3.3.3.1. Yờu cầu quản lý nguyờn vật liệu.
Nguyờn vật liệu đúng vai trũ vụ cựng quan trọng trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh và cú ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vỡ vậy, quản lý chặt chẽ nguyờn vật liệu ở mọi khõu từ thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ là việc làm vụ cựng cần thiết.
(*) Khõu thu mua:
Phải tổ chức quản lý quỏ trỡnh thu mua nguyờn vật liệu sao cho đủ về số lượng, đỳng chủng loại, tốt về chất lượng, giỏ cả hợp lý nhằm hạ thấp chi phớ nguyờn vật liệu đưa vào sản xuất, gúp phần quan trọng trong việc hạ giỏ thành sản phẩm.
(*) Khõu bảo quản:
Tổ chức kho tàng, bến bói, trang bị đầy đủ cỏc phương tiện cõn đo, thực hiện đỳng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, trỏnh hư hỏng mất mỏt, hao hụt, đảm bảo an toàn.
(*) Khõu sử dụng:
Tổ chức tốt việc ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu trong sản xuất sản phẩm. Từ đú xõy dựng định mức tiờu hao nguyờn vật liệu và dự toỏn chi phớ hợp lý để giỏm sỏt chi phớ sản xuất, hạ giỏ thành sản phẩm, tăng tớch lũy cho doanh nghiệp.
(*) Khõu dự trữ:
Doanh nghiệp phải xỏc định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu của từng loại vật liệu, để đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh được bỡnh thường, khụng bị ngưng trệ, giỏn đoạn cho việc cung ứng hoặc gõy tỡnh trạng ứ đọng vốn do dự trữ quỏ nhiều.
3.3.3.2. Nhiệm vụ của kế toỏn nguyờn vật liệu.
Xuất phỏt từ đặc điểm của nguyờn vật liệu nờn trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh đũi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khõu khỏc nhau như: mua, bảo quản, sử dụng, và dự trữ. Cụ thể là phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất kinh doanh về
gian sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyờn vật liệu nhằm hạ giỏ thành sản phẩm.
Để đỏp ứng yờu cầu quản lý của nguyờn vật liệu trong cỏc doanh nghiệp sản xuất. Kế toỏn nguyờn vật liệu cần thực hiện tốt cỏc yờu cầu sau:
- Tổ chức phõn loại, đỏnh giỏ nguyờn vật liệu phự hợp với cỏc nguyờn tắc, yờu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yờu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toỏn phự hợp với phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chộp, phõn loại, tổng hợp số liệu về tỡnh hỡnh hiện cú và sự biến động tăng giảm của nguyờn vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp và tớnh giỏ thành sản phẩm.
- Thực hiện kiểm tra, giỏm sỏt việc chấp hành cỏc định mức chi phớ, kế hoạch thu mua, giỏ cả, chi phớ mua nguyờn vật liệu cũng như việc thực hiện cỏc chế độ quản lý. kế toỏn quy định.
3.3.4. Phương phỏp hạch toỏn nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp. 3.3.4.1. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp. 3.3.4.1. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp.
a. Lập danh điểm nguyờn vật liệu.
Lập danh điểm nguyờn vật liệu là quy định cho mỗi loại nguyờn vật liệu một ký hiệu riờng bằng hệ thống cấc chữ số kết hợp với cỏc chữ cỏi thay thế tờn gọi, quy cỏch, kớch cỡ của chỳng.
Tựy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm cú thể xõy dựng theo nhiều cỏch thức khỏc nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, khụng trựng lặp. Danh điểm nguyờn vật liệu được sử dụng thống nhất giữa cỏc bộ phận quản lý liờn quan trong doanh nghiệp. Thụng thường hay sử dụng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 kết hợp với chữ cỏi của tờn gọi nguyờn vật liệu để ký hiệu từng loại, nhúm, và từng đối tượng cụ thể nguyờn vật liệu.
b. Cỏc phương phỏp hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu.
Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là việc theo dừi, ghi chộp sự biến động nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thụng tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư.
Cụng tỏc hạch toỏn chi tiết phải đảm bảo theo dừi được tỡnh hỡnh nhập xuất tồn kho theo chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được tỡnh
Trường đại học Mỏ- Địa chất Luận văn tốt nghiệp
Việc hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu được thực hiện ở cả hai nơi: Phũng kế toỏn và kho thụng qua cỏc phương phỏp:
(*) Phương phỏp thẻ song song:
- Nguyờn tắc hạch toỏn:
+ Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho cho từng danh điểm nguyờn vật liệu và ghi chộp biến động nhập, xuất tồn nguyờn vật liệu trờn thẻ kho.
+ Ở phũng kế toỏn: Kế toỏn mở thẻ ( sổ ) chi tiết vật liệu tương ứng với từng thẻ kho để phản ỏnh sự biến động về giỏ trị và hiện vật.
- Trỡnh tự hạch toỏn:
+ Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập và xuất kho, thủ kho thực hiện việc nhập xuất về mặt hiện vật.
. Cuối ngày hoặc định kỳ ghi vào thẻ kho tương ứng cho từng loại vật tư.
. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ cho kế toỏn thụng qua bản giao nhận chứng từ.
. Thủ kho phải thường xuyờn đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trờn thẻ kho.
. Cuối thỏng thủ kho tớnh ra số tồn kho từng loại NVL trờn cỏc thẻ kho. + Tại phũng kế toỏn:
. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toỏn ghi đơn giỏ, tớnh thành tiền.
.Kế toỏn ghi số lượng và giỏ trị nhập xuất của từng danh điểm vào thẻ chi tiết tương ứng.
. Cuối thỏng kế toỏn tớnh ra số tồn cả về hiện vật và giỏ trị cho từng loại nguyờn vật liệu trờn thẻ chi tiết.
. Cuối kỳ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sau đú đối chiếu bảng tổng hợp nhập xuất tồn với sổ kế toỏn tổng hợp vật tư về mặt giỏ trị và tiến hành đối chiếu thẻ chi tiết nguyờn vật liệu với thẻ kho tương ứng về mặt hiện vật.
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối thỏng
Đối chiếu
Sơ đồ 3-1: Hạch toỏn chi tiết NVL theo phương phỏp ghi thẻ song song
- Ưu điểm: Phương phỏp này đơn giản trong việc ghi chộp, dễ kiểm tra đối chiếu. dễ phỏt hiện sai sút đồng thời cung cấp thụng tin nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm nguyờn vật liệu kịp thời chớnh xỏc.
- Nhược điểm: Ghi chộp trựng lặp giữa thủ kho và kế toỏn ở chỉ tiờu số lượng, làm tăng khối lượng cụng việc của kế toỏn, tốn nhiều cụng sức và thời gian, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối thỏng nờn hạn chế chức năng kiển tra kịp thời của kế toỏn.
- Điều kiện ỏp dụng: Thớch hợp với cỏc doanh nghiệp cú ớt chủng loại vật tư, hàng húa, khối lượng cỏc nghiệp vụ nhập xuất ớt, phỏt sinh khụng thường xuyờn, trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn chưa cao. Đặc biệt đối với doanh nghiệp ỏp dụng kế toỏn mỏy thỡ phương phỏp này vẫn được ỏp dụng cho doanh nghiệp cú nhiều chủng loại vật tư và việc nhập xuất diễn ra thường xuyờn.
(*) Phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển:
- Nguyờn tắc hạch toỏn:
+ Tại kho: Thủ kho vẫn ghi chộp giống phương phỏp thẻ song song. + Tại phũng kế toỏn:
. Mở sổ đối chiếu luõn chuyển cho từng kho.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ, sổ kế toỏn chi tiết NVL Bảng tổng hợp NXT Kế toỏn tổng hợp
Trường đại học Mỏ- Địa chất Luận văn tốt nghiệp
- Trỡnh tự hạch toỏn:
+ Tại kho: Như phương phỏp thẻ song song. + Tại phũng kế toỏn:
. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển tới ghi đơn giỏ để xỏc định số tiền.
. Kế toỏn phải phõn loại chứng từ phiếu nhập và phiếu xuất thành 2 loại riờng, sau đú lập bảng kờ thể hiện cả mặt hiện vật và giỏ trị.
. Cuối thỏng kế toỏn xỏc định số tồn kho cả về mặt hiện vật và giỏ trị cho từng loại trờn sổ đối chiếu, luõn chuyển số tồn cuối thỏng này là số đầu thỏng sau.
. Cuối thỏng, kế toỏn tiến hành đối chiếu số liệu trờn sổ luõn chuyển với thẻ kho về hiện vật, với tổng hợp về giỏ trị.
- Ưu điểm: Tiết kiệm cụng tỏc lập sổ kế toỏn so với phương phỏp thẻ song song, giảm nhẹ khối lượng ghi chộp của kế toỏn, trỏnh việc ghi chộp trựng lặp.
- Nhược điểm: Khú kiểm tra, đối chiếu, khú phỏt hiện sai sút và dồn cụng việc vào cuối kỳ nờn hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyờn, liờn tục, hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện cỏc khõu kế toỏn khỏc.
- Điều kiện vận dụng: Phương phỏp này thớch hợp với những doanh nghiệp cú nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất khụng nhiều, khụng cú điều kiện bố trớ riờng từng nhõn viờn kế toỏn chi tiết vật liệu để theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất hàng ngày.
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối thỏng
Đối chiếu
Phiếu nhập kho Bảng kờ nhập
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu luõn chuyển
Bảng kờ xuất
- Nguyờn tắc hạch toỏn: + Tại kho:
. Thủ kho cũng mở thẻ kho và ghi chộp cỏc nghiệp vụ nhập xuất trờn thẻ kho cho từng loại vật tư.
. Cuối thỏng trờn cơ sở số liệu thẻ kho, thủ kho vào sổ số dư về mặt hiện vật.Sổ số dư được mở cho cả năm, mỗi thỏng ghi vào một cột tương ứng. Sau khi ghi xong sổ số dư hiện vật, thủ kho chuyển cho kế toỏn.
+ Tại phũng kế toỏn: Kế toỏn chỉ ghi chộp sự biến động nhập xuất tồn nguyờn vật liệu về mặt giỏ trị trờn bảng lũy kế nhập xuất tồn, Bảng kờ này được mở cho từng thỏng, mỗi nguyờn vật liệu ghi trờn một dũng.
- Trỡnh tự hạch toỏn:
+ Tại kho: Trỡnh tự hạch toỏn cơ bản giống phương phỏp thẻ song song nhưng cuối thỏng trờn cơ sở số liệu của thẻ kho, số liệu tồn cuối thỏng, thủ kho ghi chộp vào sổ số dư cho từng loại NVL về hiện vật, sau đú chuyển sổ số dư cho kế toỏn.
+ Tại phũng kế toỏn:
. Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toỏn xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chộp của thủ kho và nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, ghi đơn giỏ để tớnh thành tiền và ghi vào phiếu giao nhận chứng từ.
. Phõn loại chứng từ theo định kỳ: 5 ngày, 10 ngày, 15 ngày … rồi tổng hợp vật liệu về giỏ trị và ghi vào bảng kờ lũy kế nhập xuất tồn, được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ.
. Cuối thỏng. kế toỏn tớnh ra số tồn về giỏ trị cho từng loại trờn bảng lũy kế. . Khi nhận sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toỏn ghi đơn giỏ tớnh thành tiền cho từng loại vật liệu trờn sổ số dư.
. Tiến hành đối chiếu số liệu giữa bảng lũy kế nhập xuất tồn với sổ số dư và đối chiếu với sổ kế toỏn tổng hợp về mặt giỏ trị.
- Ưu điểm: phương phỏp này trỏnh được việc ghi chộp trựng lặp và dàn đều cụng việc ghi sổ trong kỳ nờn khụng bị dồn cụng việc vào cuối kỳ.
Trường đại học Mỏ- Địa chất Luận văn tốt nghiệp
- Điều kiện ỏp dụng: Thớch hợp với những doanh nghiệp cú nhiều chủng loại vật tư, việc nhập xuất diễn ra thường xuyờn, đồng thời nhõn viờn kế toỏn và thủ kho của doanh nghiệp phải cú trỡnh độ chuyờn mụn cao.
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối thỏng
Đối chiếu
Sơ đồ 3-3: Kế toỏn chi tiết NVL theo phương phỏp sổ số dư 3.3.4.2. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp.
Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu là việc sử dụng cỏc tài khoản kế toỏn phản ỏnh, kiểm tra, giỏm sỏt cỏc đối tượng kế toỏn cú nội dung kinh tế ở dạng tổng quỏt. Do kế toỏn chi tiết khụng phản ỏnh một cỏch đầy đủ số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp theo chỉ tiờu giỏ trị, mà chỉ cú kế toỏn tổng hợp mới đỏp ứng được yờu cầu này. Do vậy mà phải sử dụng cả kế toỏn chi tiết và kế toỏn tổng hợp.
a. Hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn (KKTX ).
(*) Khỏi niệm.
Hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phương phỏp phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú, biến động tăng giảm nguyờn vật liệu một cỏch thường xuyờn, liờn tục.
Trị giỏ vốn thực tế của nguyờn vật liệu tồn kho trờn tài khoản, sổ kế toỏn được xỏc
Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế NXT Phiếu giao nhận chứng từ xuất Kế toỏn tổng hợp
của nguyờn vật liệu, Tuy nhiờn, phương phỏp này cũn hạn chế như khối lượng cụng việc lớn, tốn thời gian.
Phương phỏp này thường được ỏp dụng ở cỏc doanh nghiệp cú giỏ trị nguyờn vật liệu lớn.
(*) Tài khoản sử dụng:
- TK 152 “ Nguyờn vật liệu ”: Tài khoản này dựng để theo dừi giỏ trị hiện cú, biến động tăng, giảm của cỏc loại nguyờn vật liệu theo giỏ thực tế.
TK 152 cú thể mở chi tiết cho từng loại NVL tựy theo yờu cầu quản lý của doanh nghiệp. Chi tiết theo cụng dụng cú thể chia thành cỏc tài khoản cấp 2 như sau:
TK 1521 – Nguyờn vật liệu chớnh TK 1522 – Vật liệu phụ TK 1523 – Nhiờn liệu TK 1524 – Phụ tựng thay thế TK 1525 – Thiết bị vật liệu XDCB TK 1527 – Phế liệu TK 1528 – Vật liệu khỏc
- TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ”: Tài khoản này dựng để phản ỏnh giỏ trị cỏc loại NVL mà doanh nghiệp đó mua, đó chấp nhận thanh toỏn với người bỏn nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho.
- TK 331 “ Phải trả người bỏn ”: Phản ỏnh quan hệ thanh toỏn giữa doanh nghiệp với người bỏn, người nhận thầu về cỏc khoản vật tư, hàng húa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đó ký kết, TK 331 được theo dừi cho từng đối tượng cụ thể.
- TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ ”: Phản ỏnh thuế GTGT được khấu trừ, đó khấu trừ, cũn được khấu trừ, TK 133 chỉ ỏp dụng cho cỏc cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
TK 1331: Phản ỏnh thuế GTGT đầu vào của vật tư, hàng húa, dịch vụ. TK 1332: Phản ỏnh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ.
- Ngoài cỏc tài khoản trờn thỡ kế toỏn tổng hợp cũn sử dụng cỏc tài khoản liờn quan như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 411, TK 621, TK 627…..
(*) Phương phỏp hạch toỏn cỏc nghiệp vụ chủ yếu:
Cỏc nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp là tỡnh hỡnh nhập xuất nguyờn vật liệu. Trong mọi trường hợp nhập do nguồn nào hay xuất với mục đớch gỡ thỡ doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục nhập xuất theo quy định. Căn cứ vào cỏc chứng từ phản
Trường đại học Mỏ- Địa chất Luận văn tốt nghiệp
Trỡnh tự hạch toỏn 1 số nghiệp vụ chủ yếu được khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
TK 111.112.151.131… TK 152 TK 621.627.641.642.. Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL dựng cho
TK 133 XSKD.XDCB. hoặc SCL
Thuế GTGT(nếu cú) TSCĐ
Chi phớ thu mua. bốc xếp
TK 154 TK 154 NVL thuờ ngoài gia cụng NVL xuất thuờ ngoài gia cụng
chế biến xong chưa nhập kho
TK 3333. 3332 TK 111.112.331 Thuế NK. thuế TTĐB
Giảm giỏ NVL mua vào NVL NK phải nộp NSNN
Trả lại NVLchongười bỏn.CKTM TK 3331 TK 632
Thuế GTGT NVL NK phải nộp NVL xuất bỏn NSNN
TK 411 TK 142. 242 Được cấp hoặc nhận vốn gúp LD NVL xuất dựng cho SXKD