2. Giải pháp hoàn thiện công tác xâydựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm cho
2.1.Hoàn thiện bộ máy tổ chức kế hoạch bằng cách thành lập phòng chuyên nghiên cứu
nghiên cứu thị trường
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ giúp cho công tác tổ chức và thực hiện kế hoạch hóa được logic chặt chẽ, chính xác và hiệu quả hơn. Hiện nay, một số công tác của Trung tâm còn thiếu và yếu, không có các bộ phận chuyên môn đảm trách. Vì vậy, cần phải có biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức cụ thể như sau:
Trung tâm phải phân công nhiệm vụ rõ ràng:
Giao cho phòng kế hoạch là nơi tiếp nhận thông tin, khai thác thông tin và tiến hành xử lý. Đồng thời Trung tâm phải có chế độ kiểm tra song song với nhiệm vụ.
Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng kinh tế kế hoạch cũng nên được phân chia trách nhiệm cụ thể, tránh trường hợp khi sai sót thì không rõ trách nhiệm thuộc về ai. Trưởng phòng kế hoạch sẽ là người bao quát, nhìn nhận đánh giá toàn bộ công việc của phòng, xây dựng kế hoạch năm kinh doanh trên cơ sở tổng hợp các nguồn
doanh
thông tin.
Phó phòng có trách nhiệm nắm chắc các con số về các nguồn lực của Trung tâm ở từng thời điểm dựa trên sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong Trung tâm.
Các nhân viên trong phòng sẽ là những người trực tiếp theo dõi, tổng hợp số liệu về nguồn lực để hỗ trợ cho trưởng phòng trong việc lập kế hoạch năm.
Sau mỗi tháng, phòng tiến hành phân tích, đánh giá lại chất lượng phần việc của từng người để có sự thưởng phạt thích đáng, làm động lực thúc đẩy mọi người ngày càng cố gắng.
Coi trọng cán bộ phòng kế hoạch làm công tác tiếp nhận thông tin. Trung tâm cần sử dụng cán bộ có năng lực, trình độ thu thập thông tin từ môi trường bên trong và bên ngoài, có khả năng ngoại giao, kết hợp với những cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm với lực lượng trẻ nhanh nhẹn trong phán đoán. Vận dụng các phương pháp phân tích để đề ra quyết định chính xác, kịp thời giúp ban giám đốc xác định được chiến lược kinh doanh tối ưu nhất.
Các phòng ban có liên quan thì đều phải xây dựng kế hoạch về lĩnh vực mà mình phụ trách.
Trước đây, phòng kế hoạch đảm nhận luôn cả công tác nghiên cứu thị trường, nhưng nay cần phải tách công tác nghiên cứu thị trường ra thành một phòng ban riêng. Bởi phòng kế hoạch của Trung tâm vừa ít người lại phải đảm trách quá nhiều công việc, dẫn đến lơ là kém hiệu quả trong một số công việc. Hơn nữa, công tác nghiên cứu thị trường, xây dựng hệ thống thông tin lại là khâu đầu tiên quyết định tính chính xác và hiệu quả của các chỉ tiêu kế hoạch. Nghiên cứu thị trường cung cấp những thông tin cần thiết, sự tăng giảm của nhu cầu, sự thay đổi trong thị hiếu, yêu cầu về sản phẩm dịch vụ của khách hàng. Từ đó Trung tâm sẽ biết mình phải làm gì.
Giải pháp đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường:
Để nhận biết Trung tâm đang ở đâu, trong môi trường như thế nào, khách hàng mong muốn gì, cần phải tạo căn cứ tin cậy và chính xác cho công tác lập kế
doanh
hoạch sản xuất kinh doanh thì Trung tâm CNTT cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, xây dựng hệ thống thông tin. Cụ thể như sau:
- Trong công tác nghiên cứu thị trường, quá trình thu thập thông tin là rất quan trọng. Thông tin chủ yếu cần thu thập là thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, những thay đổi trong chính sách thuế và hỗ trợ kinh doanh của Nhà nước. Ngoài ra còn cần thường xuyên cập nhật thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, các cơ quan thống kê, hội chợ…để đảm bảo nguồn thông tin chính xác thì công ty cần cử nhân viên đi khảo sát thị trường, xác lập quan hệ với nhà cung cấp…
- Để đảm bảo thông tin thống nhất từ Trung tâm đến các đơn vị nhất thiết các đơn vị thành viên cũng phải tiến hành nghiên cứu thị trường đồng thời báo cáo lên Trung tâm những diễn biến trong lĩnh vực kinh doanh của mình bằng hệ thống các máy fax tiện dụng
- Sau khi thu thập thông tin cần tiến hành phân tích và xử lý, nên chọn những thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động SXKD của Trung tâm, càng có nhiều nhân tố tác động đến các kết luận đưa ra càng có cơ sở vững chắc, nên loại bỏ những yếu tố mang tính ngẫu nhiên, cá biệt.
Để thực hiện được những giải pháp trên thì Ban giám đốc cần có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác nghiên cứu thị trường, từ đó có các biện pháp hỗ trợ và đầu tư thích đáng.