2.1. Giới thiệu khái quát về công ty
2.1.5.1.2. Chức năng nhiệm vụ từng phần hành
Kế toán trưởng: Báo cáo hội đồng quản trị, tập đoàn Sanofi Aventis Pháp, báo
cáo với cơ quan nhà nước Việt Nam và chịu trách nhiệm với cơ quan thuế theo luật kế toán Việt Nam. Kiểm tra ký duyệt các báo cáo tài chính, thống kê, các chứng từ tiền mặt, ngân hàng, các thủ tục kiểm sốt nội bộ có liên quan. Đề nghị các chính sách tài chính, thuế của cơng ty với ban Tổng Giám Đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động có hiệu quả của tồn phịng kế tốn. Xây dựng bộ máy kế tốn của cơng ty phù hợp với pháp lệnh kế tốn thống kê và thơng lệ quốc tế.
Kế toán tổng hợp: Làm việc với các phòng ban khác về các vấn đề liên quan đến
tài chính và các thủ tục kế tốn tại doanh nghiệp. Phụ trách lập báo cáo theo quy định của luật kế toán Việt Nam, của tập đồn.Ghi nhận số liệu từ kiểm sốt viên tài chính thuộc khối cơng nghệ và phân bổ các chênh lệch chi phí sản xuất vào giá vốn hàng bán và kho thành phẩm, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng, năm. In ấn sổ cái, sổ chi tiết chi phí sử dụng các bộ phận mỗi tháng.
Kế toán tài sản cố định (Công cụ dụng cụ): Nhập và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập vào phần mềm SAP. Phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có; tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị. Lập thẻ TSCĐ, mã số TSCĐ, hồ sơ TSCĐ và lưu các chứng từ liên quan đến TSCĐ. Cung cấp tài liệu liên quan đến TSCĐ khi có yêu cầu của phịng kế tốn. Kiểm kê TSCĐ và theo dõi TSCĐ về mặt số lượng, chất lượng và giá trị.
Kế toán thuế : Quan hệ với cơ quan thuế, lập báo cáo thuế theo quy định của Bộ
Tài Chính Việt Nam.
Kế toán bán hàng: Lập báo cáo doanh số khai thuế GTGT và phân loại doanh thu
chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Lập báo cáo NXT kho thành phẩm, đối chiếu với thủ kho. Kế tốn các khoản phải thu, phân tích nợ q hạn để lập dự phịng nợ khó địi. Theo dõi và hồn nhập dự phịng kho thành phẩm và nợ khó địi.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 32
Kế toán các khoản phải trả (7 người): Cập nhật hàng ngày các hoá đơn mua hàng trong và ngoài nước. Lập kế hoạch chi tiền cho nhà cung cấp hàng tuần. Theo dõi, lưu trữ các tờ khai thuế nhập khẩu. Đối chiếu, xác nhận chênh lệch giá mua thực tế so với giá chuẩn. Tổng hợp các khoản phải nộp, đã nộp ngân sách hàng tháng.Trong kế tốn phải trả gồm có:
Kế tốn lương: Hạch tốn chi phí lương, BHXH theo số phân bổ của phòng nhân
sự giao.Theo dõi số dư thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp và được hồn trả, định kì đối chiếu với bộ phận nhân sự. Hạch tốn các khoản tạm ứng với CBCNV trong cơng ty.
Kế toán hàng tồn kho và phải trả liên quan đến hàng tồn kho: Cập nhật mỗi ngày các phiếu nhập, xuất vật tư. Đo chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá mua đã xây dựng trong kế hoạch. Đối chiếu cuối tháng hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế tại kho với các thủ kho. Kiểm kê định kỳ kho 2 lần trong năm. Theo dõi hồn nhập dự phịng.
Kế toán phải trả các mặt hàng theo thuốc kê toa, và thuốc không kê toa, và các loại thuốc khác,…
Kế toán ngân quỹ: Báo cáo với kế toán trưởng, giao dịch với ngân hàng, kết hợp
chặt chẽ với kế toán thanh toán. Cập nhật thủ tục ngân quỹ, lập và xem xét lại mỗi tháng về tình hình ngân quỹ của cơng ty. Đảm trách các thủ tục thanh tốn trong và cho ngoài nước, mua ngoại tệ thanh toán, quản ký rủi ro. Điều hành kế hoạch thu chi tiền nhà cung cấp hàng tuần, hàng tháng cung cấp số liệu cho ngân quỹ.
Thủ quỹ công ty: Đảm trách việc nộp và rút tiền ngân hàng. Chi trả bằng tiền mặt
các khoản thanh tốn, tạm ứng cho CBCNV trong cơng ty. Cập nhật sổ quỹ và đối chiếu thường xuyên với quỹ tiền mặt thuộc trách nhiệm quản lý. Lưu trữ chứng từ liên quan đến việc thanh tốn.
Kế tốn lập báo cáo tài chính: Có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính và các
báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty và nhà nước.
2.1.5.2. Hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty:
2.1.5.2.1. Giới thiệu sơ lược về e-AED và hệ thống SAP:
Tại công ty, e-AED là một bản phê duyệt trực tuyến nội bộ của cơng ty do bộ phận có u cầu lập để xin kinh phí hoặc phê duyệt một số hoạt động nhất định theo quy định của
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 33
công ty. Những người chịu trách nhiệm phê duyệt chỉ cần đăng nhập vào hệ thống nội bộ bằng tài khoản của mình để xem những thơng tin có liên quan đính kèm trên e-AED cần phê duyệt trước khi nhấn vào biểu tượng phê chuẩn “APPROVED”.
Hệ thống SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) là hệ thống phần mềm ứng dụng DN chuẩn, tích hợp tất cả các quy trình SXKD vào trong một nền tảng thông suốt và hiệu quả. Đây là giải pháp phần mềm tích hợp theo mơ hình Client/server, là hệ thống mở và được sử dụng phổ biến nhất tại các DN lớn trên thế giới theo mơ hình điện tốn Client/Server. Hệ thống SAP giúp khả năng kết nối các bộ phận ở các khu vực khác nhau vào một hoạt động chung, đảm bảo cho nhu cầu thông tin được đáp ứng kịp thời, rõ ràng, đầy đủ. Bên trong hệ thống SAP được xây dựng theo cấu trúc ba phần gồm:
- Phần giao tiếp máy chủ: là phần giao diện sẽ nhận các yêu cầu đầu vào từ người dùng thơng qua chuột, bàn phím và gửi các yêu cầu đến phần ứng dụng.
- Phần ứng dụng: phần này tập hợp tất cả các lệnh có thể thực hiện được và quản lý các nội dung đầu vào và đầu ra của chúng. Nếu yêu cầu thông tin đầu vào cầu sử dụng thông tin từ phần dữ liệu thì phần ứng dụng sẽ định dạng dữ liệu và gửi đến phần dữ liệu.
- Phần dữ liệu: là một tập hợp các lệnh thực thi, chấp nhận các yêu cầu dữ liệu từ phần ứng dụng.
Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống SAP gồm nhiều phân hệ có thể dùng độc lập hay kết hợp với nhau. Một số phân hệ chính trong hệ thống SAP gồm:
- Phân hệ quản lý nguyên vật liệu (Materials Management). - Phân hệ bán hàng và phân phối (Sales&Distribution). - Phân hệ sản xuất (Production Planning and Control). - Phân hệ Tài chính - Kế tốn (Financial Accounting). - Phân hệ kiểm soát (Controlling).
2.1.5.2.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
Niên độ kế toán: là năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty: là VND đồng. Và mọi đơn vị tiền tệ khác đều
phải quy đổi về VND căn cứ vào tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch và nơi giao dịch. Công ty dùng ký hiệu K để quy ước 1K=1000 đơn vị. K(LC) là K(Local Currency)
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 34
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAP
tức là tiền nội tệ. Ở Việt Nam thì là đồng VND. K(GBP) là tiền đồng bản Anh.
Ví dụ: Thay vì viết 1,000,000 đồng VND, ta có thể viết là 1,000 K(LC).
Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty: là hình thức kế tốn tập trung.
Theo hình thức này thì tồn bộ các chứng từ đều được đưa về phịng kế tốn để tổng hợp, hạch toán, tổng kết kinh doanh và lập báo cáo tài chính.
Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn do Bộ Tài Chính quy
định, theo quyết định số 15/2006 và thơng tư 244/2009 của Bộ Tài Chính.
Hình thức sổ sách kế tốn: Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy (Sử dụng
phần mềm SAP). Khi truy xuất ra sổ kế tốn thì sử dụng mẫu sổ được ban hành theo hình thức Nhật ký chung. Đồng thời, Cơng ty cũng sử dụng thêm một số Sổ nhật kí phụ để đáp ứng nhu cầu kiểm soát nội bộ trong Cơng ty. Hình thức này gắn liền kế tốn tài chính và quản trị.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In số báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiều kiểm tra
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập vào phần mềm kế toán theo từng phân hệ. Máy tính sẽ xử lý số liệu theo phần mềm đã thiết kế và ghi vào sổ kế toán như: Sổ Nhật ký đặt biệt, Sổ Nhật ký chung,…
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 35
- Kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để nhập số liệu vào sổ chi tiết trên Microsoft Excel. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết kế toán Kế toán tổng hợp sẽ lập ra Bảng tổng hợp chi tiết.
- Định kỳ, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu trên phần mềm với sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết trên Excel, sau đó in ra các báo cáo theo qui định của Bộ Tài Chính.
2.1.5.2.3. Các phương pháp hạch tốn áp dụng tại cơng ty:
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp Bình qn gia quyền.
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ:
- Nguyên tắc đánh giá: theo nguyên giá và giá trị cịn lại.
- Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng theo khung thời gian sử dụng nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ tài chính và theo quy định của tập đoàn Sanofi. Khấu hao TSCĐ tính theo hàng tháng để phân bổ vào chi phí theo đối tượng sử dụng.
Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: theo phương pháp giá chuẩn.
Phương pháp tính giá thành sản phẩm: theo phương pháp giá định mức
(Tổng hợp và phân bổ các chênh lệch chi phí, chênh lệch giá, chênh lệch về sử dụng, chênh lệch hoạt động từng tháng).
2.1.5.2.4. Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Công ty sử dụng bảng hệ thống tài khoản Việt Nam trong việc hạch toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Nhưng để thống nhất và dễ dàng theo dõi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của các cơng ty trong cùng tập đồn Sanofi nên cơng ty đã sử dụng kèm theo với Bảng mã phụ được quy ước trong một tập đoàn (Xem phần phụ lục 2.1).
2.1.5.2.5. Hệ thống báo cáo tài chính:
Theo quy định chung, Cơng ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp sau: - Bảng cân đối kế toán.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 36
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Lập theo phương pháp gián tiếp). - Thuyết minh báo cáo tài chính.
Vào cuối mỗi năm, Kế toán tổng hợp cùng với Kế tốn Báo cáo tài chính lập Báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước. Báo cáo tài chính được lập thành nhiều bảng (Gồm bản tiếng việt và tiếng anh) gửi cho các đơn vị có liên quan (Cơng ty mẹ, cơ quan thuế,…).
Ngồi ra, để nâng cao chất lượng quản lý cơng ty cũng tổ chức một hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp những thơng tin tóm lược về tình hình cơng ty cho tập đồn Sanofi. Hàng tháng, Kế toán trưởng lập báo cáo gồm một số khoản mục như: Tiền mặt tại quỹ, Số dư tiền gửi ngân hàng, Tình hình phải thu, phải trả, Tình hình tạm ứng với từng phịng ban….
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi- Aventis Việt Nam: Aventis Việt Nam:
2.2.1. Những vấn đề chung về tài sản cố định tại công ty: 2.2.1.1. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định: 2.2.1.1. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định:
Theo thông tư 45/2013/TT-BTC tại Điều 09 Khoản 11: “Đối với các TSCĐ doanh nghiệp đang theo dõi, quản lý và trích khấu hao theo thông tư 203/2009/TT-BTC nay không đủ tiêu chuẩn về nguyên giá TSCĐ theo quy định tại Điều 2 của thơng tư này thì GTCL các tài sản này được phân bổ vào chi phí SXKD của DN, thời gian phân bổ không quá 3 năm kể từ ngày có hiệu lực thi hành của Thơng tư này”. Tại công ty xử lý như sau:
- Năm 2013, những thẻ TSCĐ được nhập trước tháng 10/06/2013 không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ thì vẫn giữ nguyên mã TS như ban đầu, đồng nghĩa với giữ nguyên phân nhóm, phân loại TSCĐ và trích khấu hao như trước chứ khơng chuyển sang nhóm TSCĐ có giá trị thấp. Những thẻ TSCĐ được lập từ tháng 10/06/2013 thì thực hiện tạo mã tài sản và trích khấu hao theo thông tư 45/2013/TT-BTC.
- Năm 2014, những TSCĐ không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ được Kế toán thực hiện thao tác ngưng trích khấu hao trên hệ thống SAP. Và Kế toán cùng với bộ phận tin học tiến hành chuyển các TSCĐ không đủ tiêu chuẩn sang nhóm TSCĐ có giá trị thấp (CCDC) và được Kế toán tạo một mã TSCĐ mới rồi hệ thống SAP thực hiện phân bổ vào
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 37
chi phí theo Điều 9 Khoản 11 thơng tư 45/2013/TT-BTC.
2.2.1.2. Đặc điểm TSCĐ:
- Với lĩnh vực là SXKD các loại dược phẩm và mỹ phẩm Lactacyd nên TSCĐ đa số các máy móc nhập khẩu từ nước ngồi, có giá trị lớn và đạt tiêu chuẩn cao do bộ y tế Việt Nam quy định được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau nhưng phần lớn tập trung ở nhà máy sản xuất, thời gian khấu hao của TSCĐ kéo dài thường trên 5 năm.
- Nhiều TSCĐ có giá trị lớn mặc dù đã hết thời gian khấu hao nhưng do sử dụng, quản lý và bảo dưỡng tốt nên vẫn tham gia vào trong hoạt động SXKD của công ty được Kế toán TSCĐ theo dõi hàng tháng.
- TSCĐ là phần chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của cơng ty và được hình thành từ vốn chủ sở hữu của công ty.
2.2.1.3. Phân loại và xác định giá trị tài sản cố định: 2.2.1.3.1. Phân loại: 2.2.1.3.1. Phân loại:
Bảng 2.1. Bảng phân loại TSCĐ tại Công ty Sanofi-Aventis Việt Nam.
TSCĐ Ba số đầu tiên
của mã số TSCĐ Mô tả
TSCĐ hữu hình
100 Nhà cửa, vật kiến trúc ( Building) 210 Máy móc, thiết bị (Machine)
300 Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn ( Motor Vehicles) 320 Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng (Office Equipment) 500 Các tài sản cố định khác (Other Asset)
600
Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá trị dưới 30,000,000 đồng)
(Low Value Asset) (Tức là công cụ dụng cụ)
610
TSCĐ dở dang – máy móc thiết bị (Machine Equipment Under Construction)
XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng (Construction in Process)
TSCĐ
vơ hình 330
Phần mềm máy tính (Software)
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 38
2.2.1.3.2. Đánh giá giá trị tài sản cố định:
a/ Giá trị ban đầu của TSCĐ: được xác định theo nguyên giá.
Đa số các TSCĐ của cơng ty mua theo hình thức mua sắm (Kể cả mua mới và mua cũ).
*Trường hợp xác định nguyên giá của TSCĐ mua theo hình thức mua sắm: Ví dụ 1: Ngày 15/01/2014, Công ty mua 2 máy Máy in phun Lixn 5900 (Kèm phụ