2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi-
2.2.6. Kế tốn TSCĐ có giá trị thấp (dưới 30.000.000 đồng VND-Low Value
Asset):
Do đặc điểm TSCĐ và cơng cụ dụng cụ có nhiều điểm giống nhau về tính chất, chỉ khác nhau về nguyên giá xác định ban đầu và cũng như yêu cầu quản lý của công ty nên Kế toán TSCĐ sẽ đảm nhận theo dõi, ghi nhận các nghiệp vụ tăng giảm, phân bổ và sửa chữa liên quan đến CCDC. Ngồi ra, do cơng ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng cũng tương tự phương pháp phân bổ. CCDC được công ty theo dõi vào mục TSCĐ giá trị thấp. Các thủ tục tăng, giảm, phân bổ, sửa chữa CCDC có giá trị thấp tương tự như TSCĐ.
Ví dụ 11: Ngày 09/09/2013 Công ty mua 14 máy vi tính xách tay “Lenovo ThinkPad X230” và được tạo mã theo thứ tự từ 600435 đến 600448 với giá 20,068,619
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 57
VND/cái. Các máy tính này được giao cho các trình dược viên để phục vụ cho việc bán hàng. Thời gian sử dụng 3 năm. Các quy trình và luân chuyển chứng từ tương tự như mua máy móc thiết bị. Các máy tính này khơng đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 153 (10400001): 280,960,666
Nợ TK 133: 28,096,067
Có TK 331: 309,056,733
Kế toán nhập số liệu vào hệ thống SAP. Hệ thống tự động phân bổ theo tháng. Tháng 10/2013, Kế tốn TSCĐ phân bổ vào chi phí bán hàng như sau:
Đối với mã 600435: Nợ TK 242: 557,462 Có TK 153: 557,462 Các mã khác phân bổ tương tự. Nợ TK 642: 557,462 Có TK 242: 557,462
2.2.7. Kế tốn theo dõi tình hình biến động khác của TSCĐ: 2.2.7.1. Di chuyển TSCĐ:
* Đối với di chuyển phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh:
Trước khi di chuyển TSCĐ từ phòng ban phân xưởng này sang phòng ban phân xưởng khác, đơn vị đang trực tiếp sử dụng TSCĐ khi chuyển TSCĐ đi phải lập Phiếu di chuyển nội bộ TSCĐ theo mẫu của công ty. Đơn vị nhận TSCĐ chuyển đến sau khi nhận được TSCĐ phải ký nhận và gửi về phịng kế tốn để Kế toán trưởng ký duyệt (Riêng đối với sự di chuyển TSCĐ tại chi nhánh Hà Nội sẽ do Giám Đốc chi nhánh ký duyệt) và gửi bản sao Phiếu di chuyển nội bộ TSCĐ đã được ký nhận và ký duyệt cho:
- Nơi đi; Nơi đến; Phòng kỹ thuật nếu là TSCĐ thuộc khối nhà máy; Phịng vi tính nếu TSCĐ là các thiết bị vi tính; Phịng hành chính nếu TSCĐ thuộc khối văn phịng; Kế tốn TSCĐ để cập nhật.
*Đối với di chuyển tạm thời, không phục cho SXKD: Các bộ phận có liên quan
thực hiện giống như trên, nhưng Phiếu di chuyển nội bộ TSCĐ phải đánh vào ô “Di chuyển tạm thời”.
*Đối với di chuyển chờ thanh lý:Các bộ phận có liên quan thực hiện giống như
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 58
2.2.7.2. Kiểm kê TSCĐ:
Việc kiểm kê TSCĐ phải được thực hiện mỗi năm một lần từ tháng 7 tới tháng 9 bảo đảm tài sản thực tế phù hợp với sổ sách kế toán. Kế toán TSCĐ lập báo cáo kiểm kê xác định nguyên nhân thừa thiếu (Nếu có) và ghi chú tình trạng bất thường của TSCĐ. Báo cáo kiểm kê phải có chữ ký của đơn vị quản lý. Đồng thời, Kế toán TSCĐ lập Báo cáo tổng hợp chênh lệch trình Kế tốn trưởng và Giám Đốc Tài Chính ký.
2.2.7.3. Đối chiếu TSCĐ:
Hằng năm, vào tuần đầu tiên của tháng 9 Kế tốn TSCĐ có trách nhiệm cập nhật và gửi danh sách TSCĐ cho các phòng ban phân xưởng đối chiếu và theo dõi TSCĐ của cơng ty tại bộ phận của mình để chuẩn bị cho kiểm kê TSCĐ hàng năm.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 59
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG MẶT HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC KẾ
TỐN TSCĐ TẠI CƠNG TY TNHH SANOFI-AVENTIS VIỆT NAM.
3.1. Nhận xét chung về công ty:
- Bộ máy kế tốn phù hợp với cơng ty, đáp ứng được nhu cầu thông tin cho công ty. Việc phân công công việc phù hợp với năng lực chuyên môn của từng nhân viên đặc điểm của DN đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán.
- Đội ngũ nhân viên kế tốn có năng lực và chun mơn cao, trình độ tin học, trình độ ngoại ngữ cao và có nhiều kinh nghiệm làm việc trong thực tế, khả năng nhạy bén, xử lý linh hoạt mọi tình huống.
- Những chứng từ, số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của cơng ty đều được các phịng nghiệp vụ chuyển đến phịng kế tốn để xem xét, xử lý và lưu trữ trước khi đưa cho khách hàng hay lưu ở phịng nghiệp vụ. Do đó số liệu kế tốn của cơng ty rất chặt chẽ và đáp ứng kịp thời về thơng tin kế tốn cũng như nguồn hình thành nhằm phát triển công ty đồng thời thực hiện kịp thời nghĩa vụ với nhà nước và tập đoàn.
- Với hình thức tổ chức kế tốn tập trung, đã tạo điều kiện sử dụng mạng lưới máy vi tính một cách hiệu quả, vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện đại.
- Nội dung chứng từ: Các chứng từ trong cơng ty đều lập có căn cứ và được xét duyệt của các cấp quản lý có liên quan trong cơng ty, nhằm đáp ứng tốt nhu cầu về thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý. Các chứng từ của cơng ty đều có mẫu sẵn trên phần mềm hay Internet nên việc chỉnh sửa nội dung chứng từ bị giới hạn. Nếu muốn chỉnh sửa nội dung
thông tin trên chứng từ trên máy thì phải có sự đồng ý của người có trách nhiệm và quyền hạn tương ứng.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 60
3.2. Nhận xét về cơng tác Kế tốn TSCĐ tại cơng ty: 3.2.1. Những ưu điểm:
*Về tổ chức quản lý TSCĐ:
- Cơng ty có quy trình quản lý TSCĐ rõ ràng, chặt chẽ, phân công công việc cụ thể cho từng người ở từng bộ phận. Ngồi ra, quy trình quản lý được áp dụng chặt chẽ mang tính thực tế cao; có sự tách biệt trong việc phê duyệt cấp ngân sách qua e-AED, ghi sổ, kiểm tra và thu chi tiền.
- Quy trình xét duyệt, phê duyệt ngân sách thông qua e-AED đáp ứng được yêu cầu kiểm sốt chặt chẽ về việc sử dụng TSCĐ của cơng ty như: kịp thời bổ sung các TSCĐ cần thiết để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo việc thanh lý TSCĐ được thực hiện minh bạch và trong khoảng thời gian hợp lý và mang đến giá trị lớn nhất cho công ty.
- Các TSCĐ không chỉ được quản lý về mặt giá trị trên số liệu mà còn được quản lý về mặt vật chất. Mỗi TSCĐ đều có mã tài sản khác nhau và đều được dán nhãn đầy đủ. Chính vì vậy, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác đối chiếu, kiểm kê TSCĐ và phát hiện kịp thời những TSCĐ thừa, thiếu và người chịu trách nhiệm khi có các tình huống xảy ra.
*Về cách hạch tốn và trích khấu hao TSCĐ:
- Nhìn chung cơng tác tổ chức hoạch tốn kế tốn tại công ty tuân thủ các quy định về kế tốn của Bộ Tài Chính, cũng như là các chuẩn mực kế toán quốc tế để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty mẹ.
- Nhờ vào hệ thống SAP cơng việc của trích khấu hao được chính xác và cung cấp kịp thời tình hình TSCĐ một cách nhanh chóng và kịp thời nhất. Ngoài ra, hệ thống SAP giúp cho các thủ tục được áp dụng chặt chẽ và các số liệu được xử lý tự động giúp giảm khối lượng công việc và các sai lệch trong cơng việc của kế tốn TSCĐ.
*Về việc luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ:
- Hệ thống chứng từ dưới dạng vật chất hoặc số hóa được ln chuyển nhanh, an tồn và bảo mật. Các bộ chứng từ gốc được lưu trữ cẩn thận, được đóng thùng theo từng tháng. Điều này giúp thuận tiện trong quản lý, kiểm tra đối chiếu các số liệu ghi sổ với các số liệu trên chứng từ khi cần thiết. Hằng năm, các chứng từ gốc được chuyển đến khu
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 61
vực lưu trữ chung với các loại chứng từ khác nhau.
*Việc áp dụng phần mềm - hệ thống SAP vào cơng tác hạch tốn:
- Mặt khác, hệ thống SAP có tính bảo mật cao với việc giới hạn phạm vi cơ sở dữ liệu chung được phép truy cập, sửa đổi thông tin qua tài khoản đăng nhập. Điều này giúp đối chiếu các số liệu ghi sổ kế toán TSCĐ, kế toán phải trả và kế toán tổng hợp được khách quan, tránh được các truy cập vượt phạm vi quyền hạn, bất hợp pháp nhằm che giấu các gian lận có thể xảy ra.
- Hệ thống thông tin liên lạc nội bộ hiện đại, liên kết chặt chẽ, bảo mật giữa các phịng ban trong cơng ty với nhà máy sản xuất, với các chi nhánh giúp cho Kế toán TSCĐ cập nhật và phản ánh kịp thời, chính xác các thơng tin kinh tế phát sinh và các quy định của cơng ty, của tập đồn và các cơ quan quản lý nhà nước.
3.2.2. Những mặt hạn chế và đề xuất một số biện pháp khắc phục những mặt hạn chế trong công tác Kế tốn TSCĐ tại cơng ty:
* Về tổ chức quản lý TSCĐ: Trong công tác kiểm kê TSCĐ, công ty thực hiện kiểm kê theo phương pháp thủ công. Hằng năm, dựa vào bảng kê danh sách TSCĐ các bộ phận sử dụng cùng Kế toán TSCĐ kiểm kê từng TSCĐ thông qua mã tài sản được dán trên tài sản. Cùng với số lượng TSCĐ nhiều làm cho kiểm kê trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian.
Đề xuất: Công ty nên thực hiện việc kiểm kê TSCĐ bằng máy kiểm kho tự động
để việc kiểm kê chính xác và nhanh chóng hơn. Hiện tại cơng ty sử dụng nhãn TSCĐ bằng giấy. Nhưng đối với các TSCĐ là máy móc, thiết bị có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài thì các dán nhãn TSCĐ bằng giấy thường bị phai mờ chữ theo thời gian, hoặc do lau chùi, sửa chữa; do máy móc chạy liên tục nên nóng máy làm cho các dán nhãn bị rớt ra. Chính vì vậy, cơng ty nên sử dụng các dán nhãn bằng kim loại có in đầy đủ thơng tin thay cho các dán nhãn TSCĐ bằng giấy mà công ty đang sử dụng.
* Về cách hạch tốn và trích khấu hao:
- Theo thơng tư 45/2013/TT-BTC tại Điều 09 Khoản 09 quy định; “Việc trích hoặc thơi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng hoặc giảm. Doanh nghiệp thực hiện hạch toán tăng, giảm TSCĐ theo quy định hiện hành về chế độ kế tốn doanh nghiệp”. Tại cơng ty, các thủ tục quy định về
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 62
trích khấu hao TSCĐ như sau: “TSCĐ được ghi nhận tăng và được đưa vào sử dụng; TSCĐ được ghi nhận giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng, được trích hoặc thơi trích khấu hao từ tháng kế tiếp. Còn đối với các TSCĐ đã tăng nhưng chưa được đưa vào sử dụng thì chưa tính khấu hao”. Ta thấy có sự khác nhau giữa quy định của Bộ Tài Chính và quy định tại cơng ty về thời điểm bắt đầu trích khấu hao.
- Kế toán TSCĐ chỉ nhận được thơng báo về ngày bắt đầu trích khấu hao chứ khơng biết chính xác ngày mà TSCĐ được đưa vào sử dụng để có thể bắt đầu trích khấu hao được chính xác và hợp lý hơn.
Đề xuất: Cần bổ sung thêm các thủ tục quy định liên quan đến việc thông báo thời gian bắt đầu đưa TSCĐ vào sử dụng từ các bộ phận trực tiếp sử dụng TS đến Kế toán TSCĐ.
- Thời gian thực hiện q trình thanh lý TSCĐ tại cơng ty kéo dài nhiều tháng nên trong suốt thời gian đó hệ thống SAP vẫn tự động trích khấu hao hàng tháng những TSCĐ đó cho đến khi Kế tốn ghi nhận giảm TSCĐ do thanh lý. Điều này dẫn đến công ty vẫn phải chịu chi phí khấu hao lớn hơn so với chi phí khấu hao thực tế tại cơng ty do những TSCĐ này đang chờ thanh lý khơng cịn tham gia vào hoạt động SXKD.
Ví dụ minh họa: Đối với mã tài sản 210282 “May tron Model 42N-3S Ribbon” nằm trong đợt thanh lý tháng 06/2013 ( Xem ví dụ 10 - phụ lục 11) với các thơng tin sau: Mã TS Thời gian khấu hao Ngày bắt đầu khấu hao
Nguyên giá Khấu hao được trích trong 1 tháng Khấu hao tích lũy đến tháng 06/2013 GTCL tháng 06/2013 210282 10 01/05/2010 386,421,826 3,220,182 126,166,916 260,254,910
Vào tháng 06/2013, Kế tốn nhận được thơng báo máy trộn bị hư khơng cịn sử dụng được để tham gia vào quá trình sản xuất. Nhưng theo nguyên tắc việc ngưng trích khấu hao chỉ thực hiện được khi TSCĐ được ghi nhận giảm (Tức là hồn thành quy trình thanh lý TSCĐ) nên phần mềm SAP vẫn thực hiện trích khấu hao TSCĐ đó đến tháng 12/2013 (Do đến tháng 12/2013 mới hoàn thành việc thanh lý TSCĐ).
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 63
Vậy phần chi phí khấu hao vẫn được trích vào mã trung tâm chi phí 2815 trong 6 tháng (Từ tháng 07 đến tháng 12/2013) là: 3,220,182 x 6 = 19,321,092 VND.
Đề xuất: Đối với các TSCĐ bị hư hỏng trước khi hết thời gian khấu hao, nếu
công ty xác định tài sản đó khơng tham gia vào q trình sản xuất nữa thì Kế tốn TSCĐ nên thực hiện ghi giảm TSCĐ trên hệ thống SAP để làm giảm chi phí khấu hao được trích vào một sản phẩm cụ thể và thực hiện đúng việc trích khấu hao quy định hiện hành. Cịn các TSCĐ hết thời gian khấu hao lúc đó GTCL bằng 0 thì hệ thống SAP tự động ngưng trích khấu hao.
- Đối với các chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ, cơng ty theo dõi như một TSCĐ mới và được theo dõi bằng một mã tài sản riêng biệt. Nhưng theo quy định của Bộ Tài Chính chi phí nâng cấp TSCĐ phải được phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ đó. Ta thấy có sự khác nhau giữa quy định của Bộ Tài Chính và quy định tại cơng ty. Chính sự khác biệt này, việc theo dõi các chi phí đó liên quan đến một TSCĐ khó khăn và hạn chế khả năng kịp thời phát hiện và điều chỉnh những chi phí chưa thật sự hợp lý trong quá trình thực hiện sửa chữa.
Đề xuất: Cơng ty nên theo dõi các chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ liên quan
đến một TSCĐ bằng cách lập Bảng kê các chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ để việc theo dõi dễ dàng hơn, tạo điều kiện cho việc tính chi phí khấu hao vào từng bộ phận sử dụng được chính
xác hơn.
Bảng 3.1. Mẫu bảng kê chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ.
BẢNG KÊ CHI PHI SỬA CHỮA, NÂNG CẤP TSCĐ
Tên TSCĐ: Mã TSCĐ:
Mã trung tâm chi phí:
Mã TSCĐ Tên chi phí Ngày bắt đầu khấu hao Nguyên giá Số khấu hao lũy kế đến tháng…. Giá trị còn lại Ghi chú
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 64
“Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” vào cuối năm tài chính trước chứ khơng phải thực hiện trích trước chi phí sửa chữa hàng tháng. Tuy những chi phí này không lớn so với quy mơ của cơng ty nhưng sẽ góp phần làm hạn chế khả năng chủ động về tài chính của cơng ty.
Đề xuất: Cơng ty nên thực hiện việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hàng
tháng thay vì lập e-AED để xin kinh phí. Mặc dù làm như vậy sẽ làm tăng chi phí hàng tháng nhưng cơng ty có thể chủ động về tài chính cho các dự án quan trọng hơn.
- Đối với các TSCĐ không đủ tiêu chuẩn được kế tốn TSCĐ theo dõi ở mục TSCĐ có giá trị thấp (Tức là CCDC). Các quy trình mua và thanh lý TSCĐ có giá trị thấp được cơng ty theo dõi và quản lý giống như một TSCĐ. Nhưng quy trình này hiện tại diễn ra trong thời gian lâu không cung ứng kịp thời cho các bộ phận sử dụng có yêu cầu dùng