1. Đánh giá công tác xâydựng kế hoạch hàng năm tại Trung tâm
1.2.2. Qui trình xâydựng kế hoạch
Quy trình kế hoạch Trung tâm xây dựng là quy trình cơ bản và khá phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp, nó tương tự như quy trình PDCA (plan, do, check, act).
Xây dựng kế hoạch
Bước 1: Xây dựng kế hoạch dự thảo
Sau khi Trung tâm nhận được các chỉ tiêu của Tập đoàn EVN gửi xuống, ban giám đốc Trung tâm sẽ xem xét sau đó có trách nhiệm hướng dẫn và yêu cầu phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch năm.
Hình 2.2: Quy trình xây dựng kế hoạch năm tại Trung tâm
Trước hết, phòng kế hoạch sẽ làm các công việc sau:
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
- Chủ trì trong công tác hạch toán SXKD
- Tổng hợp các kế hoạch khác của các phòng chức năng Công ty
- Lập kế hoạch triển khai các dự án đầu tư trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư (phối hợp với
phòng Tài chính – kế toán xác định khả năng đáp ứng về nguồn vốn).
- Đánh giá tình hình thực hiện công tác hạch toán SXKD và công tác quản lý đầu
tư các dự án toàn Công ty và đề ra biện pháp thực hiện đầu tư để đảm bảo hoàn thành kế hoạch.
Tiếp đến, phòng kế hoạch hướng dẫn các phòng ban khác lập kế hoạch chức năng theo đúng chuyên môn của mình
o Phòng tổ chức: Đảm nhiệm công tác: Lập kế hoạch nhân sự, bao gồm: kế hoạch
lao động tiền lương, kế hoạch bảo hộ lao động, kế hoạch đào tạo và kế hoạch chính sách xã hội.
o Văn phòng: Thực hiện các tính toán chỉ tiêu xây dựng cơ bản, các khoản chi phí
Xây dựng kế
hoạch năm Triển khai thực
hiện
Điều chỉnh kế hoạch
Theo dõi, kiểm tra thực hiện kế hoạch
xe cộ, điện nước
o Phòng tài chính: Thực hiện việc cân đối thu chi, các chỉ tiêu tài chính, số nộp
ngân sách, doanh thu, lợi nhuận
o Phòng kinh doanh: Kí kết các hợp đồng từ đó tính toán các chỉ tiêu tiêu thụ sản
phẩm để xây dựng nên kế hoạch tiêu thụ năm và triển khai hoàn thành các kế hoạch khác,…
Trong khoảng từ 10 – 15 ngày, các phòng sẽ gửi biểu mẫu về phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sẽ tổng hợp toàn bộ các chỉ tiêu kế hoạch cho năm sau trên cơ sở tiến hành cân đối các nguồn lực: máy móc thiết bị, lao động, tình hình tài chính,… để xây nên kế hoạch chức năng. Sau khi xác định các tổng giá trị sản xuất kinh doanh cần so sánh với giá trị sản xuất kinh doanh theo tiêu chuẩn quy định của các loại hình doanh nghiệp và xây dựng từng loại kế hoạch tác nghiệp riêng:
+ Kế hoạch sản xuất kinh doanh + Kế hoạch chỉ tiêu tài chính + Kế hoạch nhân sự
+ Kế hoạch tiền lương + Kế hoạch đầu tư…
Sau đó, phòng kế hoạch sẽ tổng hợp thành một bản kế hoạch dự thảo trình giám đốc Trung tâm xem xét và sau đó gửi Tập đoàn EVN để báo cáo phê duyệt.
Bước 2: Tập đoàn đánh giá và chỉnh sửa kế hoạch
Sau khi ban giám đốc Trung tâm xét duyệt, bản dự thảo kế hoạch sẽ được trình lên Tập đoàn xem xét và đánh giá lại bản kế hoạch. Trung tâm là đơn vị trực thuộc Tập đoàn, hạch toán phụ thuộc Tập đoàn nên chịu sự quản lí từ phía Tập đoàn. Từ tình hình thực tế và chi phí rót xuống cho Trung tâm, Tập đoàn sẽ tiến hành điều chỉnh kế hoạch.
Bước 3: Tập đoàn phê duyệt và gửi công văn đến Trung tâm
Trung tâm sẽ tiến hành điều chỉnh kế hoạch theo yêu cầu từ phía Tập đoàn và gửi lại Tập đoàn bản kế hoạch đã điều chỉnh. Căn cứ vào phê duyệt từ Tập đoàn, Trung tâm sẽ tiến hành triển khai các kế hoạch chức năng trong bản kế hoạch năm.
Triển khai thực hiện
phòng ban tổ chức thực hiện kế hoạch đã được duyệt. Giám đốc Trung tâm sẽ là người tổ chức bộ máy làm công tác kế hoạch, phó giám đốc Trung tâm sẽ phụ trách công tác kế hoạch và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban chức năng.
Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
Tổ chức theo dõi, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch là quá trình thúc đẩy việc thực hiện mục tiêu đề ra và theo dõi phát hiện những phát sinh trong quá trình thực hiện từ đó tìm nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó. Đây là khâu quan trọng trong thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch. Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, phòng sẽ phân chia nhiệm vụ chức năng cho từng thành viên thực hiện việc theo dõi kế hoạch và kết hợp ban giám đốc để giải quyết các vấn đề phát sinh. Các phòng ban chức năng khác thì theo dõi việc thực hiện kế hoạch mà mình phụ trách rồi báo cáo lại cho phòng kế hoạch tổng hợp lại.
Tuy nhiên, Trung tâm giám sát và theo dõi các hoạt động chưa được thường xuyên và kịp thời, hàng năm chỉ có các đợt quy định kiểm tra theo từng tuần, tháng, quý mà không có kiểm tra đột xuất điều này khiến Trung tâm gặp nhiều khó khăn trong quá trình sản xuất, làm ảnh hưởng đến công tác hoàn thành kế hoạch.
Về đánh giá tình hình thực hiện là công tác cần chú trọng đối với Trung tâm CNTT, thông qua công tác này, Trung tâm sẽ biết được khả năng hoàn thành kế hoạch đến đâu, nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch là gì và giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. Hàng tháng, các phòng ban có báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vào ngày 25, sau đó phòng kế hoạch sẽ tổng hợp và báo cáo với ban giám đốc Trung tâm để xem xét khả năng thực hiện kế hoạch đến đâu.
Công tác điều chỉnh kế hoạch
Sau khi đã đánh giá tình hình thực hiện, phòng kế hoạch cùng ban giám đốc sẽ tiến hành bàn bạc và đưa ra những điều chỉnh kế hoạch. Tuy nhiên, Trung tâm mới chỉ dừng lại ở điều chỉnh chỉ tiêu kế hoạch mà chưa thực hiện quan tâm và nhận thức được tầm quan trọng của việc điều chỉnh kế hoạch. Những phát sinh trong công tác thực hiện có những phát sinh tốt và những phát sinh không tốt. Những phát sinh tốt nếu phát hiện kịp thời thì Trung tâm sẽ có những điều chỉnh để tận dụng cơ hội phát triển, còn những phát sinh không tốt cần có những can thiệp kịp thời để giảm thiểu tối đa thiệt hại.
Vào cuối quý II, phòng kế hoạch sẽ tổng hợp kết quả của 6 tháng đầu năm xem tình hình thực hiện kế hoạch đến đâu, dự ước khả năng thực hiện kế hoạch dựa trên những căn cứ, chỉ tiêu để đưa ra kế hoạch điều chỉnh cho năm. Kế hoạch này sẽ được trình ban giám đốc phê duyệt sau đó gửi Tập đoàn đánh giá và ký duyệt. Căn cứ vào kế hoạch điều chỉnh, các phòng ban trong Trung tâm tiến hành triển khai thực hiện kế hoạch, tận dụng mọi khả năng để phấn đấu hoàn thành và vượt mức kế hoạch.