3. Đánh giá chung về công tác xâydựng và tổ chức thực hiện kế hoạchnăm của Trung
3.1.1. Về qui trình lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch được đảm bảo từ trên xuống (từ Tập đoàn xuống Trung tâm), từ dưới lên (từ Trung tâm lên Tập đoàn), vì vậy nó đảm bảo được sự phối hợp của các bên tham gia.
Qui trình kế hoạch bao gồm cả 4 khâu: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát và điều chỉnh kế hoạch. Bốn khâu này được xây dựng bởi tất cả các phòng ban chức năng trong Trung tâm và ban giám đốc. Ban giám đốc có vai trò đưa ra các mục tiêu định hướng và cùng phòng kế hoạch dự thảo bản kế hoạch. Trong việc lập kế hoạch còn có sự phân công các phòng ban nên thông qua việc cung cấp số liệu đóng góp ý kiến của các phòng ban đã giúp cho phòng kế hoạch xây dựng được bản kế hoạch sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh. Điều này làm cho bản kế hoạch có tính xác thực hơn và thống nhất trong toàn Trung tâm.
Bảng 2.3: Tình hình thực hiện kế hoạch (2005 – 2008) Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 KH TH (+,-) % KH TH (+,-) % KH TH (+,-) % KH TH (+,-) % DT 23249 22087 -1162 -5.26 26888 24737 -2151 -8.7 27766 27211 -555 -2.03 32686 28500 -4186 -14.7 Chi phí 20485 24100 3615 15 23649 30243 6594 2.18 24861 30243 5382 17.8 27 521 2563 4 -1887 -7.36 Nộp ngân sách 606 752.3 146 19.45 757 894.1 137.1 15.33 333 894.1 561.1 62.7 1793 925.8 -867.2 -93.7 LN 2158 -2577 -419 -16.25 2482 1430 -1052 -73.6 2572 -3881 -1309 -33.7 3372 2064 -1308.5 -63.4 Tiền lương 286 294.4 8.4 2.85 352.1 367.5 15.4 4.19 608.5 688.8 80.3 11.65 953.7 994.5 40.8 4.1 Số LĐ (người) 89 92 3 3.26 100 105 5 4.76 157 164 7 4.27 186 195 9 4.62 Thu nhập BQ (triệu đ/ng/tháng) 3.2 3.2 0 0 3.52 3.5 -0.02 -0.57 3.88 4.2 0.32 7.62 5.13 5.1 -0.03 -0.59 Vốn huy động 38154 31036 -7118 -22.93 5792 5 27764 -30161 -109 87621 4953 2 -38089 -76.9 11203 5 78938 -33097 -4.19
doanh 3.1.2. Công tác xây dựng kế hoạch
Trung tâm đã điều hoà tốt mối quan hệ với chủ sở hữu. Trung tâm là đơn vị
hạch toán phụ thuộc Tập đoàn, trực thuộc Tập đoàn nên kế hoạch phải căn cứ vào định hướng của Tập đoàn điều này giúp cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của Trung tâm phù hợp với kế hoạch của Tập đoàn và đảm bảo làm tròn nghĩa vụ là một thành việc của Tập đoàn. Do vậy, bản kế hoạch của Trung tâm đã thể hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao bởi Tập đoàn.
Nội dung bản kế hoạch phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh trong năm
Bản kế hoạch của Trung tâm đã xây dựng nhiều chỉ tiêu cả về hiện vật và giá trị để quá trình thực hiện và kiểm tra tiện theo dõi qua đó, Trung tâm có thể biết khả năng doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách… trong năm tới của mình.
Bảng 2.4: Chỉ tiêu kế hoạch ban đầu, kế hoạch điều chỉnh
ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 KH đầu KH điều chỉnh KH đầu KH điều chỉnh KH đầu KH điều chỉnh KH đầu KH điều chỉnh DT 24296 23249 27210 26888 30932 27766 31350 32686 C.Phí 26510 20485 33267 23649 33267 24861 28198 27521 Nộp NS 827.5 606 983 757 635 333 1018 1793 LN 2218 2158 1573 2482 28180 2572 257 337.2 Vốn huy động 34139 38154 30541 57925 56324 87621 693 78938 (Nguồn: P. Kế hoạch)
3.1.3. Về công tác triển khai thực hiện
Trung tâm đã triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch tại tất cả các phòng ban, phân công phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng phòng và quy mô của tổ chức.
doanh
Trung tâm đã tổ chức, chỉ đạo các bộ phận tham gia theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trên mọi lĩnh vực như công tác quản lí lao động, tổ chức sản xuất, tài chính… Và sau mỗi tháng có những đánh giá về tình hình thực hiện kế hoạch từ đó có những điều chỉnh kế hoạch sao cho tổng kết cuối năm có thể hoàn thành kế hoạch mà Trung tâm đã đề ra.
3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch năm của Trung tâm còn khá nhiều nhược điểm cần khắc phục
Thực tế, kế hoạch năm của Trung tâm mới chỉ mang ý nghĩa thời gian trong khi kế hoạch còn mang nhiều ý nghĩa về mục tiêu, định hướng, nhận thức…, chưa đi sâu vào từng bước của quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch. Cụ thể:
3.2.1. Việc thực hiện quy trình kế hoạch chưa đầy đủ
Trong bốn khâu của quá trình kế hoạch thì Trung tâm mới chỉ quan tâm tới khâu thực hiện kế hoạch. Việc xây dựng kế hoạch là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động về sau thì Trung tâm lại chưa thực sự chú trọng về mặt chiến lược, xây dựng kế hoạch dựa theo kinh nghiệm các năm trước. Các hoạt động theo dõi giám sát, điều chỉnh kế hoạch còn chưa thực hiện được hết chức năng của mình, điều này khiến cho kế hoạch hàng năm không hiệu quả, chỉ tiêu kế hoạch đặt ra không hoàn thành. Mặt khác, việc xây dựng kế hoạch cần phải đưa ra nhiều phương án lựa chọn để chọn ra phương án tối ưu nhất nhưng Trung tâm cũng chưa có sự quan tâm nào.
3.2.2. Công tác xây dựng kế hoạch chỉ mang tính kinh nghiệm
Tuy hoạt động xây dựng kế hoạch của Trung tâm đã dựa trên nhu cầu và các căn cứ nhưng hoạt động này vẫn còn kém và chưa bài bản. Do vậy các thông tin sử dụng lập kế hoạch chủ yếu là thông tin nội bộ, các thông tin quá khứ theo “tư duy phép cộng” tức là cộng một tỉ lệ phần trăm nào đó của năm trước để làm kế hoạch cho năm sau, điều này là thiếu khách quan vì xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch còn phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố khác như môi trường bên ngoài, đối thủ cạnh tranh… Bên cạnh đó, phương pháp lập kế hoạch cũng chưa áp dụng mô hình toán
doanh
học tiên tiến hay một công cụ kinh tế nào, hoàn toàn chỉ bằng kinh nghiệm. Chính vì vậy mà việc xây dựng kế hoạch chưa đem lại hiệu quả thực sự.
3.2.3. Qui trình xây dựng kế hoạch mới chỉ dừng lại ở cấp Trung tâm
Việc xây dựng kế hoạch chỉ được quan tâm ở cấp Trung tâm mà trực tiếp là phòng kế hoạch, các phòng ban chức năng khác chỉ dừng lại ở việc thực hiện các chỉ tiêu đề ra mà chưa quan tâm đến vai trò của xây dựng kế hoạch cho phòng mình. Điều này thật là thiếu sót và gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của phòng, ảnh hưởng tới doanh thu của Trung tâm, lớn hơn là ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của Tập đoàn. Các phòng ban thực chất chỉ có báo cáo sơ bộ về tình hình hoạt động chung và đề xuất kiến nghị giải pháp mà chưa có phương pháp riêng.
3.2.4. Công tác giám sát và đánh giá còn nhiều hạn chế
Trung tâm chưa có quy trình giám sát nào tổng quát cho việc thực hiện kế hoạch. Việc giám sát mới chỉ dừng lại ở tờ trình, công văn của ban giám đốc yêu cầu các phòng ban kiểm điểm lại tình hình thực hiện kế hoạch tại phòng mình. Công việc này được diễn ra theo định kì từng tháng, từng quý do các phòng ban gửi lên mà không được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy Trung tâm không nắm bắt được chính xác và kịp thời để có điều chỉnh kế hoạch hiệu quả và nếu có sai lỗi cũng chưa biết phải quy trách nhiệm cho cụ thể đối tượng nào, và bắt đầu từ đâu.
2.3.5. Hoạt động điều chỉnh chưa đáp ứng được yêu cầu
Hoạt động trong thị trường đầy khắc nghiệt như hiện nay đòi hỏi Trung tâm luôn cần điều chỉnh kế hoạch, nó giúp công ty ứng phó với những thay đổi bất thường, làm cho kế hoạch đảm bảo hiệu quả hơn. Với vai trò như vậy nên ta có thể điều chỉnh kế hoạch theo một số hướng như: điều chỉnh hệ thống tổ chức, điều chỉnh giải pháp thực hiện, điều chỉnh hướng sản xuất kinh doanh trong điều kiện bất khả kháng… Tuy nhiên, Trung tâm mới chỉ dừng lại ở điều chỉnh mục tiêu kế hoạch, luôn bị động chạy theo việc điều chỉnh kế hoạch.
Nguyên nhân của những hạn chế này là:
Thứ nhất, Trung tâm đã sai lầm ngay từ khâu lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, ước
doanh
tài chính, kế hoạch huy động vốn cũng không chuẩn xác theo.
Thứ hai, do thói quen lập kế hoạch dựa vào kinh nghiệm, việc thực hiện và quản lí
kế hoạch còn cứng nhắc cho nên thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban vì thế chưa phát huy sức mạnh tổng hợp của Trung tâm.
Thứ ba, công tác thu thập và xử lí thông tin chưa được coi trọng và quan tâm đúng
với tầm quan trọng của nó. Những thay đổi của môi trường có thể đem lại cơ hội phát triển cho Trung tâm. Tuy nhiên, muốn nhận thức được cơ hội đó thì Trung tâm cần có những thông tin bên ngoài để từ đó xem xét, đánh giá, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thứ tư, các chỉ tiêu đưa ra chưa thực sự sát với tình hình thực tế dẫn đến tình trạng
kế hoạch đặt ra quá cao hoặc quá thấp.
Thứ năm, việc lập kế hoạch của Trung tâm phụ thuộc phần lớn của Tập đoàn nên ít
nhiều bị thụ động và kém linh hoạt nên ảnh hưởng tới hoạt động nghiên cứu tìm tòi sáng tạo của đội ngũ lập kế hoạch. Bên cạnh đó, là sự quá ưu đãi từ phía Tập đoàn cho Trung tâm nên vì thế có phần ỷ lại, dựa dẫm chỉ cần hoàn thành kế hoạch từ phía Tập đoàn mà kế hoạch kinh doanh ngoài không được chú trọng trong khi mức lương vẫn cao.
Thứ sáu, không xây dựng nhiều phương án để lựa chọn nên phương án chưa chắc
đã tối ưu, các mục tiêu đặt ra chưa có sự phân định thứ tự ưu tiên để có được sự quan tâm đúng mức nhất.
Thứ bảy, chất lượng lao động tại phòng kế hoạch còn hạn chế do chưa áp dụng lí
doanh Chương 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HÀNG NĂM
CHO TRUNG TÂM CNTT
1. Định hướng phát triển của Trung tâm trong thời gian tới1.1. Thuận lợi và khó khăn 1.1. Thuận lợi và khó khăn
Bước vào thời kì kế hoạch 5 năm giai đoạn 2006 – 2010, Trung tâm CNTT có rất nhiều thời cơ thuận lợi nhưng cũng phải đối mặt với không ít khó khăn còn tồn tại. Điều quan trọng là cần nhận biết và nắm bắt những thuận lợi, tận dụng nó đồng thời cũng phải xác định rõ khó khăn gặp phải để có biện pháp ngăn chặn đẩy lùi nó.
Thuận lợi
Ngành CNTT ở nước ta hiện nay đang rất được chú trọng đầu tư phát triển bởi CNTT phát triển đồng nghĩa với việc nâng cao nhận thức cho người lao động, giảm bớt lao động thủ công mà thu nhập thấp đưa đất nước tiến tới công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá hơn. Cùng với điều kiện chính trị trong nước ổn định kết hợp với thời kì kinh tế thị trường mở đã tạo điều kiện để Trung tâm tiếp thu kinh nghiệm từ các doanh nghiệp nước ngoài và cơ hội tìm kiếm nhiều khách hàng hơn. Hiện tại, các doanh nghiệp đã và đang nhận thức cần áp dụng CNTT để tăng năng suất lao động, quản lí, tiết kiệm chi phí.
Trung tâm CNTT là đơn vị trực thuộc Tập đoàn EVN nên Trung tâm có được sự quan tâm sâu sát, chỉ đạo các hoạt động CNTT trong Tập đoàn. Nguồn thu từ các hoạt động phục vụ Tập đoàn chiếm tỉ trọng lớn trong nguồn thu của Trung tâm.
Trung tâm đã đầu tư mua sắm máy móc thiết bị hiện đại từ các năm trước tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các dự án sản xuất góp phần đảm bảo cho bộ máy hoạt động của Trung tâm diễn ra thông suốt. Ngoài ra, Trung tâm còn tích cực tham gia các hoạt động xã hội để phát triển thương hiệu, tạo uy tín trên thị trường.
doanh
Bên cạnh đó, Trung tâm có đội ngũ lao động trẻ, độ tuổi trung bình dưới 35 tuổi phù hợp với đặc điểm nghề nghiệp cần sự năng động và sáng tạo, thích nghi nhanh với cơ chế thị trường nên thuận lợi hơn cho việc hoàn thành các nhiệm vụ kế hoạch được giao.
Khó khăn
+ Trung tâm có định hướng trên nhiều mảng sản xuất kinh doanh nhưng chưa có bước đi chiến lược bài bản
+ Các sản phẩm dịch vụ CNTT của Trung tâm vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các đơn vị trong ngành
+ Sản phẩm và dịch vụ khó cạnh tranh với thị trường bên ngoài do tính chuyên biệt và đặc thù của sản phẩm
+ Các hệ thống phần mềm hiện tại của EVN.IT còn phân theo nhiều mảng và chưa có sự tích hợp cao bởi:
- Các yêu cầu về sự liên thông trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn
của Tập đoàn chưa được đáp ứng
- Hệ thống phần mềm do tiến độ gấp nên vừa triển khai vừa hoàn thiện.
+ Hệ thống hạ tầng hiện tại cho CNTT ngành điện vẫn chưa có quy hoạch thành một hệ thống chuyên nghiệp
+ EVN.IT còn chậm trong việc thích ứng môi trường, điều kiện kinh doanh hiện tại + Tổ chức nhân sự chưa tối ưu – Chưa có định hướng rõ ràng về con người, nhân sự + Chưa phát huy tối đa nguồn lực bên trong dù đã có sự phối hợp chặt chẽ.
+ Chưa tận dụng được các nguồn lực bên ngoài: nhân lực, công nghệ, giải pháp có sẵn, outsource các dịch vụ cho bên thứ ba, kênh phân phối để đáp ứng yêu cầu kịp thời cho các hoạt động
+ Công tác R&D chưa được tổ chức bài bản, đầu tư chưa thoả đáng về nguồn lực và định hướng lâu dài.
1.2. Định hướng phát triển của Trung tâm trong thời gian tới
Xuất phát từ tình hình thực tế, phát huy những thuận lợi, khắc phục những khó khăn, Trung tâm CNTT đã xác định định hướng phát triển trong năm 2010 là: “Tập trung
doanh
nâng cấp chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo hoàn thành kế hoạch giai đoạn 2006 - 2010”. Cụ thể:
• Đảm bảo vận hành ổn định, nâng cao chất lượng công tác bảo trì hệ thống
phần mềm và hạ tầng CNTT cho Tập đoàn và các đơn vị
• Hoàn thiện chất lượng các sản phẩm hiện tại, triển khai thành công các dự án
dùng chung trong Tập đoàn và đảm bảo triển khai các dự án theo đúng tiến độ
• Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh ngoài, góp phần tăng doanh thu đem lại cho
Trung tâm, mở rộng thêm một số lĩnh vực kinh doanh như gia công phần mềm và phân phối bản quyền
• Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, quy trình sản xuất, sắp xếp lao động, cải thiện
công tác tiền lương, đào tạo nguồn nhân lực CNTT và đội ngũ quản lí
• Năng lực tài chính: Nhanh chóng ổn định và cải thiện tình hình tài chính,
từng bước xây dựng tiềm lực tài chính mạnh nhằm nâng cao khả năng triển khai các công trình dự án lớn trong nước và quốc tế.
2. Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm cho Trung tâm năm cho Trung tâm
2.1. Hoàn thiện bộ máy tổ chức kế hoạch bằng cách thành lập phòng chuyên nghiên cứu thị trường nghiên cứu thị trường
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ giúp cho công tác tổ chức và thực hiện kế hoạch hóa được logic chặt chẽ, chính xác và hiệu quả hơn. Hiện nay, một số công tác của Trung tâm còn thiếu và yếu, không có các bộ phận chuyên môn đảm trách. Vì vậy, cần phải có biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức cụ thể như sau:
Trung tâm phải phân công nhiệm vụ rõ ràng: