2. Giải pháp hoàn thiện công tác xâydựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm cho
2.4. Xâydựng hệ thống giám sát và đánh giá việc thực hiện kế hoạch (M&E hay MES)
hay MES)
Kiểm tra và giám sát và công việc rất quan trọng, đảm bảo để hoàn thành kế hoạch và đưa ra những quyết định điều chỉnh đúng và kịp thời. Do hoạt động này ở Trung tâm chưa được quan tâm và phân công rõ nhiệm vụ giám sát cho bộ phận nào dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch không hiệu quả, không đúng nguyên nhân chính. Để cải thiện tình hình trên, cần có có biện pháp sau:
Thứ nhất, phân công rõ nhiệm vụ giám sát thuộc về ban giám đốc, phòng kế
hoạch và phòng kế toán. Ban giám đốc và phòng kế hoạch giám sát chung mọi hoạt động trong Trung tâm, phòng kế toán giám sát tình hình tài chính, tính toán các chỉ tiêu
doanh
hiệu quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn theo từng tháng, từng quý để kiểm soát được tình hình hiện tại. Công tác giám sát này không chỉ thực hiện sau quá trình xây dựng kế hoạch mà cần thực hiện ở tất cả các khâu của qui trình kế hoạch. Các phòng ban khác có trách nhiệm kết hợp cùng ban lãnh đạo và phòng kế hoạch, phòng kế toán giám sát hoạt động chức năng của phòng từ đó báo cáo lên ban giám đốc để có hướng điều chỉnh ngay, không để tình trạng đến ngày yêu cầu báo cáo mới trình bày.
Thứ hai, để giúp công tác đánh giá được dễ dàng hơn Trung tâm nên xây
dựng hệ thống chỉ tiêu để đánh giá theo phương pháp cây mục tiêu.
Một trong những công việc để hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch là xây dựng hệ thống chỉ tiêu để giám sát việc thực hiện. Để xây dựng các chỉ tiêu này có thể áp dụng phương pháp Cây mục tiêu. Dựa vào cây mục tiêu, ta sẽ thấy được đâu là mục tiêu tổng quát, các cấp mục tiêu trung gian, ứng với mỗi cấp mục tiêu ta sẽ xây dựng được các chỉ số để giám sát, đảm bảo bám sát vào định hướng mà Trung tâm đã đề ra.
Để xây dựng được cây mục tiêu, vấn đề đầu tiên là phải xác định được mục tiêu cuối cùng mà công tác kế hoạch hướng tới là gì? Để xác định đuợc mục tiêu cuối cùng, ta có 2 cách tiếp cận: Một là, từ việc phân tích thực trạng vấn đề đang nghiên cứu, hai là dựa vào mục tiêu phát triển được xác định trong chiến lược, trong kế hoạch của Trung tâm. Do Trung tâm CNTT luôn đặt ra mục tiêu phát triển trong KH năm của mình nên cách tiếp cận thứ hai là hợp lí hơn, trong năm 2010, mục tiêu KH của Trung tâm đó là: “Tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo hoàn thành kế hoạch giai đoạn năm 2006 - 2010…”.
Từ mục tiêu tổng quát, ta xác định được thứ bậc mục tiêu trung gian, số lượng mục tiêu trung gian từ đó xây dựng cây mục tiêu:
Nhìn vào biểu trên, ta có thể nhận thấy hệ thống các chỉ số được xây dựng rất rõ ràng và chặt chẽ. Từ các chỉ số này, ta đã có thước đo làm căn cứ để xây dựng các chỉ tiêu cụ thể cần thiết. Theo đó, ta đã có các chỉ tiêu rất sát thực bằng cách lượng hóa các mục tiêu. Cách xây dựng chỉ tiêu này giúp cho các cán bộ kế hoạch không phải mất nhiều thời gian để xây dựng chỉ tiêu, mà công việc lại dễ dàng hơn, bám sát được mục tiêu, giúp cho công tác giám sát đánh giá diễn ra thuận lợi trôi chảy hơn.
Tận dụng tối đa mọi nguồn lực trong Trung tâm
Nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn Nâng cao
đầu tư máy móc thiết bị Nâng cao chất lượng sản phẩm Nâng cao trình độ nhân lực
Tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo hoàn thành kế hoạch
giai đoạn năm 2006 - 2010
Nâng cao chất lượng dịch vụ - Hỗ trợ người dùng sản phẩm bình quân 60 lần / ngày - Thực hiện bảo trì thiết bị CNTT tần suất 6 lần / năm - Tỷ lệ chuyên gia phần cứng, phần mềm/ tổng số lao động = 75% - Tỷ lệ cán bộ trình độ đại học và trên đại học/tổng số LĐ
- Tiêu chuẩn quy trình sản xuất phần mềm đạt CMMI mức 5 - Bảo dưỡng MMTB 2 lần / năm - Mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống: 60% - Doanh thu / vốn = 7.5% - ROI = 8% C h ỉ t iê u Đ ầu r a M ụ c ti êu tr u n g gi an M ụ c ti êu tổ n g qu át
Thứ ba, xây dựng hệ thống giám sát và đánh giá việc thực hiện kế hoạch Tới nay chủ yếu dựa vào các văn bản, kinh nghiệm của các bộ kế hoạch để Trung tâm thảo ra điều lệ về giám sát và đánh giá kế hoạch. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống giám sát và đánh giá kế hoạch là rất cần thiết, vừa có thể theo dõi tiến trình giám sát và đánh giá một cách dễ dàng, lại nhanh chóng điều chỉnh cho phù hợp khi xuất hiện một khâu lỗi.
Giả sử Công ty muốn cải tiến đầu ra: Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư. Chỉ số được sử dụng để đo lường hiệu quả sử dụng vốn là 1 đồng sản lượng/1 đồng vốn, cụ thể hơn là Doanh thu bán hàng/ Giá vốn hàng bán. Đầu vào của quá trình cải tiến này là sản lượng bán hàng, vốn vay và vốn tự có, ngoài ra có thể có sự hỗ trợ của thông tin… Muốn xử lý có thể nhờ đến sự hỗ trợ của hệ thống giám sát và
đánh giá (MES). Hệ thống này được thiết lập qua các bước sau:
Bước 1: Thu thập số liệu giám sát và đánh giá
Các số liệu này có thể thu thập từ các nguồn sau:
- Các báo cáo thường kỳ: Hàng quý, hàng tháng các phòng ban Trung
tâm đều gửi các báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động của phòng mình cho phòng kế hoạch. Ví dụ phòng tài chính – kế toán gửi báo cáo về doanh thu, giá vốn hàng bán, sản lượng ….cho phòng kế hoạch tổng hợp.
- Các điều tra: Công ty có thể cử cán bộ đi điều tra để thu được các
thông tin cần thiết phục vụ việc cải tiến đầu ra, ví dụ: điều tra các cân đối vốn, mục đích sử dụng, nguồn vốn…
- Các nguồn khác.
Bước 2: Phân tích số liệu tại các phòng liên quan của Trung tâm
Ví dụ : Phòng tài chính – kế toán tính toán lại các số liệu về vốn, điều chỉnh tìm cách giảm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng cũng như giá thành sản phẩm.
Bước 3: Thu thập số liệu tại cấp Tập đoàn, các đơn vị liên quan
Ví dụ: Nếu cần, có thể phải điều chỉnh lại cơ cấu vốn vay và vốn tự có. Điều này có liên quan đến Tập đoàn bởi Trung tâm là đơn vị hạch toán phụ thuộc Tập đoàn. Như vậy phải tiến hành thu thập số liệu cả ở những cấp này.
Biểu 3.2: Hệ thống giám sát và đánh giá việc thực hiện kế hoạch
2. Phân tích số liệu tại các phòng liên quan của Trung tâm
3. Thu thập số liệu tại cấp Tập đoàn, các đơn vị liên quan
1. Thu thập số liệu giám sát và đánh giá
4. Kiểm tra chéo số liệu từ các nguồn khác nhau
Cấp Tập đoàn và các đơn vị liên quan sử dụng số liệu để cải tiến kế hoạch sử dụng đầu vào
6. Sử dụng các thông tin chiến lược trong việc cải tiến đầu vào, đưa ra các quyết sách
5. Xây dựng các báo cáo theo dõi và đánh giá tổng hợp ( kèm biểu mẫu )
Các phòng ban liên quan sử dụng số liệu để cải tiến kế hoạch sử dụng đầu vào
Điều tra (điều tra các cân
đối vốn, mục đích sử dụng )
Báo cáo thường kỳ
( sản lượng, doanh thu bán hàng )
Bước 4: Kiểm tra chéo số liệu từ các nguồn khác nhau : đảm bảo số liệu được cung
cấp là đáng tin cậy.
Bước 5: Xây dựng các báo cáo theo dõi và đánh giá tổng hợp: các báo cáo này cần
được xây dựng theo tháng, quý, năm để có thể theo dõi quá trình cải tiến dự án và đánh giá các kết quả đã làm được.
Bước 6: Chiến lược sử dụng thông tin trong việc cải tiến dự án và đưa ra quyết sách: dựa vào hệ thống thông tin quản lý của Trung tâm, thu thập được những
thông tin cần thiết cho quá trình cải tiến từ đó có thể đưa ra các giải pháp cải tiến, sử dụng thông tin để huy động nguồn lực, vận động các phòng ban và các đối tượng liên quan tham gia vào quá trình cải tiến.
Sau khi đã xây dựng được một hệ thống giám sát và đánh giá tổng quát, quá trình xử lý và cải tiến các đầu vào thành các đầu ra tương ứng hoặc việc điều chỉnh các khâu liên quan đã trở nên dễ dàng hơn, thuận lợi hơn. Từ đó Trung tâm có thể giám sát và theo dõi cả quá trình lập và thực hiện kế hoạch, giúp công tác tổ chức và thực hiện, kiểm tra của Trung tâm ngày càng tốt hơn, hoàn thiện hơn.