2.1. Giới thiệu khái quát về công ty
2.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
kỷ luật Kinh tế - Tài chính của Nhà nước.
Ban giám đốc
Giám đốc công nghệ Giám đốc tiếp thị Giám đốc hành chính Phịng hành chính Phịng đảm bảo chất lượng Phịng vi tính Phịng kế hoạch sản xuất Phòng phát triển cơng nghệ dược liệu
Phịng quản lý kinh doanh Hệ thống cửa hàng Phòng y vụ và đăng ký Phịng trình dược viên Phịng tiếp thị Phịng nhân sự Phịng hành chính Phịng kế tốn Phịng vi tính Phịng kiểm nghiệm Phịng kỹ thuật Phân xưởng thuốc viên Phân xưởng thuốc nước
Phân xưởng đóng gói
*Nguồn lập “Phịng quản lý kinh doanh”.
2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận:
Phòng kế tốn: Là cơng cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. Ghi chép tính tốn phản ánh số hiện có, tình hình lưu chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động SXKD của công ty. Kiểm tra phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ,
Phòng kinh doanh: Soạn thảo các hợp đồng mua bán hàng đối với đại lý, tuyến
điều trị, nhà thuốc vàng. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng. Lập và gửi các bảng doanh số đại lý, nhà thuốc vàng thực hiện hàng tháng, quý cho khách hàng. Kiểm tra hóa đơn chi chiết khấu cho tuyến điều trị và khuyến thưởng cho nhà thuốc vàng mua qua đại lý theo điều kiện bán hàng của công ty.
Phòng mua hàng: Tiến hành việc mua hàng theo đúng quy trình mua hàng, báo
cáo cho các cấp có thẩm quyền theo yêu cầu. Trưởng phòng mua hàng khối kênh phân phối có quyền duyệt giá trị của việc mua hàng tùy thuộc vào việc ủy quyền. Tiếp nhận và giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng.
Phòng kế hoạch sản xuất: Đảm bảo nguyên liệu bao bì cho sản xuất theo kế hoạch cũng như các nhu cầu khác của phòng ban và phân xưởng theo kế hoạch. Chuẩn bị lệnh sản xuất, lệnh đóng gói, phiếu xuất nguyên liệu, bao bì cho các phân xưởng theo kế hoạch sản xuất của giám đốc cơng nghệ. Có trách nhiệm nhập, bảo quản, cấp phát tất cả các mặt hàng phục vụ trực tiếp cho sản xuất thuốc như: Các loại ngun liệu, bao bì đóng gói theo đúng quy chế dược. Chịu trách nhiệm quản lý theo kế hoạch và chi phí hóa chất dùng cho xử lý nước, hóa chất dùng cho vệ sinh cơng nghiệp và các loại văn phòng phẩm.
Phòng phát triển công nghệ dược: Xây dựng công thức, phương pháp sản xuất, phương pháp phân tích, chỉ tiêu chất lượng phù hợp. Sản xuất các lô thu nghiệm, thẩm định quy trình sản xuất, phương pháp phân tích, đánh giá chất lượng và ổn định sản phẩm qua các giai đoạn nghiên cứu và chuyển giao cho đơn vị sản xuất. Lập hồ sơ về quy trình sản xuất, kiểm tra nguyên liệu bao bì, kiểm tra thành phẩm, kiểm tra độ ổn định của các mặt hàng trong và ngoài nước. Thay đổi công thức và quy trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm giá thành sản phẩm; Trợ lý kỹ thuật pha chế cho các phân xưởng.
Phòng đảm bảo chất lượng: Đảm bảo cho các yếu tố hệ thống chất lượng và hồ sơ phù hợp với chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty. Xác định và đề nghị lên Ban Giám Đốc những kế hoạch cải tiến chất lượng. Xét duyệt và ban hành hệ thống quy định có liên quan đến hoạt động sản xuất, quản lý, kiểm tra, thử nghiệm, đánh giá chất lượng nội bộ,…trên nguyên tắc thực hành tốt sản xuất thuốc và tiêu chuẩn ISO 9002. Phát hành giấy chứng nhận xuất xưởng cho từng lô sản phẩm được nhập vào kho của trung tâm phân phối.
Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu kỹ thuật, bảo trì và lập dự án kỹ thuật. Theo dõi tình trạng nhà xưởng, bao bì và sửa chữa máy móc. Dự trù và cung cấp phụ tùng, vật tư kỹ thuật, kết hợp với phòng kế hoạch, phòng mua hàng trong việc mua sắm, lựa chọn thiết bị trong công ty, đồng thời quản lý kho vật tư và thiết bị máy móc.
Phòng nhân sự: Lập kế hoạch tiền lương, tiền thưởng cho tồn cơng ty hằng năm và thực hiện chi trả hàng tháng. Phối hợp với phịng kế tốn trong việc thực hiện kế hoạch tiền lương, thưởng và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Phịng hành chính: Đảm nhận tồn bộ cơng việc hành chính quản trị, tiếp nhận,
phân loại cơng văn giao nhận cho các phịng ban chức năng để thực hiện và lưu trữ.
Phân xưởng thuốc nước: Pha chế và đóng gói các mặt hàng thuốc nước theo
lệnh sản xuất. Hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng khác khi có yêu cầu.
Phân xưởng thuốc viên: Sản xuất các mặt hàng thuốc viên theo lệnh sản xuất
của phòng kế hoạch. Lập kế hoạch sản xuất chi tiết hàng tuần cho phân xưởng khác khi có yêu cầu.
Phân xưởng đóng gói: Đóng gói tất cả các bán thành phẩm do các phân xưởng pha chế chuyển giao.
2.1.5. Cơ cấu tổ chức kế tốn tại cơng ty:
Hiện nay, phịng kế tốn đang thực hiện công tác kế toán cho cả 2 pháp nhân của Sanofi tại Việt Nam là Công ty CP dược phẩm Sanofi - Synthelabo Việt Nam (Viết tắt SSV) và Công ty TNHH Sanofi - Aventis Việt Nam (Viết tắt SAV).
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
2.1.5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.Thái Trần Vân Hạnh
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP SAV
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ KẾ TOÁN NGÂN QUỸ KẾ TOÁN BÁO CÁO
TÀI CHÍNH SAV KẾ TỐN TỔNG HỢP SSV KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN PHẢI TRẢ HÀNG TỒN KHO KẾ TOÁN LƯƠNG KẾ TOÁN PHẢI TRẢ THUỐC THEO TOA
THỦ QUỸ SAV THỦ QUỸ SSV/ LƯU CHỨNG TỪ THANH TOÁN KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH SSV KẾ TỐN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TỐN PHẢI TRẢ
THUỐC KHƠNG THEO TOA KẾ TOÁN PHẢI TRẢ
SAV
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ SSV
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 31
2.1.5.1.2. Chức năng nhiệm vụ từng phần hành:
Kế toán trưởng: Báo cáo hội đồng quản trị, tập đoàn Sanofi Aventis Pháp, báo
cáo với cơ quan nhà nước Việt Nam và chịu trách nhiệm với cơ quan thuế theo luật kế toán Việt Nam. Kiểm tra ký duyệt các báo cáo tài chính, thống kê, các chứng từ tiền mặt, ngân hàng, các thủ tục kiểm sốt nội bộ có liên quan. Đề nghị các chính sách tài chính, thuế của cơng ty với ban Tổng Giám Đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động có hiệu quả của tồn phịng kế tốn. Xây dựng bộ máy kế tốn của cơng ty phù hợp với pháp lệnh kế tốn thống kê và thơng lệ quốc tế.
Kế toán tổng hợp: Làm việc với các phòng ban khác về các vấn đề liên quan đến
tài chính và các thủ tục kế tốn tại doanh nghiệp. Phụ trách lập báo cáo theo quy định của luật kế toán Việt Nam, của tập đồn.Ghi nhận số liệu từ kiểm sốt viên tài chính thuộc khối công nghệ và phân bổ các chênh lệch chi phí sản xuất vào giá vốn hàng bán và kho thành phẩm, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng, năm. In ấn sổ cái, sổ chi tiết chi phí sử dụng các bộ phận mỗi tháng.
Kế toán tài sản cố định (Công cụ dụng cụ): Nhập và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập vào phần mềm SAP. Phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có; tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị. Lập thẻ TSCĐ, mã số TSCĐ, hồ sơ TSCĐ và lưu các chứng từ liên quan đến TSCĐ. Cung cấp tài liệu liên quan đến TSCĐ khi có yêu cầu của phịng kế tốn. Kiểm kê TSCĐ và theo dõi TSCĐ về mặt số lượng, chất lượng và giá trị.
Kế toán thuế : Quan hệ với cơ quan thuế, lập báo cáo thuế theo quy định của Bộ
Tài Chính Việt Nam.
Kế toán bán hàng: Lập báo cáo doanh số khai thuế GTGT và phân loại doanh thu
chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Lập báo cáo NXT kho thành phẩm, đối chiếu với thủ kho. Kế tốn các khoản phải thu, phân tích nợ q hạn để lập dự phịng nợ khó địi. Theo dõi và hồn nhập dự phịng kho thành phẩm và nợ khó địi.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 32
Kế toán các khoản phải trả (7 người): Cập nhật hàng ngày các hoá đơn mua hàng trong và ngoài nước. Lập kế hoạch chi tiền cho nhà cung cấp hàng tuần. Theo dõi, lưu trữ các tờ khai thuế nhập khẩu. Đối chiếu, xác nhận chênh lệch giá mua thực tế so với giá chuẩn. Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng.Trong kế toán phải trả gồm có:
Kế tốn lương: Hạch tốn chi phí lương, BHXH theo số phân bổ của phịng nhân
sự giao.Theo dõi số dư thuế thu nhập cá nhân cịn phải nộp và được hồn trả, định kì đối chiếu với bộ phận nhân sự. Hạch tốn các khoản tạm ứng với CBCNV trong cơng ty.
Kế toán hàng tồn kho và phải trả liên quan đến hàng tồn kho: Cập nhật mỗi ngày các phiếu nhập, xuất vật tư. Đo chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá mua đã xây dựng trong kế hoạch. Đối chiếu cuối tháng hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế tại kho với các thủ kho. Kiểm kê định kỳ kho 2 lần trong năm. Theo dõi hoàn nhập dự phịng.
Kế tốn phải trả các mặt hàng theo thuốc kê toa, và thuốc không kê toa, và các loại thuốc khác,…
Kế toán ngân quỹ: Báo cáo với kế toán trưởng, giao dịch với ngân hàng, kết hợp
chặt chẽ với kế toán thanh toán. Cập nhật thủ tục ngân quỹ, lập và xem xét lại mỗi tháng về tình hình ngân quỹ của cơng ty. Đảm trách các thủ tục thanh tốn trong và cho ngồi nước, mua ngoại tệ thanh tốn, quản ký rủi ro. Điều hành kế hoạch thu chi tiền nhà cung cấp hàng tuần, hàng tháng cung cấp số liệu cho ngân quỹ.
Thủ quỹ công ty: Đảm trách việc nộp và rút tiền ngân hàng. Chi trả bằng tiền mặt
các khoản thanh tốn, tạm ứng cho CBCNV trong cơng ty. Cập nhật sổ quỹ và đối chiếu thường xuyên với quỹ tiền mặt thuộc trách nhiệm quản lý. Lưu trữ chứng từ liên quan đến việc thanh toán.
Kế toán lập báo cáo tài chính: Có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính và các
báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty và nhà nước.
2.1.5.2. Hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty:
2.1.5.2.1. Giới thiệu sơ lược về e-AED và hệ thống SAP:
Tại công ty, e-AED là một bản phê duyệt trực tuyến nội bộ của cơng ty do bộ phận có u cầu lập để xin kinh phí hoặc phê duyệt một số hoạt động nhất định theo quy định của
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 33
công ty. Những người chịu trách nhiệm phê duyệt chỉ cần đăng nhập vào hệ thống nội bộ bằng tài khoản của mình để xem những thơng tin có liên quan đính kèm trên e-AED cần phê duyệt trước khi nhấn vào biểu tượng phê chuẩn “APPROVED”.
Hệ thống SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) là hệ thống phần mềm ứng dụng DN chuẩn, tích hợp tất cả các quy trình SXKD vào trong một nền tảng thông suốt và hiệu quả. Đây là giải pháp phần mềm tích hợp theo mơ hình Client/server, là hệ thống mở và được sử dụng phổ biến nhất tại các DN lớn trên thế giới theo mơ hình điện tốn Client/Server. Hệ thống SAP giúp khả năng kết nối các bộ phận ở các khu vực khác nhau vào một hoạt động chung, đảm bảo cho nhu cầu thông tin được đáp ứng kịp thời, rõ ràng, đầy đủ. Bên trong hệ thống SAP được xây dựng theo cấu trúc ba phần gồm:
- Phần giao tiếp máy chủ: là phần giao diện sẽ nhận các yêu cầu đầu vào từ người dùng thơng qua chuột, bàn phím và gửi các yêu cầu đến phần ứng dụng.
- Phần ứng dụng: phần này tập hợp tất cả các lệnh có thể thực hiện được và quản lý các nội dung đầu vào và đầu ra của chúng. Nếu yêu cầu thông tin đầu vào cầu sử dụng thông tin từ phần dữ liệu thì phần ứng dụng sẽ định dạng dữ liệu và gửi đến phần dữ liệu.
- Phần dữ liệu: là một tập hợp các lệnh thực thi, chấp nhận các yêu cầu dữ liệu từ phần ứng dụng.
Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống SAP gồm nhiều phân hệ có thể dùng độc lập hay kết hợp với nhau. Một số phân hệ chính trong hệ thống SAP gồm:
- Phân hệ quản lý nguyên vật liệu (Materials Management). - Phân hệ bán hàng và phân phối (Sales&Distribution). - Phân hệ sản xuất (Production Planning and Control). - Phân hệ Tài chính - Kế tốn (Financial Accounting). - Phân hệ kiểm soát (Controlling).
2.1.5.2.2. Chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Niên độ kế toán: là năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty: là VND đồng. Và mọi đơn vị tiền tệ khác đều
phải quy đổi về VND căn cứ vào tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch và nơi giao dịch. Công ty dùng ký hiệu K để quy ước 1K=1000 đơn vị. K(LC) là K(Local Currency)
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 34
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAP
tức là tiền nội tệ. Ở Việt Nam thì là đồng VND. K(GBP) là tiền đồng bản Anh.
Ví dụ: Thay vì viết 1,000,000 đồng VND, ta có thể viết là 1,000 K(LC).
Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty: là hình thức kế tốn tập trung.
Theo hình thức này thì tồn bộ các chứng từ đều được đưa về phịng kế tốn để tổng hợp, hạch toán, tổng kết kinh doanh và lập báo cáo tài chính.
Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn do Bộ Tài Chính quy
định, theo quyết định số 15/2006 và thơng tư 244/2009 của Bộ Tài Chính.
Hình thức sổ sách kế tốn: Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy (Sử dụng
phần mềm SAP). Khi truy xuất ra sổ kế tốn thì sử dụng mẫu sổ được ban hành theo hình thức Nhật ký chung. Đồng thời, Công ty cũng sử dụng thêm một số Sổ nhật kí phụ để đáp ứng nhu cầu kiểm sốt nội bộ trong Cơng ty. Hình thức này gắn liền kế tốn tài chính và quản trị.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In số báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiều kiểm tra
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập vào phần mềm kế tốn theo từng phân hệ. Máy tính sẽ xử lý số liệu theo phần mềm đã thiết kế và ghi vào sổ kế toán như: Sổ Nhật ký đặt biệt, Sổ Nhật ký chung,…
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ KẾ TỐN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 35
- Kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để nhập số liệu vào sổ chi tiết trên Microsoft Excel. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết kế toán Kế toán tổng hợp sẽ lập ra Bảng tổng hợp chi tiết.
- Định kỳ, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu trên phần mềm với sổ chi tiết và