, hạch toỏn chớnh xỏc từng NVL với khối lượng lớn lại phong phỳ về chủng loại. Điều này đũi hỏi Cụng ty phải thực hiện đồng bộ nhiều biện phỏp quản lý để đảm bảo cung cấp NVL đầy đủ và đỳng chất lượng cho quỏ trỡnh sản xuất. Muốn quản lý tốt trước hết cần phải phõn loại và đỏnh giỏ NVL.
3.4.2.2. Phõn loại nguyờn vật liệu tại Cụng ty Cổ phần Xi măng Quỏn Triều.
Để quản lý và hạch toỏn được một khối lượng NVL lớn với nhiều chủng loại. Cụng ty Cổ phần Xi măng Quỏn Triều đó tiến hành phõn loại NVL. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yờu cầu quản trị của Cụng ty. NVL được chia thành cỏc loại sau: - Nguyờn vật liệu chớnh: Bao gồm đỏ vụi, đất sột, xỷ pirớt, quắc rớt, thạch cao, đỏ bazan, phụ gia và nguyờn vật liệu chớnh khỏc. Đỏ vụi, đất sột thỡ Cụng ty tự khai thỏc ở
bao, sắt thộp, và kim khớ cỏc loại, gạch chịu lửa, húa chất và vật liệu phụ khỏc.
- Nhiờn liệu: Bao gồm than cỏm, than na dương, dầu ma mỳt, dầu điờzen, xăng và nhiờn liệu động lực khỏc.
- Phụ tựng thay thế: Bao gồm phụ tựng thay thế cho mỏy múc thiết bị, phụ tựng cho cỏc phương tiện vận tải truyền dẫn, phụ tựng cho thiết bị dụng cụ quản lý, phụ tựng cho tài sản cố định khỏc như mỏy xỳc, mỏy ủi, mỏy khoan, phụ tựng cho dự trữ. bu lụng cỏc loại....
- Thiết bị XDCB: Cụng ty đang xõy dựng dõy truyền 3 nờn cú một số thiết bị thu mua từ nước ngoài về dựng để lắp đặt.
3.4.2.3. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu.
(*) Đối với NVL nhập kho:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong năm của toàn Cụng ty, cỏc phõn xưởng, phũng ban xõy dựng và xỏc định sản xuất cho đơn vị mỡnh, từ đú lập ra cỏc nhu cầu nguyờn vật liệu. Cỏc nhu cầu đú được tập hợp thành nhu cầu của toàn Cụng ty trong năm kế hoạch. thụng qua cỏc phũng ban chức năng rà soỏt, sau đú được giỏm đốc duyệt và trở thành nhu cầu nguyờn vật liệu trong năm cần thực hiện.
- Đối với cỏc nguyờn vật liệu mua ngoài căn cứ vào nhu cầu nguyờn vật liệu phục vụ trong năm của từng thỏng,quý, phũng vật tư đi tham khảo giỏ thị trường, tỡm cỏc đối tỏc cú khả năng cung cấp được những nguyờn vật liệu theo kế hoạch. Theo quy định của Tổng Cụng ty Xi măng Việt Nam cỏc loại vật liệu cỏo giỏ trị từ 500 triệu đồng trở lờn thỡ phải mở thầu. Một số nguyờn vật liệu chớnh của Cụng ty như thạch cao. xỉ quặng.... đó được mua theo cỏch thức mở thầu núi trờn.
- Đối với NVL cần mua với giỏ trị khụng quỏ lớn. Cụng ty gửi tới nhà cung cấp yờu cầu cung cấp nguyờn vật liệu với số lượng, quy cỏch, chủng loại, phự hợp với yờu cầu sản xuất của Cụng ty.
Nếu giỏ trị mỗi lần mua từ 30 triệu đồng trở lờn thỡ theo quy định phải cú hợp đồng ký kết giỏ Cụng ty với nhà cung cấp.
Trị giỏ vốn thực tế của NVL nhập kho bao gồm giỏ mua ( khụng cú thuế GTGT do sản phẩm xi măng của Cụng ty chịu thuế GTGT tớnh theo phương phỏp khấu trừ) và cú cỏc chi phớ liờn quan trong đú chi phớ vận chuyển nếu Cụng ty phải thuờ phương
Trường đại học Mỏ- Địa chất Luận văn tốt nghiệp Giỏ vốn thực tế NK = Giỏ mua ( khụng cú thuế ) + Chi phớ
( nếu cú + thuế NK nếu cú)
Đối với nguyờn vật liệu tự khai thỏc là đỏ vụi do Cụng ty tự khai thỏc tại mỏ cỏch Cụng ty 3 km và được vận chuyển về xưởng tạo nguyờn liệu bằng ụ tụ thỡ giỏ vốn thực tế chớnh là toàn bộ cỏc chi phớ thực tế phỏt sinh phục vụ cho quỏ trỡnh khai thỏc, vận chuyển về Cụng ty.
Trờn thực tế, quỏ trỡnh sản xuất của Cụng ty diễn ra thường xuyờn, liờn tục hàng ngày nờn đỏ vụi được khai thỏc, vận chuyển đưa vào sản xuất một cỏch liờn tục mà khụng qua nhập kho.
Đỏ vụi và đất sột được coi là bỏn thành phẩm của cụng đoạn khai thỏc, vào ngày cuối cựng hàng thỏng toàn bộ chi phớ thực tế phỏt sinh liờn quan đến quỏ trỡnh khai thỏc, vận chuyển đỏ vụi, và đất sột được tập hợp lại để tớnh ra giỏ vốn nhập trong kỳ. VD: Theo phiếu nhập kho số 15 ngày 31 thỏng 11 năm 2013 ( Mẫu số 01 - VT) kốm theo HĐ GTGT số 0091130 của Cụng ty TNHH Tuấn Trang. Mua thộp theo hợp đồng 12B số tiền là 19.720.000 ( chưa thuế ) với chi phớ vận chuyển đến kho K12 là 280.000.
Ngày 31/11/2013 nhập kho thộp. Cỏch xỏc định giỏ thực tế nhập kho là: Giỏ thực tế nhập kho = 19.720.000 + 280.000 = 20.000.000
(*) Giỏ thực tế xuất kho:
Đối với Cụng ty Cổ phần Xi măng Quỏn Triều việc xuất dựng nguyờn vật liệu kế toỏn phải tớnh toỏn chớnh xỏc giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất dựng cho đối tượng sử dụng khỏc nhau. Cụng ty đó ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ để tớnh toỏn giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất dựng. Cụng việc này đều được thực hiện trờn mỏy vi tớnh.
Giỏ trị thực tế xuất
kho =
Số lượng thực tế
XK x
Đơn giỏ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ Đơn giỏ bỡnh quõn = Giỏ trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + + Trị giỏ thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu nhập trong kỳ
Vớ dụ: Ta cú bảng kờ lượng hàng nhập thỏng 11 năm 2013 của Vũng thộp đàn hồi khớp nối HGT- BR như sau:
Ngày N-X-T Số lượng ( cỏi ) Đơn giỏ Số tiền
01/11 Tồn 36 515.000 18.540.000
Cỏch xỏc định trị giỏ vốn thực tế xuất kho như sau:
Đơn giỏ BQ = 18.540.000 + 15.000.000
36 + 24 = 559.000
Trị giỏ vốn thực tế xuất kho ngày 31/11/2013 của Vũng thộp đàn hồi khớp nối
HGT- BR :
6 x 559.000= 3.354.000
3.4.2.4. Tổ chức kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty Cổ phần xi măngQuỏn Triều Quỏn Triều
a. Lập danh điểm nguyờn vật liệu tại Cụng ty Cổ phần Xi măng Quỏn Triều.
Để đỏp ứng nhu cầu quản lý NVL một cỏch khoa học và chớnh xỏc hơn. Cụng ty Cổ phần Xi măng Quỏn Triều đó tiến hành mó húa cỏc loại nguyờn vật liệu bằng việc xõy dựng một “ Bảng danh điểm nguyờn vật liệu ” và được cài đặt trờn mỏy tớnh, mỗi năm khai bỏo một lần thời điểm đầu năm.
Mỗi loại NVL được gắn với một mó duy nhất, NVL được mó húa theo sơ đồ sau: Mó NVL = Tờn 2 chữ cỏi ( cú thể là tờn viết tắt của NVL hoặc ký hiệu do Cụng ty tự quy định ) + số thứ tự NVL ( cú thể 4 hoặc 5 chữ số ).
Trường đại học Mỏ- Địa chất Luận văn tốt nghiệp
TỔNG CễNG TY CễNG NGHIỆP MỎ VIỆT BẮC CễNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG QUÁN TRIỀU
BẢNG MÃ HểA VẬT TƯ
Bảng 3-1
Mó vật tư Tờn vật tư ĐVT TK kho
MK1201 Mũi khoan đỏ Supe Mũi 1521
MK1250 Mũi khoan xoay cầu SB 111250 Mũi 1521
MK4512 Mũi khoan xoay cầu DM 45 Mũi 1521
MK8100 Mũi khoan trọng lực ROC – L8 Mũi 1521
CK0926 Lưới thộp đen B40 Kg 1521
DA0187 Dầu điezen Lit 1522
DC0063A Dầu APP – TL 2 Lớt 1522
DA0187 Dầu SAE 50 Lớt 1522
KI0016 Kớp vi sai Cỏi 1521
LO2100 Lốp ụ tụ cỡ 21.00 B/Quả 1521
LO1800 Lốp ụ tụ cỡ 18.00 B/Quả 1521
LO0295 Lốp ụ tụ cỡ 29.5 B/Quả 1521
….. ... ... ...
b. Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu.
Theo quy định, tất cả cỏc nguyờn vật liệu khi về đến Cụng ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập vào kho của Cụng ty. Tại Cụng ty Cổ phần Xi măng Quỏn Triều. khi nguyờn vật liệu được giao đến, cỏn bộ phũng TN - KCS kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cỏch vật liệu rồi viết phiếu kiểm tra phõn tớch KCS, biờn bản kiểm nghiệm. Phiếu phõn tớch kết quả sử dụng để phõn tớch chất lượng của cỏc nguyờn vật liệu chớnh là thành phần cấu tạo nờn thành phẩm của Cụng ty, cỏc nguyờn vật liệu này được quy định chặt chẽ về hàm lượng cỏc chất trong nguyờn vật liệu phải phự hợp với yờu cầu kỹ thuật. Cụng ty chỉ tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi cú sự đồng ý của hội đồng kiểm nghiệm. Một hội đồng kiểm nghiệm bao gồm: - Một nhõn viờn giao hàng đại diện cho khỏch hàng.
- Một nhõn viờn của phũng chức năng cú liờn quan đến việc sử dụng nguyờn vật liệu.
- Một nhõn viờn kế toỏn đại diện cho phũng KT - TK - TC. - Một thủ kho của kho vật tư.
Hội đồng căn cứ vào: - Hợp đồng kinh tế. - Húa đơn GTGT .
thụng qua một số phương phỏp nhất định như: cõn, đo, đong, đếm .... mà khụng cú sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế, tiến hành viết biờn bản kiểm nghiệm, cỏc bờn tham gia kiểm nghiệm ký tờn vào biờn bản. Biờn bản này lập thành 3 liờn.
- 1 liờn lưu theo phiếu nhập kho để làm cơ sở thanh toỏn. - 1 liờn lưu ở phũng cơ khớ hoặc cỏc bờn cú liờn quan.