2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi-
2.2.1.4. Yêu cầu quản lý tài sản cố định tại công ty
Do đặc điểm của TSCĐ nên yêu cầu công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty.
- Quản lý về hiện vật: TSCĐ khi mua sắm (Mua mới hoặc mua cũ) hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao được kiểm tra bởi các chuyên gia kỹ thuật, nếu đạt yêu cầu thì mới được bàn giao cho từng bộ phận, từng cá nhân trực tiếp sử dụng. Tại các bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ, Trưởng bộ phận sử dụng “Sổ TSCĐ theo bộ phận sử dụng” để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ.
- Quản lý về mặt giá trị: Tại bộ phận kế toán của cơng ty, Kế tốn sử dụng “Thẻ TSCĐ”, “Bảng tính khấu hao” và một số sổ khác theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết để theo dõi tình hình tăng giảm và hao mịn TSCĐ.
Để yêu cầu quản lý TSCĐ ở cơng ty có hiệu quả hơn, Kế tốn đã tạo mã TSCĐ. * Mã số TSCĐ : Tất cả TSCĐ của công ty đều phải được dán mã TSCĐ là mã số ghi nhận TSCĐ vào hệ thống được ký hiệu bởi 6 ký tự số và được hệ thống SAP đánh số tự động. Riêng đối với TSCĐ thuộc khối văn phịng và phịng vi tính có thêm số seri của
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 40 Mã số TSCĐ: Công ty: 210378 SAV Mã số tài sản : Công ty: Số series: 1 2 3 4 5 6 SAV
Số seri của máy móc thiết bị máy móc thiết bị đó.
Nhãn mã số được thể hiện những nội dung sau đây:
Mã số TSCĐ được hình thành theo nội dung sau :
- Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là quy định bắt buộc (Xem bảng 2.1 ở trên). - Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ sẽ được hệ thống SAP đánh tự động.
Ví dụ 5: Ngày 28/08/2013 công ty mua máy Climatic Chamber KBF720 với giá 430.000.000 đồng (Xem phụ lục 2.5). Máy này đủ tiêu chuẩn là TSCĐ và thuộc nhóm máy móc thiết bị. Kế tốn TSCĐ xây dựng mã số TSCĐ như sau:
- Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là 210.
- Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ là do hệ thống SAP đánh số tự động 378. Vậy nhãn mã số TSCĐ này là:
* Ban hành phân bổ dán nhãn TSCĐ:
Vào ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với phòng kỹ thuật (Đối với nhà máy), hoặc Phịng vi tính (Đối với thiết bị tin học), hoặc Phịng hành chính (Đối với các thiết bị khác) in ra bộ mã của những tài sản tăng trong tháng. Vào tuần đầu tiên của tháng tiếp theo, bộ phận có trách nhiệm dán nhãn mã số tài sản phải thực hiện ngay sau khi Phòng Kế toán gửi tất cả các bộ mã của những tài sản tăng trong tháng.
* Phân công dán nhãn mã số trên TSCĐ (Xem phụ lục 2.6). 2.2.2. Kế toán tăng tài sản cố định:
2.2.2.1. Các chứng từ được sử dụng:
* Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:
(1) Bản sao e-AED (AED – Expenditure Commitment Authorisation/Disposal). (2) Bản sao yêu cầu mua hàng
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 41
(4) Bản sao Hóa đơn GTGT. (5) Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ.
(6) Bản sao Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu,…..
(7) Bản sao Phiếu kiểm nhận TSCĐ/Thiết bị và Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị hoặc Biên bản bàn giao nghiệm thu phụ tùng vật tư máy.
(8) Thẻ TSCĐ (Record of new fixed aset).
* Đối với TSCĐ là các cơng trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ:
- Bản sao e-AED.
- Bản sao Hóa đơn GTGT. - Thẻ TSCĐ.
- Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị.
- Biên bản nghiệm thu cơng trình. - Bảng chi tiết tiến độ thi công.
- Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa.
* Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay):
- Có tất cả các chứng từ từ (1) đến (6) và (8) (Xem phần trên).
- Do đặc thù TSCĐ là máy tính có thời gian khấu hao đúng bằng thời gian bảo hành nên không cần thiết phải lập Phiếu kiểm định TSCĐ và thay thế Phiếu kiểm nhận TSCĐ bằng Bảng kê kiểm nhận máy tính và thiết bị.
2.2.2.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: *Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính: *Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:
Đối với việc mua sắm TSCĐ, Bộ phận yêu cầu bắt buộc phải lập e-AED để được phê duyệt, đồng thời tuân thủ theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” và quy trình “Mua hàng khơng tồn trữ”.
Sau khi e-AED được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu sẽ lập “Yêu cầu mua hàng”. Sau khi được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu gửi “Bản sao e-AED” và “Bản sao u cầu mua hàng” cho phịng kế tốn để Kế toán TSCĐ tạo mã số TSCĐ (Asset Code) trên hệ thống, yêu cầu những thông tin như sau:
- Mã của mỗi e-AED được duyệt (Internal Order No (IO Code-Investment Order No)).
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 42
- Mã của một trung tâm chi phí (Cost Center Code): mã này được quy định và sử dụng trong nội bộ, nhằm tạo thuận lợi cho kế tốn ghi nhận chi phí vào đúng bộ phận sử dụng và xuất các báo cáo liên quan từ hệ thống SAP.
- Số năm khấu hao của TSCĐ: nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thơng tư 45/2013/TT- BTC của Bộ Tài Chính và theo quy định của tập đồn Sanofi.
Dựa vào những thơng tin trên, Kế tốn TSCĐ tạo mã số cho tài sản mới. Mỗi TSCĐ phải có một mã số tài sản riêng (Xem phần yêu cầu quản lý mã số TSCĐ).
Sau khi tạo mã số tài sản, Kế tốn TSCĐ cung cấp cho Phịng mua hàng các mã số này theo số lượng đã ghi trong giấy “Yêu cầu mua hàng” đã phê duyệt và một số chứng từ liên quan khác (Nếu có). Đồng thời, Bộ phận yêu cầu gửi “Bản gốc e-AED” và “Bản gốc Yêu cầu mua hàng” được duyệt đến Phòng mua hàng để thực hiện các bước tiếp theo theo quy định mua hàng không tồn trữ.
Sau khi nhận máy móc thiết bị về và được tiến hành kiểm định, trong vịng ba ngày tính từ ngày hồn thành việc kiểm định, Bộ phận yêu cầu phải gửi Kế toán TSCĐ “Phiếu kiểm nhận TSCĐ” và “Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ”. Đồng thời, Phòng mua hàng chuyển “Bản gốc Hóa đơn GTGT” và “Bản gốc Hợp đồng mua hàng” cho Kế toán thanh toán ngay sau khi nhận tài sản và các chứng từ kèm theo như Đơn đặt hàng, Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu (Nếu có)… cho Kế tốn thanh tốn thực hiện thanh tốn theo quy trình.
*Đối với TSCĐ là các cơng trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ:
Quá trình thực hiện giống với TSCĐ là máy móc thiết bị. Nhưng có điểm khác là Bộ phận yêu cầu phải thông báo cho Kế tốn TSCĐ cơng trình xây dựng đã bắt đầu thực hiện và “Bảng chi tiết tiến độ thi công”, “Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng” trong vịng 3 ngày kể từ ngày khởi cơng. Sau khi cơng trình xây dựng nhà xưởng hồn thành việc kiểm định, nghiệm thu thì Bộ phận có u cầu gửi phải gửi “Phiếu kiểm định TSCĐ” hoặc “Biên bản nghiệm thu cơng trình” cho Kế tốn TSCĐ trong vòng ba ngày kể từ ngày ký. Sau đó, Kế tốn TSCĐ gửi “Bản sao Phiếu kiểm định TSCĐ” và “Biên bản nghiệm thu cơng trình” đó cho Kế tốn thanh tốn.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 43
*Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn và máy tính xách tay):
Quy trình ln chuyển chứng từ giống với đối với TSCĐ là máy móc thiết bị.
Kế toán ghi tăng TSCĐ khi:
- Đối với TSCĐ là cơng trình xây dựng dở dang: khi nhận được thông báo của Bộ phận yêu cầu về cơng trình xây dựng và sửa chữa đã bắt đầu thực hiện, Bảng chi tiết tiến độ thi công và bản sao Hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng.
- Đối với TSCĐ là máy móc thiết bị: khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ. Riêng đối với khối nhà máy, Kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ có xác nhận của Kiểm sốt viên tài chính của khối nhà máy về việc hồn thành chi phí hình thành nên TSCĐ và Kế tốn phải trả đăng ngày hồn thành việc thanh toán các khoản liên quan đến TSCĐ lên hệ thống SAP.
Trong ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với bộ phận
liên quan phân bổ dán nhãn TSCĐ. Sau khi ghi tăng TSCĐ, Kế toán TSCĐ sẽ lưu lại tất cả các chứng từ liên quan đến một TSCĐ vào một hồ sơ riêng để theo dõi chi tiết theo đối tượng TSCĐ, loại TSCĐ, và địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý TSCĐ. Bộ hồ sơ này được sắp xếp theo mã TSCĐ. Các chứng từ còn lại ở bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm lưu lại và kiểm tra.
2.2.2.3. Tài khoản sử dụng:
Kế tốn sử dụng TK 211 “TSCĐ hữu hình” và TK 213 “TSCĐ vơ hình” để phản ánh tình hình có và biến động của TSCĐ thuộc quyền sở hữu của công ty theo nguyên giá.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 44
Bảng 2.2. Bảng hệ thống tài khoản TK 211 và TK 213.
Mô tả Số hiệu TK
của Việt Nam
Mã phụ của các nhóm tài sản TSCĐ hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc 2111 10100000 Máy móc, thiết bị 2112 10200000
Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn 2113 10250000 Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng 2114 10300010
Các tài sản cố định khác 2118 10400000
Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá
trị dưới 30.000.000 đồng) (Low Value Asset) 142 10400001 TSCĐ dở dang- máy móc thiết bị
241
10550901
XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng 10550000
TSCĐ vơ hình Phần mềm máy vi tính 2135 13100000 TSCĐ vơ hình khác 2138 13800000 - Và các TK như: TK 133, TK 3333, TK 33312, TK 111, TK 112, TK 331,…
2.2.2.4. Phương pháp hạch tốn cụ thể trong cơng ty:
*Trường hợp mua sắm TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh:
Ví dụ 6: Ngày 31/12/2013 theo hóa đơn số ST/13P0001580, Công ty mua 1 máy photocopy RICOH MP4002 số máy 523MB40017 (“Purchase photocopy machine for Vaccine”) dùng để sản xuất Vaccine với giá 91,184,721 VND (Chưa bao gồm thuế GTGT 10%) và kèm theo các bộ phận khác là 1 bột từ giá 2,749,369 VND, 1 mực 4500S giá 1,610,577 VND, 1 bộ nạp bản gốc tự động 3070 giá 24,077,321 VND, 1 chân máy 103545 giá 650,739 VND (Chưa bao gồm thuế 10%) của công ty Cổ Phần Siêu Thanh (Xem phụ lục 2.7).
Thơng thường tại cơng ty thì TSCĐ mua trong năm tài chính hiện tại đã được lập và phê duyệt e-AED trong năm tài chính trước đó. Máy Photocopy RICOH MP4002 được bộ phận yêu cầu lập e-AED và theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” thông qua mạng nội bộ từ ngày 22/11/2013 và kết thúc các thủ tục vào ngày 01/02/2014. Trong
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 45
e- AED của máy này cũng ghi rõ ngày tháng và thời gian phê duyệt của từng người. Khi e-AED của máy này được duyệt thì Bộ phận yêu cầu lập Đơn đặt hàng. Sau đó chuyển Bản sao e-AED và Bản sao Đơn đặt hàng cho Kế toán TSCĐ tạo mã số TS trên hệ thống. Vì máy Photocopy thuộc vào nhóm máy móc thiết bị nên có mã tài sản là 210393. Kế tốn TSCĐ cung cấp cho phòng mua hàng mã TSCĐ (210393) và số lượng đã ghi trong Bản sao Đơn đặt hàng và Bản sao e-AED. Đồng thời, khi phòng mua hàng nhận được Bản gốc e-AED và Đơn đặt hàng được duyệt thì tiến hành mua hàng theo “Quy trình mua hàng khơng tồn trữ”.
Đến ngày 31/12/2013, khi nhận được máy Photocopy và các bộ phận đính kèm. Trong vòng 3 ngày, Bộ phận yêu cầu gửi cho Kế tốn TSCĐ “Biên bản bàn giao nghiệm thu”. Phịng mua hàng có nhiệm vụ gửi Kế tốn thanh tốn Bản gốc Hóa đơn GTGT ngay sau khi nhận được máy Photocopy và Bản gốc Đơn đặt hàng. Sau khi Kế toán thanh toán thanh toán các khoản và ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong q trình mua hàng. Đến ngày 17/01/2014, Kế tốn TSCĐ mới nhận được thơng báo của Kiểm sốt viên tài chính của khối nhà máy về việc hình thành chi phí hình thành nên TSCĐ và Kế tốn thanh tốn thơng báo đã thanh toán các khoản chi liên quan. Kế tốn TSCĐ bắt đầu tính nguyên giá của máy Photocopy và ghi tăng TSCĐ, lập thẻ TSCĐ (Record of New Fixed Asset).
(1) Máy photocopy RICOH MP4002 91,184,721
(2) Một bột từ 2,749,369
(3) Một mực 4500S 1,610,577
(4) Một bộ nạp bản gốc tự động 3070 24,077,321
(5) Một chân máy 103545 650,739
Nguyên giá TSCĐ = (1)+(2)+(3)+(4)+(5) = 120,272,727
Định khoản nghiệp vụ tăng TSCĐ có mã số tài sản là 210393, Kế toán TSCĐ ghi: Nợ TK 211 (10200000): 120,272,727
Nợ TK 133: 12,027,273
Có TK 111: 132,300,000
Khi kế tốn nhập nguyên giá TSCĐ vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự trích khấu hao cho các bộ phận theo mã trung tâm chi phí theo phương pháp đường thẳng.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 46
Ví dụ 7: Ngày 14/06/2013, Công ty ký hợp đồng với Công ty CP thiết bị và hóa chất Thăng Long để nâng cấp phần mềm Empover Water Software Basic Plan Personal, phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực dược phẩm (Xem phụ lục 2.8).
Quy trình luân chuyển chứng từ giống như các trường hợp mua máy móc thiết bị.
Khi nhận được Biên bản bàn giao thiết bị, Kế tốn TSCĐ ghi tăng TSCĐ vơ hình và theo dõi bằng một mã tài sản 330020 như sau:
Nợ TK 213 (13100000): 76,272,727
Nợ TK 133: 7,627,273
Có TK 111: 83,900,000
* Trường hợp TSCĐ mua sắm phải trải qua một quá trình lắp đặt (Đối với TSCĐ dở dang) có phát sinh thêm chi phí thì trước hết chi phí mua sắm TSCĐ và các khoản chi phí khác phát sinh phải được tập hợp.
Ví dụ 8: Đối với máy “Máy quang phổ màng co – dán nhãn SLEEVE” muốn hoạt động phải lắp ráp thêm “04 Cảm biến quang E3X-DA-S-2M cho đầu đọc Barcode”.
Ngày 10/01/2013 Công ty nhập khẩu máy “Máy quang phổ màng co – dán nhãn SLEEVE” sử dụng đóng gói sản phẩm. Căn cứ vào hóa đơn SEA 12-081 của Công ty Fuji Seal Southeast (Nhật Bản) với giá CIF là 9,450 JPY (Đổi ra tiền Việt Nam là 2,200,356,837 VND). Thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. Ngày 02/02/2013 Công ty mua “04 Cảm biến quang E3X-DA-S-2M cho đầu đọc Barcode”. Căn cứ vào hóa đơn GTGT AA/11P0000061 của công ty TNHH Hệ thống nhà IQ với giá 3,225,000 VND/cái. Thuế GTGT là 10%. Vì máy đóng gói gồm 2 phần mua ở 2 nơi khác nhau. Nên sau khi nhận được Bản sao e-AED và Bản sao Đơn đặt hàng của cả hai phần thì kế tốn TSCĐ tạo mã TS là 210348 (Nhóm 210 gồm các loại máy móc) và 610011 (Nhóm 610 là máy móc thiết bị dở dang) vào hệ thống SAP. Sau khi nhận được Hóa đơn GTGT cùng với Phiếu kiểm định TSCĐ phần thứ 1 của TSCĐ 610011 tại Việt Nam, Kế toán TSCĐ ghi nhận tăng nguyên giá TSCĐ dở dang. Hệ thống SAP sẽ khơng tự trích khấu hao hàng tháng vì thuộc nhóm TS 610(Xem phụ lục 2.9):
Nợ TK 2411(10550901): 12,900,000
Nợ TK 133: 1,290,000
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 47
Sau khi nhận Hóa đơn của nhà cung cấp tại Nhật Bản và Phiếu kiểm định TSCĐ của tài sản 210348. Kế toán ghi tăng TSCĐ cho tài sản 210348 như sau:
Nợ TK 211(10200000): 2,200,356,837
Có TK 331: 2,200,356,837
Nợ TK 133: 20,035,683
Có TK 33312: 20,035,683
Đến ngày 01/06/2013, khi kiểm sốt viên tài chính và các nhân viên kỹ thuật xác nhận máy này đã hoàn thành việc lắp ráp. Kế toán TSCĐ kết chuyển tài sản mã 610011 (Và xóa mã tài sản 610011 khỏi hệ thống) sang mã tài sản 210348. Kế toán TSCĐ ghi tăng nguyên giá như sau:
Nợ TK 211(10200000): 12,900,000
Có TK 241(10550901): 12,900,000 Vậy nguyên giá của mã tài sản 210348 là:
2,200,356,837 + 12,900,000 = 2,213,256,837 VND.
*Trường hợp TSCĐ hữu hình tăng do đầu tư xây dựng cơ bản hồn thành bàn giao đưa vào sử dụng:
Ví dụ 9: Sử dụng tiếp ví dụ 2 (Xem phụ lục 2.3). Các quy trình luân chuyển chứng từ
tuân theo các thủ tục công ty quy định. Ban đầu Kế tốn TSCĐ theo dõi cơng trình qua mã tài sản 610040. Nhưng khi nhận được Bản nghiệm thu công trình và thơng báo cơng